Mover dados do Excel para o Access

Este artigo mostra como mover seus dados do Excel para o Access e convertê-los em tabelas relacionais para que você possa usar o Microsoft Excel e o Access juntos. Para resumir, o Access é melhor para capturar, armazenar, consultar e compartilhar dados, e o Excel é melhor para calcular, analisar e visualizar dados.

Dois artigos, Usando o Access ou o Excel para gerenciar seus dados e Os 10 principais motivos para usar o Access com o Excel, discutem qual programa é mais adequado para uma tarefa específica e como usar o Excel e o Access juntos para criar uma solução prática.

Quando você move dados do Excel para o Access, há três etapas básicas para o processo.

Etapa 1: Importar dados do Excel para o Access

A importação de dados é uma operação que pode ser muito mais tranquila se você dedicar algum tempo para preparar e limpar seus dados. Importar dados é como mudar para uma nova casa. Se você limpar e organizar seus pertences antes de se mudar, estabelecer-se em sua nova casa é muito mais fácil.

Limpe os dados antes de importar

Antes de importar dados para o Access, no Excel, é uma boa ideia:

• Converta células que contêm dados não atômicos (ou seja, vários valores em uma célula) em várias colunas. Por exemplo, uma célula em uma coluna "Habilidades" que contém vários valores de habilidade, como "programação C#", "programação VBA" e "design da Web" deve ser dividida em colunas separadas que contêm cada uma apenas um valor de habilidade.
• Use o comando ARRUMAR para remover espaços à esquerda, à direita e vários espaços incorporados.
• Remover caracteres não imprimíveis.
• Encontre e corrija erros de ortografia e pontuação.
• Remover linhas ou campos duplicados.
• Verifique se as colunas de dados não contêm formatos mistos, especialmente números formatados como texto ou datas formatadas como números.

Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos da ajuda do Excel:

• As dez principais maneiras de limpar os dados
• Filtrar por valores exclusivos ou remover valores duplicados
• Converter números armazenados como texto em números
• Converter datas armazenadas como texto em datas

Escolha o melhor tipo de dados ao importar

Durante a operação de importação no Access, você deseja fazer boas escolhas para receber poucos (se houver) erros de conversão que exigirão intervenção manual. A tabela a seguir resume como os formatos de número do Excel e os tipos de dados do Access são convertidos quando você importa dados do Excel para o Access e oferece algumas dicas sobre os melhores tipos de dados para escolher no Assistente de Importação de Planilha.

Formato de número do Excel	Tipo de dados do Access	Comentários	Práticas recomendadas
Texto	Texto, Memorando	O tipo de dados Texto do Access armazena dados alfanuméricos de até 255 caracteres. O tipo de dados Memorando do Access armazena dados alfanuméricos de até 65.535 caracteres.	Escolha Memorando para evitar truncar dados.
Número, Porcentagem, Fração, Científico	Núm	O Access tem um tipo de dados Número que varia com base em uma propriedade Tamanho do Campo (Byte, Inteiro, Inteiro Longo, Simples, Duplo, Decimal).	Escolha Duplo para evitar erros de conversão de dados.
Data	Data	O Access e o Excel usam o mesmo número de data de série para armazenar datas. No Access, o intervalo de datas é maior: de -657.434 (1º de janeiro de 100 d.C.) a 2.958.465 (31 de dezembro de 9999 d.C.). Como o Access não reconhece o sistema de data 1904 (usado no Excel para Macintosh), você precisa converter as datas no Excel ou no Access para evitar confusão. Para obter mais informações, consulte Alterar o sistema de datas, o formato ou a interpretação do ano de dois dígitos e Importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.	Escolher Data.
Hora	Horários	O Access e o Excel armazenam valores de tempo usando o mesmo tipo de dados.	Escolha a hora, que geralmente é o padrão.
Conversor de Moedas, Contabilidade	Moeda	No Access, o tipo de dados Conversor de Moedas armazena dados como números de 8 bytes com precisão de quatro casas decimais e é usado para armazenar dados financeiros e evitar o arredondamento de valores.	Escolha Conversor de Moedas, que geralmente é o padrão.
Booliano	Sim/Não	O Access usa -1 para todos os valores Sim e 0 para todos os valores Não, enquanto o Excel usa 1 para todos os valores VERDADEIRO e 0 para todos os valores FALSOS.	Escolha Sim/Não, que converte automaticamente os valores subjacentes.
Hiperlink	Hiperlink	Um hiperlink no Excel e no Access contém uma URL ou endereço da Web que você pode clicar e seguir.	Escolha Hiperlink, caso contrário, o Access poderá usar o tipo de dados de texto por padrão.

Depois que os dados estiverem no Access, você poderá excluí-los do Excel. Não se esqueça de fazer backup da pasta de trabalho original do Excel antes de excluí-la.

Para obter mais informações, consulte o tópico de ajuda do Access Importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Acrescente dados automaticamente da maneira mais fácil

Um problema comum dos usuários do Excel é anexar dados com as mesmas colunas em uma planilha grande. Por exemplo, você pode ter uma solução de acompanhamento de ativos que começou no Excel, mas agora cresceu para incluir arquivos de muitos grupos de trabalho e departamentos. Esses dados podem estar em planilhas e pastas de trabalho diferentes ou em arquivos de texto que são feeds de dados de outros sistemas. Não há comando de interface do usuário ou maneira fácil de anexar dados semelhantes no Excel.

A melhor solução é usar o Access, onde você pode importar e acrescentar dados facilmente em uma tabela usando o Assistente de Importação de Planilha. Além disso, você pode acrescentar muitos dados em uma tabela. Você pode salvar as operações de importação, adicioná-las como tarefas agendadas do Microsoft Outlook e até mesmo usar macros para automatizar o processo.

Etapa 2: normalizar dados usando o Assistente de Analisador de Tabela

À primeira vista, percorrer o processo de normalização de seus dados pode parecer uma tarefa assustadora. Felizmente, normalizar tabelas no Access é um processo muito mais fácil, graças ao Assistente de Analisador de Tabela.

1. Arrastar as colunas selecionadas para uma nova tabela e criar relações automaticamente

2. Use comandos de botão para renomear uma tabela, adicionar uma chave primária, transformar uma coluna existente em chave primária e desfazer a última ação

Você pode usar esse assistente para fazer o seguinte:

• Converta uma tabela em um conjunto de tabelas menores e crie automaticamente uma relação de chave primária e estrangeira entre as tabelas.
• Adicione uma chave primária a um campo existente que contenha valores exclusivos ou crie um novo campo de ID que use o tipo de dados Numeração Automática.
• Crie relações automaticamente para impor a integridade referencial com atualizações em cascata. As exclusões em cascata não são adicionadas automaticamente para evitar a exclusão acidental de dados, mas você pode adicionar exclusões em cascata facilmente mais tarde.
• Pesquise em novas tabelas por dados redundantes ou duplicados (como o mesmo cliente com dois números de telefone diferentes) e atualize-os conforme desejado.
• Faça backup da tabela original e renomeie-a acrescentando "_OLD" ao nome. Em seguida, você cria uma consulta que reconstrói a tabela original, com o nome da tabela original, para que quaisquer formulários ou relatórios existentes baseados na tabela original funcionem com a nova estrutura de tabela.

Para obter mais informações, consulte Normalizar seus dados usando o Analisador de Tabelas.

Etapa 3: Conectar-se aos dados do Access do Excel

Depois que os dados são normalizados no Access e uma consulta ou tabela é criada para reconstruir os dados originais, é uma simples questão de se conectar aos dados do Access do Excel. Seus dados agora estão no Access como uma fonte de dados externa e, portanto, podem ser conectados à pasta de trabalho por meio de uma conexão de dados, que é um contêiner de informações usado para localizar, fazer logon e acessar a fonte de dados externa. As informações de conexão são armazenadas na pasta de trabalho e também podem ser armazenadas em um arquivo de conexão, como um arquivo ODC (Conexão de Dados do Office) (extensão de nome de arquivo .odc) ou um arquivo de Nome da Fonte de Dados (extensão .dsn). Depois de se conectar aos dados externos, você também poderá atualizar automaticamente (ou atualizar) sua pasta de trabalho do Excel do Access sempre que os dados forem atualizados no Access.

Para obter mais informações, consulte Importar dados de fontes de dados externas (Power Query).

Colocar seus dados no Access

Esta seção orienta você pelas seguintes fases de normalização dos dados: Dividir valores nas colunas Vendedor e Endereço em suas partes mais atômicas, separar assuntos relacionados em suas próprias tabelas, copiar e colar essas tabelas do Excel no Access, criar relações importantes entre as tabelas do Access recém-criadas e criar e executar uma consulta simples no Access para retornar informações.

Dados de exemplo em formato não normalizado

A planilha a seguir contém valores não atômicos na coluna Vendedor e na coluna Endereço. Ambas as colunas devem ser divididas em duas ou mais colunas separadas. Essa planilha também contém informações sobre vendedores, produtos, clientes e pedidos. Essas informações também devem ser divididas, por assunto, em tabelas separadas.

Vendedor	ID do Pedido	Data do Pedido	ID do Produto	Qtd.	Andrade	Nome do Cliente	Endereço	Telefone
Li, Yale	2349	3/4/09	C-789	3	US$ 7,00	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Li, Yale	2349	3/4/09	C-795	6	US$ 9,75	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Adams, Ellen	2350	3/4/09	A-2275	2	$16.75	Empresa Aventura	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Adams, Ellen	2350	3/4/09	F-198	6	US$ 5,25	Empresa Aventura	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Adams, Ellen	2350	3/4/09	B-205	1	US$ 4,50	Empresa Aventura	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Hance, Jim	2351	3/4/09	C-795	6	US$ 9,75	Contoso, Ltd.	2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227	425-555-0222
Hance, Jim	2352	3/5/09	A-2275	2	$16.75	Empresa Aventura	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Hance, Jim	2352	3/5/09	D-4420	3	US$ 7,25	Empresa Aventura	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Koch, Reed	2353	3/7/09	A-2275	6	$16.75	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Koch, Reed	2353	3/7/09	C-789	5	US$ 7,00	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201

Informações em suas partes menores: dados atômicos

Trabalhando com os dados deste exemplo, você pode usar o comando Texto em Coluna no Excel para separar as partes "atômicas" de uma célula (como endereço, cidade, estado e CEP) em colunas discretas.

A tabela a seguir mostra as novas colunas na mesma planilha depois de terem sido divididas para tornar todos os valores atômicos. Observe que as informações na coluna Vendedor foram divididas nas colunas Sobrenome e Nome, e que as informações na coluna Endereço foram divididas nas colunas Endereço, Cidade, Estado e CEP. Esses dados estão no "primeiro formulário normal".

Sobrenome	Nome	Endereço	Cidade	Estado	CEP
Li	Yale	2302 Harvard Ave	Palmares	WA	98227
Gomes	Ellen	1025 Columbia Circle	Rio de Janeiro	WA	98234
Hance	Jim	2302 Harvard Ave	Palmares	WA	98227
Koch	Palheta	7007 Cornell St Redmond	Fortaleza	WA	98199

Dividindo dados em assuntos organizados no Excel

As várias tabelas de dados de exemplo a seguir mostram as mesmas informações da planilha do Excel depois que ela foi dividida em tabelas para vendedores, produtos, clientes e pedidos. O design da mesa não é final, mas está no caminho certo.

A tabela Vendedores contém apenas informações sobre o pessoal de vendas. Observe que cada registro possui uma ID exclusiva (SalesPerson ID). O valor de ID do Vendedor será usado na tabela Pedidos para conectar pedidos a vendedores.

Vendedores
ID do Vendedor	Sobrenome	Nome
101	Li	Yale
103	Gomes	Ellen
105	Hance	Jim
107	Koch	Palheta

A tabela Produtos contém apenas informações sobre produtos. Observe que cada registro possui uma ID exclusiva (ID do produto). O valor da ID do Produto será usado para conectar as informações do produto à tabela Detalhes do Pedido.

Produtos
ID do Produto	Andrade
A-2275	16.75
B-205	4.50
C-789	7.00
C-795	9.75
D-4420	7.25
F-198	5.25

A tabela Clientes contém apenas informações sobre clientes. Observe que cada registro possui uma ID exclusiva (ID do Cliente). O valor de ID do Cliente será usado para conectar as informações do cliente à tabela Pedidos.

Clientes
Código do cliente	Nome	Endereço	Cidade	Estado	CEP	Telefone
1001	Contoso, Ltd.	2302 Harvard Ave	Palmares	WA	98227	425-555-0222
1003	Empresa Aventura	1025 Columbia Circle	Rio de Janeiro	WA	98234	425-555-0185
1005	Fourth Coffee	7007 Cornell St	Fortaleza	WA	98199	425-555-0201

A tabela Pedidos contém informações sobre pedidos, vendedores, clientes e produtos. Observe que cada registro possui uma ID exclusiva (ID do pedido). Algumas das informações nesta tabela precisam ser divididas em uma tabela adicional que contém detalhes do pedido para que a tabela Pedidos contenha apenas quatro colunas — a ID exclusiva do pedido, a data do pedido, a ID do vendedor e a ID do cliente. A tabela mostrada aqui ainda não foi dividida na tabela Detalhes do Pedido.

Pedidos
ID do Pedido	Data do Pedido	SalesPerson ID	ID do Cliente	ID do Produto	Qtd.
2349	3/4/09	101	1005	C-789	3
2349	3/4/09	101	1005	C-795	6
2350	3/4/09	103	1003	A-2275	2
2350	3/4/09	103	1003	F-198	6
2350	3/4/09	103	1003	B-205	1
2351	3/4/09	105	1001	C-795	6
2352	3/5/09	105	1003	A-2275	2
2352	3/5/09	105	1003	D-4420	3
2353	3/7/09	107	1005	A-2275	6
2353	3/7/09	107	1005	C-789	5

Os detalhes do pedido, como a ID e a quantidade do produto, são movidos para fora da tabela Pedidos e armazenados em uma tabela chamada Detalhes do Pedido. Lembre-se de que existem 9 ordens, portanto, faz sentido que haja 9 registros nesta tabela. Observe que a tabela Pedidos tem uma ID exclusiva (ID do Pedido), que será referenciada na tabela Detalhes do Pedido.

O design final da tabela Pedidos deve ser semelhante ao seguinte:

Pedidos
ID do Pedido	Data do Pedido	SalesPerson ID	ID do Cliente
2349	3/4/09	101	1005
2350	3/4/09	103	1003
2351	3/4/09	105	1001
2352	3/5/09	105	1003
2353	3/7/09	107	1005

A tabela Detalhes do Pedido não contém colunas que exijam valores exclusivos (ou seja, não há nenhuma chave primária), portanto, não há problema em que qualquer coluna ou todas as colunas contenham dados "redundantes". No entanto, não há dois registros nessa tabela que sejam completamente idênticos (essa regra se aplica a qualquer tabela em um banco de dados). Nessa tabela, devem existir 17 registros, cada um correspondendo a um produto em um pedido individual. Por exemplo, no pedido 2349, três produtos C-789 compreendem uma das duas partes de todo o pedido.

A tabela Detalhes do Pedido deve, portanto, ter a seguinte aparência:

Detalhes do Pedido
ID do Pedido	ID do Produto	Qtd.
2349	C-789	3
2349	C-795	6
2350	A-2275	2
2350	F-198	6
2350	B-205	1
2351	C-795	6
2352	A-2275	2
2352	D-4420	3
2353	A-2275	6
2353	C-789	5

Copiando e colando dados do Excel no Access

Agora que as informações sobre vendedores, clientes, produtos, pedidos e detalhes do pedido foram divididas em assuntos separados no Excel, você pode copiar esses dados diretamente para o Access, onde eles se tornarão tabelas.

Criando relações entre as tabelas do Access e executando uma consulta

Depois de mover seus dados para o Access, você pode criar relações entre tabelas e criar consultas para retornar informações sobre vários assuntos. Por exemplo, você pode criar uma consulta que retorne a ID do Pedido e os nomes dos vendedores para pedidos inseridos entre 05/3/09 e 08/03/09.

Além disso, você pode criar formulários e relatórios para facilitar a entrada de dados e a análise de vendas.

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