Criar um novo banco de dados

Este artigo aborda o processo básico de iniciar o Access e criar um banco de dados que será usado em computadores de área de trabalho, não na Web. Ele explica como criar um banco de dados de área de trabalho usando um modelo e como criar um banco de dados do zero criando suas próprias tabelas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados. Ele também explica algumas técnicas que você pode usar para obter dados existentes em seu novo banco de dados.

Neste artigo

• Visão geral
• Criar um banco de dados usando um modelo
• Criar um banco de dados sem usar um modelo
• Copiar dados de outra fonte em uma tabela de acesso
• Importar, acrescentar ou vincular a dados de outra fonte
• Adicionar uma parte do aplicativo
• Abrir um banco de dados de acesso existente

Visão geral

Quando você inicia o Access pela primeira vez ou se fechar um banco de dados sem fechar o Access, o modo de exibição de bastidores do MicrosoftOffice será exibido.

A exibição de bastidores é um ponto de partida do qual você pode criar um novo banco de dados, abrir um banco de dados existente, exibir conteúdo em destaque de Office.com – qualquer coisa que você possa usar o Access para fazer em um arquivo de banco de dados ou fora de um banco de dados, em vez de dentro de um banco de dados.

Criando um banco de dados

Quando você abre o Access, o modo de exibição backstage exibe a guia Novo . A guia Novo fornece várias maneiras pelas quais você pode criar um novo banco de dados:

• Um banco de dados em branco Você pode começar do zero, se desejar. Essa é uma boa opção se você tiver requisitos de design muito específicos ou tiver dados existentes que você precisa acomodar ou incorporar.
• Um modelo instalado com o Access Considere usar um modelo se você estiver iniciando um novo projeto e desejar uma vantagem. O acesso vem com vários modelos instalados por padrão.
• Um modelo de Office.com Além dos modelos que vêm com o Access, você pode encontrar muitos outros modelos no Office.com. Você nem precisa abrir um navegador, os modelos estão disponíveis na guia Novo .

Adicionando a um banco de dados

Depois de trabalhar em um banco de dados, você pode adicionar campos, tabelas ou partes do aplicativo.

As partes do aplicativo são um recurso que permite que você use vários objetos de banco de dados relacionados juntos como se fossem um. Por exemplo, uma parte do aplicativo pode consistir em uma tabela e um formulário baseado na tabela. Você pode adicionar a tabela e o formulário ao mesmo tempo usando a parte do aplicativo.

Você também pode criar consultas, formulários, relatórios, macros - todos os objetos de banco de dados com os quais você está acostumado a trabalhar.

Criar um banco de dados usando um modelo

O acesso vem com uma variedade de modelos que você pode usar como está ou como ponto de partida. Um modelo é um banco de dados pronto para uso que contém todas as tabelas, consultas, formulários, macros e relatórios necessários para executar uma tarefa específica. Por exemplo, há modelos que você pode usar para controlar problemas, gerenciar contatos ou manter um registro de despesas. Alguns modelos contêm alguns registros de exemplo para ajudar a demonstrar seu uso.

Se um desses modelos se ajustar às suas necessidades, usá-lo geralmente será a maneira mais rápida de iniciar um banco de dados. No entanto, se você tiver dados em outro programa que deseja importar para o Access, poderá decidir que é melhor criar um banco de dados sem usar um modelo. Os modelos têm uma estrutura de dados já definida e pode exigir muito trabalho para adaptar os dados existentes à estrutura do modelo.

1. Se você tiver um banco de dados aberto, na guia Arquivo , clique em Fechar. O modo de exibição de bastidores exibe a guia Novo .
2. Vários conjuntos de modelos estão disponíveis na guia Novo , alguns dos quais são incorporados ao Access. Você pode baixar modelos adicionais de Office.com. Confira a próxima seção neste artigo para obter detalhes.
3. Selecione o modelo que você deseja usar.
4. O Access sugere um nome de arquivo para seu banco de dados na caixa Nome do Arquivo – você pode alterar o nome do arquivo, se desejar. Para salvar o banco de dados em uma pasta diferente da exibida abaixo da caixa nome do arquivo, clique em , navegue até a pasta na qual você deseja salvá-lo e clique em OK. Opcionalmente, você pode criar e vincular seu banco de dados a um site do SharePoint.
5. Clique em Criar.
   O Access cria um banco de dados a partir do modelo escolhido e, em seguida, abre o banco de dados. Para muitos modelos, um formulário é exibido no qual você pode começar a inserir dados. Se o modelo contiver dados de exemplo, você poderá excluir cada registro clicando no seletor de registro (a caixa ou barra sombreada à esquerda do registro) e fazendo o seguinte:
   Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Excluir.
6. Para começar a inserir dados, clique na primeira célula vazia no formulário e comece a digitar. Use o Painel de Navegação para procurar outros formulários ou relatórios que talvez você queira usar. Alguns modelos incluem um formulário de navegação que permite que você se mova entre os diferentes objetos de banco de dados.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com modelos, consulte o artigo Usar um modelo para criar um banco de dados da área de trabalho do Access.

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Criar um banco de dados sem usar um modelo

Se você não estiver interessado em usar um modelo, poderá criar um banco de dados criando suas próprias tabelas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados. Na maioria dos casos, isso envolve um ou ambos os seguintes:

• Insira, cole ou importe dados na tabela criada quando você cria um novo banco de dados e, em seguida, repete o processo com novas tabelas que você cria usando o comando Tabela na guia Criar .
• Importar dados de outras fontes e criar novas tabelas no processo.

Criar um banco de dados em branco

1. Na guia Arquivo , clique em Novo e clique em Banco de Dados em Branco.
2. Digite um nome de arquivo na caixa Nome do Arquivo . Para alterar o local do arquivo do padrão, clique em Procurar um local para colocar seu banco de dados (ao lado da caixa Nome do Arquivo ), navegue até o novo local e clique em OK.
3. Clique em Criar.
   O Access cria o banco de dados com uma tabela vazia chamada Table1 e, em seguida, abre a Tabela1 no modo de exibição Datasheet. O cursor é colocado na primeira célula vazia na coluna Clique para Adicionar .
4. Comece a digitar para adicionar dados ou pode colar dados de outra fonte, conforme descrito na seção Copiar dados de outra fonte em uma tabela access.

Inserir dados no modo de exibição Datasheet foi projetado para ser muito semelhante ao trabalho em uma planilha do Excel. A estrutura da tabela é criada enquanto você insere dados. Quando você adiciona uma nova coluna à folha de dados, um novo campo é definido na tabela. O Access define automaticamente o tipo de dados de cada campo, com base nos dados inseridos.

Se você não quiser inserir dados na Tabela1 no momento, clique em Fechar . Se você fez alterações na tabela, o Access solicitará que você salve as alterações. Clique em Sim para salvar suas alterações, clique em Não para descartá-las ou clique em Cancelar para deixar a tabela aberta.

Adicionar uma tabela

Você pode adicionar novas tabelas a um banco de dados existente usando os comandos no grupo Tabelas na guia Criar .

Criar uma tabela, começando no modo de exibição Datasheet No modo de exibição Datasheet, você pode inserir dados imediatamente e permitir que o Access crie a estrutura da tabela nos bastidores. Os nomes de campo são atribuídos numericamente (Field1, Field2 e assim por diante) e o Access define automaticamente o tipo de dados de cada campo, com base nos dados inseridos.

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.
   O Access cria a tabela e seleciona a primeira célula vazia na coluna Clique para Adicionar .
2. Na guia Campos de Tabela , no grupo Adicionar & Excluir , clique no tipo de campo que você deseja adicionar. Se você não vir o tipo desejado, clique na Mais Campos .
3. O Access exibe uma lista de tipos de campo comumente usados. Clique no tipo de campo desejado e o Access adiciona o novo campo à folha de dados no ponto de inserção.
   Você pode mover o campo arrastando-o. Quando você arrasta um campo em uma folha de dados, uma barra de inserção vertical é exibida onde o campo será colocado.
4. Para adicionar dados, comece a digitar na primeira célula vazia ou cole dados de outra fonte, conforme descrito na seção Copiar dados de outra fonte em uma tabela access.
5. Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e digite o novo nome.
   Você deve dar um nome significativo a cada campo, para que você possa dizer o que ele contém quando vê-lo no painel Lista de Campos .
6. Para mover uma coluna, clique em seu título para selecionar a coluna e arraste a coluna para o local desejado. Você também pode selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las para um novo local de uma só vez. Para selecionar várias colunas contíguas, clique no cabeçalho da coluna da primeira coluna e, ao segurar SHIFT, clique no cabeçalho da coluna da última coluna.

Criar uma tabela, começando na exibição Design Na exibição Design, primeiro você cria a estrutura da tabela. Em seguida, você alterna para a exibição datasheet para inserir dados ou inserir dados usando algum outro método, como colar ou importar.

1. Na guia Criar , no grupo Tabelas , clique em Design de Tabela.

2. Para cada campo em sua tabela, digite um nome na coluna Nome do Campo e selecione um tipo de dados na lista Tipo de Dados .

3. Se desejar, você pode digitar uma descrição para cada campo na coluna Descrição . Em seguida, a descrição é exibida na barra de status quando o cursor está localizado nesse campo na exibição Datasheet. A descrição também é usada como o texto da barra de status para quaisquer controles em um formulário ou relatório que você cria arrastando o campo do painel Lista de Campos e para quaisquer controles criados para esse campo quando você usa o Assistente de Formulário ou Assistente de Relatório.

4. Depois de adicionar todos os campos, salve a tabela:

   • Na guia Arquivo, clique em Salvar.

5. Você pode começar a digitar dados na tabela a qualquer momento alternando para o modo de exibição Datasheet e clicando na primeira célula vazia. Você também pode colar dados de outra fonte, conforme descrito na seção Copiar dados de outra fonte em uma tabela access.

Definir propriedades de campo na exibição Design Independentemente de como você criou sua tabela, é uma boa ideia examinar e definir propriedades de campo. Embora algumas propriedades estejam disponíveis na exibição Datasheet, algumas propriedades só podem ser definidas no modo Design. Para alternar para a exibição Design, clique com o botão direito do mouse na tabela no Painel de Navegação e clique em Exibição de Design. Para ver as propriedades de um campo, clique no campo na grade de design. As propriedades são exibidas abaixo da grade de design, em Propriedades de Campo.

Para ver uma descrição de cada propriedade de campo, clique na propriedade e leia a descrição na caixa ao lado da lista de propriedades em Propriedades de Campo. Você pode obter informações mais detalhadas clicando no botão Ajuda.

A tabela a seguir descreve algumas das propriedades de campo comumente ajustadas.

Propriedade	Descrição
Tamanho do Campo	Para campos Text, essa propriedade define o número máximo de caracteres que podem ser armazenados no campo. O máximo é 255. Para campos Número, essa propriedade define o tipo de número que será armazenado (Long Integer, Double e assim por diante). Para o armazenamento de dados mais eficiente, é recomendável alocar a menor quantidade de espaço que você acha que precisará para os dados. Você pode ajustar o valor para cima mais tarde, se suas necessidades forem alteradas.
Formatar	Essa propriedade define como os dados são exibidos. Ele não afeta os dados reais, pois são armazenados no campo. Você pode selecionar um formato predefinido ou inserir um formato personalizado.
Máscara de Entrada	Use essa propriedade para especificar um padrão para todos os dados que serão inseridos neste campo. Isso ajuda a garantir que todos os dados sejam inseridos corretamente e que eles contenham o número necessário de caracteres. Para obter ajuda sobre como criar uma máscara de entrada, clique no no lado direito da caixa de propriedade.
Valor padrão	Use essa propriedade para especificar o valor padrão que será exibido neste campo sempre que um novo registro for adicionado. Por exemplo, se você tiver um campo Data/Hora no qual sempre deseja registrar a data em que o registro foi adicionado, você poderá inserir "Date()" (sem as aspas) como o valor padrão.
Obrigatório	Essa propriedade define se um valor é necessário neste campo. Se você definir essa propriedade como Sim, o Access não permitirá que você adicione um novo registro, a menos que um valor seja inserido para este campo.

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Copiar dados de outra fonte em uma tabela de acesso

Se seus dados estiverem armazenados no momento em outro programa, como o Excel, você poderá copiá-los e colá-los em uma tabela do Access. Em geral, isso funcionará melhor se seus dados já estiverem separados em colunas, como estão em uma planilha do Excel. Se os dados estiverem em um programa de processamento de palavras, é melhor separar as colunas de dados usando guias ou converter os dados em uma tabela no programa de processamento de palavras antes de copiar os dados. Se seus dados precisarem de qualquer edição ou manipulação (por exemplo, separando nomes completos em nomes inicialmente e sobrenomes), talvez você queira fazer isso antes de copiar os dados, especialmente se não estiver familiarizado com o Access.

Quando você cola dados em uma tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de acordo com o tipo de dados que ele encontra lá. Por exemplo, se um campo colado não contiver nada além de valores de data, o Access aplicará o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado contiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access aplicará o tipo de dados Sim/Não ao campo.

O access nomeia os campos dependendo do que ele encontra na primeira linha de dados colados. Se a primeira linha de dados colados for semelhante no tipo às linhas a seguir, o Access determinará que a primeira linha faz parte dos dados e atribuirá os nomes genéricos de campos (F1, F2 etc.). Se a primeira linha de dados colados não for semelhante às linhas a seguir, o Access determinará que a primeira linha consiste em nomes de campo. O access nomeia os campos de acordo e não inclui a primeira linha nos dados.

Se o Access atribuir nomes de campo genéricos, você deverá renomear os campos o mais rápido possível para evitar confusão. Use o seguinte procedimento:

1. Pressione CTRL+S para salvar a tabela.
2. Na exibição Folha de dados, clique duas vezes em cada título de coluna e digite um nome de campo descritivo para cada coluna.
3. Salve a tabela novamente.

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Importar, acrescentar ou vincular a dados de outra fonte

Você pode ter dados armazenados em outro programa e deseja importar esses dados para uma nova tabela ou anexá-los a uma tabela existente no Access. Ou você pode trabalhar com pessoas que mantêm seus dados em outros programas e deseja trabalhar com eles no Access vinculando-os a ele. De qualquer forma, o Access facilita o trabalho com dados de outras fontes. Você pode importar dados de uma planilha do Excel, de uma tabela em outro banco de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de uma variedade de outras fontes. O processo que você usa é um pouco diferente, dependendo da sua origem, mas o procedimento a seguir fará com que você comece.

1. No Access, na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , selecione Nova Fonte de Dados e selecione o comando para o tipo de arquivo que você está importando.
   Por exemplo, se você estiver importando dados de uma planilha do Excel, clique em Nova Fonte>de Dados do Excel de Arquivo>.

   Observação

   Se você não conseguir encontrar o tipo de formato correto no grupo Importar & Link , talvez seja necessário iniciar o programa no qual você criou originalmente os dados e, em seguida, usar esse programa para salvar os dados em um formato de arquivo comum (como um arquivo de texto delimitado) antes de poder importar esses dados para o Access.

2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos , clique em Procurar para localizar o arquivo de dados de origem ou digite o caminho completo do arquivo de dados de origem na caixa Nome do arquivo .

3. Clique na opção desejada (todos os programas permitem importar e alguns permitem que você adicione ou vincule) em Especificar como e onde deseja armazenar os dados no banco de dados atual. Você pode criar uma nova tabela que usa os dados importados ou (com alguns programas) você pode acrescentar os dados a uma tabela existente ou criar uma tabela vinculada que mantenha um link para os dados no programa de origem.

4. Se um assistente for iniciado, siga as instruções nas próximas páginas do assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.
   Se você importar objetos ou tabelas de link de um banco de dados access, a caixa de diálogo Importar Objetos ou Tabelas de Link será exibida. Escolha os itens desejados e clique em OK.
   O processo exato depende se você optar por importar, acrescentar ou vincular dados.

5. O acesso solicita se você deseja salvar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir. Se você achar que executará essa mesma operação de importação novamente no futuro, clique em Salvar etapas de importação e insira os detalhes. Em seguida, você pode repetir facilmente a operação no futuro clicando na Importações Salvas no grupo Importar & Link na guia Dados Externos. Se você não quiser salvar os detalhes da operação, clique em Fechar.

Se você optar por importar uma tabela, o Access importará os dados para uma nova tabela e exibirá a tabela sob o grupo Tabelas no Painel de Navegação. Se você optar por acrescentar dados a uma tabela existente, os dados serão adicionados a essa tabela. Se você optar por vincular a dados, o Access criará uma tabela vinculada no grupo Tabelas no Painel de Navegação.

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Adicionar uma parte do aplicativo

Você pode usar uma parte do aplicativo para adicionar funcionalidade a um banco de dados existente. Uma parte do aplicativo pode ser tão simples quanto uma única tabela ou pode incluir vários objetos relacionados, como uma tabela e um formulário vinculado.

Por exemplo, a parte do aplicativo Comments consiste em uma tabela com um campo de ID de Número Automático, um campo de data e um campo de memorando. Pode adicioná-la a qualquer base de dados e utilizá-la tal como está ou com uma personalização mínima.

1. Abra a base de dados à qual pretende adicionar uma peça de aplicação.
2. Clique no separador Criar .
3. No grupo Modelos , clique em Peças da Aplicação. É aberta uma lista de peças disponíveis.
4. Clique na parte da aplicação que pretende adicionar.

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Abrir uma base de dados do Access existente

1. Na guia Arquivo, clique em Abrir.

2. Na caixa de diálogo Abrir , navegue para a base de dados que pretende abrir.

3. Siga um destes procedimentos:

   • Faça duplo clique na base de dados para abri-la no modo predefinido especificado na caixa de diálogo Opções do Access ou no modo que foi definido por uma política administrativa.
   • Clique em Abrir para abrir a base de dados para acesso partilhado num ambiente multiutilizador para que você e outros utilizadores possam ler e escrever na base de dados.
   • Clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Só de Leitura para abrir a base de dados para acesso só de leitura para que possa ver mas não editá-la. Os outros utilizadores ainda podem ler e escrever na base de dados.
   • Clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Exclusivo para abrir a base de dados com acesso exclusivo. Quando tem uma base de dados aberta com acesso exclusivo, qualquer outra pessoa que tente abrir a base de dados recebe uma mensagem "ficheiro já em utilização".
   • Clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Exclusivo Só de Leitura para abrir a base de dados para acesso só de leitura. Os outros utilizadores ainda podem abrir a base de dados, mas estão limitados ao modo só de leitura.

Dicas

• Para abrir uma das bases de dados abertas mais recentemente, no separador Ficheiro , clique em Recentes e, em seguida, clique no nome de ficheiro dessa base de dados. O Access abre a base de dados com as mesmas definições de opção que tinha na última vez que a abriu. Se a lista de ficheiros utilizados recentemente não for apresentada, no separador Ficheiro , clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Access , clique em Definições do Cliente. Em Apresentar, introduza o número de documentos a apresentar na lista Documentos Recentes, até um máximo de 50.
  Também pode mostrar bases de dados recentes na barra de navegação da vista Backstage, para acesso de dois cliques: 1) o separador Ficheiro , 2) a base de dados recente que pretende abrir. Junto à parte inferior do separador Recentes, selecione a caixa Aceder rapidamente a este número de Bases de Dados Recentes marcar e, em seguida, ajuste o número de bases de dados a mostrar.
• Se estiver a abrir uma base de dados ao clicar no comando Abrir no separador Ficheiro , pode ver uma lista de atalhos para bases de dados que abriu anteriormente ao clicar em Os Meus Documentos Recentes na caixa de diálogo Abrir .

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