Se você tiver links no corpo de suas mensagens de email que apontam para arquivos armazenados no OneDrive ou no SharePoint, o Outlook exibirá vários tipos de informações sobre esses links e permitirá controlar quem pode acessar os arquivos vinculados.
Como fazer quais links apontam para arquivos armazenados OneDrive ou SharePoint?
Quando você adiciona um link a um arquivo no OneDrive ou SharePoint no corpo da mensagem de email, o Outlook exibe esse link com uma tela de fundo cinza. Se você clicar no link, verá uma pequena caixa de diálogo que permite que você saiba quem poderá acessar o link.
Observação: As informações aqui se aplicam apenas a links inseridos no corpo de uma mensagem de email. Embora você possa anexar arquivos diretamente à mensagem de email do OneDrive ou SharePoint e controlar as permissões nesses arquivos de maneira semelhante, as informações neste tópico se aplicam somente aos links inseridos no corpo da sua mensagem de email.
Como fazer inserir um link para um arquivo OneDrive ou SharePoint arquivo?
Há várias maneiras de inserir um link no corpo da sua mensagem de email.
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Copie o link de OneDrive ou SharePoint e cole-o no corpo da mensagem.
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Com uma nova mensagem de email, responder ou encaminhar aberta, selecione Mensagem> Link > Inserir Link. Em seguida, selecione um arquivo armazenado OneDrive ou SharePoint.
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Responder ou encaminhar uma mensagem com links existentes.
Outlook definirá automaticamente as permissões no link para qualquer administrador de locatários escolhido como a permissão padrão para sua organização.
Como fazer alterar permissões no meu link?
Se você quiser alterar quem pode acessar seu link para um documento do OneDrive ou SharePoint, clique no link no corpo da mensagem de email e selecione o símbolo > na caixa de diálogo de permissões para exibir as configurações de link.
Selecione ou clique em qualquer uma das opções listadas.
Além de escolher um nível de acesso, você também pode permitir a edição (ou desmarcar a caixa para desabilitar a edição) e até mesmo bloquear o download. Nesse caso, o arquivo vinculado será aberto somente em uma janela do navegador.
Observação: Para bloquear o download de um arquivo, desmarque a opção Permitir edição .
Selecione Aplicar para salvar suas alterações. Você pode definir níveis de permissão separados para cada link adicionado ao corpo da sua mensagem de email.
Meus destinatários terão acesso ao arquivo vinculado?
Outlook verifica se os destinatários da mensagem poderão acessar os links que você tem em sua mensagem para arquivos armazenados no OneDrive ou SharePoint. Esse processo ocorre rapidamente, mas pode levar mais tempo se você estiver enviando uma mensagem para um grande número de destinatários. Você não pode enviar sua mensagem até Outlook concluir essa verificação.
Se Outlook confirmar que um ou mais destinatários não poderão acessar seu link, o link mudará de cor para vermelho e um pequeno ponto de exclamação vermelho aparecerá ao lado do nome do link. Se você clicar no link, verá informações sobre quais destinatários não podem acessar seu link e por quê.
No pop-up, você poderá gerenciar o acesso e alterar o nível de acesso do link, optar por anexar o arquivo como uma cópia em vez de um link ou ignorar o aviso.
Dica: Se você tiver vários links em sua mensagem de email com erros de acesso, poderá navegar entre os links com erros usando o atalho de teclado Ctrl+Alt+F1.
Se Outlook puder verificar se os destinatários têm acesso ao link, você verá um pequeno ponto de exclamação ao lado do nome do link, mas o link não mudará de cor. Clicar no link permitirá que você opte por ignorar este aviso.
Antes de enviar sua mensagem, Outlook avisará se alguns de seus destinatários não tiverem acesso a um ou mais links. Você pode enviar mesmo assim ou escolher Não Enviar para revisitar as permissões de acesso de link.
Enviando sua mensagem
Se você tentar enviar sua mensagem de email antes Outlook concluir a verificação para ver se todos os destinatários podem acessar os links em nossa mensagem, você verá uma mensagem de aviso. Você pode enviar mesmo assim ou não enviar e permitir que Outlook conclua a verificação de permissões. Se você não fizer nada, a mensagem de aviso será alterada assim que Outlook terminar de verificar seus links.
