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O plano de arquivo é o documento de planejamento de gerenciamento de registros primários Microsoft Office SharePoint Online. Embora os planos de arquivo possam ser diferentes entre organizações, eles geralmente:

  • Descreva os tipos de itens que a organização reconhece serem registros.

  • Descreva a qual categoria mais ampla de registros os itens pertencem.

  • Indica onde os registros são armazenados.

  • Descrever períodos de retenção para registros.

  • Delinear quem é responsável pelo gerenciamento dos vários tipos de registros.

Este artigo descreve o conteúdo de um plano de arquivo e resume como criar um plano de arquivo para sua organização. O artigo também direciona você para uma planilha na qual você pode gravar o plano de arquivo.

Identificar tipos de registros

Determinar quais documentos ativos em sua organização podem ser declarados como registros requer a colaboração de gerentes de registros, advogados, responsáveis por conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo se sua empresa não estiver em um setor altamente regulamentado, existem leis gerais que podem obligar sua empresa a manter registros. Junto com as leis gerais de negócios, você deve avaliar os requisitos legais específicos para sua empresa.

Está fora do escopo deste artigo fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro em sua organização. Provavelmente, sua empresa já está fazendo algum tipo de gerenciamento de registros e preencheu a maioria das funções de gerenciamento de registros de que você precisa, e você já pode ter uma taxonomia de registros.

Geralmente, para determinar o que são registros em sua organização:

  1. Entenda as obrigações legais e as necessidades de negócios da sua empresa.

  2. Em um esforço colaborativo entre as divisões da sua organização, analise como os documentos ativos são usados.

  3. Desenvolva uma lista dos tipos de documentos que devem se tornar registros. Por exemplo, você pode determinar que o seguinte deve ser mantido como registros:

    • Contratos para locação de espaço corporativo.

    • Documentos relacionados aos benefícios dos funcionários.

    • Documentos relacionados à pesquisa e desenvolvimento de produtos.

  4. Categorize os registros. Os registros na mesma categoria geralmente têm os mesmos períodos de retenção e podem exigir tratamento semelhante de outras maneiras.

Grave as informações coletadas. Grave o tipo de registro, a categoria à qual os registros desse tipo pertencem e uma breve descrição do tipo de registro.

Veja a seguir uma planilha de exemplo:

Tipo de registro

Categoria Record

Descrição

Planos de benefícios, planos de seguros, planos de pensões

Descrições de benefícios de funcionários

Descrições de todos os planos de benefícios dos funcionários.

Planilhas de folha de pagamento, informações de folha de pagamento suplementares

Registros de Folha de Pagamento

Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos.

Faturas de fornecedor

Faturas

Registros de bens ou serviços comprados de fornecedores.

Pesquisas de produtos, questionários, manuais de treinamento, vídeos de treinamento

Materiais de treinamento

Fornece treinamento interno ou externo.

Formulários de envio, relatórios de envio

Registros de envio

Documenta a remessa de materiais.

Comunicados de imprensa, artigos de jornal

Press Releases

Informações de relações públicas sobre produtos e serviços.

Folhas de contato de emergência, formulários de registro de plano médico, currículos, relatórios de status de benefícios

Registros pessoais

Registros de históricos de emprego e ações de funcionários relacionadas.

Concluir o plano de arquivos

Depois de determinar quais documentos devem ser mantidos como registros e depois de criar um conjunto de categorias de registro, conclua seu plano de arquivos fornecendo informações adicionais sobre cada tipo de registro. Indique o seguinte:

  • Por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido.

  • Como os registros devem ser descartados quando o período de retenção expirar.

  • Who é o gerenciador de registros principal para registros desse tipo.

  • Em que tipo de mídia estão os registros desse tipo armazenados.

Veja a seguir um plano de arquivo de exemplo concluído:

Registros

Descrição

Mídia

Categoria Record

Retenção

Disposição

Contato

Planos de 401 mil

Descrição do plano de benefícios dos funcionários.

Páginas da Web

Planos de Benefícios dos Funcionários

Anos X

Nenhum

Kathi Flood

Planos de seguros

Descrição do plano de seguro de funcionários.

Imprimir

Planos de Benefícios dos Funcionários

Anos X

Nenhum

Reshma Patel

Planos de previdência

Descrição do plano de previdência dos funcionários.

Imprimir

Planos de Benefícios dos Funcionários

Anos X

Nenhum

Reshma Patel

Planilhas de folha de pagamento

Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos.

Documentos eletrônicos

Registros de Folha de Pagamento

Anos X

Destruir

Reshma Patel

Informações de folha de pagamento suplementares

Resumos de período de doença, período de férias e outros itens de folha de pagamento não salariais.

Documentos eletrônicos

Registros de Folha de Pagamento

Anos X

Destruir

Reshma Patel

Faturas de fornecedor

Registros de bens ou serviços comprados de fornecedores.

Imprimir

Faturas

Anos X

Destruir

Eric Lang

Pesquisas de produtos

Pesquisa de satisfação do cliente.

Páginas da Web

Materiais de Pesquisa

Anos X

Arquivar

Leticia Cavalcanti

Questionários

Questionário para determinar a demografia do cliente.

Imprimir

Materiais de Pesquisa

Anos X

Arquivar

Leticia Cavalcanti

Manuais de treinamento

Conteúdo de treinamento em cópia impressa.

Imprimir

Materiais de treinamento

Anos X

Destruir

Leticia Cavalcanti

Vídeos de treinamento

Conteúdo de treinamento em vídeo.

Vídeo

Materiais de treinamento

Anos X

Destruir

Leticia Cavalcanti

Formulários de envio

Configuração de remessas de materiais

Imprimir

Materiais de envio

Anos X

Destruir

Eric Lang

Relatórios de envio

Documentação do carregamento de materiais.

Planilhas eletrônicas

Materiais de envio

Anos X

Destruir

Eric Lang

Press releases

Versões sobre produtos e serviços.

Documentos eletrônicos

Informações de Relações Públicas

Anos X

Arquivar

Leticia Cavalcanti

Artigos de jornal

Notícias sobre produtos e serviços.

Imprimir

Informações de Relações Públicas

Anos X

Arquivar

Leticia Cavalcanti

Folhas de contato de emergência

Informações dos funcionários.

Documentos eletrônicos

Registros pessoais

Anos X

Destruir

Reshma Patel

Formulários de registro de plano médico

Formulários de inscrição dos funcionários para planos de saúde.

Documentos eletrônicos

Registros pessoais

Anos X

Destruir

Reshma Patel

Currículos

Currículos recebidos.

Mixed

Registros pessoais

Anos X

Destruir

Reshma Patel

Observação: O exemplo anterior nesta seção é um exemplo. Não é uma recomendação de configurações de plano de arquivo específicas. Para reforçar que esse é um exemplo e não uma recomendação de qualquer política de gerenciamento de registros, nenhum período de retenção é fornecido.

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