Usar o Access ou Excel para gerenciar os dados

O Access e o Microsoft Excel têm muitas semelhanças, o que pode dificultar a decisão de qual programa usar. Por exemplo, ambos os programas podem armazenar grandes quantidades de dados, executar consultas poderosas e ferramentas de análise para dividir e dividir esses dados e realizar cálculos sofisticados que retornam os dados de que você precisa.

No entanto, cada programa tem vantagens claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e do que deseja fazer com esses dados. Por exemplo, se você deseja manter a integridade dos dados em um formato que vários usuários possam acessar, o Access é sua melhor opção. O Excel é mais adequado para dados numéricos complexos que você deseja analisar em profundidade.

Em muitos casos, você pode usar os dois programas, empregando cada um para a finalidade para a qual é mais adequado. Em geral, o Access é melhor para gerenciar dados: ajuda a manter os dados organizados, fáceis de pesquisar e disponíveis para vários usuários simultâneos. O Excel geralmente é melhor para analisar dados: ele executa cálculos complexos, explora possíveis resultados e produz gráficos de alta qualidade. Se você usar o Access para armazenar seus dados e o Excel para analisá-los, poderá obter os benefícios de ambos os programas.

O Excel também dá suporte à coautoria em tempo real, para que várias pessoas possam editar a mesma pasta de trabalho ao mesmo tempo em vários dispositivos. O Access é normalmente usado para cenários de banco de dados multiusuário estruturado no Windows.

Antes de decidir qual programa usar, compare os benefícios de cada programa, saiba quando é melhor usar um ou outro e descubra como trabalhar com os dois programas para obter exatamente os resultados desejados.

Compare os benefícios de cada programa

Escolher o programa certo é fundamental se você deseja acessar e atualizar suas informações com o máximo de desempenho e precisão. Para descobrir qual programa é mais adequado para as tarefas que você deseja realizar, compare os benefícios que cada programa oferece em relação a armazenamento de dados, análise de dados, colaboração multiusuário e segurança.

Armazenamento de dados

Dados simples versus relacionais Para decidir qual programa é melhor para armazenar seus dados, faça a si mesmo a seguinte pergunta: Os dados são relacionais ou não? Os dados que você pode conter com eficiência em uma única tabela ou planilha são chamados de dados simples ou não relacionais . Por exemplo, se você quiser criar uma lista simples de clientes, com apenas um endereço e uma pessoa de contato para cada cliente, o Excel poderá ser a melhor opção. No entanto, se você quiser armazenar uma lista de clientes mais complexa que contenha endereços de cobrança e entrega para cada cliente ou várias pessoas de contato para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Em um banco de dados relacional, você organiza suas informações em várias tabelas. Em um banco de dados relacional bem projetado, cada tabela é simples e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se você criar um banco de dados de clientes, os nomes dos clientes ficarão em uma tabela, enquanto os endereços de cobrança e entrega desses clientes ficarão em uma tabela separada. Armazenar endereços separadamente dos nomes é uma boa ideia, pois cada cliente pode ter mais de um endereço e você deseja poder inserir vários endereços para cada cliente sem precisar inserir novamente o nome do cliente para cada endereço.

Dados locais versus dados externos Você pode usar o Access para se conectar a dados de diversas fontes de dados externas para que possa exibir, consultar e editar esses dados sem precisar importá-los. Por exemplo, o Access fornece comandos para se conectar a dados existentes em um banco de dados do Microsoft SQL Server, um arquivo dBASE ou uma pasta do Outlook, juntamente com várias outras fontes de dados. Você pode usar o Excel para se conectar a uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo bancos de dados do Access, do SQL Server e do Analysis Services, arquivos de texto e XML e fontes de dados ODBC e OLE DB. No entanto, você não pode editar os dados para alterar os dados de origem por meio da interface do usuário do Excel.

O Access e o Excel fornecem comandos para se conectar a dados em listas do Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma conexão somente leitura com listas do SharePoint; enquanto o Access permite ler e gravar dados em listas do SharePoint.

Integridade de dados versus flexibilidade Identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade de seus dados e garantem que duas linhas (ou registros) não contenham exatamente os mesmos dados. Identificadores exclusivos também fornecem a maneira mais rápida de recuperar dados quando você pesquisa ou classifica seus dados. No Access, você pode usar o tipo de dados Numeração Automática para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registro. Você pode então usar esses identificadores para relacionar registros em uma tabela a um ou mais registros em outra tabela.

A estrutura que o Access aplica aos seus ajuda a garantir a integridade dos dados. O Access pode exigir que novos registros em uma tabela tenham um valor correspondente existente em outra tabela, para que você não possa criar registros "órfãos". Por exemplo, você não deseja ter um pedido que não inclua informações do cliente. O Access pode exigir que cada novo registro na tabela Pedidos tenha um valor de cliente correspondente na tabela Clientes. Essa correspondência de valores necessária é chamada de integridade referencial.

Você também pode impor suas próprias restrições e regras para garantir ainda mais que os dados sejam inseridos corretamente. O Excel permite inserir dados de uma maneira mais livre, mas como o Excel não oferece suporte a dados relacionais, ele não pode oferecer suporte à integridade referencial. No entanto, você pode usar o comando Validação de Dados para controlar a entrada de dados no Excel.

Análise de dados

Consultando Se você costuma exibir seus dados de diversas maneiras, dependendo das mudanças de condições ou eventos, o Access pode ser a melhor opção para armazenar e trabalhar com seus dados. O Access permite usar consultas SQL (linguagem SQL) para recuperar rapidamente apenas as linhas e colunas de dados desejadas, estejam eles contidos em uma tabela ou em várias tabelas. Você também pode usar expressões em consultas para criar campos calculados. O uso de uma expressão no Access é semelhante ao processo de uso de fórmulas no Excel para calcular valores. Você também pode usar consultas do Access para resumir dados e apresentar valores agregados, como somas, médias e contagens.

Modelagem No Excel, você pode usar ferramentas de teste de hipóteses para prever o resultado de um modelo de planilha. A análise de hipóteses permite que você execute diferentes cenários em seus dados, como o melhor e o pior cenário, e compare os dados resultantes de vários cenários em um relatório resumido. Nenhum recurso semelhante está disponível no Access.

Dinamização e criação de gráficos Em ambos os programas, você pode criar relatórios de Tabela Dinâmica e gráficos de Tabela Dinâmica. No entanto, o Excel fornece recursos avançados de relatórios de tabela dinâmica e gráficos do que o Access. Se você planeja criar relatórios de tabela dinâmica extensos ou fornecer gráficos de aparência profissional regularmente, use os relatórios de tabela dinâmica ou gráficos de tabela dinâmica no Excel em vez dos mesmos recursos do Access.

Colaboração multiusuário

O Access e o Excel oferecem suporte a ambientes colaborativos, como o Windows SharePoint Services e compartilhamentos de arquivos de rede. No entanto, eles diferem na forma como vários usuários acessam os dados.

Acesso de vários usuários aos dados Em operação normal, o Access permite que vários usuários abram um único banco de dados ao mesmo tempo. Essa abordagem funciona bem porque o Access bloqueia apenas os dados que um usuário está editando. Como resultado, outros usuários podem editar registros diferentes sem conflitos. No Excel, você pode compartilhar uma pasta de trabalho com outros usuários, mas a colaboração de vários usuários funciona melhor quando os usuários trabalham nos dados dessa pasta de trabalho em momentos diferentes, em vez de simultaneamente. Com efeito, os usuários de um banco de dados do Access colaboram em um conjunto de dados e os usuários de uma pasta de trabalho do Excel colaboram em um documento.

Usando o Windows SharePoint Services para colaboração Ambos os programas se integram às tecnologias do Microsoft Windows SharePoint Services, como listas do SharePoint e bibliotecas de documentos.

O Access oferece várias maneiras de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint. Por exemplo, você pode carregar um banco de dados completo em uma biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services, disponibilizar formulários e relatórios como exibições do Windows SharePoint Services e vincular um banco de dados a dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma maneira de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint Services. Você pode carregar uma pasta de trabalho em Windows SharePoint Services bibliotecas de documentos, onde usuários individuais podem marcar a pasta de trabalho para fazer alterações, impedindo que outros usuários modifiquem a pasta de trabalho ao mesmo tempo. Os usuários podem editar uma pasta de trabalho sem fazer check-out da biblioteca de documentos, caso em que devem coordenar com outros usuários para evitar conflitos de dados.

Usando pastas de rede para colaboração Se você armazenar um banco de dados do Access em uma pasta de rede compartilhada, vários usuários poderão abrir o banco de dados e trabalhar com seus dados simultaneamente. O banco de dados bloqueia registros individuais quando um usuário os edita. Se você armazenar uma pasta de trabalho do Excel em uma pasta de rede compartilhada, somente um usuário poderá editar a pasta de trabalho por vez. Para fins de exibição, vários usuários podem abrir a pasta de trabalho enquanto outro usuário a está editando, mas esses usuários não podem fazer alterações nos dados até que o usuário que está editando a pasta de trabalho a feche.

Segurança

Ambos os programas fornecem recursos semelhantes, senhas e criptografia, que ajudam a evitar a perda de dados e protegê-los contra acesso não autorizado. No entanto, há algumas diferenças entre o Access e o Excel na forma como a proteção de dados no nível do usuário funciona.

Prevenção contra perda de dados No Access, seu trabalho é salvo continuamente para que, no caso de uma falha inesperada, seja improvável que você perca muito trabalho (se houver). No entanto, como o Access salva seu trabalho continuamente, também é possível fazer alterações que você decidir posteriormente que não deseja confirmar. Para garantir que você possa restaurar seu banco de dados da maneira desejada, crie uma cópia de backup do arquivo de banco de dados em uma agenda que atenda às suas necessidades. Você pode recuperar um banco de dados inteiro de um backup ou restaurar apenas a tabela ou outro objeto de banco de dados necessário. Se você usar um utilitário de backup do sistema de arquivos, também poderá usar uma cópia de um banco de dados de um backup do sistema de arquivos para restaurar os dados. No Excel, você pode salvar informações de Recuperação Automática em intervalos definidos enquanto atualiza seus dados.

Proteção de dados no nível do usuário No Excel, você pode remover dados críticos ou particulares da exibição ocultando colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger toda a planilha para controlar o acesso do usuário aos dados ocultos. Além de proteger uma planilha e seus elementos, você também pode bloquear e desbloquear células em uma planilha para impedir que outros usuários modifiquem dados importantes involuntariamente.

Segurança no nível do arquivo No nível do arquivo, você pode usar criptografia em ambos os programas para impedir que usuários não autorizados vejam os dados. Você também pode exigir que uma senha seja inserida para abrir um arquivo de banco de dados ou pasta de trabalho. Além disso, você pode ajudar a proteger um arquivo de banco de dados ou pasta de trabalho empregando uma assinatura digital.

Acesso restrito aos dados No Excel, você pode especificar permissões baseadas no usuário para acessar os dados ou definir direitos somente leitura que impedem que outros usuários façam alterações nos dados aos quais têm acesso. O Access não fornece recursos de segurança no nível do usuário, mas oferece suporte ao modelo de segurança do usuário de qualquer servidor de banco de dados ao qual ele se conecta. Por exemplo, se você vincular a uma lista do SharePoint, o Access respeitará as permissões de usuário para a lista do SharePoint. Se você quiser manter usuários não autorizados fora de seus dados do Access, criptografe seu banco de dados definindo uma senha. Os usuários devem inserir a senha para ler dados do banco de dados, mesmo que o acessem usando outro programa, como o Excel.

Para obter mais informações sobre como ajudar a proteger seus dados, consulte Definir ou alterar a segurança em nível de usuário do Access 2003 no Access 2007 ou superior e Proteção e segurança no Excel.

Quando usar o Access

Em geral, o Access é a melhor opção quando você precisa monitorar e gravar dados regularmente e, em seguida, exibir, exportar ou imprimir subconjuntos desses dados. Os formulários do Access fornecem uma interface mais conveniente do que uma planilha do Excel para trabalhar com seus dados. Você pode usar o Access para automatizar as ações realizadas com frequência, e os relatórios do Access permitem resumir dados em formato impresso ou eletrônico. O Access fornece mais estrutura para seus dados. Por exemplo, você pode controlar quais tipos de dados podem ser inseridos, quais valores são aceitáveis e pode especificar como os dados em uma tabela estão relacionados aos dados em outras tabelas. Essa estrutura ajuda a garantir que somente os tipos corretos de dados sejam inseridos.

O Access armazena dados em tabelas que se parecem muito com planilhas, mas as tabelas do Access são projetadas para consultas complexas em relação aos dados armazenados em outras tabelas.

Use o Access quando:

• Antecipe que muitas pessoas trabalhem no banco de dados e você deseja opções robustas que lidem com segurança com atualizações para seus dados, como bloqueio de registro e resolução de conflitos.
• Antecipe a necessidade de adicionar mais tabelas a um conjunto de dados originado como uma tabela simples ou não relacional.
• Deseja executar consultas complexas.
• Deseja produzir uma variedade de relatórios ou etiquetas de endereçamento.

Cenários comuns para usar o Access

• Gerenciando contatos Você pode gerenciar seus contatos e endereços de correspondência e, em seguida, criar relatórios no Access ou mesclar os dados com o Microsoft Office Word para imprimir cartas modelo, envelopes ou etiquetas de endereçamento.
• Rastreamento de inventário e ativos Você pode criar um inventário de itens em sua casa ou empresa e armazenar fotos ou outros documentos relacionados junto com os dados.
• Rastreamento de pedidos Você pode inserir informações sobre produtos, clientes e pedidos e, em seguida, criar relatórios que mostram as vendas por funcionário, região, período de tempo ou algum outro valor.
• Acompanhamento de tarefas Você pode acompanhar tarefas de um grupo de pessoas e inserir novas tarefas ao mesmo tempo em que outras pessoas atualizam suas tarefas existentes no mesmo banco de dados.
• Organizando bibliotecas de empréstimo Você pode usar o Access para armazenar dados sobre seus livros e CDs e acompanhar a quem você os emprestou.
• Planejamento de eventos Você pode inserir informações sobre datas, locais e participantes do evento e imprimir programações ou resumos sobre os eventos.
• Acompanhamento nutricional Acompanhe as receitas e registre as atividades de dieta e exercícios.

Quando usar o Excel

Como um programa de planilha, o Excel pode armazenar grandes quantidades de dados em pastas de trabalho que contêm uma ou mais planilhas. No entanto, em vez de servir como um sistema de gerenciamento de banco de dados, como o Access, o Excel é otimizado para análise e cálculo de dados. Você pode usar este programa flexível para construir modelos para analisar dados, escrever fórmulas simples e complexas para realizar cálculos nesses dados, dinamizar os dados da maneira que desejar e apresentar dados em uma variedade de gráficos de aparência profissional. O Microsoft Create tem vários modelos de design do Excel para escolher.

Use o Excel quando:

• Exigir uma exibição simples ou não relacional de seus dados em vez de um banco de dados relacional que usa várias tabelas, e quando seus dados são principalmente numéricos.
• Execute frequentemente cálculos e comparações estatísticas em seus dados.
• Deseja usar relatórios da Tabela Dinâmica para exibir dados hierárquicos em um layout compacto e flexível.
• Planeja criar gráficos regularmente e deseja usar os novos formatos de gráficos disponíveis no Excel.
• Deseja enfatizar seus dados usando ícones de formatação condicional, barras de dados e escalas de cores.
• Deseja executar operações sofisticadas de análise de hipóteses em seus dados, como análise estatística, de engenharia e de regressão.
• Deseja controlar itens em uma lista simples, seja para uso pessoal ou para fins de colaboração limitada.

Cenários comuns para usar o Excel

• Contabilidade Você pode usar os poderosos recursos de cálculo do Excel em muitas demonstrações contábeis financeiras — por exemplo, uma demonstração de fluxo de caixa, demonstração de resultados ou demonstração de lucros e perdas.
• Orçamento Independente de suas necessidades serem pessoais ou comerciais, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel — por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de aposentadoria.
• Cobrança e vendas O Excel também é útil para gerenciar dados de cobrança e vendas, e você pode criar facilmente os formulários necessários — por exemplo, faturas de vendas, guias de remessa ou ordens de compra.
• Relatórios Você pode criar vários tipos de relatórios no Excel que refletem sua análise de dados ou resumem seus dados — por exemplo, relatórios que medem o desempenho do projeto, preveem dados, resumem dados ou apresentam dados de variação.
• Planejamento O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planejadores úteis — por exemplo, um plano de aulas semanais, um plano de pesquisa de marketing, um plano de impostos de fim de ano ou planejadores que ajudam você a planejar refeições, festas ou férias semanais.
• Rastreamento Você pode usar o Excel para controlar os dados em uma folha de ponto ou lista — por exemplo, uma folha de ponto para acompanhamento do trabalho ou uma lista de inventário que acompanhe o equipamento.
• Usando calendários Devido à sua natureza semelhante a uma grade, o Excel se presta bem à criação de qualquer tipo de calendário — por exemplo, um calendário acadêmico para acompanhar as atividades durante o ano letivo ou um calendário do ano fiscal para acompanhar eventos de negócios e marcos.

Para obter modelos úteis do Excel em qualquer uma dessas categorias, consulte Modelos para Excel no Microsoft Office Online.

Usando o Access e o Excel juntos

Você pode querer aproveitar os benefícios que ambos os programas oferecem. Por exemplo, você pode criar uma planilha no Excel onde pode calcular e analisar os dados. Mas a planilha se torna muito grande e complexa, e muitos outros usuários precisam acessar os dados. Neste ponto, talvez você queira importar ou vincular sua planilha ao Access e usá-la como um banco de dados em vez de trabalhar com ela no Excel. Ou talvez você tenha dados em um banco de dados do Access para os quais deseja criar alguns relatórios detalhados da Tabela Dinâmica do Excel e gráficos do Excel de aparência profissional.

Não importa qual programa você use primeiro, você sempre pode transferir os dados de um programa para outro, onde pode continuar a trabalhar com eles. Com ou sem uma conexão de dados, você pode trazer dados para o Access do Excel (e vice-versa) copiando, importando ou exportando-os.

Para obter mais informações sobre como trocar dados entre os dois programas, consulte Mover dados do Excel para o Access.