Criar um espaço de colaboração de projetos no SharePoint

O SharePoint permite que as organizações encontrem soluções para problemas empresariais comuns com aplicações e peças Web prontas a utilizar. Os seus cenários empresariais exclusivos determinarão o tipo de site e peças Web que serão utilizados.

Reveja a história de exemplo abaixo para saber mais sobre o processo de criação de sites. Utilize as histórias para ver como diferentes tipos de funções e departamentos em qualquer organização podem trabalhar em conjunto para satisfazer as necessidades dos seus utilizadores e objetivos empresariais. Compreenda as fases de criação de sites – planear, compilar e gerir – e os tipos de tarefas em cada fase. Em seguida, comece a criar o seu site do SharePoint.

Considere utilizar e personalizar o modelo de site de gestão de projetos para começar rapidamente.

Recursos mais inspiradores:

Veja o que é possível com o look book do SharePoint
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Cenário: Uma equipa de produtos precisa de criar um espaço partilhado e seguro para armazenar documentos, partilhar status atualizações e comunicar

A Megan é uma gestora de projetos responsável por liderar uma equipa que está a trabalhar para lançar um novo produto nos próximos 6 meses. Sabe que precisa de um local para armazenar documentos de equipa, colaborar em conteúdos, partilhar atualizações sobre notícias do projeto e comunicar com a equipa. Atualmente, a equipa da Megan está a utilizar o e-mail como a forma principal de comunicação e alguns documentos do projeto são armazenados num local partilhado, mas não podem ser acedidos de forma segura fora do escritório ou num dispositivo móvel.

Novo site de equipa:

Imagem de um site de equipa com um temporizador de contagem de inatividade, artigo de notícias e Planner

Objetivos do cenário:

Estabelecer um local unificado para notícias de projeto, colaboração em equipa e comunicação de projeto
Ativar formas mais eficientes de comunicar através de chat em tempo real e videoconferências
Unifique os recursos da equipa, como um calendário de equipa, endereço de e-mail, OneNote e ferramenta de gestão de tarefas
Armazene ficheiros e pastas de forma segura num único local que possa ser acedido remotamente num dispositivo

Passos para criar o site:

Planear o site - 1/2 dia

A Megan começa por debater ideias com outro gestor de projetos que criou um site semelhante no passado. Aprende que a melhor forma de iniciar o site do projeto é pedir feedback à sua equipa sobre como preferem comunicar, colaborar e os tipos de funcionalidades que serão as mais valiosas para o novo site de projeto. A Megan identifica as principais prioridades das suas equipas e começa a recolher documentos, imagens e outros conteúdos.

A Megan determina que um site de equipa do SharePoint se adequará melhor às necessidades da sua equipa e projeto. No entanto, um site de equipa do SharePoint não permite conversas em tempo real, a menos que integre o Microsoft Teams. A Megan trabalha em conjunto com o administrador inquilino do SharePoint para garantir que o Microsoft Teams está disponível. Aprende que a sua organização já tem permissão para utilizar o Microsoft Teams e tudo o que precisa de fazer é certificar-se de que o seu site de equipa está ligado a um Grupo Office 365.

Agora, a Megan está pronta para começar a construir o seu Office 365 espaço de projeto ligado e site de equipa.

Criar o site - 1/2 dia

A Megan cria um site de equipa do SharePoint, liga o site a um grupo de Office 365 e cria uma Equipa microsoft ligada. Ao ligar-se ao grupo, ela dá automaticamente à sua equipa acesso a recursos partilhados, como um calendário de grupo, o OneNote, Planner e endereço de e-mail.

Com a peça Web Planner, a equipa pode controlar e partilhar detalhes do progresso do projeto
A peça Web Notícias ajuda a comunicar atualizações e marcos do projeto à organização
A equipa tem acesso fácil à disponibilidade uns dos outros através da peça Web Calendário de grupo
Através da peça Web Ligações Rápidas, as ligações internas frequentemente utilizadas são realçadas para facilitar o acesso
A integração do Microsoft Teams permite novas formas de comunicar e colaborar com conversas em tempo real, videoconferências, opções para gravar reuniões e armazenar recursos partilhados no site de equipa do SharePoint

Gerir o site - Em curso

Semanalmente, a Megan publica o projeto status atualizações sob a forma de notícias que podem ser pesquisadas, apresentadas na peça Web Notícias e publicadas automaticamente no canal do Teams
Megan revê o site de equipa semestralmente para garantir que os prazos do projeto e as notícias estão atualizados
Quando o projeto for lançado, a Megan planeia rever partes dos conteúdos e peças Web do site para se ajustar ao novo ritmo de negócio de suporte do produto
Mensalmente, a Megan recebe sessões em direto do Q&A, organizadas por Microsoft Stream e sincronizadas automaticamente com o separador Stream no canal do Teams

Resultados:

Capacita os membros da equipa a manterem-se ligados em atualizações principais e a expandirem conversações através de chat persistente e videoconferências
Aumento da produtividade da equipa ao permitir que os membros da equipa colaborem em conteúdos no Teams ou no SharePoint onde alguma vez possam estar a trabalhar
Diminuiu o volume de reuniões e e-mails antes do lançamento do site de equipa ao aumentar a deteção de informações
Permitiu que os membros da equipa remota trabalhassem de forma mais eficaz