As IDs de documento podem ajudar no gerenciamento de documentos ou registros. Habilita o serviço de ID de documento para em um site para adicionar uma ID de documento a cada arquivo no site.

Neste artigo

Visão geral

As IDs do Documento ajudam a gerenciar seus documentos oferecendo uma maneira fácil de acompanhar itens independentemente do local. Por exemplo, se um contrato legal for movido de uma biblioteca de documentos em um site para uma biblioteca de documentos em outro site, o contrato será fácil de localizar com base na ID do documento. As IDs do documento são atribuídas automaticamente aos documentos carregados e essa ID seguirá o item durante todo o ciclo de vida. As IDs do Documento também podem ser atribuídas a Conjuntos de Documentos.

Acompanhando itens com IDs do Documento

Quando o serviço de ID de documento é habilitado pela primeira vez, novos documentos no conjunto de sites serão atribuídos automaticamente a novas IDs. Um trabalho de timer é agendado para atribuir IDs a documentos já no conjunto de sites.

Além disso, quando o serviço está habilitado, uma nova coluna é automaticamente adicionada aos tipos de conteúdo Conjunto de Documentos e Documentos. A coluna ID do Documento exibe a ID atribuída a um item.

Antes de usar o recurso ID do Documento em seu sistema de gerenciamento de conteúdo, primeiro você deve habilita-lo para cada conjunto de sites em que seus documentos estão localizados.

Mover arquivos com uma ID de documento

Em Microsoft Office SharePoint Online a ID do Documento normalmente se move com o arquivo. No entanto, quando o site de destino não tiver o serviço de ID do Documento habilitado, o documento não terá mais uma ID de documento.

Para SharePoint Server a única maneira de manter uma ID de documento dentro de sites é usar a página administrativa Conteúdo e Estrutura do Site no Site Configurações ao mover documentos.

Copiando arquivos com uma ID de documento

Quando uma cópia de um arquivo é feita, uma nova ID de documento é criada para a cópia. Por exemplo, um arquivo baixado de um site e carregado para outro é uma cópia. No entanto, quando o site de destino não tiver o serviço de ID do Documento habilitado, a cópia não terá uma ID de documento.

Ativar, habilitar e configurar IDs do Documento

Para primeiro usar as IDs de documento para rastrear documentos ou registros, você deve seguir um processo de duas etapas:

Ativar o recurso do conjunto de sites de ID do Documento

Observação: Para habilitar o recurso ID do documento, você deve ser um administrador do conjunto de sites.

  1. Vá para o conjunto de sites de nível superior.

  2. Clique em Ações do Site e clique em Site Configurações.

  3. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.

  4. Ao lado de Serviço ID do Documento, clique em Ativar. Um ícone Ativo aparece ao lado do item e o recurso é ativado para o conjunto de sites atual.

Habilitar e configurar o uso de IDs de documento em um conjunto de sites

Quando você habilita o recurso de ID do Documento para qualquer conjunto de sites determinado, todos os documentos no conjunto de sites serão atribuídos automaticamente a uma ID de Documento. Lembre-se de que, dependendo do número de documentos existentes em seu conjunto de sites, esse processo pode levar algum tempo.

Observação: Para habilitar e configurar o recurso de ID do Documento, você deve ser um administrador do conjunto de sites.

  1. Vá para o conjunto de sites de nível superior.

  2. Clique em Ações do Site e clique em Site Configurações.

  3. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Configurações da ID do Documento.

  4. Na página Configurações da ID do Documento, na seção Atribuir IDs de Documento, verifique se há uma marca de seleção na caixa de seleção Atribuir IDs dedocumento , .

Observação: Quando você habilita a atribuição de IDs de Documento para a primeira dentro de um conjunto de sites, uma mensagem é exibida: A configuração do recurso de ID do Documento é agendada para ser concluída por um processo automatizado. Isso significa que um trabalho de timer é responsável por concluir a atribuição das IDs de Documento a todos os documentos no conjunto de sites. A duração deste processo depende do número de documentos no seu conjunto de sites.

  1. Para definir uma cadeia de caracteres ou números personalizados que sejam anexados automaticamente no início de cada ID do Documento, digite a cadeia de caracteres em Iniciar as IDs com…

  2. Marque a caixa de seleção Redefina todas as IDs de Documento… se desejar adicionar automaticamente o prefixo a todas as IDs do Documento existentes no conjunto de sites.

  3. Nas seções Escopo de Pesquisa de ID de Documento, selecione os sites a ser usado como escopo de pesquisa para pesquisa de ID.

  4. Clique em OK.

    Observação: Conforme mencionado acima, quando o serviço de ID de documento é habilitado para qualquer conjunto de sites específico, uma coluna é adicionada aos tipos de conteúdo Document and Document Set como o nível do conjunto de sites. A coluna ID do Documento é usada para exibir a ID atribuída a um item.

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