Todos nós já vimos isso, certo? Depois de umas férias animadas, você volta ao trabalho, abre Outlook e encontra duas mil mensagens não lidas esperando por você. É o suficiente para fazer você querer voltar de férias. Ou nunca mais tire férias.
Mas Outlook é um programa poderoso e pode ajudá-lo a desmarcar essa caixa de entrada rapidamente — provavelmente muito mais rápido do que você poderia imaginar.
Preparando-se para férias
Vamos seguir junto com a Rachel enquanto ela se prepara para sair para umas férias de dez dias.
Ela lida com comunicação e coordenação para cinco projetos separados, ela é membro de vinte listas de emails diferentes e também recebe um pequeno número de mensagens de email pessoais por dia.
Enquanto a Rachel está fora do escritório, o Chester será o principal ponto de contato para três de seus projetos, e a Mimi vai lidar com os outros dois.
A última vez que a Rachel saiu de férias, ela definiu suas Respostas Automáticas para que todos saibam que ela estaria de volta em dez dias, mas ela não fez mais nada. Quando ela retornou, sua Caixa de Entrada tinha aumentado de 50 mensagens para 500 mensagens.
Dessa vez, Ela está passando alguns minutos no dia antes de sair com vários dos principais recursos Outlook da família para ajudá-la a voltar de férias sem estresse.
Ela sabe que a configuração de uma Resposta Automática pode gerar muitas perguntas e confusão para seus colegas de trabalho. Como ela Microsoft 365, ela seleciona Arquivo > Respostas Automáticase digita no texto a seguir.
Olá,
Obrigado por sua mensagem. Estou fora do escritório entre 1º de maio de 2019 e 10 de maio de 2019. Não vou verificar emails enquanto estiver fora.
Para assistência com os projetos Contoso, Quarto Café e Tailspin Toys, entre em contato com Chester Beane.
Para ajudar com o projeto Northwind, entre em contato com a sra.
—Rachel
Ela pode definir suas respostas automáticas para ativar o dia em que sair e desativar o dia em que retornar. Esta é uma ótima etapa 1. No entanto, a Outlook tem outros recursos que pode usar para ajudá-la a manter sua caixa de entrada sob controle.
Para configurar suas próprias respostas automáticas, consulte Send automatic out of office replies from Outlook.
Agora, a Rachel pode passar para a Etapa 2: Criar regras.
As regras são uma ótima maneira de gerenciar suas mensagens, tanto quando você está no escritório quanto fora do escritório. O recurso Respostas Automáticas tem suas próprias regras integrados que só serão ativas quando você estiver fora do escritório.
Na caixa de diálogo regras na parte inferior da janela Respostas Automáticas, Ela seleciona Adicionar Regra.
Em seguida, ela adiciona advertisements@contoso.com ao campo De. Ela recebe uma mensagem diária desse endereço que contém informações confidenciais de tempo que não precisará quando retornar de suas férias.
Na seção Executar essas ações, Ela verifica a caixa para Excluir todas as mensagens desse endereço de email. Ela pode criar várias regras que movem ou excluem ou mesmo encaminham mensagens para outras pessoas em sua organização com base em palavras no assunto ou no corpo da mensagem, ou de quem a mensagem é enviada ou recebida.
Quando terminar de criar regras, ela poderá salvar sua resposta automática e sair para suas férias sabendo que um bom número de emails será encaminhado automaticamente para a pessoa certa e outro grupo será excluído completamente.
Para obter mais informações sobre como adicionar regras, consulte Gerenciar mensagens de email usando regras.
Após férias
E se você não fosse tão organizado quanto a Rachel antes de sair de férias?
Vamos seguir o Nelson enquanto ele tenta lidar com uma caixa de entrada sobrecarregada após dez dias de férias. O Nelson definiu uma resposta automática, mas não deu instruções aos colegas de trabalho enquanto estava fora.
Quando Ele retorna de suas férias, ele tem 1243 mensagens em sua caixa de entrada. Felizmente, Ele Outlook como parte de sua assinatura Microsoft 365, para que ele possa classificar, filtrar e lidar com essas mensagens de forma rápida e fácil usando alguns recursos Outlook chave.
Primeiro, o Nelson classifica suas mensagens por prioridade. Isso coloca todas as mensagens de alta prioridade, com as que ele terá que lidar rapidamente, na parte superior da caixa de entrada.
Para fazer isso, ele seleciona o menu suspenso Por Data na parte superior de sua lista de mensagens e escolhe Importance. Isso classifica sua caixa de entrada para ele.
Agora, Ele pode passar quinze minutos respondendo às cinco mensagens de alta importância, arquivar-as em pastas e alterar a ordem de classificação clicando na listada novamente e selecionando Baixo na parte superior para colocar as mensagens de baixa importância no topo da lista de mensagens. Essas mensagens só são obtidas em uma verificação rápida e, em seguida, ele exclui todas, menos uma delas. Convites de almoço, uma notificação de simulação de incêndio e um aviso sobre uma falta de energia há três dias não são mensagens que ele precisa responder.
Agora que ele tomou conta das mensagens de email mais importantes, Ele pode usar outro dos filtros integrados do Outlook, o de @mentions . Usando o menu suspenso Por Data na parte superior direita de sua lista de mensagens, ele seleciona Email Mencionado.
Ele sabe que se ele foi mencionado em uma mensagem de email específica, é provável que o remetente precise de algo explicitamente dele, em vez de de um de seus funcionários.
Há aproximadamente 50 dessas mensagens, e Ele pode examinar rapidamente a lista, excluir as que podem já ter sido manipuladas por um de seus colegas de trabalho e responder aos outros.
Se você tiver um grande número de projetos, alguns podem ser mais sensíveis ao tempo do que outros. A pesquisa de mensagens relacionadas a projetos sensíveis à maior parte do tempo primeiro pode ajudar a mantê-lo por cima desses projetos, salvando os projetos menos sensíveis ao tempo para outro dia.
Para pesquisar mensagens que contenham uma frase específica, use a caixa Pesquisar na parte superior da lista de Outlook de mensagens. Use aspas em torno de uma frase de várias palavras para pesquisar apenas essa frase e não cada palavra individual dentro dessa frase.
Agrupar mensagens por remetente permite que você encontre mensagens que você possa excluir rapidamente, por exemplo, boletins informativos ou mensagens automatizadas de contas não monitoradas ou mensagens que você precisa responder em tempo hábil, por exemplo, mensagens do seu supervisor direto.
Para agrupar suas mensagens por remetente, clique no drop-down By Date no canto superior direito da sua lista de mensagens e selecione Em.
