Guardar ou converter em PDF ou XPS em aplicações de Ambiente de Trabalho do Office

Use os programas do Office para salvar ou converter seus arquivos para PDFs e poder compartilhá-los ou imprimi-los usando impressoras comerciais. Além disso, não precisará de outro software ou suplementos.

Use o formato PDF quando quiser um arquivo que:

Tenha a mesma aparência na maioria dos computadores.
Tenha um tamanho menor.
Seja compatível com um formato do setor.

Os exemplos incluem currículos, documentos legais, newsletters, ficheiros que se destinam a ser lidos (não editados) e impressos e ficheiros destinados a impressão profissional.

Importante

Muitos programas, incluindo o Microsoft Word, têm a capacidade de abrir e editar ficheiros PDF. Simplesmente partilhar algo como PDF não é suficiente para garantir que o destinatário não pode editar o ficheiro.
Quando converte a sua folha de cálculo num PDF, as ligações internas na folha de cálculo perder-se-ão durante a conversão, pelo que as ligações terão de ser verificadas. No entanto, as ligações externas para outras origens serão boas.

Para ver as instruções passo a passo, selecione um programa do Office na lista suspensa.

Qual programa do Office você está usando?

Access

Abrir a tabela ou relatório que você deseja publicar como um PDF.
No separador Dados Externos , no grupo Exportar , selecione PDF ou XPS.
No campo Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para o documento.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se o documento necessitar de alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se a marcação deve ser impressa e para selecionar as opções de saída. Selecione OK.
Selecionar Publicar.

Excel

Observação

Não pode guardar folhas do Power View como ficheiros PDF.

Selecione a guia Arquivo.
Selecione Guardar Como ou Guardar uma cópia.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, caso ainda não o tenha feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
- Se o documento necessitar de alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se a marcação deve ser impressa e para selecionar as opções de saída. Para obter mais informações sobre a caixa de diálogo Opções no Excel, consulte Mais sobre as opções de PDF. Selecione OK quando terminar.
Selecione Salvar.

OneNote

Selecione a guia Arquivo.
Selecione Exportar.
Em Exportar Atual, selecione a parte do bloco de notas que pretende guardar como PDF.
Em Selecionar Formato , selecione PDF (*.pdf) e, em seguida, selecione Exportar.
Na caixa de diálogo Salvar Como, no campo Nome do Arquivo, insira um nome para o bloco de anotações.
Selecione Salvar.

PowerPoint

Selecione a guia Arquivo.
Selecione Exportar.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, caso ainda não o tenha feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
- Se o documento necessitar de alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se a marcação deve ser impressa e para selecionar as opções de saída. Selecione OK quando terminar.
Selecione Salvar.

Project

No separador Ficheiro , selecione Exportar.
Selecione Criar documento PDF/XPS e selecione Criar PDF/XPS.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, caso ainda não o tenha feito.
Na lista Guardar com o tipo, selecione PDF Files (*.pdf)ou Files XPS (*.xps) e, em seguida, selecione Ok.
Na caixa de diálogo Opções de Exportação de Documentos , selecione um Intervalo de Publicação, quer inclua Informações não imprimíveis e conformidade ISO 19500-1 (PDF/A).

Dicas de formatação

O Project não suporta todas as funcionalidades de formatação PDF ou XPS, mas ainda pode utilizar algumas opções de impressão para alterar o aspeto do documento final.

SelecioneImpressão de Ficheiro> e, em seguida, altere qualquer uma destas opções:

Datas
Orientação
Tamanho do Papel
Configuração de Página

Na caixa de diálogo Configurar Página, você pode alterar as opções nestas guias:

Margens
Legenda
Modo de exibição

Fornecedor

Selecione a guia Arquivo.
Selecione Salvar como.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, caso ainda não o tenha feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
Se quiser alterar a forma como o documento é otimizado, selecione Alterar. (Selecione Opções no Publisher 2013 ou Publisher 2016.)
- Faça as alterações desejadas na resolução da imagem e nas informações não imprimíveis.
- Selecione Opções de Impressão para efetuar alterações às opções de impressão do documento.
- Selecione OK quando terminar.
Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
Selecione Salvar.

Visio

No separador Ficheiro , selecione Exportar.
Selecione Criar documento PDF/XPS e selecione Criar PDF/XPS.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, caso ainda não o tenha feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Ver arquivo automaticamente depois de salvar.
- Se o documento necessitar de alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a ser impressa, escolher se a marcação deve ser impressa e selecionar opções de saída. Selecione OK.
Selecionar Publicar.

Word

Se o arquivo tiver sido salvo anteriormente, selecioneSalvar uma Cópia de Arquivo>.
Se o arquivo não for salvo, selecione Salvar>Arquivo Como ou Salvar uma Cópia.
Selecione Procurar para escolher o local no computador em que deseja salvar o arquivo.
Na lista suspensa, selecione PDF.
Selecione Salvar.

Selecione Mais Opções>para personalizar seu PDF.

Para criar um arquivo PDF apenas de algumas das páginas do seu documento, escolha uma opção em Intervalo de páginas.
Para incluir alterações controladas no PDF, em Publicar o que, marque a caixa Documento mostrando marcação. Caso contrário, certifique-se de que Documento esteja marcado.
Para criar um conjunto de indicadores no PDF, marque a caixa Criar indicadores usando. Em seguida, escolha Cabeçalhos ou, se você adicionou indicadores ao seu documento, Indicadores do Word.
Se quiser incluir propriedades do documento no PDF, certifique-se de que a caixa Propriedades do documento esteja marcada.
Para tornar o documento mais fácil para leitura por um software leitor de tela, marque a caixa Marcas estruturais do documento para acessibilidade.
Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A) Essa opção gera o documento PDF como a versão 1.7 PDF, que é um padrão de arquivamento. O PDF/A ajuda a garantir que um documento tenha a mesma aparência quando for aberto mais tarde em um computador diferente.
Texto bitmap quando as fontes podem não ser inseridas Se as fontes não puderem ser inseridas no documento, o PDF usará imagens de bitmap do texto para que o PDF pareça o mesmo que o documento original. Se essa opção não estiver selecionada e o arquivo usar uma fonte que não possa ser inserida, o leitor de PDF poderá substituir outra fonte.
Criptografar o documento com uma senha Para restringir o acesso para que somente pessoas com a senha possam abrir o PDF, selecione essa opção. Quando você seleciona OK, Word abre a caixa Criptografar Documento PDF, na qual você pode digitar e inserir novamente uma senha.

Abrir e copiar o conteúdo de um PDF com o Word

Você pode copiar qualquer conteúdo desejado de um PDF abrindo-o no Word.

Vá para Abrir Arquivo> e navegue até o arquivo PDF. O Word abre o conteúdo do PDF em um novo arquivo. Você pode copiar dele qualquer conteúdo desejado, incluindo imagens e diagramas.

O PDF (Formato de Documento Portátil) preserva a formatação de documentos e habilita o compartilhamento de arquivos. Quando um arquivo no formato PDF é exibido online ou impresso, ele mantém o formato que você definiu para ele. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos com o uso de métodos de impressão comercial. O PDF é aceito como um formato válido para muitas organizações e agências, e há visualizadores disponíveis para uma maior variedade de plataformas do que XPS.

O XML Paper Specification (XPS) é um formato de arquivo eletrônico que preserva a formatação do documento e permite o compartilhamento de arquivos. O formato XPS garante que, quando o arquivo for visualizado online ou impresso, ele retenha exatamente o formato pretendido, e que os dados no arquivo não possam ser alterados com facilidade.