O Microsoft Office Excel possui vários recursos que facilitam o gerenciamento e a análise de dados. Para aproveitar ao máximo esses recursos, é importante organizar e formatar os dados em uma planilha de acordo com as seguintes diretrizes.
Neste artigo
Diretrizes de organização de dados
Colocar itens semelhantes na mesma coluna Projete os dados para que todas as linhas tenham itens semelhantes na mesma coluna.
Manter um intervalo de dados separados Deixe pelo menos uma coluna e uma linha em branco entre um intervalo de dados relacionados e outros dados na planilha. O Excel pode então detectar e selecionar mais facilmente o intervalo quando você classifica, filtra ou insere subtotais automáticos.
Posicionar dados críticos acima ou abaixo do intervalo Evite colocar dados críticos à esquerda ou à direita do intervalo, pois os dados podem ficar ocultos ao filtrar o intervalo.
Evite linhas e colunas em branco em um intervalo Evite colocar linhas e colunas em branco dentro de um intervalo de dados. Faça isso para garantir que o Excel possa detectar e selecionar mais facilmente o intervalo de dados relacionados.
Exibir todas as linhas e colunas de um intervalo Certifique-se de que todas as linhas ou colunas ocultas sejam exibidas antes de fazer alterações em um intervalo de dados. Quando linhas e colunas em um intervalo não são exibidos, os dados podem ser excluídos inadvertidamente. Para obter mais informações, consulte Ocultar ou exibir linhas e colunas.
Diretrizes de formato de dados
Usar rótulos de coluna para identificar dados Crie rótulos de coluna na primeira linha do intervalo de dados aplicando um formato diferente aos dados. O Excel pode então usar esses rótulos para criar relatórios e localizar e organizar dados. Use uma fonte, alinhamento, formato, padrão, borda ou estilo de uso de maiúsculas para rótulos de coluna diferentes do formato atribuído aos dados no intervalo. Formate as células como texto antes de digitar os rótulos de coluna. Para obter mais informações, consulte Maneiras de formatar uma planilha.
Usar bordas de célula para distinguir dados Quando você quiser separar rótulos de dados, use bordas de células — não linhas em branco ou linhas tracejadas — para inserir linhas abaixo dos rótulos. Para saber mais, consulte Aplicar ou remover bordas de célula em uma planilha.
Evite espaços à direita ou à esquerda para evitar erros Evite inserir espaços no início ou no final de uma célula para recuar dados. Esses espaços extras podem afetar a classificação, a pesquisa e o formato aplicado a uma célula. Em vez de digitar espaços para recuar dados, você pode usar o comando Aumentar Recuo dentro da célula. Para obter mais informações, consulte Reposicionar os dados em uma célula.
Estender formatos de dados e fórmulas Quando você adiciona novas linhas de dados ao final de um intervalo de dados, o Excel estende a formatação e as fórmulas consistentes. Três das cinco células anteriores devem usar o mesmo formato para que esse formato seja estendido. Todas as fórmulas anteriores devem ser consistentes para que uma fórmula seja estendida. Para obter mais informações, consulte Preencher dados automaticamente nas células da planilha.
Usar um formato de tabela do Excel para trabalhar com dados relacionados Você pode transformar um intervalo contíguo de células da planilha em uma tabela do Excel. Os dados definidos pela tabela podem ser manipulados independentemente dos dados fora da tabela, e você pode usar recursos específicos da tabela para classificar, filtrar, totalizar ou calcular rapidamente os dados na tabela. Você também pode usar o recurso de tabela para compartimentar conjuntos de dados relacionados, organizando esses dados em várias tabelas em uma única planilha. Para obter mais informações, consulte Visão geral das tabelas do Excel.