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Uma das primeiras etapas para gerenciar um projeto é adicionar as tarefas que levam à sua conclusão. Sua lista de tarefas pode ser tão simples quanto uma lista de verificação de ações que precisam ser tomadas ou pode ser um pouco mais complexa, com datas de início e término, relacionamentos com outras tarefas e outras informações de tarefas associadas. Como tanto uma lista de verificação simples quanto uma lista agendada de tarefas usam a mesma lista no seu site, você pode começar com uma lista de verificação simples e, depois, adicionar detalhes às tarefas para transformá-la em uma lista agendada de tarefas.
Adicionar uma lista de verificação simples de tarefas
Se você está apenas começando o planejamento do seu projeto, ou se não antecipa que esse projeto será particularmente complicado, uma lista de verificação simples de tarefas pode ser suficiente para o gerenciamento eficaz do seu projeto. Essa lista de verificação pode incluir datas de vencimento para as tarefas do seu projeto e atribuições a membros da equipe do projeto.
Para adicionar uma lista de verificação simples de tarefas:
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No Início Rápido do seu site, clique em Tarefas.
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Na página Tarefas, clique em Editar.
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Na coluna Nome da Tarefa, digite um nome para cada tarefa que precisa ser concluída no seu projeto. Pressione Enter para ir até a linha seguinte depois de adicionar uma tarefa.
Dica: Gostaria de adicionar uma nova tarefa entre duas tarefas que já estão listadas? Clique no espaço à esquerda da caixa de seleção de uma tarefa existente e pressione Inserir. Uma nova linha é adicionada acima da tarefa existente que você selecionou. Você também pode clicar em Inserir no grupo Hierarquia da guia Tarefas.
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Na coluna Data de Conclusão, digite ou selecione uma data para quando cada tarefa da lista deve ser concluída. Se não tiver certeza de quando uma tarefa precisa estar concluída, deixe essa coluna em branco para a tarefa.
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Na coluna Atribuída a, digite ou selecione o nome de cada pessoa que trabalhará em cada tarefa da lista.
Dica: Uma prática recomendada é de só designar uma pessoa a cada tarefa. Se precisar designar mais de uma pessoa, isso pode causar problemas à conclusão da tarefa. Se Paula concluir seu trabalho na tarefa, faz sentido que ela marque-a como concluída em sua página Minhas Tarefas. No entanto, isso marcará a tarefa como concluída para todas as pessoas designadas, não apenas Paula. É possível que outra pessoa ainda tenha trabalho a fazer na tarefa. Se, ainda assim, você decidir que ainda precisa designar mais de uma pessoa a uma tarefa, é possível separar os nomes com ponto e vírgula (;).
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Quando terminar de adicionar suas lista de verificação simples de tarefas, clique em Parar.
Outra rápida maneira de adicionar uma lista de verificação simples de tarefas é colar uma lista de uma planilha do Excel. Desde que as colunas usadas na planilha estejam alinhadas com as colunas exibidas na página Tarefas, basta clicar na lista de tarefas e colar os dados da planilha. Nomes serão combinados com contas, se possível, na coluna Atribuída a.
À medida que você trabalha no seu projeto, pode marcar a caixa de seleção ao lado de cada nome de tarefa quando essa tarefa for concluída.
Se você achar que precisa de mais controle sobre as tarefas na sua lista de verificação simples, poderá usar as etapas na próxima seção para adicionar detalhes às suas tarefas e criar uma lista agendada mais sofisticada.
Adicionar uma lista agendada de tarefas
Se o seu projeto for relativamente complexo, talvez você ache que uma lista agendada de tarefas possa ajudá-lo a controlar o trabalho de uma forma mais gerenciável.
Para adicionar uma lista agendada de tarefas:
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No Início Rápido do seu site, clique em Tarefas.
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Na página Tarefas, clique em Nova Tarefa. Ou, na guia Tarefas da faixa de opções, clique em Novo Item.
Observação: Se você criou inicialmente uma lista de verificação simples de tarefas, mas o projeto se tornou um pouco mais complexo, é fácil adicionar mais detalhes às tarefas existentes. Para selecionar uma tarefa, clique no espaço à esquerda da caixa de seleção da tarefa e, em seguida, na guia Tarefas da faixa de opções, clique em Editar Item. Isso abre a tarefa para que você possa adicionar mais detalhes de agendamento.
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Digite um nome para a sua tarefa na caixa Nome da Tarefa.
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Digite ou selecione uma data de início e de término nas caixas Data de Início e Data de Conclusão. Se não tiver certeza dessas datas, deixe essas informações de lado por enquanto. Você sempre pode retornar e adicionar informações editando a tarefa.
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Na caixa Atribuída a, digite o nome ou o endereço de email da pessoa que você deseja que trabalhe na tarefa.
Dica: Uma prática recomendada é de só designar uma pessoa a cada tarefa. Se precisar designar mais de uma pessoa, isso pode causar problemas à conclusão da tarefa. Se Paula concluir seu trabalho na tarefa, faz sentido que ela marque-a como concluída em sua página Minhas Tarefas. No entanto, isso marcará a tarefa como concluída para todas as pessoas designadas, não apenas Paula. É possível que outra pessoa ainda tenha trabalho a fazer na tarefa. Se, ainda assim, você decidir que ainda precisa designar mais de uma pessoa a uma tarefa, é possível separar os nomes com ponto e vírgula (;).
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Se o trabalho já tiver começado na tarefa, insira uma porcentagem na caixa % Concluído, para indicar aproximadamente o quanto do trabalho já foi feito e o que ainda resta a fazer.
Dica: Este é um bom campo para os membros da equipe do seu projeto atualizarem regularmente. Ele pode ajudar você a compreender como o trabalho no seu projeto está progredindo e se o projeto está seguindo dentro do prazo.
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Digite uma breve descrição da tarefa na caixa Descrição, se quiser fornecer mais detalhes sobre o trabalho envolvido. Isso pode ser útil para executivos ou outros interessados que estão tentando compreender o seu projeto.
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Use as caixas e os botões ao lado de Predecessoras para indicar quais tarefas no seu projeto precisam ser concluídas para que a tarefa atual possa começar.
Por exemplo, digamos que você crie uma tarefa denominada "Publicar comunicado à imprensa", que não pode começar até que a tarefa "Escrever comunicado à imprensa" tenha sido concluída. Selecione a tarefa "Escrever comunicado à imprensa" na caixa à esquerda e clique em Adicionar para movê-la até a caixa à direita. Isso indica que a tarefa "Escrever comunicado à imprensa" é predecessora (ou vem antes) da tarefa "Publicar comunicado à imprensa".
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Selecione o nível de prioridade apropriado na lista Prioridade.
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Selecione o nível de status apropriado na lista Status da Tarefa.
Dica: Este é outro campo que é útil para os membros da equipe do seu projeto atualizarem com regularidade. Ele pode ajudar você a superar empecilhos de trabalho, atrasos no cronograma e outros problemas críticos de agendamento.
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Clique em Salvar.
Trabalhar com a sua lista de tarefas
À medida que você trabalha com a sua lista de tarefas, as tarefas com datas de conclusão listadas em vermelho estão atrasadas. Assim que você indicar uma tarefa atrasada como concluída marcando a caixa de seleção ao lado dela, a data de conclusão deixará de aparecer como texto vermelho.
Além disso, você pode alternar entre diferentes modos de exibição da sua lista de tarefas clicando nos links de exibição acima da lista. Você pode escolher entre Todas as tarefas, calendário, concluído, gráfico de Gantt, Tarefas atrasadas, Minhas tarefas e futuras, ou você pode modificar um modo de exibição existente ou criar sua própria exibição da sua lista de tarefas. Se o modo de exibição que você deseja usar não estiver listado acima da lista de tarefas, clique em clique para ver opções adicionais (…) ao lado de links de modo de exibição e escolha o modo de exibição que você deseja usar. Para obter mais informações sobre como criar seu próprio modo de exibição, consulte criar, alterar ou excluir uma exibição de uma lista ou biblioteca.
Depois de adicionar tarefas detalhadas ao seu projeto, você pode fazer o seguinte:
