Agendamento de eventos, localizador de salas e RSVP no Outlook para Mac

Criando um novo evento ou reunião

1. Clique no menu suspenso ao lado de nova mensagem e selecione novo evento.

   

2. Na janela novo evento , você pode nomear o evento, adicionar as pessoas necessárias, definir o tempo, defini-la como um evento/reunião recorrente, adicionar um local, definir um lembrete e adicionar uma mensagem.

3. Quando terminar, clique em salvar, para salvar um compromisso ou Enviar para enviar o convite a todas as pessoas que você adicionou. Ele será exibido no seu calendário no horário e na data que você escolher.

Usar o Assistente de Agendamento

Ao convidar várias pessoas, é possível ter um pouco mais complicado gerenciar os calendários de todos os participantes para encontrar um horário que funcione para todos. O assistente de agendamento ajuda a facilitar isso.

1. Clique no menu suspenso ao lado de nova mensagem e selecione novo evento.

2. Na janela novo evento , selecione Ver mais itens (...) na barra de ferramentas e, em seguida, selecione Assistente de agendamento.

   

3. Você verá uma linha para cada destinatário inserido anteriormente, bem como a disponibilidade do local selecionado (se disponível), e também poderá adicionar participantes obrigatórios ou opcionais diretamente do assistente de agendamento.

   • Horários em que os participantes estão ocupados são mostrados em vermelho. Os horários em que os participantes têm um compromisso provisório são exibidos nas faixas diagonais vermelhas e brancas, os horários em que os participantes estão trabalhando em outro lugar são mostrados com uma estrutura de tópicos vermelha, e as horas de trabalho dos seus participantes são mostradas nas faixas diagonais cinza e branca.

     

4. Clique em um horário para colocar uma caixa azul que o ajudará a ver os conflitos. Você também pode clicar e arrastar as bordas da caixa azul para aumentar ou diminuir o comprimento do evento ou da reunião.

   

5. Quando terminar, clique em concluído , na parte superior da tela, para voltar à nova janela de evento com as alterações feitas. Verifique se tudo está correto e clique em salvar para enviá-lo.

Usar o localizador de salas

1. Em um novo evento ou reunião, selecione Ver mais itens (...) na barra de ferramentas e, em seguida, selecione Assistente de agendamento.

2. Clique em Adicionar um locale, em seguida, clique em procurar com o localizador de sala , se estiver disponível.

   Observação: Se a opção do localizador de salas não for exibida, é possível que você não esteja conectado a uma conta com informações de acesso às informações de localização. Entre em contato com o administrador de ti para obter assistência.

   

3. O localizador de salas permite que você escolha o edifício, o tipo de sala, a capacidade, o andar e os recursos (como se a sala tiver áudio, vídeo, projetor etc.).

4. Depois de selecionar as opções disponíveis, a seção sugerida na parte inferior localiza salas. Se uma sala estiver disponível no momento da sua reunião, ele dirá disponível em texto verde e, se já estiver marcado ou fechado, não estará disponível em texto vermelho.

RSVP para eventos ou reuniões

1. Ao clicar em um email com um convite de reunião ou evento, clique nele para ver uma janela RSVP.

   

2. Clicar em aceitar, provisórioou recusar enviará imediatamente o seu RSVP, portanto, se você quiser adicionar uma mensagem opcional ou propor um novo horário, faça isso primeiro. Você também pode clicar na caixa de seleção organizador de emails se não quiser enviar um email de confirmação.

3. Se precisar alterar seu RSVP, vá para seu calendário, localize o evento ou a reunião e clique duas vezes nele para abri-lo.

4. Clique no botão Editar RSVP para ver a janela RSVP e alterar sua escolha.