Se tiver ligações no corpo das suas mensagens de e-mail que apontam para ficheiros armazenados no OneDrive ou SharePoint, o Outlook apresenta vários tipos de informações sobre estas ligações e permite-lhe controlar quem pode aceder aos ficheiros ligados.
Como fazer saber que ligações apontam para ficheiros armazenados no OneDrive ou no SharePoint?
Quando adiciona uma ligação a um ficheiro no OneDrive ou SharePoint no corpo da sua mensagem de e-mail, o Outlook apresenta essa ligação com um fundo cinzento. Se clicar na ligação, verá uma caixa de diálogo pequena que lhe permite saber quem poderá aceder à ligação.
Observação: As informações aqui aplicadas a ligações inseridas apenas no corpo de uma mensagem de e-mail. Apesar de poder anexar ficheiros diretamente à mensagem de e-mail do OneDrive ou do SharePoint e controlar as permissões nesses ficheiros de forma semelhante, as informações neste tópico aplicam-se apenas às ligações inseridas no corpo da sua mensagem de e-mail.
Como fazer inserir uma ligação para um ficheiro do OneDrive ou do SharePoint?
Existem várias formas de inserir uma ligação no corpo da sua mensagem de e-mail.
-
Copie a ligação do OneDrive ou do SharePoint e, em seguida, cole-a no corpo da mensagem.
-
Com uma nova mensagem de e-mail, resposta ou reencaminhamento aberto, selecione Mensagem > Ligação > Inserir Ligação. Em seguida, selecione um arquivo armazenado no Microsoft OneDrive ou Microsoft Office SharePoint Online.
-
Responder ou reencaminhar uma mensagem com ligações existentes.
O Outlook definirá automaticamente as permissões na ligação para o que o administrador de inquilinos tiver escolhido como a permissão predefinida para a sua organização.
Como fazer alterar as permissões na minha ligação?
Se quiser alterar quem pode aceder à sua ligação a um documento do OneDrive ou do SharePoint, clique na ligação no corpo da mensagem de e-mail e, em seguida, selecione o símbolo de> na caixa de diálogo permissões para apresentar as definições da ligação.
Selecione ou clique em qualquer uma das opções listadas.
Além de escolher um nível de acesso, também pode permitir a edição (ou desmarcar a caixa para desativar a edição) e até bloquear a transferência. Neste caso, o ficheiro ligado a será aberto apenas numa janela do browser.
Observação: Para bloquear a transferência de um ficheiro, tem de desmarcar a opção Permitir edição .
Selecione Aplicar para guardar as alterações. Pode definir níveis de permissão separados para cada ligação que adicionar ao corpo da sua mensagem de e-mail.
Os meus destinatários terão acesso ao ficheiro ligado?
O Outlook verifica se os destinatários da sua mensagem poderão aceder às ligações que tem na sua mensagem para ficheiros armazenados no OneDrive ou no SharePoint. Este processo ocorre rapidamente, mas pode demorar mais tempo se estiver a enviar uma mensagem para um grande número de destinatários. Não pode enviar a sua mensagem até que o Outlook conclua este marcar.
Se o Outlook confirmar que um ou mais destinatários não poderão aceder à sua ligação, a ligação mudará de cor para vermelho e será apresentado um pequeno ponto de exclamação vermelho junto ao nome da ligação. Se clicar na ligação, verá informações sobre os destinatários que não conseguem aceder à sua ligação e porquê.
No pop-up, poderá Gerir o acesso e alterar o nível de acesso da ligação, optar por anexar o ficheiro como uma cópia em vez de uma ligação ou ignorar o aviso.
Dica: Se tiver várias ligações na sua mensagem de e-mail com erros de acesso, pode navegar entre as ligações com erros utilizando o atalho de teclado Ctrl+Alt+F1.
Se o Outlook não conseguir verificar se os destinatários têm acesso à ligação, verá um pequeno ponto de exclamação junto ao nome da ligação, mas a ligação não mudará de cor. Clicar na ligação permite-lhe optar por ignorar este aviso.
Antes de enviar a sua mensagem, o Outlook irá avisá-lo se alguns dos destinatários não tiverem acesso a uma ou mais ligações. Pode Enviar Mesmo Assim ou selecionar Não Enviar para rever as permissões de acesso da ligação.
Enviar a sua mensagem
Se tentar enviar a sua mensagem de e-mail antes de o Outlook terminar de verificar se todos os destinatários podem aceder às ligações na nossa mensagem, verá uma mensagem de aviso. Pode Enviar Mesmo Assim ou Não Enviar e permitir que o Outlook conclua a verificação de permissões. Se não fizer nada, a mensagem de aviso será alterada assim que o Outlook terminar de verificar as suas ligações.
