Contar dados usando uma consulta

Este artigo explica como contar os dados retornados por uma consulta. Por exemplo, em um formulário ou relatório, você pode contar o número de itens em um ou mais campos de tabela ou controles. Você também pode calcular os valores médios e localizar os valores menor, maior, mais antiga e mais recente. Além disso, Access fornece um recurso chamado de linha de totais que você pode usar para contar dados em uma folha de dados sem ter de alterar o design da consulta.

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Compreender maneiras de contar dados

Contar dados usando uma linha de totais

Contar dados usando uma consulta de totais

Referência de função agregada

Compreender maneiras de contar dados

Você pode contar o número de itens em um campo (uma coluna de valores) usando a função cont. Núm . A função cont . valores pertence a um conjunto de funções chamadas de funções agregadas. Você usa funções de agregação para executar um cálculo em uma coluna de dados e retornar um único valor. O Access fornece várias funções agregadas, além de Count, como:

  • Soma, para somar uma coluna de números.

  • Média, para calcular a média de uma coluna de números.

  • Maximum, para localizar o valor mais alto em um campo.

  • Mínimo, para localizar o valor mais baixo em um campo.

  • Desvio padrão , para avaliar quanto os valores são dispersos a partir de um valor médio (uma média).

  • Variação, para medir a variação estatística de todos os valores na coluna.

Access oferece duas maneiras de adicionar contagem e outras funções de agregação a uma consulta. Você pode:

  • Abra a consulta no modo folha de dados e adicione uma linha de totais. A linha de totais permite que você use uma função de agregação em uma ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem precisar alterar o design da consulta.

  • Criar uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula subtotais entre grupos de registros. Por exemplo, se você quiser subtotalizar todas as vendas por cidade ou por trimestre, use uma consulta de totais para agrupar os registros pela categoria desejada e, em seguida, somar os valores de vendas. Por outro lado, uma linha de totais calcula totais gerais para uma ou mais colunas (campos) de dados.

Observação: As seções instruções neste documento enfatizam o uso da função cont . valores, mas lembre-se de que você pode usar outras funções agregadas em linhas e consultas de total. Para obter mais informações sobre como usar outras funções de agregação, consulte referência de função agregar mais adiante neste artigo.

Para obter mais informações sobre como usar outras funções de agregação, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como adicionar uma linha de total e como usar uma consulta de totais para contar dados. Conforme você continuar, lembre-se de que a função cont . Núm funciona em um número maior de tipos de dados do que as outras funções de agregação. Por exemplo, você pode executar uma função cont . valores em qualquer tipo de campo exceto um contendo dados escalares complexos e repetitivos, como um campo de listas com vários valores.

Em contraste, muitas das funções agregadas funcionam apenas em dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a função soma funciona somente com campos definidos para os tipos de dados número, decimal ou moeda. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que cada função requer, consulte referência de função agregada, posteriormente neste artigo.

Para obter informações gerais sobre tipos de dados, confira o artigo modificar ou alterar o conjunto de tipos de dados de um campo.

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Contar dados usando uma linha de totais

Você adiciona uma linha de total a uma consulta abrindo a consulta no modo folha de dados, adicionando a linha e, em seguida, selecionando a função cont . valores ou outra função agregada, como soma, mínimo, máximoou média. As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta de seleção básica e adicionar uma linha de totais.

Criar uma consulta de seleção básica

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

    Imagem da faixa de opções do Access

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , clique duas vezes na tabela ou tabelas que você deseja usar em sua consulta e, em seguida, clique em fechar.

    A tabela ou as tabelas selecionadas aparecem como janelas na seção superior do designer de consulta. Esta figura mostra uma tabela típica no designer de consulta:

    Uma consulta com três campos na grade de design

  3. Clique duas vezes nos campos da tabela que você deseja usar em sua consulta.

    Você pode incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas você deve incluir o campo que contém os valores que você deseja contar.

    Cada campo é exibido em uma coluna na grade de design da consulta.

  4. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

    Os resultados da consulta são exibidos no modo folha de dados.

  5. Opcionalmente, volte para o modo Design e ajuste sua consulta. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em modo Design. Em seguida, você pode ajustar a consulta conforme necessário, adicionando ou removendo campos de tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.

  6. Opcionalmente, salve sua consulta.

Adicionar uma linha de totais

  1. Abra a consulta no modo folha de dados. Para fazer isso para um banco de dados no formato de arquivo. accdb, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em modo folhade dados.

    –ou–

    Para um banco de dados do formato de arquivo. mdb criado com uma versão mais antiga do Access, na guia página inicial , no grupo modos de exibição, clique na seta abaixo de modo de exibição e clique em modo folhade dados.

    –ou–

    No painel de navegação, clique duas vezes na consulta. Fazer isso executa a consulta e carrega os resultados em uma folha de dados.

  2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

    Imagem da faixa de opções do Access

    Uma nova linha de totais aparece abaixo da última linha de dados na sua folha de dados.

  3. Na linha total , clique no campo que você deseja somar e selecione contar na lista.

Ocultar uma linha de totais

  • Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

Para obter mais informações sobre como usar uma linha de totais, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

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Contar dados usando uma consulta de totais

Você conta dados usando uma consulta de totais em vez de uma linha de totais quando precisa contar alguns ou todos os registros retornados por uma consulta. Por exemplo, você pode contar o número de transações de vendas ou o número de transações em uma única cidade.

Normalmente, você usa uma consulta de totais em vez de uma linha de totais quando precisa usar o valor resultante em outra parte do banco de dados, como um relatório.

Contar todos os registros em uma consulta

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

    Imagem da faixa de opções do Access

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , clique duas vezes na tabela que você deseja usar em sua consulta e, em seguida, clique em fechar.

    A tabela aparece em uma janela na seção superior do designer de consulta.

  3. Clique duas vezes nos campos que você deseja usar na consulta e certifique-se de incluir o campo que você deseja contar. Você pode contar os campos da maioria dos tipos de dados, a exceção sendo campos que contêm dados escalares complexos e repetitivos, como um campo de listas de vários valores.

  4. Na guia design , no grupo Mostrar/ocultar , clique em totais.

    A linha de totais aparece na grade de design e no grupo, exibida na linha de cada campo da consulta.

  5. Na linha total , clique no campo que você deseja contar e selecione contar na lista resultante.

  6. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

    Os resultados da consulta são exibidos no modo folha de dados.

  7. Opcionalmente, salve a consulta.

Contar registros em um grupo ou categoria

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

    Imagem da faixa de opções do Access

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , clique duas vezes na tabela ou tabelas que você deseja usar em sua consulta e, em seguida, clique em fechar.

    A tabela ou as tabelas aparecem em uma janela na seção superior do designer de consulta.

  3. Clique duas vezes no campo que contém os dados da categoria e também no campo que contém os valores que você deseja contar. Sua consulta não pode conter outros campos descritivos.

  4. Na guia design , no grupo Mostrar/ocultar , clique em totais.

    A linha de totais aparece na grade de design e no grupo, exibida na linha de cada campo da consulta.

  5. Na linha total , clique no campo que você deseja contar e selecione contar na lista resultante.

  6. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

    Os resultados da consulta são exibidos no modo folha de dados.

  7. Opcionalmente, salve a consulta.

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Referência de função agregada

A tabela a seguir lista e descreve as funções agregadas que o Access fornece para uso na linha de totais e nas consultas. Lembre-se de que o Access fornece mais funções agregadas para consultas do que para a linha de totais. Além disso, se você trabalhar com um projeto do Access (um front-end do Access conectado a um banco de dados do Microsoft SQL Server), poderá usar o conjunto maior de funções agregadas fornecidas pelo SQL Server. Para obter mais informações sobre esse conjunto de funções, consulte livros online do Microsoft SQL Server.

Função

Descrição

Usar com os tipos de dados

Soma

Adiciona itens em uma coluna. Funciona apenas com dados numéricos e de moeda.

Número, decimal, moeda

Média

Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, de moeda ou de data e hora. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Contagem

Calcula o número de itens em uma coluna.

Todos os tipos de dados, exceto os que contêm dados escalares complexos de repetição, como uma coluna de listas de vários valores.

Para obter mais informações sobre listas com vários valores, consulte o guia artigos para campos de vários valores e criar ou excluir um campo de vários valores.

Máximo

Retorna itens com o valor mais alto. Para dados de texto, o maior valor é o último valor alfabético e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Mínimo

Retorna itens com o valor mais baixo. Para dados de texto, o menor valor é o primeiro valor alfabético e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Desvio padrão

Mede o quão amplo os valores são dispersos a partir de um valor médio (uma média).

Para obter mais informações sobre como usar essa função, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

Número, decimal, moeda

Variação

Mede a variação estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função apenas com dados numéricos e de moeda. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access retornará um valor nulo.

Para obter mais informações sobre funções de variação, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

Número, decimal, moeda

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