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O Microsoft Office Excel tem várias funcionalidades que facilitam a gestão e a análise de dados. Para tirar o máximo partido destas funcionalidades, é importante organizar e formatar dados num planilha de acordo com as seguintes diretrizes.

Neste artigo

Diretrizes da organização de dados

Colocar itens semelhantes na mesma coluna    Crie os dados para que todas as linhas tenham itens semelhantes na mesma coluna.

Manter um intervalo de dados separado    Deixe, pelo menos, uma coluna em branco e uma linha em branco entre um intervalo de dados relacionado e outros dados na folha de cálculo. Em seguida, o Excel pode detetar e selecionar mais facilmente o intervalo quando ordena, filtra ou insere subtotais automáticos.

Posicionar dados críticos acima ou abaixo do intervalo    Evite colocar dados críticos à esquerda ou à direita do intervalo porque os dados podem estar ocultos quando filtra o intervalo.

Evitar linhas e colunas em branco num intervalo    Evite colocar linhas e colunas em branco dentro de um intervalo de dados. Faça-o para garantir que o Excel consegue detetar e selecionar mais facilmente o intervalo de dados relacionado.

Apresentar todas as linhas e colunas num intervalo    Certifique-se de que todas as linhas ou colunas ocultas são apresentadas antes de efetuar alterações a um intervalo de dados. Quando as linhas e colunas num intervalo não são apresentadas, os dados podem ser eliminados inadvertidamente. Para obter mais informações, consulte Ocultar ou apresentar linhas e colunas.

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Diretrizes de formato de dados

Utilizar etiquetas de coluna para identificar dados    Crie etiquetas de coluna na primeira linha do intervalo de dados ao aplicar um formato diferente aos dados. Em seguida, o Excel pode utilizar estas etiquetas para criar relatórios e para localizar e organizar dados. Utilize um tipo de letra, alinhamento, formato, padrão, limite ou estilo de uso de maiúsculas/minúsculas para etiquetas de coluna diferentes do formato que atribui aos dados no intervalo. Formate as células como texto antes de escrever as etiquetas de coluna. Para obter mais informações, consulte Formas de formatar uma folha de cálculo.

Utilizar limites de células para distinguir dados    Quando quiser separar as etiquetas dos dados, utilize limites de células ( não linhas em branco ou linhas tracejadas) para inserir linhas abaixo das etiquetas. Para saber mais, consulte Aplicar ou remover bordas de célula em uma planilha.

Evite espaços à esquerda ou à direita para evitar erros    Evite inserir espaços no início ou no fim de uma célula para avançar dados. Estes espaços adicionais podem afetar a ordenação, a pesquisa e o formato aplicado a uma célula. Em vez de escrever espaços para avançar dados, pode utilizar o comando Aumentar Avanço na célula. Para obter mais informações, veja Reposicionar os dados numa célula.

Expandir formatos e fórmulas de dados    Quando adiciona novas linhas de dados ao final de um intervalo de dados, o Excel expande a formatação e fórmulas consistentes. Três das cinco células anteriores têm de utilizar o mesmo formato para que esse formato seja expandido. Todas as fórmulas anteriores têm de ser consistentes para que uma fórmula seja expandida. Para obter mais informações, consulte Preencher dados automaticamente nas células da folha de cálculo.

Utilizar um formato de tabela do Excel para trabalhar com dados relacionados    Pode transformar um intervalo contíguo de células na sua folha de cálculo numa tabela do Excel. Os dados definidos pela tabela podem ser manipulados independentemente dos dados fora da tabela e pode utilizar funcionalidades de tabela específicas para ordenar, filtrar, total ou calcular rapidamente os dados na tabela. Também pode utilizar a funcionalidade de tabela para compartimentar conjuntos de dados relacionados ao organizar esses dados em múltiplas tabelas numa única folha de cálculo. Para obter mais informações, consulte Descrição geral das tabelas do Excel.

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