Maneiras de compartilhar um banco de dados da área de trabalho do Access

Pode partilhar uma base de dados do Access de várias formas, consoante as suas necessidades e recursos disponíveis. Este artigo analisa as opções disponíveis, as vantagens de cada uma e locais para saber mais.

Neste artigo

• Uma descrição geral de formas de partilhar dados do Access
• Partilhar uma única base de dados
• Compartilhar um banco de dados dividido
• Partilhar dados num site do SharePoint
• Partilhar dados utilizando um servidor de bases de dados

Uma descrição geral de formas de partilhar dados do Access

As aplicações de bases de dados mudam e crescem ao longo do tempo. Muitos fatores afetam as necessidades e o desempenho, incluindo o número de utilizadores simultâneos, o ambiente de rede, o débito, a latência, o tamanho da base de dados, as horas de pico de utilização e o crescimento esperado. Se a sua solução de base de dados for bem-sucedida, provavelmente terá de evoluir. Felizmente, o Access oferece um percurso evolutivo, do simples ao avançado, para que possa dimensionar a sua solução ao longo do tempo. A seguinte tabela resume os cenários e cargas de trabalho do Access para o ajudar a escolher esse caminho.

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Partilhar uma única base de dados

Esta opção é a mais simples e tem o menor número de requisitos. Ele também oferece o mínimo de funcionalidade. Neste método, o ficheiro da base de dados é armazenado numa unidade de rede partilhada e todos os utilizadores partilham o ficheiro da base de dados ao mesmo tempo. Algumas limitações incluem a fiabilidade e a disponibilidade quando vários utilizadores alteram dados ao mesmo tempo porque todos os objetos da base de dados são partilhados. Este método também pode reduzir o desempenho porque todos os objetos da base de dados são enviados através da rede.

Esta opção pode funcionar se a base de dados for utilizada por apenas um número reduzido de pessoas ao mesmo tempo e se os utilizadores não tiverem de personalizar a estrutura da base de dados. No entanto, este método é menos seguro do que outros métodos de partilha porque cada utilizador tem uma cópia completa do ficheiro da base de dados. Isso aumenta o risco de acesso não autorizado.

Para partilhar uma base de dados utilizando uma pasta partilhada:

1. Num ambiente doméstico ou de pequena empresa, partilhe uma pasta com pessoas específicas. Para obter mais informações, consulte Compartilhamento de arquivos em uma rede no Windows.

2. Certifique-se de que o Access está definido para abrir no modo partilhado nos computadores de todos os utilizadores. Esta é a predefinição, mas marcar ter a certeza. Se um utilizador abrir a base de dados em modo exclusivo, tal irá interferir com a disponibilidade dos dados.

   1. Inicie o Access e, em seguida, selecioneOpçõesde Ficheiro>.
   2. Na caixa de diálogo Opções do Access , selecione Configurações do Cliente.
   3. Na secção Avançadas , em Modo de abertura predefinido, selecione Partilhado, selecione OK e, em seguida, saia do Access.

3. Copie o arquivo de banco de dados na pasta compartilhada. Depois de copiar o ficheiro, certifique-se de que os atributos do ficheiro permitem o acesso de leitura e escrita ao ficheiro da base de dados. Os utilizadores devem ter acesso de leitura e escrita para utilizarem a base de dados.

4. No computador de cada usuário, crie um atalho para o arquivo de banco de dados. Para obter mais informações, consulte Criar um atalho na área de trabalho para um programa ou arquivo do Office.

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Compartilhar um banco de dados dividido

Esta é uma boa escolha se não tiver um site SharePoint ou um servidor de bases de dados. Pode partilhar uma base de dados dividida através de uma rede local (LAN). Ao dividir uma base de dados, reorganiza-a em dois ficheiros: uma base de dados back-end que contém as tabelas de dados e uma base de dados front-end que contém todos os restantes objetos da base de dados, tais como consultas, formulários e relatórios. Cada usuário interage com os dados usando uma cópia local do banco de dados front-end.

As vantagens de dividir uma base de dados incluem o seguinte:

• Desempenho melhorado: Apenas os dados são partilhados na rede e não as tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.
• Maior disponibilidade: As transações de base de dados, tal como as edições de registos, são concluídas mais rapidamente.
• Segurança reforçada: Os utilizadores acedem à base de dados back-end através de tabelas ligadas. É menos provável que intrusos obtenham acesso não autorizado aos dados através da base de dados front-end.
• Maior fiabilidade: Se um utilizador tiver um problema e a base de dados fechar inesperadamente, qualquer ficheiro de base de dados danificado é normalmente limitado à cópia da base de dados front-end que o utilizador tinha aberta.
• Ambiente de desenvolvimento flexível: Cada utilizador pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados de forma independente sem afetar outros utilizadores. Também pode desenvolver e distribuir uma nova versão da base de dados de front-end sem interromper o acesso aos dados armazenados na base de dados de back-end.

Para obter mais informações, consulte Dividir um banco de dados do Access.

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Partilhar dados num site do SharePoint

Existem várias formas de partilhar dados do Access num site SharePoint:

• Ligação: O processo de ligação liga-se aos dados noutro programa, para que possa ver e editar os dados mais recentes tanto no SharePoint como no Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access. Se não quiser copiar uma lista do SharePoint para a base de dados do Access, mas preferir executar consultas e criar relatórios com base nessa lista, pode ligar aos dados.
• Em movimento: Ao mover dados do Access para um site do SharePoint, cria listas no site do SharePoint que se mantêm ligadas às tabelas na sua base de dados. O Assistente de Exportação de Tabelas para o SharePoint ajuda-o a mover os dados de todas as suas tabelas em simultâneo e a manter as respetivas relações.

Para obter mais informações, consulte Importar, vincular ou mover dados para o SharePoint.

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Partilhar dados utilizando um servidor de bases de dados

Você pode usar o Access com um produto de servidor de banco de dados, como o SQL Server para compartilhar o banco de dados. Este método oferece-lhe muitas vantagens, mas requer software adicional: um produto de servidor de bases de dados.

Este método é semelhante à divisão de um banco de dados, pois as tabelas são armazenadas na rede, e cada usuário tem uma cópia local de um arquivo de banco de dados do Access que contém links para as tabelas, junto com consultas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados. As vantagens deste método de partilha dependem do software de servidor de bases de dados que utilizar, mas geralmente incluem contas de utilizador e acesso seletivo aos dados, maior disponibilidade dos dados e ferramentas de gestão de dados integradas. Além disso, a maioria do software de servidor de bases de dados funciona bem com versões anteriores do Access e, como tal, nem todos os utilizadores têm de utilizar a mesma versão. Somente as tabelas são compartilhadas. Para obter mais informações, consulte Migrar um banco de dados do Access para SQL Server, Importar ou vincular a dados em um banco de dados SQL Server e Vincular ou importar dados de um banco de dados do SQL do Azure Server.

Benefícios de compartilhar um banco de dados usando um servidor de banco de dados

• Alto desempenho e escalabilidade: Em muitas situações, um servidor de bases de dados oferece um melhor desempenho do que um ficheiro de base de dados do Access sozinho. Muitos produtos de servidor de bases de dados também suportam bases de dados de grandes dimensões, ao nível dos terabytes, o que representa cerca de 500 vezes o limite atual para um ficheiro de base de dados do Access (dois gigabytes). Normalmente, os produtos de servidor de bases de dados funcionam de forma eficiente processando consultas em paralelo e minimizando os requisitos de memória adicionais quando são adicionados mais utilizadores.
• Maior disponibilidade: A maior parte dos produtos de servidor de bases de dados permite realizar cópias de segurança da sua base de dados durante a utilização. Assim, não tem de forçar os utilizadores a saírem da base de dados para criar uma cópia de segurança dos dados. Normalmente, os produtos de servidor de bases de dados também lidam com a proteção de registos e a edição em simultâneo de forma eficiente.
• Segurança melhorada: Nenhuma base de dados pode ser completamente segura. No entanto, os produtos de servidor de bases de dados oferecem uma segurança forte que pode ajudar a proteger os seus dados de qualquer utilização não autorizada. A maior parte dos produtos de servidor de bases de dados oferece segurança baseada na conta, que lhe permite especificar quem pode ver as tabelas. Mesmo que alguém obtenha o front-end do Access de forma incorreta, a segurança baseada na conta ajuda a impedir a utilização não autorizada dos dados.
• Recuperabilidade automática: Em caso de falha do sistema, tal como uma falha do sistema operativo ou falha de energia, alguns produtos de servidor de bases de dados têm mecanismos de recuperação automática que restauram uma base de dados para o último estado consistente em minutos, sem intervenção do administrador da base de dados.
• Processamento baseado no servidor: Utilizar o Access numa configuração cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego na rede através do processamento de consultas de base de dados no servidor antes de enviar os resultados para o cliente. Normalmente, o processamento feito pelo servidor é muito mais eficaz, sobretudo quando trabalha com grandes conjuntos de dados.
• SQL do Azure Server: Além dos benefícios do SQL Server, ele oferece escalabilidade dinâmica sem tempo de inatividade, otimização inteligente, escalabilidade e disponibilidade globais, sem custos de hardware e menos administração.

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