Whiteboard fornece um espaço para as equipes pensarem juntas, experimentarem ideias diferentes e fazerem o melhor plano. Whiteboard está totalmente integrado às equipes da Microsoft, o que facilita o planejamento de projetos antes, durante e depois de uma reunião do Teams.
Confira estas dicas para aproveitar ao máximo Whiteboard durante sua próxima sessão de planejamento.
Preparar seu quadro de brancos com antecedência
Aqui estão algumas sugestões para preparar seu quadro de perguntas antes da reunião:
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Crie um novo quadro de texto na tela do seletor de quadros.
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No painel Criar, selecione Modelos > Planejamento de Projeto.
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Escolha um modelo que melhor atenda às suas necessidades. Por exemplo, escolha o modelo de Stand-up Diário para acompanhar a carga de trabalho e as tarefas diárias. Ou escolha o pontapé inicial do projeto se você precisar definir as metas de longo prazo da sua equipe.
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Personalize o modelo para atender às suas necessidades. Por exemplo, você pode adicionar notas adicionais, alterar cores ou adicionar setas de destaque.
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Carregue imagens ou documentos relevantes como PDFs.
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Para saber mais, confira Whiteboard recursos e funcionalidades
Depois que seu quadro estiver pronto, você poderá enviar um link para sua equipe.
Assumir o controle da reunião
Depois que a reunião for iniciada, siga estas etapas para compartilhar seu conselho:
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Selecione o ícone Compartilhar na bandeja de compartilhamento da reunião.
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Na seçãoWhiteboard, selecione Microsoft Whiteboard.
A exibição do seletor de quadros será aberta. Você pode selecionar o quadro que você já preparou na lista ou iniciar um novo quadro.
Aqui estão alguns recursos adicionais de Whiteboard que você pode usar ao liderar a reunião:
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Direcione a atenção de sua equipe com a ferramenta de ponteiro laser.
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Use a ferramenta de realce ou formas de seta para chamar conceitos de chave.
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Adicione novas anotações pegajosas para acompanhar a discussão.
Manter sua equipe engajada
Lembre sua equipe de que eles podem usar as seguintes ferramentas para colaborar em tempo real:
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Adicione notas pegajosas para acompanhar novas ideias.
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Use reações de observação pegajosas, como marcas de seleção ou rostos sorridentes para votar em ideias.
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Desenhe no quadro ou anotações de manuscrito com a ferramenta de incrustação.
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Carregar imagens, incluindo imagens de estoque do Bing.
Cursores colaborativos facilitam o acompanhamento de quais participantes da reunião estão fazendo as alterações.
Coloque seu plano em ação
Aqui estão algumas sugestões para acompanhar após a reunião mantendo sua equipe informada:
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Envie uma mensagem aos participantes com o resultado e os acompanhamentos. Você também pode incluir um link para o quadro de caracteres.
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Lembre os participantes da reunião de que eles podem encontrar o quadro em seu seletor de conselho.
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Envie um snapshot do quadro de perguntas concluídos para qualquer um que tenha perdido a reunião. Selecione Exportar imagem no menu Configurações.
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Para saber mais, confira Continuar trabalhando em um quadro após uma reunião.
Executar sessões de planejamento regulares
Se você quiser configurar reuniões de planejamento regulares, faça o seguinte:
Criar um canal de planejamento no Teams e adicionar um quadro de dados
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Navegue até sua equipe no Teams, selecione o menu . . . e adicione um canal. Seu nome deve ser o período que você está planejando (por exemplo, "Primeiro trimestre").
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No mesmo canal, selecione o botão + na parte superior, pesquise Whiteboard e selecione Salvar.
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O quadro de comunicações está anexado ao canal e você pode começar a planejar.
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Certifique-se de que sua equipe saiba sobre o canal e o quadro mencionando-os no Teams.
Concluir o processo de planejamento
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Exponha a estrutura do quadro com um modelo de planejamento de projeto ou crie a sua própria.
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Escreva instruções em um local claro no quadro para que os membros da equipe saibam como usá-lo.
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Algumas instruções podem incluir a especificação de certas cores para indicar em quais áreas certos recursos se enquadram ou quais reações representam a aceitação do recurso e assim por diante.
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Instrua os membros da equipe a preencher os itens da lista de pendências no quadro em notas adesivas codificadas por cores.
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Durante as reuniões relacionadas ao planejamento, use o quadro para mover itens na lista de pendências e facilitar as conversas relacionadas.
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Depois que um plano for definido, migre-o para o sistema de gerenciamento de projetos.
