Neste artigo
- Visão geral das funções de usuário
- Cenários para usar funções de usuário
- Criando e atribuindo funções de usuário
Visão geral das funções de usuário
Uma função de usuário é uma categoria predefinida que pode ser atribuída aos usuários com base em seu título de trabalho ou em alguns outros critérios. Normalmente, as funções são usadas para apresentar versões personalizadas ou exibições de um modelo de formulário para diferentes tipos de usuários. Você pode simplificar seus processos de negócios e otimizar a coleta de dados adicionando funções de usuário ao modelo de formulário para controlar o que os usuários podem ver quando abrem um formulário baseado no modelo de formulário. Por exemplo, imagine que você esteja projetando o modelo de formulário para um aplicativo de permissão cujos formulários serão usados pelos seguintes tipos de usuários:
- Empreiteiros elétricos que precisam solicitar uma licença
- Agentes receptores que verificam se os aplicativos dos empreiteiros contêm as informações necessárias
- Administradores que revisam os aplicativos de permissão enviados para aprovação
Em vez de criar três modelos de formulário para cada tipo de usuário e gerenciar os dados de todos esses formulários, você pode criar um modelo de formulário cujos formulários coletam todos os dados e adicionam uma função de usuário para cada tipo de usuário. A função de usuário determina quais dados são exibidos por meio de exibições personalizadas baseadas em cada tipo de usuário.
Observação
As funções de usuário não devem ser usadas para restringir o acesso a dados confidenciais em um formulário. Mesmo que você faça um modelo de formulário somente leitura ou ocultar determinados controles baseados em funções de usuário, os usuários podem potencialmente usar um programa de edição de texto, como o Microsoft Notepad, para exibir ou modificar o arquivo de modelo de formulário (.xsn) e acessar esses dados.
Cenários para usar funções de usuário
Há muitos cenários em que as funções de usuário são um benefício para seus usuários. Por exemplo, com funções de usuário, você pode:
- Mostrar uma exibição exclusiva para cada função de usuário Você pode criar um modelo de formulário para que diferentes exibições desse modelo de formulário sejam exibidas, dependendo de quem está preenchendo o formulário. Por exemplo, você pode projetar uma exibição para os empreiteiros elétricos que estão solicitando uma permissão, uma exibição para agentes que recebem os aplicativos de permissão e uma exibição para os administradores que revisam todas as informações. Cada exibição exibe apenas os dados apropriados para cada função de usuário.
- Mostrar uma seção diferente para cada função de usuário Você pode criar um modelo de formulário que exibirá seções diferentes, dependendo de quem está preenchendo o formulário. Por exemplo, uma seção em um modelo de formulário de relatório de despesas que se aplica somente aos funcionários pode ser exibida quando um funcionário abre o formulário. Outra seção que se aplica apenas aos gerentes que estão aprovando o relatório de despesas pode ser exibida quando um gerente abre o formulário.
- Definir a validação de dados para um campo baseado em cada função de usuário Você pode criar um modelo de formulário para que a validação de dados diferente seja aplicada a um controle vinculado a um campo específico, dependendo da função de usuário da pessoa que está preenchendo o formulário. Por exemplo, você pode definir o valor máximo da despesa para um gerente em um limite e definir o valor máximo para a mesma caixa de texto mais alta para um administrador. Se um gerente preencher o formulário e exceder a quantidade, uma caixa de diálogo será exibida. Se um administrador preencher o formulário, a caixa de texto aceitará um valor que, de outra forma, seria rejeitado se um gerente preenchesse o formulário.
- Enviar dados de formulário para uma fonte de dados externa baseada em cada função de usuário Por exemplo, você pode criar seu modelo de formulário para que os empreiteiros elétricos que precisam solicitar uma permissão possam enviar seus formulários concluídos apenas para um serviço Web, e os agentes receptores podem enviar seus formulários apenas para um banco de dados SQL. Os administradores podem enviar seus dados de formulário para um banco de dados e em uma mensagem de email se o aplicativo tiver sido aprovado ou enviar seus dados de formulário para apenas um banco de dados se o aplicativo tiver sido rejeitado.
Criando e atribuindo funções de usuário
Ao criar uma nova função de usuário, você pode atribuir usuários a ela das seguintes maneiras:
- Especificando nomes de usuário de um serviço de diretório do Microsoft Active Directory (por exemplo, "sales\andrew"). Para especificar um nome de usuário em um serviço de diretório do Active Directory, o modelo de formulário deve ser criado e publicado em uma rede do Microsoft Windows que usa o Active Directory.
- Especificando grupos de um serviço de diretório do Active Directory. Por exemplo, você pode especificar uma lista de distribuição de email que contém os nomes de todos os membros da equipe de marketing. Para especificar um grupo em um serviço de diretório do Active Directory, o modelo de formulário deve ser criado e publicado em uma rede do Microsoft Windows que usa o Active Directory.
- Especificando um valor que vem diretamente de um campo no formulário. O campo pode obter dados do Active Directory ou o usuário pode inserir dados em um controle associado a esse campo. Por exemplo, se o modelo de formulário contiver uma caixa de texto administrador , você poderá associar uma função de usuário específica ao campo ao qual essa caixa de texto está vinculada.
Depois de adicionar uma função de usuário, você pode defini-la como uma das seguintes:
Função padrão Os usuários que não são atribuídos a uma função de usuário existente são atribuídos automaticamente à função de usuário especificada como a função padrão. A função padrão também é usada para usuários que fazem parte de um grupo, mas que estão trabalhando offline. Uma função de usuário é sempre definida como o padrão.
Função de iniciador Se você quiser aplicar uma função de usuário específica aos usuários que abrem seu formulário pela primeira vez, você poderá especificar uma função de iniciador. Por exemplo, você pode definir uma função de iniciador chamada "Empreiteiro" que se aplica aos usuários que preenchem novos formulários de aplicativo de permissão. Um usuário que é atribuído a uma função de usuário diferente é automaticamente transferido para a função de contratante quando ele ou ela abre um novo formulário de aplicativo de permissão. No entanto, na próxima vez que o usuário abrir o mesmo formulário, o Microsoft Office InfoPath usará a função de usuário atribuída pela pessoa em vez da função de iniciador.
Se você tiver atribuído funções a usuários que se baseiam em qualquer combinação de nomes de usuário, grupos ou valores de um campo, quando um usuário abre um formulário com base no modelo de formulário, o InfoPath determina a função a ser atribuída a esse usuário usando a seguinte ordem:
O nome do usuário é um valor de um campo no modelo de formulário.
O nome do usuário está no Active Directory.
O usuário é membro de um grupo do Active Directory.
Observação
Se o usuário for membro de vários grupos e você estiver atribuindo funções de usuário com base em um grupo, o InfoPath verificará a lista de membros de cada grupo na ordem em que o grupo está listado na caixa de diálogo Gerenciar Funções de Usuário . Por exemplo, se o usuário for membro do grupo de agentes receptores e do grupo de administradores, e o grupo de administradores estiver listado antes do grupo de agentes receptores, o usuário receberá a função de usuário para o grupo de administradores.
Se nenhum dos acima for verdadeiro, a função padrão será usada.
Depois de definir as funções de usuário para o modelo de formulário, você pode configurar uma regra que alterna automaticamente exibições com base na função do usuário. Por exemplo, você pode criar uma função de usuário do gerenciador e criar uma regra para alternar automaticamente para a exibição do gerenciador quando um usuário atribuído à função de gerente abrir o formulário. Como alternativa, você pode criar a regra primeiro e definir as funções de usuário como parte do processo de criação da regra.
Você também pode variar o comportamento de um controle com base em uma função de usuário. Por exemplo, você pode habilitar um controle apenas para uma função de usuário específica, enquanto outras funções de usuário podem ver os dados no controle, mas eles não podem modificá-los. A capacidade de restringir quem pode inserir dados em um controle com base em funções de usuário é uma maneira de garantir que os dados inseridos em um controle venham de uma fonte legítima. Por exemplo, você pode ter uma caixa De aprovação marcar em um modelo de formulário de aplicativo de permissão que somente membros da função de usuário administrador podem selecionar, indicando que a permissão foi aprovada. Os usuários atribuídos a outras funções de usuário, como empreiteiros que enviam os aplicativos, verão apenas a caixa marcar, mas não poderão selecioná-la ou desmarcá-la.