Personalizar mensagens de email

Você pode definir o nível de importância de uma mensagem para que os destinatários possam ver o indicador na Caixa de Entrada antes de abri-lo. Definir o nível de importância também permite que os destinatários classifiquem suas mensagens por importância.

• Na guia Mensagem, no grupo Marcas, escolha Alta Prioridade ou Baixa Prioridade. O ícone selecionado fica realçado para mostrar que está ativado.

  

Quando uma mensagem expira, o cabeçalho da mensagem permanece visível em pastas Outlook. Embora a mensagem apareça com um tachado, ela ainda poderá ser aberta.

1. Na guia Opções, no grupo Mais Opções, escolha o Iniciador de Caixa de Diálogo Opções de Mensagem .

2. Na caixa de diálogo Propriedades, em Opções de Entrega, marque a caixa de seleção Expira após e, em seguida, escolha uma data e hora.

Se você usar uma conta de email do Microsoft Exchange, poderá atrasar a entrega de uma única mensagem. Independentemente do tipo de conta de email, todos podem usar regras para atrasar a entrega de todas as mensagens, mantendo-as na Caixa de Saída por um período especificado após escolher Enviar.

Para atrasar a entrega de uma mensagem de email somente para contas Exchange

1. Na guia Opções , no grupo Mais Opções , escolha Atrasar Entrega. A caixa de diálogo Propriedades é exibida com a caixa de seleção Não entregar antes marcada.

2. Escolha a data e a hora de entrega desejadas.

   Observação: Escolha Atrasar Entrega para cada mensagem que você deseja atrasar. Para atrasar todas as mensagens, confira o procedimento a seguir para atrasar a entrega da mensagem de email para todas as contas de email.

Para atrasar a entrega de uma mensagem de email para todas as contas de email

Você pode personalizar as configurações no Assistente de Regras para limitar os critérios para quando o atraso for imposto.

1. Em qualquer exibição Outlook, escolha a guia Arquivo .

2. Escolha Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra.

3. Na Etapa 1: Selecionar um modelo, em Iniciar com base em uma regra em branco, escolha Aplicar regra em mensagens que eu enviar e, em seguida, escolha Avançar.

4. Clique em Avançar novamente e, quando vir a mensagem, Essa regra será aplicada a cada mensagem enviada, escolha Sim.

5. Na Etapa 1: Selecionar ações, marque a caixa de seleção adiar entrega por um número de minutos.

6. Na Etapa 2: Editar a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), escolha a frase sublinhada um número de.

7. Insira um número entre 1 e 120 e escolha OK.

8. Escolha Concluir e, quando vir a mensagem Essa regra é uma regra do lado do cliente e só será processada quando o Outlook estiver em execução, escolha OK.

   Observação: Essa nova regra atrasa todas as mensagens que você enviar pelo número de minutos inserido na etapa 7. Outlook deve permanecer em execução por esses minutos depois de escolher Enviar para acomodar o atraso especificado.

Início da Página

1. Na guia Opções , no grupo Temas , escolha Cor da Página.

   Observação: Coloque o cursor no corpo da mensagem para disponibilizar a opção Cor da Página .

2. Execute um dos seguintes procedimentos:

   • Escolha uma cor na paleta Cores do Tema ou Cores Padrão.

   • Escolha Mais Cores para obter uma paleta mais detalhada.

   • Escolha Sem Cor para remover qualquer cor.

3. Escolha Efeitos de Preenchimento para adicionar um gradiente, textura, padrão ou imagem e, em seguida, escolha as opções de preenchimento desejadas.

   Observação:  Se você escolheu uma cor na etapa 2, o gradiente, textura ou padrão se baseia nessa cor.

Há várias maneiras de alterar a fonte na sua mensagem.

• Na guia Mensagem, no grupo Texto Básico, você pode escolher a fonte, o tamanho da fonte, o estilo da fonte (negrito, itálico e sublinhado), a cor da fonte e o realce do texto.

• Na guia Formatar Texto , no grupo Fonte , você pode escolher a fonte e o tamanho da fonte e aumentar ou reduzir o tamanho em um incremento. Você também pode alterar o estilo de fonte (negrito, itálico, sublinhado, strikethrough, subscript, superscript); alterar o caso, a cor da fonte e o realce do texto; e remova toda a formatação de fonte.

• Na minibarra de ferramentas que aparece quando você seleciona um texto, é possível escolher a fonte, aumentar ou diminuir o tamanho em um incremento, escolher um tema, usar o Pincel de Formatação, escolher o estilo da fonte (negrito, itálico e sublinhado) e realçar o texto.

  

• Na guia Formatar Texto, no grupo Estilos, você pode escolher os estilos.

Os elementos gráficos podem obter a atenção dos destinatários de suas mensagens, mas eles também podem aumentar o tamanho do arquivo de sua mensagem. Esse é um dos motivos pelos quais os elementos gráficos devem ser usados com moderação. Para alterar a aparência do plano de fundo da mensagem, confira Adicionar uma cor de plano de fundo, gradiente, textura, padrão ou imagem.

Para adicionar um elemento gráfico

• Na guia Inserir , no grupo Ilustrações, escolha um dos seguintes tipos de ilustração:

  Imagem	Escolha imageme navegue até a pasta onde a imagem desejada foi salva. Escolha a imagem e escolha Inserir. Você pode redimensionar ou girar a imagem com as alças de arrasto de imagem. Para obter outras opções de imagem, clique com o botão direito do mouse na imagem e, em seguida, escolha um comando.
  Clip-Art	A biblioteca de clip art não está disponível em Outlook 2016 ou Outlook 2013; no entanto, o Outlook ainda pode ajudá-lo a inserir a arte do clip. Para obter mais informações, consulte Adicionar clip-art ao arquivo. Para adicionar clip-art a uma mensagem criada no Outlook 2010: Escolha Clip-Art, digite uma descrição para a arte que você deseja pesquisar e, em seguida, escolha Ir. Marque a caixa de seleção Incluir conteúdo do Office.com para incluir clip-arts disponíveis no Office.com. Escolha a imagem que você deseja inserir.
  Formas	Escolha Formas e, em seguida, escolha a forma desejada.  Para obter outras opções de forma, clique com o botão direito do mouse na forma e, em seguida, escolha um comando.
  SmartArt	Escolha SmartArt. Escolha um layout para um elemento gráfico SmartArt e, em seguida, escolha OK. Escolha o elemento gráfico SmartArt para adicionar texto. Para obter opções adicionais, clique com o botão direito do mouse no elemento gráfico SmartArt e, em seguida, escolha um comando.
  Gráfico	Escolha Gráfico. Escolha um tipo de gráfico e, em seguida, clique em OK. Na planilha do Microsoft Excel 2010 exibida, insira os dados do gráfico. Para obter outras opções de gráfico, clique com o botão direito do mouse no gráfico e, em seguida, escolha um comando.
  Captura de tela	Escolha Captura de tela.    Escolha uma das imagens visualizadas ou escolha Recorte de Tela. Escolha a parte da tela que você deseja capturar.

Para inserir WordArt

• Na guia Inserir, no grupo Texto, escolha WordArt.

1. Na guia Mensagem, no grupo Texto Básico, escolha botão Marcadores ou Numeração.

2. Pressione Enter para adicionar o próximo item da lista. O Outlook insere automaticamente o próximo marcador ou número.

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para concluir a lista, pressione Enter duas vezes.

     ou

   • Para excluir o último marcador ou número da lista, pressione a tecla Backspace.

Uma tabela é formada por linhas e colunas de células que você pode preencher com texto e elementos gráficos. As tabelas são frequentemente usadas para organizar e apresentar informações.

Você também pode usar tabelas para criar layouts de página interessantes ou para criar texto, elementos gráficos e layouts de tabela avançados.

Para adicionar uma tabela

1. Clique no local onde você deseja inserir uma tabela.

2. Na guia Inserir, no grupo Tabelas, escolha Tabela.

3. Siga um destes procedimentos:

   • Aponte para Tabelas Rápidas, escolha a tabela desejada e substitua os dados da tabela pelo seu conteúdo.

   • Clique na grade da tabela para escolher o número de linhas e colunas para criar uma nova tabela vazia.

     

   • Escolha Desenhar Tabela para obter um ponteiro que permite variar os tamanhos das células da tabela que você adicionar.

   • Escolha ExcelPlanilha para abrir uma nova planilha em sua mensagem. Você pode usar os pontos de alça para redimensionar a planilha.

     Observação: Quando você escolhe ExcelPlanilha, uma caixa de diálogo pode aparecer solicitando que você confie na fonte da pasta de trabalho do Excel. Na maioria dos casos, especialmente se a fonte do documento for o Excel instalado em seu computador, você pode escolher Sim. Se você hesitar em escolher sim porque Excel está em execução de outra origem ou rede, entre em contato com o administrador de rede.

Você pode criar uma assinatura padrão para ser adicionada a todas as mensagens enviadas ou pode inserir uma assinatura manualmente em mensagens de saída individualmente.

Para inserir uma assinatura automaticamente

1. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, escolha Assinatura > Assinaturas.

   Observação: Você também pode acessar opções de assinatura que estão disponíveis na guia Mensagem depois de escolher Responder, Responder a Todos ou Encaminhar em uma mensagem aberta.

2. Na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, na guia Assinatura de Email, na lista Selecione a assinatura a ser editada, escolha a assinatura desejada. Ou escolha Nova para criar uma assinatura.

3. Em Escolha a assinatura padrão, no canto superior direito da caixa de diálogo, na lista Novas mensagens, escolha a assinatura que você deseja.

4. Se quiser incluir uma assinatura nas mensagens que você responde e encaminha, escolha a assinatura na lista Respostas/encaminhamentos. Se você não quiser uma assinatura nessas mensagens, escolha Nenhuma.

5. Escolha OK.

6. Para adicionar a assinatura padrão a uma mensagem atual, na guia Mensagem, no grupo Incluir, escolha a Assinatura e, em seguida, escolha a assinatura.

Para inserir uma assinatura manualmente

• Na guia Mensagem, no grupo Incluir, escolha Assinatura e, em seguida, escolha a assinatura desejada.

  Observação: Você também pode acessar opções de assinatura que estão disponíveis na guia Mensagem depois de escolher Responder, Responder a Todos ou Encaminhar em uma mensagem aberta.

O grupo Símbolos na guia Inserir tem botões que permitem inserir uma equação, um símbolo e uma linha horizontal na mensagem de email.

Equação

Você pode adicionar equações complexas a uma mensagem com rapidez. Ao escolher o botão Equação, você acessa a guia Design e um conjunto de ferramentas e símbolos matemáticos e estruturas.

Símbolo

Você pode usar o botão Símbolo para adicionar:

• Símbolos, como ¼ e © que não estão no teclado.

• Caracteres especiais, como um travessão (—) ou reticências (…), que não estão no teclado.

• Caracteres Unicode.

Se você estiver usando uma fonte expandida, como Arial ou Times New Roman, a lista Subconjunto será exibida. A partir dessa lista, você pode escolher de uma lista estendida de caracteres de idiomas. O Subconjunto inclui grego e russo (cirílico), se disponível.

Linha Horizontal

O botão Linha Horizontal permite separar seções da mensagem. Uma linha tem largura (espessura) de ½ pt e usa a cor automática por padrão.

Um tema - um conjunto de elementos de design e esquemas de cores unificados - ajuda a criar mensagens bem projetadas e de aparência profissional. Quando você aplica um tema a um documento, o Outlook personaliza as cores de fundo e elementos gráficos, os estilos de corpo e de título, listas, linhas horizontais, as cores dos hiperlinks e cores da borda da tabela. As listas de nível único e vários níveis também são personalizadas.

Para alterar o tema

1. Na guia Opções, no grupo Temas, escolha Temas.

2. Siga um destes procedimentos:

   • Escolha Temas e redefina o tema atual de um modelo, procure por outro tema ou faça com que o tema seja a configuração padrão.

   • Escolha Cores e, em seguida, escolha uma paleta de cores predefinida para um tema ou crie sua própria paleta.

   • Escolha Fontes e, em seguida, escolha uma fonte a partir da lista padrão ou escolha sua própria fonte.

   • Escolha Efeitos e, em seguida, escolha um dos efeitos predefinidos.

   • Escolha Cor da Página e escolha entre a paleta de cores do tema predefinida ou escolha nenhuma cor ou uma cor personalizada ou adicione efeitos de preenchimento.

Início da Página

As mensagens de email sinalizadas ajudam você a gerenciar melhor seu email. As mensagens sinalizadas criam itens pendentes só para você ou para você e os destinatários da mensagem de email. Você pode sinalizar uma mensagem de email, por exemplo, que solicita informações desejadas por uma determinada data. Quando o destinatário receber a mensagem, um sinalizador também será exibido e uma mensagem será exibida no Painel de Leitura do Barra de Informações e na parte superior da mensagem quando ele for aberto no Outlook.

Uma mensagem sinalizada para você mesmo pode ajudá-lo a controlar quem respondeu à mensagem. Na situação anterior, você enviou uma mensagem de email sinalizada solicitando informações até determinada data. Além disso, ao sinalizar a mensagem para você mesmo, você será lembrado a verificar se há respostas. O Outlook pode até ajudá-lo a localizar respostas automaticamente para a mensagem sinalizada original.

1. Na guia Mensagem , no grupo Marcas , escolha Acompanhamento e escolha a data de vencimento de acompanhamento ou escolha Personalizado.

2. Se quiser um lembrete sobre essa mensagem sinalizada, na guia Mensagem, no grupo Marcas, escolha Acompanhar e depois Adicionar Lembrete. Se desejar, é possível alterar a data e a hora do lembrete.

3. Se desejar, você pode incluir um sinalizador para os destinatários para que eles sejam alertados sobre um prazo. Na guia Mensagem, no grupo Marcas, escolha Acompanhamento e, em seguida, escolha Sinalizar para Destinatários. Para incluir um lembrete para o destinatário sobre essa mensagem sinalizada, marque a caixa de seleção Lembrete e, em seguida, se necessário, altere a data e a hora.

É fácil criar uma pesquisa em Outlook incluindo botões de votação em uma mensagem de email.

1. Na guia Opções, no grupo Controle, escolha Usar Botões de Votação.

2. Escolha uma destas opções:

   • Aprovar; Rejeitar    
     Quando você tem um problema ou um evento, por exemplo, que precisa ser aprovado ou rejeitado.

   • Sim; Não    
     Quando tudo o que você quer é um sim ou um não, esta é uma boa maneira de fazer uma votação rápida.

   • Sim; Não; Talvez    
     Quando você não quer limitar as opções a sim e não, essa opção de votação oferece uma resposta alternativa.

   • Personalizado    
     Escolha essa opção para criar seus próprios nomes de botão de votação. Por exemplo, você pode pedir que seus colegas escolham entre três dias da semana para participarem de uma reunião semanal recorrente.

     1. Quando a caixa de diálogo Propriedades for exibida, em Opções de Votação e Acompanhamento, selecione a caixa Usar botões de votação marcar.

     2. Selecione e exclua os nomes dos botões padrão e, em seguida, digite o texto desejado. Separe os nomes dos botões com ponto e vírgula.

Uma confirmação de entrega informa que sua mensagem de email foi entregue à caixa de correio do destinatário, mas não informa se o destinatário viu a mensagem de email ou não. Uma confirmação de leitura informa que a mensagem foi aberta. Em ambos os casos, você recebe uma notificação de mensagem quando sua mensagem é entregue ou lidas. O conteúdo das notificações de mensagens é automaticamente gravado na mensagem original na pasta Itens Enviados.

No entanto, não confie apenas nesses recibos. O destinatário da mensagem pode determinar se uma solicitação de leitura foi solicitada e recusada para enviar uma. Se a mensagem tiver um status somente leitura no Painel de Leitura, uma confirmação de leitura não poderá ser enviada. Além disso, o programa de email do destinatário pode não ser compatível com confirmações de leitura.

Para adicionar uma entrega ou uma confirmação de leitura

• Na mensagem, na guia Opções, no grupo Controle, marque a caixa de seleção Solicitar Notificação de Entrega ou Solicitar Confirmação de Leitura.

Para ativar opções de controle para todas as mensagens de email enviadas

1. Escolha a guia Arquivo > Opções > Email.

2. Em Controle, escolha as opções desejadas.

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Os Cartões de Visita Eletrônicos facilitam o compartilhamento de informações de contato. Os Cartões de Visita Eletrônicos podem ser inseridos rapidamente nas mensagens que você envia e são imediatamente reconhecíveis pelo destinatário. Você pode enviar seu Cartão de Visita Eletrônico corporativo ou um cartão pessoal personalizado. Como alternativa, você pode enviar informações de contato de outra pessoa como um Cartão de Visita Eletrônico. Você também pode encaminhar Cartões de Visita Eletrônicos.

Para saber mais sobre Cartões de Visita Eletrônicos, confira Criar e compartilhar contatos como Cartões de Visita Eletrônicos.

1. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, escolha Anexar Item > Cartões de Visita e, em seguida, escolha um nome na lista. O menu Cartão de Visita mostra os últimos 10 nomes de contato que você inseriu como Cartões de Visita Eletrônicos em mensagens.

   Você pode inserir mais de um Cartão de Visita Eletrônico em uma mensagem.

2. Se não vir o nome desejado, escolha Outros Cartões de Visita, escolha o nome na lista Arquivado Como e, em seguida, escolha OK.

   Observações: 

   • Para ajudar a distinguir entre nomes duplicados no menu Cartão de Visita, escolha Outros Cartões de Visita. Mais informações são exibidas, incluindo uma visualização do cartão, na caixa de diálogo Inserir Cartão de Visita.

   • Se você arrastar um cartão de visita do modo de exibição Cartões de Visita para uma nova mensagem, apenas um vCard (.vcf) será incluído quando a mensagem for enviada. O arquivo .vcf anexado abre o formulário de contato com todas as informações que os destinatários podem salvar em suas listas de contatos. O Cartão de Visita Eletrônico está visível no formulário de contato.

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