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Neste artigo
O que são fluxos de trabalho?
Às vezes, um fluxo de trabalho é descrito como uma série de tarefas que produz um resultado. No contexto da Microsoft produtos e tecnologias SharePoint, um fluxo de trabalho é definido mais precisamente como a movimentação automatizada de documentos ou itens por meio de uma sequência específica de ações ou tarefas que estão relacionadas a um processo de negócios. Fluxos de trabalho podem ser usados consistentemente gerenciar processos corporativos comuns dentro de uma organização, permitindo que as organizações anexar lógica comercial a documentos ou itens em uma biblioteca ou lista do SharePoint. Lógica comercial é basicamente um conjunto de instruções que especifica e controla as ações que ocorrem em um documento ou item.
Fluxos de trabalho podem simplificar o custo e o tempo necessário para coordenar os processos de negócios comuns, como revisão de aprovação ou documento do projeto, gerenciar e controlando humanas tarefas envolvidas com esses processos. Por exemplo, em um site de Microsoft Office SharePoint Server 2007, você pode adicionar um fluxo de trabalho para um biblioteca de documentos que roteia um documento para um grupo de pessoas para aprovação. Quando o autor do documento inicia este fluxo de trabalho em um documento na biblioteca, o fluxo de trabalho cria tarefas de aprovação de documento, atribui essas tarefas para os participantes do fluxo de trabalho e, em seguida, envia email alertas de mensagem para os participantes que incluem instruções sobre a tarefa e um link para o documento a ser aprovados. Enquanto o fluxo de trabalho está em andamento, o fluxo de trabalho proprietário (neste caso, o autor do documento) ou os participantes do fluxo de trabalho podem verificar a página Status do fluxo de trabalho para ver quais participantes concluíram suas tarefas de fluxo de trabalho. A página Status do fluxo de trabalho está disponível clicando o status do fluxo de trabalho para um documento ou item na biblioteca de documentos. Quando os participantes concluem suas tarefas de fluxo de trabalho, as extremidades de fluxo de trabalho e o proprietário é automaticamente notificado de que o fluxo de trabalho está concluído.
A ilustração a seguir mostra o processo de fluxo de trabalho de aprovação.
Fluxos de trabalho não apenas os processos existentes de trabalho manual de suporte, mas também estendem as maneiras nas quais as pessoas possam colaborar e trabalhar com documentos, listas e bibliotecas. Os usuários do site podem iniciar e participar em fluxos de trabalho usando personalizáveis formulários que são acessíveis a partir do documento ou item em uma biblioteca ou lista do SharePoint. Esses formulários personalizáveis são páginas do SharePoint que ajudam os usuários a analisar ou fazer alterações ao fluxo de trabalho. Além disso, o recurso de fluxo de trabalho do Office SharePoint Server 2007 está totalmente integrado com o 2007 Microsoft Office system. As seguintes tarefas de fluxo de trabalho podem ser executadas em um site de Office SharePoint Server 2007 ou diretamente em determinados programas que fazem parte da versão do Office 2007:
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Exibir a lista de fluxos de trabalho que estão disponíveis para um documento ou item;
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Iniciar um fluxo de trabalho em um documento ou item;
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Exibir, editar ou reatribuir uma tarefa de fluxo de trabalho;
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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho.
Maneiras de usar fluxos de trabalho com formulários do InfoPath
Você pode criar formulários do Microsoft Office InfoPath que exibem dados específicos que corresponde ao status atual de um fluxo de trabalho. Você pode fazer isso criando um modelo de formulário para usar as regras que iniciam ações do formulário baseado no status do fluxo de trabalho. Isso pode simplificar os processos que as pessoas usam para preencher formulários. Por exemplo, você pode criar formulários para exibir um somente leitura modo de exibição quando o status de um fluxo de trabalho for concluída e, portanto, os dados do formulário não devem ser alterados.
Você também pode usar regras para tornar formulários responder aos fluxos de trabalho de outras maneiras. Por exemplo, você pode usar uma regra para exibir uma mensagem de caixa de diálogo que possui instruções que são específicas para um status de fluxo de trabalho específico.
Observação: Caixas de diálogo não aparecerão automaticamente em modelos de formulário compatíveis com o navegador que os usuários preenchem em um navegador da Web.
Fluxos de trabalho devem ser adicionados a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para disponibilizá-los para uso nos formulários do InfoPath. Os tipos de fluxo de trabalho disponíveis para um site variam, dependendo do tipo de site, se os fluxos de trabalho estão ativados e se os fluxos de trabalho personalizados foram criados usando Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Contate o administrador do farm para determinar quais fluxos de trabalho estão instalado e pronto para seu site.
Cada fluxo de trabalho é definido por status distintas com nomes descritivos, como Em andamento. Os nomes de status variam dependendo do tipo de fluxo de trabalho. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação — que está disponível em servidores que executam Microsoft Office SharePoint Server 2007 — inclui um status para Em andamento, cancelado e concluído. Os status de um fluxo de trabalho de três estados — que está disponível em Windows SharePoint Services 3.0 — pode ser definido pela pessoa que adiciona o fluxo de trabalho a uma biblioteca ou lista, enquanto outros fluxos de trabalho usam status padrão, como o status Em andamento observado anteriormente. Embora o nome descritivo seja visível para o usuário, status do fluxo de trabalho são representados por programação por valores numéricos. Para criar um modelo de formulário para responder a um status de fluxo de trabalho específica, você deve saber o valor numérico para o status do fluxo de trabalho que você deseja usar. Isso ocorre porque o InfoPath usa o valor numérico do fluxo de trabalho para iniciar uma ação, como alternar as exibições.
Fluxos de trabalho incluídos nos sites do SharePoint
Os fluxos de trabalho seguintes cenários de negócios comuns e estão incluídos no Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007.
Fluxos de trabalho que estão incluídos no Windows SharePoint Services 3.0
O fluxo de trabalho de três estados está incluído nos sites Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007. O fluxo de trabalho de três estados pode ser usado para gerenciar processos de negócios que exigem as organizações controlem um alto volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, vendas potenciais ou tarefas do projeto.
Fluxos de trabalho que estão incluídos no Office SharePoint Server 2007
Um site de Office SharePoint Server 2007 também inclui os seguintes fluxos de trabalho cenários de negócios comuns:
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Aprovação Este fluxo de trabalho direciona um formulário para um grupo de pessoas para aprovação. Por padrão, o fluxo de trabalho de aprovação está associado com o tipo de conteúdo de documento, que significa que ele está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos. Uma versão do fluxo de trabalho aprovação também está associada, por padrão, com a biblioteca de páginas em um site de publicação, e o fluxo de trabalho pode ser usado para gerenciar o processo de aprovação para publicação de páginas da Web.
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Coletar comentários Este fluxo de trabalho direciona um formulário para um grupo de pessoas para receber comentários. Os revisores podem fornecer comentários, que é então compilado e enviados para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho. Por padrão, o fluxo de trabalho coletar comentários é associado ao tipo de conteúdo de documento, que significa que o tipo de conteúdo do documento está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.
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Coletar assinaturas Este fluxo de trabalho direciona um documento Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 ou Microsoft Office Excel 2007 para um grupo de pessoas para coletar as assinaturas digitais. Este fluxo de trabalho deve ser iniciado em um programa de 2007 Microsoft Office system. Por padrão, o fluxo de trabalho coletar assinaturas é associado ao tipo de conteúdo de documento, que significa que ele está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos. No entanto, o fluxo de trabalho coletar assinaturas está disponível apenas para documentos do Office que contêm uma ou mais linhas de assinatura do Office de Microsoft.
Observação: Este fluxo de trabalho não está disponível para uso com formulários do InfoPath.
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Aprovação de disposição Este fluxo de trabalho que tem suporte para processos de gerenciamento de registros, gerencia expiração de documento e retenção, permitindo que os participantes se decidam por manter ou excluir documentos expirados. O fluxo de trabalho de aprovação de disposição é destinado principalmente dentro de um site da Central de registros.
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Aprovação de grupo Este fluxo de trabalho é semelhante ao fluxo de trabalho de aprovação, mas ele usa uma biblioteca de documentos designados e oferece uma exibição personalizada dos processos de aprovação em que um usuário está participando. Este fluxo de trabalho fornece um gráfico de organização hierárquica do qual deseja selecionar os aprovadores e o fluxo de trabalho permite que os aprovadores usar um controle de carimbo em vez de uma assinatura. Essa solução está disponível somente para versões do Leste Asiático do Office SharePoint Server 2007.
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Gerenciamento de tradução Este fluxo de trabalho gerencia o processo de tradução de documento manual criando cópias do documento a ser traduzido e atribuindo tarefas de tradução aos tradutores. Este fluxo de trabalho está disponível somente para bibliotecas de gerenciamento de tradução.
Cada um dos fluxos de trabalho acima pode ser personalizada para a sua organização de várias maneiras. Por exemplo, quando você adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para torná-lo disponível para uso em documentos ou itens, você pode personalizar as listas de tarefas e listas de histórico, onde as informações sobre o fluxo de trabalho estão armazenadas.
Quando um usuário iniciar um fluxo de trabalho em um documento ou item, dependendo do tipo de fluxo de trabalho, o usuário pode ter a opção para personalizar ainda mais o fluxo de trabalho, especificando a lista de participantes, uma data de conclusão e instruções sobre a tarefa.
Suporte a fluxos de trabalho personalizados em Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007
Sua organização pode optar por desenvolver e implantar fluxos de trabalho personalizados que são exclusivos para os processos de negócios em sua organização. Fluxos de trabalho podem ser tão simples ou complexo quanto os processos de negócios em uma organização exigem. Os desenvolvedores podem criar fluxos de trabalho que são iniciados por usuários do site ou que eles possam criar fluxos de trabalho que iniciar automaticamente com base em um evento específico, como quando um item de lista do SharePoint ou um formulário em uma biblioteca de documentos for criado ou alterado. Se sua organização tiver desenvolvido e implantado fluxos de trabalho personalizados, esses fluxos de trabalho podem estar disponíveis para uso no seu site.
Dependendo das pessoas envolvidas na criação de fluxo de trabalho, há duas maneiras nas quais os fluxos de trabalho personalizados podem ser criados para Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007:
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Desenvolvedores de software profissionais Desenvolvedores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho usando o Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. Esses fluxos de trabalho contêm atividades personalizadas de fluxo de trabalho e de código. Depois que um desenvolvedor profissional cria um fluxo de trabalho personalizado, um administrador do servidor pode implantar esse fluxo de trabalho entre vários sites.
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Designers da Web Designers da Web podem criar fluxos de trabalho sem código para uso em uma lista específica ou a biblioteca usando um programa de design da Web que seja compatível com o Windows SharePoint Services, como Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Esses fluxos de trabalho são criados a partir de uma lista de atividades de fluxo de trabalho disponíveis e o Web designer, que cria um desses fluxos de trabalho pode implantá-lo diretamente para a lista ou biblioteca de documentos onde ele será usado.
Se você quiser implementar um fluxo de trabalho personalizado, contate o administrador do farm para obter informações sobre recursos disponíveis em sua organização. Para obter mais informações sobre como desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Windows SharePoint Services 3.0, consulte o Windows SharePoint Services Developer Center no MSDN. Para obter mais informações sobre como desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Office SharePoint Server 2007, consulte o SDK do Microsoft Office SharePoint Server 2007, que está disponível no Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal no MSDN.
Etapas envolvidas no uso de fluxos de trabalho
Há várias etapas envolvidas no uso de um fluxo de trabalho em um documento ou item. Cada etapa é projetada para ser concluída por pessoas em diferentes funções. Por exemplo, um administrador de site pode adicionar um fluxo de trabalho em uma biblioteca de documentos, um criador de conteúdo pode iniciar um fluxo de trabalho ou modificar um fluxo de trabalho em andamento e um revisor de documento ou um aprovador pode concluir a tarefa de fluxo de trabalho.
A próxima seção explica os seguintes processos associados usando fluxos de trabalho:
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Adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo
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Iniciando um fluxo de trabalho em um documento ou item
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Modificando um fluxo de trabalho em andamento
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Concluindo tarefas de fluxo de trabalho
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Acompanhando o status do fluxo de trabalho
Adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo
Antes de um fluxo de trabalho pode ser usado, ele deve ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Você precisa gerenciar listas permissões para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, os administradores de sites ou indivíduos que gerenciam listas ou bibliotecas específicas executam esta tarefa.
A disponibilidade de um fluxo de trabalho dentro de um site varia, dependendo de onde ele é adicionado:
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Se você adicionar um fluxo de trabalho diretamente a uma lista ou biblioteca, ele ficará disponível somente para os itens dessa lista ou biblioteca.
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Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site que foi adicionada a uma lista específica ou a uma biblioteca), ele ficará disponível somente para os itens desse tipo de conteúdo na lista ou na biblioteca específica à qual estiver associado.
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Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho está disponível para todos os itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca à qual uma instância desse tipo de conteúdo de site foi adicionada. Se você quiser um fluxo de trabalho esteja amplamente disponível em listas ou bibliotecas de um conjunto de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a maneira mais eficiente para alcançar esse resultado é adicionando esse fluxo de trabalho diretamente a um tipo de conteúdo de site.
Quando você adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, você pode personalizar o fluxo de trabalho para o local específico, especificando uma das seguintes opções:
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O nome da instância do fluxo de trabalho.
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A lista de tarefas onde as tarefas relacionadas ao fluxo de trabalho são armazenadas.
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A lista de histórico que registra todos os eventos relacionados ao fluxo de trabalho.
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A maneira que você deseja que o fluxo de trabalho para ser iniciado.
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Opções adicionais que são específicas para o fluxo de trabalho individual. Por exemplo, como as tarefas são roteadas para os participantes, o que determina a conclusão do fluxo de trabalho e ações que ocorrem após o fluxo de trabalho seja concluída.
Observação: Quando você adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, você disponibilizá-lo para documentos ou itens em um local específico. Você não inicia o fluxo de trabalho real. Encontre links para obter mais informações sobre a adição de fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo na seção Consulte também.
Iniciando um fluxo de trabalho em um documento ou item
Depois que um fluxo de trabalho é adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, você poderá iniciar o fluxo de trabalho em um documento ou item nesse local (se o fluxo de trabalho estiver configurado para permiti-lo ser iniciado manualmente). Para iniciar um fluxo de trabalho, você pode selecionar o fluxo de trabalho que você deseja na lista de fluxos de trabalho disponíveis para o documento ou item. Se necessário, você talvez precise preencher um formulário com as informações que requer o fluxo de trabalho. Dependendo de como o fluxo de trabalho foi projetado e configurado, quando você inicia o fluxo de trabalho que você pode ter a opção de personalizá-lo ainda mais, especificando essas opções como participantes, data de conclusão e instruções sobre a tarefa.
Modificando um fluxo de trabalho em andamento
Depois que um fluxo de trabalho foi iniciado, você talvez precise fazer alterações. Por exemplo, talvez você precise adicionar outros participantes, ou um participante de fluxo de trabalho pode ser necessário reatribuir sua tarefa para outra pessoa ou solicitar uma alteração para o documento ou item que é o foco do fluxo de trabalho. Você pode modificar alguns dos fluxos de trabalho predefinidos que estão incluídos no Office SharePoint Server 2007 enquanto o fluxo de trabalho está em andamento. Se sua organização tiver desenvolvido e implantado um fluxo de trabalho personalizado, a capacidade de alterar o fluxo de trabalho enquanto ela estiver em andamento depende de como ele foi criado.
Concluindo tarefas de fluxo de trabalho
Qualquer evento de fluxo de trabalho que requer interação manual é representado por uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando uma tarefa é atribuída a um participante de fluxo de trabalho, o destinatário de tarefa pode concluir essa tarefa ou solicitar alterações ao fluxo de trabalho em si editando o formulário da tarefa de fluxo de trabalho associado. No Office SharePoint Server 2007, os participantes do fluxo de trabalho podem concluir tarefas de fluxo de trabalho no site do SharePoint ou diretamente em um programa do Microsoft Office 2007 — como Microsoft Office InfoPath 2007. Quando um participante de fluxo de trabalho conclui uma tarefa de fluxo de trabalho ou solicita uma alteração no fluxo de trabalho, o servidor é solicitado para mover o status do fluxo de trabalho para a próxima etapa do fluxo de trabalho.
Acompanhando o status de um fluxo de trabalho
Participantes e proprietários de fluxo de trabalho podem acompanhar o progresso de um fluxo de trabalho marcando a página de status que está associada com o fluxo de trabalho, no site do SharePoint. A página de status inclui informações de status sobre tarefas de fluxo de trabalho que não são concluídas. Ele também inclui informações de histórico que são relevantes para o fluxo de trabalho.
Office SharePoint Server 2007 também inclui ferramentas que fornecem uma análise de agregação do histórico de um fluxo de trabalho de relatório. Organizações podem usar essa análise para localizar áreas em processos que precisam ser melhorado ou para determinar se um grupo é reunião as metas de desempenho para um determinado processo empresarial. Office SharePoint Server 2007 inclui vários relatórios predefinidos do Microsoft Excel que podem ser usados com qualquer fluxo de trabalho. Além disso, informações de histórico de fluxo de trabalho estão disponíveis como uma fonte de dados de lista do SharePoint que pode ser usada e analisada em outros programas, como Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, ou em um processo de negócios personalizados solução de monitoramento.
