Depois de desenvolver um plano de arquivo e projetar sua solução de gerenciamento de registros em Microsoft Office SharePoint Online, planeje como os documentos ativos em sua organização – eletrônicos e cópia impressa – se tornarão registros. Este artigo revisa as técnicas que você pode usar para declarar documentos ativos como registros e sugere uma maneira de planejar como os itens em seu plano de arquivo se tornarão registros.
Técnicas para converter documentos ativos em registros em SharePoint
Você pode usar as seguintes técnicas para converter documentos ativos em registros:
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Declarando manualmente um documento como um registro.
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Definindo uma política que declara um documento como um registro ou envia um documento para um site da Central de Registros em um momento especificado.
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Criando um fluxo de trabalho que envia um documento para um site da Central de Registros.
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Usando uma solução personalizada baseada no modelo SharePoint objeto.
Criando registros manualmente
Se o gerenciamento de registros in-locar estiver habilitado para uma biblioteca de documentos, os usuários poderão declarar explicitamente um documento na biblioteca como um registro editando os detalhes de conformidade do documento. Quando o administrador do conjunto de sites habilita o gerenciamento de registros in-locar, o administrador do conjunto de sites especifica quem deve ser capaz de declarar e não declarar registros e se os usuários devem ser capazes de editar ou excluir documentos depois de se tornarem registros.
Se uma conexão com um site da Central de Registros tiver sido criada, os usuários poderão enviar documentos manualmente para o site da Central de Registros usando o comando Enviar para. Quando um administrador de farm configura uma conexão com o site da Central de Registros, esse comando fica disponível em todos os documentos ativos. Dependendo de como a conexão é configurada, os documentos podem ser copiados para o site da Central de Registros, movidos para o site da Central de Registros ou movidos para o site da Central de Registros com um link para o documento mantido.
Embora o envio manual de registros para o site da Central de Registros não seja uma solução prática em grande escala, você pode usá-los para complementar outros métodos de criação de registros.
Definindo uma política
Uma política de retenção especifica ações a ser realizadas em documentos em determinados pontos no tempo. As ações de política ocorrem automaticamente. Os usuários não têm que iniciar a ação.
Duas ações de política se relacionam especificamente ao gerenciamento de registros: transferir um documento para outro local e declarar um documento como um registro. Se houver uma conexão com um site da Central de Registros, você poderá criar uma política que envie documentos para um site da Central de Registros. A política também especifica se o documento deve ser copiado para o site da Central de Registros, movê-lo ou movê-lo e deixar um link na biblioteca de documentos. Se o gerenciamento de registros in-locar estiver habilitado para o site, você poderá criar uma política que declare um documento como um registro. Você também pode usar o modelo de objeto SharePoint para criar uma ação personalizada.
Uma política de retenção pode ter vários estágios. Por exemplo, você pode criar uma política de retenção que exclua todas as versões anteriores de um documento um ano após a última alteração do documento e transfere o documento para um site da Central de Registros cinco anos após a última alteração do documento.
Se o gerenciamento de registros in-locar estiver habilitado para um site, o site poderá conter documentos e registros ativos. Nesse caso, você pode especificar políticas de retenção diferentes para documentos e registros ativos. Por exemplo, você pode criar uma política que declare um documento ativo como um registro dois anos após a criação do documento e criar uma segunda política que exclua um registro sete anos após ter sido declarado como um registro.
Criando um fluxo de trabalho
Ao criar um fluxo de trabalho, você pode adicionar uma ação para enviar um item a um repositório. Usando essa ação, você pode criar fluxos de trabalho que enviam documentos para um site da Central de Registros. Você também pode incluir outras ações no fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho que envia uma mensagem de email para o autor de um documento solicitando aprovação e envia o documento para um site da Central de Registros. Você pode combinar políticas e fluxos de trabalho criando uma política de retenção que executa o novo fluxo de trabalho um ano após a criação de um documento.
Você também pode usar o modelo de objeto SharePoint para criar um fluxo de trabalho personalizado que copia arquivos para o site da Central de Registros. Um fluxo de trabalho que envia arquivos para o site da Central de Registros pode ser integrado ao seu sistema de gerenciamento de documentos como parte de um fluxo de trabalho que orienta um documento em seu ciclo de vida. Para tipos de documento que têm um ciclo de vida previsível, como relatórios de despesas, você pode implementar um fluxo de trabalho que orienta o documento através de seus vários estágios e, como etapa final, envia uma cópia do documento para o site da Central de Registros. O fluxo de trabalho pode ser acionado criando um novo documento.
Usando uma solução personalizada
Você pode desenvolver soluções personalizadas que usam objetos no namespace Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy para enviar conteúdo de outras fontes de dados para o site da Central de Registros. Para obter mais informações sobre como implementar soluções personalizadas usando o modelo de objeto Microsoft Office SharePoint Online, consulte Microsoft Office SharePoint OnlineSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Concluindo seu plano
Depois de desenvolver o plano de arquivos e revisar os métodos para mover conteúdo para o site da Central de Registros, conclua seu plano de arquivos determinando como enviar cada tipo de registro para o site da Central de Registros. As coisas a considerar incluem o seguinte:
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A conformidade é imposta ou voluntária?
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Você pode depender da cooperação dos usuários em sua organização para estar em conformidade com os processos de gerenciamento de registros? Em geral, evite processos manuais. No entanto, onde eles são necessários, crie treinamento e monitoramento adequados para garantir a conformidade da equipe.
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O conteúdo será armazenado em Microsoft Office SharePoint Online de gerenciamento de documentos?
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Você está mantendo conteúdo físico? Gerenciar conteúdo físico ativo, como cópia impressa ou CD-ROM, e enviá-lo para um cofre de registros para retenção (juntamente com o controle do registro em um site da Central de Registros) requer um planejamento exclusivo não descrito neste tópico. Por exemplo, se não houver nenhuma versão eletrônica de um documento em papel, talvez seja necessário rastrear o item usando uma lista que tenha políticas e fluxos de trabalho associados.
A tabela a seguir mostra como alguns registros em um plano de arquivo de exemplo serão movimentados para um site da Central de Registros:
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Documentos |
Descrição |
Mídia |
Local de origem |
Torna-se um registro... |
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Plano de benefícios |
Descrição do plano de benefícios dos funcionários. |
Páginas da Web |
Microsoft Office SharePoint Online de documentos |
Usando um fluxo de trabalho personalizado associado à política de expiração |
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Plano de seguro |
Descrição do plano de seguro de funcionários. |
Imprimir |
Documento físico associado ao item de lista no Microsoft Office SharePoint Online |
Enviando-o para um cofre físico e criando um item de lista no site da Central de Registros para rastrear (usando um código de barras) |
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Planilhas de folha de pagamento |
Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos. |
Documentos eletrônicos |
Servidor de registros de folha de pagamento não com base Microsoft Office SharePoint Online |
Usando um programa personalizado |
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Arquivos de desenvolvimento de produtos |
Especificações de produtos e documentos associados. |
Documentos eletrônicos |
Microsoft Office SharePoint Online de documentos |
Usando fluxo de trabalho personalizado associado à política de expiração e manualmente usando o comando Enviar para |
