O plano de arquivo é o documento de planejamento de gerenciamento de registros primários Microsoft Office SharePoint Online. Embora os planos de arquivo possam ser diferentes entre organizações, eles geralmente:
-
Descreva os tipos de itens que a organização reconhece serem registros.
-
Descreva a qual categoria mais ampla de registros os itens pertencem.
-
Indica onde os registros são armazenados.
-
Descrever períodos de retenção para registros.
-
Delinear quem é responsável pelo gerenciamento dos vários tipos de registros.
Este artigo descreve o conteúdo de um plano de arquivo e resume como criar um plano de arquivo para sua organização. O artigo também direciona você para uma planilha na qual você pode gravar o plano de arquivo.
Identificar tipos de registros
Determinar quais documentos ativos em sua organização podem ser declarados como registros requer a colaboração de gerentes de registros, advogados, responsáveis por conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo se sua empresa não estiver em um setor altamente regulamentado, existem leis gerais que podem obligar sua empresa a manter registros. Junto com as leis gerais de negócios, você deve avaliar os requisitos legais específicos para sua empresa.
Está fora do escopo deste artigo fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro em sua organização. Provavelmente, sua empresa já está fazendo algum tipo de gerenciamento de registros e preencheu a maioria das funções de gerenciamento de registros de que você precisa, e você já pode ter uma taxonomia de registros.
Geralmente, para determinar o que são registros em sua organização:
-
Entenda as obrigações legais e as necessidades de negócios da sua empresa.
-
Em um esforço colaborativo entre as divisões da sua organização, analise como os documentos ativos são usados.
-
Desenvolva uma lista dos tipos de documentos que devem se tornar registros. Por exemplo, você pode determinar que o seguinte deve ser mantido como registros:
-
Contratos para locação de espaço corporativo.
-
Documentos relacionados aos benefícios dos funcionários.
-
Documentos relacionados à pesquisa e desenvolvimento de produtos.
-
-
Categorize os registros. Os registros na mesma categoria geralmente têm os mesmos períodos de retenção e podem exigir tratamento semelhante de outras maneiras.
Grave as informações coletadas. Grave o tipo de registro, a categoria à qual os registros desse tipo pertencem e uma breve descrição do tipo de registro.
Veja a seguir uma planilha de exemplo:
|
Tipo de registro |
Categoria Record |
Descrição |
|---|---|---|
|
Planos de benefícios, planos de seguros, planos de pensões |
Descrições de benefícios de funcionários |
Descrições de todos os planos de benefícios dos funcionários. |
|
Planilhas de folha de pagamento, informações de folha de pagamento suplementares |
Registros de Folha de Pagamento |
Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos. |
|
Faturas de fornecedor |
Faturas |
Registros de bens ou serviços comprados de fornecedores. |
|
Pesquisas de produtos, questionários, manuais de treinamento, vídeos de treinamento |
Materiais de treinamento |
Fornece treinamento interno ou externo. |
|
Formulários de envio, relatórios de envio |
Registros de envio |
Documenta a remessa de materiais. |
|
Comunicados de imprensa, artigos de jornal |
Press Releases |
Informações de relações públicas sobre produtos e serviços. |
|
Folhas de contato de emergência, formulários de registro de plano médico, currículos, relatórios de status de benefícios |
Registros pessoais |
Registros de históricos de emprego e ações de funcionários relacionadas. |
Concluir o plano de arquivos
Depois de determinar quais documentos devem ser mantidos como registros e depois de criar um conjunto de categorias de registro, conclua seu plano de arquivos fornecendo informações adicionais sobre cada tipo de registro. Indique o seguinte:
-
Por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido.
-
Como os registros devem ser descartados quando o período de retenção expirar.
-
Who é o gerenciador de registros principal para registros desse tipo.
-
Em que tipo de mídia estão os registros desse tipo armazenados.
Veja a seguir um plano de arquivo de exemplo concluído:
|
Registros |
Descrição |
Mídia |
Categoria Record |
Retenção |
Disposição |
Contato |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Planos de 401 mil |
Descrição do plano de benefícios dos funcionários. |
Páginas da Web |
Planos de Benefícios dos Funcionários |
Anos X |
Nenhum |
Kathi Flood |
|
Planos de seguros |
Descrição do plano de seguro de funcionários. |
Imprimir |
Planos de Benefícios dos Funcionários |
Anos X |
Nenhum |
Reshma Patel |
|
Planos de previdência |
Descrição do plano de previdência dos funcionários. |
Imprimir |
Planos de Benefícios dos Funcionários |
Anos X |
Nenhum |
Reshma Patel |
|
Planilhas de folha de pagamento |
Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos. |
Documentos eletrônicos |
Registros de Folha de Pagamento |
Anos X |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Informações de folha de pagamento suplementares |
Resumos de período de doença, período de férias e outros itens de folha de pagamento não salariais. |
Documentos eletrônicos |
Registros de Folha de Pagamento |
Anos X |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Faturas de fornecedor |
Registros de bens ou serviços comprados de fornecedores. |
Imprimir |
Faturas |
Anos X |
Destruir |
Eric Lang |
|
Pesquisas de produtos |
Pesquisa de satisfação do cliente. |
Páginas da Web |
Materiais de Pesquisa |
Anos X |
Arquivar |
Leticia Cavalcanti |
|
Questionários |
Questionário para determinar a demografia do cliente. |
Imprimir |
Materiais de Pesquisa |
Anos X |
Arquivar |
Leticia Cavalcanti |
|
Manuais de treinamento |
Conteúdo de treinamento em cópia impressa. |
Imprimir |
Materiais de treinamento |
Anos X |
Destruir |
Leticia Cavalcanti |
|
Vídeos de treinamento |
Conteúdo de treinamento em vídeo. |
Vídeo |
Materiais de treinamento |
Anos X |
Destruir |
Leticia Cavalcanti |
|
Formulários de envio |
Configuração de remessas de materiais |
Imprimir |
Materiais de envio |
Anos X |
Destruir |
Eric Lang |
|
Relatórios de envio |
Documentação do carregamento de materiais. |
Planilhas eletrônicas |
Materiais de envio |
Anos X |
Destruir |
Eric Lang |
|
Press releases |
Versões sobre produtos e serviços. |
Documentos eletrônicos |
Informações de Relações Públicas |
Anos X |
Arquivar |
Leticia Cavalcanti |
|
Artigos de jornal |
Notícias sobre produtos e serviços. |
Imprimir |
Informações de Relações Públicas |
Anos X |
Arquivar |
Leticia Cavalcanti |
|
Folhas de contato de emergência |
Informações dos funcionários. |
Documentos eletrônicos |
Registros pessoais |
Anos X |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Formulários de registro de plano médico |
Formulários de inscrição dos funcionários para planos de saúde. |
Documentos eletrônicos |
Registros pessoais |
Anos X |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Currículos |
Currículos recebidos. |
Mixed |
Registros pessoais |
Anos X |
Destruir |
Reshma Patel |
Observação: O exemplo anterior nesta seção é um exemplo. Não é uma recomendação de configurações de plano de arquivo específicas. Para reforçar que esse é um exemplo e não uma recomendação de qualquer política de gerenciamento de registros, nenhum período de retenção é fornecido.
