Em toda sua empresa, as equipes usam sites do Microsoft SharePoint para colaborar em documentos e compartilhar informações. Você deseja criar soluções do SharePoint que melhorem a produtividade e a eficiência da sua organização, mas não deseja escrever código. Por onde você começa?
Com Microsoft SharePoint Designer 2010, você pode criar soluções de fluxo de trabalho sem código que gerenciam processos de negócios simples a mais complexos em uma organização. Os fluxos de trabalho adicionam lógica aos processos do sistema e do humano. Os fluxos de trabalho para processos do sistema podem atualizar uma fonte de dados quando outra fonte de dados for alterada. Os fluxos de trabalho para processos humanos podem enviar um documento, como um relatório de despesas, ao gerente de um funcionário para aprovação e, se aprovado, para o departamento de contabilidade para processamento.
Isso é possível pelo editor de fluxo de trabalho poderoso, mas intuitivo, em SharePoint Designer 2010 que permite lógica aninhada, substeps e muito mais. Por exemplo, se o fluxo de trabalho estiver associado a uma biblioteca de documentos ou se for filtrado para o tipo de conteúdo do Documento, um grupo de ações contextuais do Conjunto de Documentos será exibido. Um conjunto de documentos é um novo recurso no SharePoint Server 2010 em que um grupo de documentos é tratado como uma única unidade, portanto, uma ação de fluxo de trabalho para um conjunto de documentos iterará em todos os itens nesse conjunto de documentos.
Outras novas ações de fluxo de trabalho incluem ações que formam a base dos três fluxos de trabalho mais populares no SharePoint Server: os fluxos de trabalho Aprovação, Coletar Comentários e Coletar Assinaturas, ações de utilitário para manipular cadeias de caracteres e datas; uma nova ação relacional que usa a Repositório de Perfil de Usuário do SharePoint para pesquisar o gerente de uma pessoa; e novas ações de lista que um fluxo de trabalho pode usar para definir permissões em um item de lista.
Você também pode projetar e compartilhar fluxos de trabalho usando o Microsoft Visio com seus modelos de fluxograma que podem ser exportados para SharePoint Designer 2010.
Este artigo apresenta os conceitos básicos dos fluxos de trabalho. Quando você entende os tipos e os blocos básicos de construção de fluxos de trabalho , ações, condições e etapas, você pode adicionar rapidamente fluxos de trabalho para automatizar processos e ajudar a melhorar a produtividade e a eficiência da sua organização.
Neste artigo
O que é um fluxo de trabalho?
Os fluxos de trabalho são a maneira como uma organização funciona, uma série de ações que correspondem a um processo de trabalho, como o processo para pedidos de compra. O SharePoint 2010 ajuda você a automatizar esses fluxos de trabalho, aumentando assim a eficiência e a produtividade da organização. Isso ocorre porque os fluxos de trabalho automatizados impulsionam os processos para que a organização possa se concentrar em fazer o trabalho, em vez de gerenciar os processos.
Os fluxos de trabalho podem controlar a maioria dos aspectos de um site, lista, biblioteca, tipo de conteúdo ou item de lista do SharePoint 2010, incluindo o ciclo de vida desse item. O fluxo de trabalho pode incluir ações executadas por pessoas (ou participantes do fluxo de trabalho) e ações executadas pelo fluxo de trabalho. Os participantes do fluxo de trabalho podem interagir com o fluxo de trabalho por meio da lista Tarefas designadas, em que um fluxo de trabalho pode criar uma tarefa para alguém e permanecer pausado até que a tarefa seja marcada como concluída.
Os fluxos de trabalho podem ser tão simples ou complexos quanto os processos de negócios exigem. Você pode criar um fluxo de trabalho iniciado pelo usuário ou um fluxo de trabalho iniciado automaticamente com base em um evento, como quando um item de lista é criado ou alterado.
Em geral, quando você usa SharePoint Designer 2010 para projetar um fluxo de trabalho, siga estas etapas básicas:
-
Escolheu o tipo de fluxos de trabalho que você deseja criar: lista, lista reutilizável ou site.
-
Use o editor de fluxo de trabalho para escolher e montar as condições e ações que definem as etapas do fluxo de trabalho para que ele represente o processo de negócios que você está automatizando.
-
Salve e publique o fluxo de trabalho.
-
Personalize os formulários de fluxo de trabalho que foram gerados automaticamente, se necessário.
Você pode pensar em um fluxo de trabalho como um fluxograma de ações com um início, um fim e um fluxo sequencial do início ao fim. Os fluxos de trabalho podem incorporar ramificações paralelas, mas, em última análise, eles progridem da ação inicial para a ação final.
Por exemplo, suponha que você mapeia o fluxo de trabalho que roteia um documento no SharePoint 2010 para aprovação. Quando o fluxo de trabalho é iniciado, ele notifica automaticamente o revisor especificado por email de que ele tem um documento a ser revisado. Em seguida, o revisor revisa o documento e altera o status do documento para indicar que eles concluíram sua tarefa e se aprovaram ou rejeitaram o documento. Com base na resposta do revisor, o fluxo de trabalho prossegue para baixo em um dos dois branchs paralelos. Se o revisor aprovar o documento, o fluxo de trabalho moverá o documento aprovado para uma biblioteca de documentos específica e enviará uma mensagem de email para toda a equipe notificando-os do documento aprovado. Se o revisor rejeitar o documento, o fluxo de trabalho notificará o autor do documento. Em ambos os casos, o fluxo de trabalho chega ao final e o processo é concluído.
Diagrama 1: Fluxo de trabalho de aprovação de exemplo
Que tipo de fluxos de trabalho devo projetar?
Há três tipos de fluxos de trabalho no SharePoint 2010:
-
Lista
-
Lista reutilizável
-
Site
Listar fluxos de trabalho
Um fluxo de trabalho de lista é o tipo de fluxo de trabalho que estava disponível no SharePoint 2007. Como ele tem o contexto da lista para a qual foi criada, os fluxos de trabalho de lista têm acesso automaticamente aos valores dos campos personalizados para o item de lista no qual serão executados, como o campo Anotações personalizado para uma biblioteca de documentos. Os fluxos de trabalho de lista não podem ser disponibilizados para outras listas ou bibliotecas neste ou em outros sites. Para ter a mesma funcionalidade de fluxo de trabalho para várias listas, você deve recriar manualmente os fluxos de trabalho em todos os locais.
Se você souber que só precisará dos fluxos de trabalho que está projetando para uma lista específica, o fluxo de trabalho da lista terá a vantagem de disponibilizar automaticamente os campos personalizados das listas.
Fluxos de trabalho de lista reutilizáveis
Você pode criar um fluxo de trabalho de lista reutilizável (fluxo de trabalho reutilizável) no site de nível superior da coleção de sites e esse fluxo de trabalho pode ser reutilizável globalmente, o que significa que o fluxo de trabalho pode ser associado a qualquer lista, biblioteca ou tipo de conteúdo no conjunto de sites. Você também pode criar um fluxo de trabalho reutilizável em qualquer subsite na coleção de sites; esse fluxo de trabalho está disponível para reutilização nesse subsite específico.
Você também pode exportar um fluxo de trabalho reutilizável de um site e, em seguida, carregar e ativar esse fluxo de trabalho em um site diferente. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho reutilizável em um ambiente de teste, testá-lo e exportá-lo para um ambiente de produção. SharePoint Designer 2010 dá suporte à exportação de um fluxo de trabalho como modelo.
Os fluxos de trabalho reutilizáveis, por padrão, não têm o contexto de uma lista ou biblioteca específica. Portanto, por padrão, eles fornecem apenas as colunas comuns entre listas e bibliotecas, como Created e Created By.
Se o fluxo de trabalho reutilizável exigir que determinadas colunas estejam presentes na lista ou biblioteca à qual você as associou, você poderá adicionar essas colunas como colunas de associação. As colunas de associação são adicionadas automaticamente a uma lista ou biblioteca quando um fluxo de trabalho reutilizável está associado a essa lista ou biblioteca.
Ao criar um fluxo de trabalho reutilizável, você pode optar por filtrar o fluxo de trabalho reutilizável para um tipo de conteúdo específico. Isso permite que você trabalhe com os campos do tipo de conteúdo no SharePoint Designer 2010. Por exemplo, se um fluxo de trabalho de lista reutilizável estiver associado ao tipo de conteúdo document, você exibirá e usará em seus campos de fluxo de trabalho específicos para o tipo de conteúdo, como A ID do Documento. Em seguida, no navegador, você pode associar seu fluxo de trabalho reutilizável a um tipo de conteúdo específico ou a qualquer tipo de conteúdo herdado desse tipo de conteúdo. Se você associar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo do site, disponibilizará esse fluxo de trabalho para todos os itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca no site ao qual esse tipo de conteúdo foi adicionado. Você pode até disponibilizá-lo para sites em uma coleção se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser um fluxo de trabalho reutilizável globalmente.
Se você quiser que os usuários possam usar os fluxos de trabalho que você está projetando em vários sites, listas, bibliotecas e tipos de conteúdo, um fluxo de trabalho reutilizável provavelmente atenderá melhor às suas necessidades. Esperamos que a maioria dos fluxos de trabalho do SharePoint 2010 use fluxos de trabalho reutilizáveis.
Fluxos de trabalho de site
Um fluxo de trabalho do site está associado a um site, não a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Portanto, ao contrário da maioria dos fluxos de trabalho, um fluxo de trabalho do site não está em execução em um item de lista específico. Devido a isso, muitas das ações que estão disponíveis para itens não disponíveis para fluxos de trabalho do site.
No navegador, você inicia um fluxo de trabalho do site ou exibe o status de executar fluxos de trabalho do site clicando no menu Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e clique em Fluxos de Trabalho do Site.
Se você quiser criar um fluxo de trabalho, mas não precisar de uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para os fluxos de trabalho, um fluxo de trabalho do site provavelmente atenderá melhor às suas necessidades. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho do site como uma forma de as pessoas fornecerem comentários sobre seu site.
Personalizar os fluxos de trabalho no SharePoint Server 2010
Você não precisa começar do zero para projetar fluxos de trabalho que correspondam aos processos da sua organização. Os quatro fluxos de trabalho mais populares no SharePoint Server 2007 — a Aprovação, Coletar Comentários, Coletar Assinaturas, Publicar Fluxos de Trabalho de Aprovação — foram completamente reconstruídos como fluxos de trabalho reutilizáveis declarativos, o que significa que agora são totalmente personalizáveis em SharePoint Designer 2010. Você pode copiar e modificar (recomendado) ou editar esses fluxos de trabalho, bem como fluxos de trabalho reutilizáveis personalizados, para atender às necessidades da sua organização.
Observação: Há fluxos de trabalho adicionais no SharePoint 2010, como o fluxo de trabalho de Três Estados, mas não são fluxos de trabalho declarativos e, portanto, não podem ser modificados.
Esses fluxos de trabalho são controlados por eventos e todos os eventos importantes no fluxo de trabalho são exibidos no editor de fluxo de trabalho, tanto para cada tarefa no processo quanto para o processo como um todo. Por exemplo, você pode adicionar facilmente condições e ações para definir o que acontece quando cada tarefa é atribuída, expirada ou concluída.
O que são eventos, ações, condições e etapas?
Estes são os blocos de construção de um fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho consiste em uma ou mais etapas e cada etapa consiste em ações e quaisquer condições associadas. Cada fluxo de trabalho é iniciado por um evento.
O que são eventos?
Um evento é o que inicia ou inicia um fluxo de trabalho. Eventos também podem ser usados para gerenciar o tempo das ações dentro de um fluxo de trabalho, como aguardar a alteração do status de um item. Há três eventos que podem iniciar um fluxo de trabalho:
-
Um item é criado.
-
Um item é alterado.
-
Um participante do fluxo de trabalho clica num botão Iniciar no site do SharePoint.
Observação: Os fluxos de trabalho do site só podem ser iniciados manualmente.
Pode criar um fluxo de trabalho que um participante inicia manualmente ou um fluxo de trabalho que é iniciado automaticamente quando um item de lista é criado ou alterado. Por exemplo, quer configurar o fluxo de trabalho de aprovação do pedido de alteração de estrutura personalizado para que possa ser iniciado manualmente e quando um item é alterado, mas não quando um item é criado inicialmente. Na página de definições do fluxo de trabalho, em Opções de Início, selecione Desativar início automático na criação de itens.
Quando um participante do fluxo de trabalho inicia um fluxo de trabalho manualmente, essa pessoa navega pela primeira vez para a lista ou biblioteca à qual o fluxo de trabalho está anexado. Qualquer pessoa com, pelo menos, o nível de permissão Contribuir pode iniciar um fluxo de trabalho concebido para ser iniciado manualmente. Para iniciar os fluxos de trabalho manualmente, o participante clica num item, clica em Fluxos de trabalho no menu e, em seguida, seleciona um fluxo de trabalho a partir de uma página que apresenta todos os fluxos de trabalho disponíveis para esse item. O participante preenche um formulário de iniciação de fluxo de trabalho, se necessário, e, em seguida, inicia o fluxo de trabalho clicando no botão Iniciar no formulário. Iniciar um fluxo de trabalho cria uma nova instância desse fluxo de trabalho para esse item específico.
Observação: O comando Fluxos de Trabalho só está disponível quando o item está numa lista, biblioteca ou é de um tipo de conteúdo que tenha, pelo menos, um fluxo de trabalho anexado ao mesmo.
Para um fluxo de trabalho iniciado manualmente, o formulário de iniciação pode ser tão simples como a imagem à esquerda ou mais complexo, como a imagem à direita.
Formulário simples
Formulário mais complexo
Também pode adicionar campos personalizados a um formulário de iniciação quando estruturar o fluxo de trabalho. Em seguida, os participantes do fluxo de trabalho podem fornecer informações ao fluxo de trabalho preenchendo este formulário e essas definições são transmitidas para o fluxo de trabalho. É iniciada uma nova instância de fluxo de trabalho e esse fluxo de trabalho pode procurar e utilizar as informações fornecidas através do formulário em qualquer momento do fluxo de trabalho. Também pode especificar os campos que serão utilizados num formulário de associação para fluxos de trabalho reutilizáveis.
O que são ações?
Uma ação é a unidade de trabalho mais básica num fluxo de trabalho. SharePoint Designer 2010 fornece um conjunto de ações prontas e reutilizáveis para incorporar no fluxo de trabalho. Por exemplo, o fluxo de trabalho pode:
-
Criar, copiar, alterar ou eliminar itens de lista (incluindo documentos).
-
Dar entrada ou saída dos itens.
-
Enviar uma mensagem de e-mail.
-
Crie uma tarefa para alguém na lista Tarefas do seu site de equipa.
-
Recolher dados de um participante que podem ser referenciados mais tarde no fluxo de trabalho.
-
Colocar em pausa ou parar o fluxo de trabalho.
-
Registe as informações do fluxo de trabalho numa lista do Histórico para utilizar para rejeição ou depuração de fluxos de trabalho.
-
Defina variáveis de fluxo de trabalho ou efetue cálculos.
SharePoint Server 2010 inclui três novas ações de tarefa: Iniciar Processo de Aprovação, Iniciar Processo de Feedback e Iniciar Processo de Tarefa Personalizado. Os fluxos de trabalho "três grandes" incluídos no SharePoint Server 2010 ( os fluxos de trabalho Aprovação, Recolher Comentários e Recolher Assinaturas) são criados com estas ações. As ações de aprovação superam todos os eventos importantes num processo de aprovação, tornando mais fácil conceber um processo de fluxo de trabalho humano em que muitas pessoas interagem ou colaboram num documento específico.
Um fluxo de trabalho pode conter qualquer número de ações. As ações listadas são executadas pelo fluxo de trabalho, mas outras ações podem ser executadas pelos participantes do fluxo de trabalho. Por exemplo, num fluxo de trabalho de aprovação, o ato de rever e aprovar o documento é feito por um participante do fluxo de trabalho. As ações realizadas por um participante do fluxo de trabalho são representadas por tarefas atribuídas a essa pessoa na lista de Tarefas designada. As cinco ações no Diagrama1: Fluxo de trabalho do diagrama de exemplo, perto do início deste artigo, são:
-
Enviar uma mensagem de e-mail para notificar o revisor
-
Rever o documento (uma tarefa atribuída a um participante do fluxo de trabalho)
-
Mover o documento para a biblioteca de documentos Aprovada
-
Enviar uma mensagem de e-mail para notificar a equipa
-
Enviar uma mensagem de e-mail para notificar o autor do documento
No sentido mais básico, quando cria um fluxo de trabalho, identifica a sequência de ações necessária e, em seguida, monta essa sequência de ações com o editor de fluxo de trabalho. Por exemplo, no Diagrama 1: Fluxo de trabalho de aprovação de exemplo, a primeira ação que pretende é enviar uma mensagem de e-mail para notificar o revisor.
Assim, no editor de fluxo de trabalho, clique no primeiro passo, escreva alguns ou todos os e-mails e selecione Enviar um Email.
O que são condições?
Quando cria um fluxo de trabalho, pode utilizar o editor de fluxo de trabalho para criar regras que aplicam lógica condicional a sites, listas, itens e tipos de conteúdo do SharePoint. Uma regra estabelece uma condição em que o fluxo de trabalho executa a ação associada apenas se essa condição for verdadeira. Por exemplo, pode criar uma regra em que o fluxo de trabalho envia a um revisor uma mensagem de e-mail apenas se um item for criado por uma pessoa específica. Também pode adicionar várias condições por ramo. Por exemplo, pode criar uma regra em que um revisor é enviado uma mensagem de e-mail apenas se um item for (1) criado por uma pessoa específica e (2) o título do documento contiver palavras-chave específicas. Por fim, pode associar várias ações a uma condição. Por exemplo, pode criar uma regra em que, se um item for criado por uma pessoa específica, (1) o revisor é enviado um e-mail e (2) as informações do fluxo de trabalho são registadas na lista Histórico.
Para resumir, uma regra é uma ou mais condições associadas a uma ou mais ações: se todas as cláusulas na condição forem verdadeiras, efetue todas as ações associadas.
No exemplo anterior, o utilizador especificou um conjunto de duas condições e um conjunto de duas ações para o fluxo de trabalho. No entanto, pode criar vários ramos no fluxo de trabalho: se a condição A for verdadeira, efetue uma ação; se a condição B for verdadeira, efetue uma ação diferente. Para adicionar um ramo a um passo, clique em Inserir Else-If Ramo. Por exemplo, no fluxo de trabalho de aprovação, se o revisor aprovar um documento, o fluxo de trabalho executa uma série de ações; Se o revisor rejeitar um documento, o mesmo fluxo de trabalho efetua uma ação diferente. Este é um ramo condicional.
No editor de fluxo de trabalho, este passo tem dois ramos e tem o seguinte aspeto.
Também pode criar um ramo que não tenha uma condição. Desta forma, o fluxo de trabalho executa uma ação se uma condição ou conjunto de condições for verdadeiro e uma ação diferente se forem falsas. Por exemplo, o passo seguinte num fluxo de trabalho envia uma mensagem aos Aprovadores apenas se a condição for verdadeira; senão, o fluxo de trabalho envia uma mensagem apenas para o iniciador de fluxo de trabalho. Ao adicionar um ramo sem uma condição, o fluxo de trabalho executa a ação nesse ramo em qualquer caso em que a condição no primeiro ramo seja falsa.
Observação: Para ter um ramo sem uma condição, tem de ser o último ramo no bloco condicional e não o único ramo no bloco condicional.
Observação: A ramificação num fluxo de trabalho não pode estender-se de um passo para outro. Um conjunto de ramos "Senão Se", também conhecido como bloco condicional, está sempre contido num único passo. No entanto, pode aninhar passos como subpassos.
SharePoint Designer 2010 fornece várias condições prontas e reutilizáveis para incorporar no fluxo de trabalho. Por exemplo, pode especificar que o fluxo de trabalho executa as ações associadas apenas se um item:
-
É criado ou modificado num intervalo de tempo específico.
-
É criado ou modificado por uma pessoa específica.
-
Tem um campo de título que contém palavras-chave especificadas.
-
É um ficheiro de um tipo específico ou tem um tamanho de ficheiro num intervalo específico. (Esta condição só está disponível quando o fluxo de trabalho está anexado a uma biblioteca de documentos.)
Além disso, pode criar condições personalizadas e condições avançadas no SharePoint Designer 2010 onde pode especificar uma vasta gama de parâmetros. Com as condições personalizadas, pode comparar um campo na lista atual com um valor. Por exemplo, pode criar uma condição personalizada em que, se o campo Estado de Aprovação for igual a Aprovado, efetue a ação associada. Com as condições avançadas, pode comparar um valor com outro valor. Isto permite-lhe criar uma comparação entre um campo em qualquer lista e um valor de outra lista. Por exemplo, pode criar uma condição avançada para a biblioteca Documentos Partilhados onde, se o valor do campo Estado na lista Tarefas for igual a Pendente, efetue a ação associada.
Observação: Uma ação não requer uma condição. Por exemplo, o primeiro passo no Diagrama 1: Fluxo de trabalho de aprovação de exemplo, perto do início deste artigo, envia um e-mail para notificar o revisor. Esta ação não tem uma condição associada. Um bloco paralelo de ações também não requer uma condição.
Ações paralelas vs. de série
Quando tiver mais do que uma ação associada a uma condição, as ações podem ser configuradas para serem executadas ao mesmo tempo (paralelas) ou uma após a outra (série), a predefinição.
Ações de série Por exemplo, no fluxo de trabalho seguinte, pode configurar duas ações para que, quando um documento for aprovado, o documento seja copiado para a biblioteca de documentos Arquivo e, em seguida, (posteriormente) seja enviada uma mensagem. No editor de fluxo de trabalho, indica que a segunda ação ocorre após a primeira.
Ações paralelas Por exemplo, no fluxo de trabalho seguinte, pode configurar duas ações para que, quando um documento é aprovado, seja enviada uma mensagem e (ao mesmo tempo) o documento seja copiado para a biblioteca de documentos Aprovado. No editor de fluxo de trabalho e indica que a segunda ação ocorre ao mesmo tempo que a primeira. Isto é particularmente útil com tarefas e ações que demoram muito tempo. Por exemplo, no caso das tarefas, pode ser utilizada para controlar quando as tarefas são atribuídas.
Observação: As ações paralelas não são absolutamente simultâneas; não é possível especificar a ordem exata e pode variar sempre que o fluxo de trabalho for executado.
Observações:
-
Numa regra (condições e ações), as ações podem ocorrer em séries, em paralelo ou numa combinação de séries e paralelas.
-
Um conjunto de ações em série ou paralelas tem de estar contido num único passo.
O que são passos?
Um fluxo de trabalho é composto por uma ou mais etapas. Cada etapa pode conter várias ações e condições associadas. Você pode até mesmo aninhar etapas em outras etapas. Você pode fazer isso para ajudar a organizar seu fluxo de trabalho. Você pode pensar em etapas como blocos de funcionalidade no editor de fluxo de trabalho. Por exemplo, o fluxo de trabalho a seguir tem duas etapas, conforme mostrado no editor de fluxo de trabalho.
As etapas permitem agrupar condições e ações para que um conjunto de regras (condições e ações) possa ser avaliado e executado antes de um segundo conjunto.
Configure ações em um fluxo de trabalho para serem executadas usando as permissões do autor do fluxo de trabalho. No SharePoint Designer 2010 você pode usar as etapas de representação para que o fluxo de trabalho execute ações representando o autor do fluxo de trabalho em vez do iniciador do fluxo de trabalho. As etapas de representação são especialmente úteis em cenários de aprovação e publicação, em que as pessoas que enviam conteúdo para aprovação e as pessoas que aprovam conteúdo têm permissões diferentes.
O autor do fluxo de trabalho é a última pessoa que publicou o fluxo de trabalho. Quando um fluxo de trabalho é republicado por um usuário diferente, o autor do fluxo de trabalho não é alterado para instâncias em andamento do fluxo de trabalho. As instâncias dos fluxos de trabalho iniciados após a publicação do fluxo de trabalho usarão o autor do fluxo de trabalho atualizado.
Observação: As etapas de representação só podem ser adicionadas à raiz de um fluxo de trabalho e não podem ser aninhadas em outra etapa.
No cenário a seguir, a pessoa que inicia os fluxos de trabalho não tem as permissões para adicionar um arquivo à biblioteca Arquivo, mas o autor do fluxo de trabalho tem. Quando a pessoa inicia o fluxo de trabalho, se a condição for avaliada como true na etapa de representação, o documento será copiado para a biblioteca Arquivo usando as permissões do autor do fluxo de trabalho. A etapa 2 não é uma etapa de representação, portanto, é executada como o iniciador do fluxo de trabalho. É uma prática recomendada usar apenas as etapas de representação para um conjunto mínimo de ações que exigem as permissões do autor do fluxo de trabalho para ter êxito.
Uma etapa ou muitas? Alguns fluxos de trabalho podem ser projetados como uma sequência de ações em uma etapa ou como uma sequência de etapas. Por exemplo, as ações na etapa a seguir podem ser divididas em etapas separadas ou aninhadas com o bloco condicional como etapas separadas
A seguir está um exemplo do processo usando etapas aninhadas em um bloco condicional.
As etapas são uma maneira de organizar seu fluxo de trabalho. Exatamente como você usa as etapas em seus fluxos de trabalho é, em grande medida, até a preferência pessoal. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode ter muitas ações em uma etapa que não usa condições. Nesse caso, talvez você queira separar as ações em etapas apenas para organizá-las melhor. As regras em uma etapa são processadas para conclusão antes de ir para a próxima etapa, portanto, você deseja agrupar as mesmas regras de etapa necessárias para efetuar a ação ou ações específicas desejadas.
O que são formulários de fluxo de trabalho?
Para tornar o fluxo de trabalho mais dinâmico e flexível, você pode adicionar um formulário ao fluxo de trabalho. Com um formulário, você pode coletar informações de participantes do fluxo de trabalho em horários predefinidos no fluxo de trabalho e permitir que os participantes interajam com as tarefas desse fluxo de trabalho e ajudar a garantir que os dados estejam disponíveis para fluxos de trabalho reutilizáveis, independentemente de qual lista, biblioteca ou tipo de conteúdo ele esteja associado.
Com SharePoint Designer 2010, você pode criar três tipos de formulários de fluxo de trabalho:
-
Um formulário de iniciação coleta informações do participante do fluxo de trabalho quando ele inicia o fluxo de trabalho. Ele é gerado automaticamente quando você cria o fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2010. Os formulários de iniciação são exibidos aos usuários quando eles iniciam manualmente um fluxo de trabalho em um determinado item do SharePoint. Com um formulário de iniciação, os usuários podem especificar parâmetros ou informações adicionais sobre o fluxo de trabalho à medida que ele se aplica ao determinado item do SharePoint. Por exemplo, você pode usar um formulário de iniciação para perguntar quem deve examinar um documento e quando a revisão deve ser concluída. SharePoint Designer 2010 gera automaticamente um formulário de iniciação do InfoPath ou ASP.NET de acordo com suas especificações de iniciação. Se nenhum parâmetro de iniciação for necessário, o formulário terá apenas botões Iniciar e Cancelar
-
Um formulário de tarefa personalizado permite que os participantes do fluxo de trabalho interajam com tarefas na lista Tarefas especificadas para o fluxo de trabalho. Com o Assistente de Tarefa Personalizado, você pode criar facilmente campos de formulário personalizados e adicioná-los a um formulário de tarefa personalizado. Quando você termina de projetar o fluxo de trabalho, SharePoint Designer 2010 gera automaticamente os formulários InfoPath ou ASP.NET para suas tarefas personalizadas. Em seguida, quando o fluxo de trabalho é executado e as tarefas são criadas, o usuário navega até a lista Tarefas especificadas para o fluxo de trabalho, marca a tarefa como concluída e insere qualquer informação opcional ou necessária específica para o fluxo de trabalho. Em seguida, o fluxo de trabalho pode responder a essas alterações conforme especificado no fluxo de trabalho ou pesquisar e avaliar essas informações em etapas posteriores do fluxo de trabalho.
-
Um fluxo de trabalho reutilizável, por padrão, fornece apenas os campos comuns a todos os itens, como Criado e Modificado por. Isso ocorre porque um fluxo de trabalho reutilizável não está por padrão associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Um formulário de associação permite associar campos a um fluxo de trabalho reutilizável para que os campos estejam disponíveis quando você projetar e executar o fluxo de trabalho.
Depois que SharePoint Designer 2010 gerar automaticamente os formulários, você pode personalizá-los acessando a página de configurações para o fluxo de trabalho, na seção Forms, clique no formulário que você deseja personalizar. Os formulários de fluxo de trabalho são páginas do InfoPath ou ASP.NET. Eles são armazenados no site do SharePoint com os arquivos de origem do fluxo de trabalho.
Funcionalidade aprimorada com InfoPath 2010 formulários no SharePoint Server 2010
Se o servidor estiver executando SharePoint Server 2010 (não SharePoint Foundation 2010 sozinho), os formulários de fluxo de trabalho , a associação, a iniciação e a tarefa, agora estão InfoPath 2010 formulários. É fácil alterar a aparência e o layout dos formulários InfoPath e você pode adicionar regras de validação a um formulário InfoPath. Para editar um formulário de fluxo de trabalho em InfoPath 2010, basta clicar no formulário e o InfoPath abre o formulário diretamente do SharePoint Designer formulários 2010.InfoPath estão disponíveis para listas, bibliotecas e fluxos de trabalho.
Onde os fluxos de trabalho são armazenados?
Os fluxos de trabalho são armazenados em uma biblioteca de documentos no nível do site chamada Fluxos de trabalho. Essa biblioteca de documentos é criada automaticamente por SharePoint Designer 2010. Por padrão, a biblioteca de documentos workflows está oculta no navegador e não tem exibições de lista, como AllItems.aspx ou EditForm.aspx. Para exibir o conteúdo da biblioteca de fluxos de trabalho, em SharePoint Designer 2010, no painel Navegação, clique em Todos os Arquivos e clique em Fluxos de trabalho no painel main.
Observações:
-
Talvez você não possa exibir fluxos de trabalho usando Todos os Arquivos, depende de como o servidor está configurado.
-
A principal maneira de acessar e projetar fluxos de trabalho no SharePoint Designer 2010 é clicar em Fluxos de trabalho no painel Navegação .
A biblioteca de documentos de fluxos de trabalho contém uma pasta para cada fluxo de trabalho criado com SharePoint Designer 2010. A pasta contém os arquivos de origem necessários para o fluxo de trabalho, como:
-
O arquivo de marcação de fluxo de trabalho (.xoml).
-
O arquivo de configuração do fluxo de trabalho.
-
O InfoPath xsn ou ASP.NET formulários aspx necessários para os fluxos de trabalho, como formulários de iniciação (para fluxos de trabalho iniciados manualmente) ou formulários de tarefa personalizados.
Para editar um fluxo de trabalho existente no SharePoint Designer 2010, no painel Navegação , clique em Fluxos de trabalho. No painel main, clique com o botão direito do mouse no fluxo de trabalho desejado e clique em Editar Fluxo de Trabalho.
Para copiar e modificar um fluxo de trabalho reutilizável no SharePoint Designer 2010, no painel Navegação , clique em Fluxos de trabalho. No painel main, clique com o botão direito do mouse no fluxo de trabalho reutilizável desejado e clique em Copiar e Modificar.
Ambos os procedimentos anteriores abrem o fluxo de trabalho no editor de fluxo de trabalho. Você pode clicar na faixa de opções ou na navegação de migalhas de pão para editar o fluxo de trabalho, gerenciar configurações e definir o processo de tarefa para o fluxo de trabalho.
O editor de fluxo de trabalho fornece uma ação chamada Log to History List. É uma prática recomendada usar essa ação em seus fluxos de trabalho para manter um registro do histórico do fluxo de trabalho. O histórico de fluxos de trabalho é inestimável para investigar erros ou para fins de acompanhamento e repúdio.
Quando você cria um fluxo de trabalho que usa o Log de ação para Lista de Histórico, SharePoint Designer 2010 cria automaticamente uma lista chamada Histórico de Fluxo de Trabalho. A lista é por padrão criada em http://<sitename>/Listas/Workflow%20History. Você pode especificar para criar uma lista de histórico diferente ao projetar uma lista ou fluxos de trabalho do site e quando associar um fluxo de trabalho de lista reutilizável. Esta lista tem colunas para informações como ID do usuário, data, evento e descrição do erro. Assim como a biblioteca de documentos de fluxos de trabalho, por padrão, a lista Histórico está oculta do navegador, mas pode ser vista no SharePoint Designer 2010, no painel Navegação, clicando em Todos os Arquivos.
O editor de fluxo de trabalho fornece seis ações que interagem com a lista Tarefas, incluindo Atribuir um item To-Do, coletar dados de um usuário e atribuir um formulário a um grupo. Os fluxos de trabalho usam a lista Tarefas por padrão, mas podem ser configurados para usar uma lista de tarefas personalizadas. Você pode usar uma lista de tarefas personalizadas para separar tarefas de fluxos de trabalho de outros tipos de tarefa ou para problemas relacionados a permissões. Você pode usar uma lista de Tarefas personalizadas para todos os fluxos de trabalho no site ou uma lista de tarefas personalizadas para cada fluxo de trabalho. Depende dos requisitos técnicos e organizacionais para os fluxos de trabalho.
Quando você cria um fluxo de trabalho que usa qualquer uma das três ações anteriores, SharePoint Designer 2010 cria automaticamente o formulário, o tipo de conteúdo para a tarefa e a lista Tarefas, se necessário. Por padrão, a lista Tarefas pode ser exibida no navegador, ao contrário da biblioteca de documentos de fluxos de trabalho e da lista Histórico do fluxo de trabalho.
Onde posso marcar o status de um fluxo de trabalho?
Você pode exibir facilmente o progresso dos fluxos de trabalho em um item selecionado por meio do navegador. A exibição Todos os Itens de uma lista ou biblioteca de documentos exibe, por padrão, o status atual de fluxos de trabalho em execução em um item. No exemplo a seguir, o fluxo de trabalho Solicitação de Alteração de Design está em andamento para o DCR do Widget 1.
Observações:
-
Haverá várias colunas se vários fluxos de trabalho estiverem associados à lista ou biblioteca.
-
As colunas podem ser removidas da exibição Todos os Itens sem afetar a funcionalidade do fluxo de trabalho.
-
A coluna status não será adicionada à exibição se já houver seis ou mais colunas de pesquisa\status no modo de exibição.
Clicar no status do fluxo de trabalho de um item, como Em Andamento ou Concluído, levará você à página Status do Fluxo de Trabalho para o fluxo de trabalho do item específico. Para ver o status para fluxos de trabalho do site, clique no menu Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e clique em Fluxos de Trabalho do Site. A página status de fluxo de trabalho fornece informações sobre:
-
Quem iniciou os fluxos de trabalho e quando para o item
-
Tarefas associadas ao fluxo de trabalho do item
-
Histórico do fluxo de trabalho do item, como quando os fluxos de trabalho foram iniciados e quando foi concluído
Visualização do Fluxo de Trabalho
Também verá uma visualização de fluxo de trabalho para a status do fluxo de trabalho se:
-
A opção Mostrar visualização do fluxo de trabalho na página status foi selecionada no SharePoint Designer 2010 quando o fluxo de trabalho foi publicado
-
Computador a partir do qual os fluxos de trabalho foram publicados tinha o Visio Premium 2010 instalado
-
O fluxo de trabalho está em execução no SharePoint Server 2010
-
O Visio Graphics Services está em execução no servidor
Observação: O Visio não precisa de ser instalado no computador local para ver a visualização do fluxo de trabalho.
Com a visualização do fluxo de trabalho, é automaticamente criado e apresentado um diagrama do Visio do fluxo de trabalho numa Peça Web do Visio na página Estado do Fluxo de Trabalho. A visualização do fluxo de trabalho mostra uma vista "dinâmica" de onde se encontra um fluxo de trabalho específico.
Para ver a página Fluxos de Trabalho de um item, também pode clicar no item na lista e, em seguida, clicar em Fluxos de Trabalho no menu.
Observação: O comando Fluxos de Trabalho só está disponível quando o item está numa lista ou biblioteca que tenha, pelo menos, um fluxo de trabalho anexado ao mesmo.
Quando um utilizador inicia um fluxo de trabalho num item SharePoint Foundation 2010 ou SharePoint Server 2010 adiciona uma nova coluna a essa lista ou biblioteca em que o item se encontra. Por predefinição, o nome da coluna corresponde ao nome do fluxo de trabalho. Esta coluna só de leitura apresenta a status atual do item dentro desse fluxo de trabalho. Esta coluna status é adicionada automaticamente para cada fluxo de trabalho da primeira vez que é executada.
Em cada coluna, o fluxo de trabalho status é uma ligação. Quando clica em Em Curso, por exemplo, vê a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.
Passos seguintes sugeridos
Os fluxos de trabalho são uma forma avançada de adicionar lógica de aplicação aos seus sites e aplicações do SharePoint. Agora que compreende as noções básicas do fluxo de trabalho, poderá querer começar por criar um fluxo de trabalho. Encontre mais informações sobre como estruturar e personalizar fluxos de trabalho na secção Consulte Também .
Início da página
