Personalizar uma notificação por email para uma tarefa de fluxo de trabalho do SAP

Abrir o site de fluxo de trabalho no SharePoint Designer

Você pode personalizar uma notificação de tarefa de email. A mensagem de notificação é parte da definição do fluxo de trabalho. Para modificar a mensagem de notificação, abra o site de fluxo de trabalho no Microsoft SharePoint Designer 2010.

1. No menu Iniciar do Windows, clique para iniciar SharePoint Designer 2010 e, em seguida, clique em Abrir Site.

2. Na caixa URL do Site da caixa de diálogo Abrir Site, insira a URL do fluxo de trabalho com o qual você deseja trabalhar. Esse procedimento abre a página Informações do Site para o fluxo de trabalho.

3. No painel de navegação, clique em fluxos de trabalho para abrir uma página onde você pode gerenciar as configurações de fluxo de trabalho.

4. No painel Fluxos de Trabalho, localize a seção Fluxo de Trabalho de Lista e o nome do tipo de tarefa para a mensagem de notificação. Por exemplo, a ilustração a seguir mostra essa página para o tipo de tarefa TarefaTeste.
   

   

Início da página

Acessar as configurações da mensagem de notificação

Duet Enterprise envia uma mensagem de notificação para cada tarefa individual. Para alterar a mensagem, você precisa alterar a maneira como o fluxo de trabalho manipula cada tarefa única.

Para alterar a mensagem para cada tarefa:

1. Clique duas vezes no nome do tipo de tarefa para abrir a página referente ao fluxo de trabalho que permite exibir e gerenciar configurações.

2. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique em Editar fluxo de trabalho para abrir o editor de fluxo de trabalho.

3. No painel do editor, localize Etapa 1 e clique em Aprovação.

4. Na página de aprovação, clique em alterar o comportamento de uma única tarefa para abrir a página de comportamentos de tarefa.

   

5. Na página comportamentos de tarefa, no painel quando uma tarefa está pendente, clique tarefa atual: atribuído a.

   Na ilustração a seguir, as ações direcionam Duet Enterprise para efetuar a tarefa na lista de histórico do fluxo de trabalho e enviar uma notificação de tarefa de email ao usuário que a tarefa está atribuído.

   

Especificar os destinatários da notificação de tarefa

Por padrão, Duet Enterprise usa um formulário dinâmico do endereço de email para a mensagem de notificação de tarefa, uma variável chamada tarefa atual: atribuído a. Quando ele envia a notificação de tarefa, Duet Enterprise procura a pessoa correta ou a função do SAP e, em seguida, envia a notificação para o endereço.

Para modificar o endereço do destinatário:

1. Na linha Para: da janela Definir email, clique no botão Catálogo de Endereços.

2. Na caixa de diálogo Selecionar Usuários, digite um nome na caixa Digite um Nome ou Endereço de Email ou selecione um destinatário na lista disponível e clique em Adicionar>>.

1. Para remover um nome da lista de destinatários, na caixa Usuários Selecionados:, selecione o nome do destinatário que você deseja remover e clique em Remover<<.

2. Quando terminar de selecionar os usuários, clique em OK para retornar para a janela Definir email.

Alterar o texto estático na mensagem

Você pode incluir informações estáticas na mensagem: sempre que o fluxo de trabalho criar uma instância da notificação de tarefa por email, esse texto será o mesmo.

Para incluir informações estáticas:

• Na janela Definir email, posicione o cursor onde deseja que o texto apareça. Digite as informações diretamente no corpo da mensagem ou na linha de assunto.

Adicionar um hiperlink à mensagem

Você pode incluir um hiperlink estático — ou seja, um que sempre links para o mesmo endereço ou local — no corpo da sua mensagem de notificação de tarefa de fluxo de trabalho. Para adicionar um hiperlink, use a marca de âncora HTML (< uma > e < /a >) com href de atributo e especifique o endereço de destino como o valor do atributo href .

Por exemplo, é possível adicionar um link a um detalhe de tarefa usando o seguinte texto e hiperlink.

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint. 

Na mensagem resultante, o texto entre as marcas de ancoragem aparece como um hiperlink para o endereço especificado.

Adicionar conteúdo dinâmico à mensagem

Normalmente, é útil usar informações com alterações dinâmicas em uma notificação de tarefa. Por exemplo, talvez você queira incluir comentários de outras pessoas no fluxo de trabalho ou a ID de cliente para que o usuário possa ter certeza sobre uma referência específica. Geralmente, ao adicionar conteúdo dinâmico, você usa o valor de um campo no item atual (a tarefa atual no fluxo de trabalho).

Para adicionar conteúdo dinâmico a uma notificação de tarefa por email:

1. Na caixa de diálogo Definir mensagem de email, clique em pesquisa adicionar ou alterar para abrir a caixa de diálogo de pesquisa de cadeia de caracteres.

   

   Em SharePoint Designer 2010, uma pesquisa é um recurso que recupera dados de uma fonte de dados o tempo de execução do fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho pode usar os dados para realizar alguma outra ação de fluxo de trabalho.

2. Na lista suspensa Fonte de Dados, selecione a fonte de dados para as informações dinâmicas que você deseja adicionar à notificação. Normalmente, os fluxos de trabalho usam conteúdo dinâmico de uma fonte de dados Item Atual ou de uma fonte de dados Variáveis e Parâmetros do Fluxo de Trabalho. Se você não souber qual fonte de dados selecionar, contate o administrador de fluxo de trabalho.

3. Na lista suspensa Campo da fonte, selecione o campo que deseja usar.

   As opções que aparecem na lista Campo da fonte dependem de qual Fonte de Dados foi selecionada e também dependem de o designer de site de fluxo de trabalho ter criado quaisquer Propriedades corporativas estendidas para o fluxo de trabalho.

   A lista a seguir fornece informações adicionais sobre campos predefinidos na fonte de dados Item Atual e na fonte de dados Variáveis e Parâmetros do Fluxo de Trabalho. Para ver mais informações sobre os campos dessas fontes de dados, expanda um ou mais itens nessa lista.

   Campos de fonte de dados = Item atual.

   A fonte de dados Item Atual se refere à tarefa atual no fluxo de trabalho. A escolha dessa opção permite selecionar um valor dessa tarefa. Por exemplo, a fonte de dados Item Atual inclui campos como Status de Aprovação, Comentário sobre o Check-in e outros valores que fornecem informações sobre uma tarefa ativa específica no fluxo de trabalho. Além disso, a lista de campos válidos para Item Atual incluirá todas as propriedades configuradas como Propriedades corporativas estendidas.

   A fonte de dados Item Atual contém campos demais para listar aqui. Entretanto, a lista a seguir mostra alguns dos campos mais comuns.

   • Status de Aprovação

   • Comentários do Aprovador

   • Comentário sobre o Check-in

   • Código do cliente

   • Criado por

   • ID

   • Nome

   • Caminho

   • Link do Modelo

   • Caminho da URL

   Campos de fonte de dados = variáveis de fluxo de trabalho e parâmetros

   A tabela a seguir mostra os valores que é possível usar na lista suspensa Campo da fonte ao selecionar Variáveis e Parâmetros do Fluxo de Trabalho.

   Nome do campo	Descrição
   Variável: Comments	Essa variável contém eventuais comentários provenientes do originador da tarefa do SAP.
   Variável: DueDateForAllTasks	Essa variável contém a data limite para conclusão de todas as tarefas no fluxo de trabalho.
   Variável: MailSubject	Essa variável contém a linha de assunto do email de notificação de tarefa.
   Variável: NotificationMessage	Essa variável contém a mensagem de notificação proveniente do originador da tarefa do SAP.
   Variável: StartDeadline	Essa variável contém a data limite para início de todas as tarefas.
   Variável: TaskPriority	Essa variável contém a prioridade da tarefa.
   Variável: TaskTypeName	Essa variável contém o nome do tipo da tarefa.
   Variável: WFInitiatorUser	Essa variável contém o nome do iniciador do fluxo de trabalho.

   .

4. Clique em OK para aceitar o valor de pesquisa e retornar para a caixa de diálogo Definir Email.

5. Clique em OK para aceitar as alterações na notificação de tarefa por email.