As pastas públicas do Outlook proporcionam um ótimo lugar para coletar, organizar e compartilhar informações sobre determinados tópicos ou projetos de uma organização. "Público", neste caso, significa visualizável por todos da organização, não do mundo inteiro. Quando você posta uma mensagem em uma pasta pública, não está enviando emails para ninguém, assim, ninguém fica com a Caixa de Entrada abarrotada. Em vez disso, as pessoas podem verificar a pasta sempre que quiserem procurar postagens interessantes.
Importante: Você precisa de um Microsoft Exchange Server e de uma conta de email do Exchange para usar pastas públicas com o Outlook. A maioria das contas de email domésticas e pessoais não usa o Exchange.
Etapa 1: verificar com seu administrador do Exchange
Talvez sua organização não permita pastas públicas ou tenha políticas para seu uso. Verifique com seu administrador para fazer tudo do jeito certo. Se sua organização permitir e aceitar o uso de pastas públicas, mas uma pasta pública de nível superior ainda não existir, peça ao administrador do Exchange para criar uma.
Quando a pasta de nível superior estiver disponível, basta pressionar Ctrl + 6 para exibir a pasta e seu conteúdo no Painel de Pastas do Outlook.
Etapa 2: criar a pasta e dar um nome a ela
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Pressione Ctrl+6 para ver as Pastas Públicas no Painel de Pastas.
Importante: Se você não vir uma seção Pastas Públicas no Painel de Pastas, consulte o administrador de email local do Exchange. Eles devem configurá-lo para você.
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Clique com o botão direito do mouse em Pastas Públicas e clique em Nova Pasta.
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Nomeie a pasta e clique em OK.
Dicas:
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Você pode adicionar uma pasta pública às pastas Favoritos . Em seguida, em Outlook Web App, você pode executar determinadas funções dentro dessas mesmas pastas públicas, como criar, atualizar ou excluir itens. Essas ações podem ser feitas em pastas públicas Calendário, Contato, Email e Post.
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Para adicionar uma pasta pública aos seus Favoritos, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Adicionar aos Favoritos....
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Para obter informações sobre como usar pastas favoritas no Outlook Web App, consulte Trabalhar com pastas de mensagem em Outlook Web App.
Etapa 3: definir permissões da pasta para usuários e grupos
Por padrão, o Outlook concede permissões somente para você, como o criador da pasta pública, portanto, você precisa conceder permissões especificamente às pessoas para que elas possam ler e postar conteúdo na pasta. Saiba como Alterar permissões para uma pasta pública.
Introdução ao uso de pastas públicas
Aqui estão algumas maneiras típicas de usar pastas públicas em uma organização:
Discussões online
Armazene cada tópico de discussão em sua própria subpasta. Conforme a necessidade, defina permissões para cada subpasta (convém restringir o acesso a pastas que contenham informações confidenciais ou sigilosas). Um tópico pode ter seu próprio moderador para controlar se um item foi postado e excluir postagens que não cumpram as normas da organização ou violem a política.
Compartilhar calendários, listas de contatos e listas de tarefas
Anexe calendários, contatos e tarefas ou listas de tarefas a postagens para compartilhar informações com pessoas que tenham acesso à pasta. Esse tipo de localização centralizada facilita a comunicação e a colaboração nos projetos em equipe.
Diferenças entre pastas de email e pastas públicas
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Quando você alterna de uma pasta de email para uma pasta pública, o botão Nova Postagem acima do Painel de Pastas muda para Novo Email, porque você geralmente posta itens em vez de enviar mensagens de email em uma pasta pública.
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Quando você responde a uma postagem em uma pasta pública, não existe o botão Responder a Todos. Qualquer pessoa que exibe o conteúdo da pasta pode ver sua postagem.
