Planejar conjuntos de documentos no SharePoint Server

Sobre conjuntos de documentos

Conjuntos de documentos são um recurso no SharePoint Server 2016 que permite que uma organização gerencie uma única entrega ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos ou arquivos. Um conjunto de documentos é um tipo especial de pasta que combina atributos exclusivos do conjunto de documentos, os atributos e o comportamento de pastas e documentos e fornece uma interface do usuário, metadados e elementos do modelo de objeto para ajudar a gerenciar todos os aspectos do produto de trabalho.

Para equipes e usuários em muitas organizações, é preciso ter um conjunto de documentos ou um produto de trabalho para gerenciar melhor um projeto ou uma entrega. Por exemplo, uma equipe jurídica pode precisar coletar, criar e gerenciar vários documentos, Fotos e arquivos de áudio relacionados a um caso específico. Ou, uma equipe de vendas pode precisar compilar documentos de várias fontes para criar e gerenciar uma RFP (solicitação de proposta) para um cliente potencial. Os conjuntos de documentos fornecem a essas equipes e usuários a capacidade de gerenciar esses conjuntos de documentos como uma única coleção, entrega ou produto de trabalho. Os proprietários do conjunto de documentos podem criar uma página de boas-vindas personalizada que pode exibir os itens incluídos e informações importantes sobre o produto do trabalho.

No SharePoint Server 2016, as organizações que desejam criar e gerenciar conjuntos de documentos consistentemente podem configurar um tipo de conteúdo de conjunto de documentos para cada produto de trabalho que eles normalmente criam. Um tipo de conteúdo conjunto de documentos pode definir tipos de conteúdo aprovados, atributos, itens padrão, colunas, fluxos de trabalho e políticas. Outros tipos de conteúdo de conjunto de documentos personalizados podem ser criados a partir do tipo de conteúdo pai, cada um herdando propriedades e configurações do tipo de conteúdo conjunto de documentos pai. Depois que o tipo de conteúdo for adicionado a uma biblioteca, os usuários poderão criar um conjunto de documentos que herda os atributos do tipo de conteúdo conjunto de documentos usando o comando novo . Um tipo de conteúdo de conjunto de documentos fornece configurações adicionais que permitem especificar tipos de conteúdo permitidos, conteúdo padrão, colunas compartilhadas, colunas de página de boas-vindas e modo de exibição de página de boas-vindas padrão.

Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010).

Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar conjuntos de documentos no SharePoint Server 2016, confira criar e configurar um novo tipo de conteúdo conjunto de documentos na ajuda do SharePoint Server 2016.

Administração de conjuntos de documentos

Conjuntos de documentos no SharePoint Server 2016 compartilham muitos dos mesmos atributos e propriedades que pastas. No entanto, há algumas considerações importantes que você deve saber ao planejar uma solução de conjunto de documentos.

• Não há limite quanto ao número de documentos que podem existir em um conjunto de documentos. No entanto, os tempos de carregamento de exibição podem ser limitados pelo limite do modo de exibição de lista que, por padrão, é definido em 5.000 itens. As pastas são permitidas em conjuntos de documentos, mas a navegação de metadados não pode ser usada em um conjunto de documentos. Portanto, é importante considerar a possibilidade de exceder os limites do modo de exibição de lista e as questões de design de navegação ao determinar quantos itens devem existir em um conjunto de documentos. Além disso, quando você usa o recurso Enviar para com um conjunto de documentos, a soma de todos os documentos em um conjunto de documentos não pode ser maior do que 50 MB. Para um produto de coleção ou trabalho com um número muito grande de itens, uma estrutura de pastas em uma biblioteca de documentos pode ser uma solução melhor.

• Não há limite quanto ao número de conjuntos de documentos que podem existir em uma biblioteca de documentos. No entanto, o número de conjuntos de documentos que podem aparecer em listas será limitado pelo limite do modo de exibição de lista.

• Ao usar metadados compartilhados, se houver mais de 10 itens que estão usando metadados compartilhados em um conjunto de documentos, as atualizações de metadados serão executadas por um trabalho de temporizador a cada 15 minutos. Por exemplo, se você tiver 10 documentos no nível superior da biblioteca e um único documento em um conjunto de documentos com metadados compartilhados, o trabalho por tempo não será executado. Mas se você adicionar outro conjunto de documentos com mais nove documentos, o trabalho de temporizador será executado.

• Ao usar o roteamento de conjuntos de documentos, os conjuntos de documentos que são enviados a um organizador de conteúdo permanecerão na biblioteca de redistribuição e serão movidos para o local adequado pelo trabalho de temporizador de processamento do organizador de conteúdo, que, por padrão, é executado diariamente.

Para usar conjuntos de documentos em um conjunto de sites, o recurso conjuntos de documentos deve estar habilitado.

Para habilitar o recurso conjuntos de documentos para um conjunto de sites

1. Na página configurações do site , em Administração do conjunto de sites, clique em recursos do conjunto de sites.

2. Na página recursos , em conjuntos de documentos, clique em Ativar.

Depois que o recurso conjuntos de documentos estiver habilitado, você poderá criar tipos de conteúdo conjunto de documentos.

Planejando tipos de conteúdo de conjunto de documentos

Você pode planejar tipos de conteúdo do conjunto de documentos para sua solução usando a planilha analisar uso do documento, que você pode concluir usando o artigo identificar usuários e analisar o uso do documento no SharePoint 2013. Em seguida, você pode usar a planilha de tipo de conteúdo (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409) para registrar suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo de conjunto de documentos que será usado na sua solução.

Para planejar tipos de conteúdo do conjunto de documentos usando a planilha tipo de conteúdo

1. Insira um conjunto de documentos no campo tipo de conteúdo    da planilha tipo de conteúdo.

2. Digite a URL do site na qual o novo tipo de conteúdo conjunto de documentos será definido. Observe que os tipos de conteúdo estão disponíveis no site em que estão definidos e em todos os sites abaixo desse site.

3. Determinar o tipo de conteúdo pai    Insira o tipo de conteúdo do conjunto de documentos pai no campo tipo de conteúdo pai    da planilha tipo de conteúdo. Isso será um tipo de conteúdo de conjunto de documentos principal ou um tipo de conteúdo de conjunto de documentos personalizado que você já planejou.

4. Determinar configurações do conjunto de documentos    Determine e especifique as seguintes configurações de conjunto de documentos na planilha tipo de conteúdo:

   1. Determinar tipos de conteúdo permitidos    Especifique os tipos de conteúdo padrão que serão permitidos nesse tipo de conteúdo conjunto de documentos.

   2. Determinar conteúdo padrão    Se o tipo de conteúdo do conjunto de documentos que você está criando for configurado para criar automaticamente o conteúdo padrão quando você criar uma nova instância de um conjunto de documentos, poderá adicionar arquivos ao conjunto de documentos manualmente. Somente os arquivos dos tipos de conteúdo permitidos para o conjunto de documentos podem ser adicionados.

   3. Determinar colunas compartilhadas    Especifique se os valores de coluna para o conjunto de documentos devem ser sincronizados automaticamente com todos os documentos contidos no conjunto.

   4. Determinar colunas da página de boas-vindas    Especifique quais colunas devem ser mostradas na página de boas-vindas para cada conjunto de documentos.

   5. Determinar a exibição da página de boas-vindas    Especifique o modo de exibição para exibir o conteúdo do conjunto de documentos na página de boas-vindas.

5. Determinar as colunas e a ordem das colunas    Na tabela planejar colunas    da planilha tipo de conteúdo:

   1. Insira cada coluna herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna novo?    , digite não para cada entrada.

   2. Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que você irá criar. Insira os nomes das colunas adicionais, seus tipos e indique se elas são novas.

6. Na seção modelo de plano    da planilha, digite nenhum.

7. Determinar os fluxos de trabalho    Se houver um fluxo de trabalho disponível que seja relevante para o tipo de conteúdo conjunto de documentos, você poderá associá-lo opcionalmente ao tipo de conteúdo. Em seguida, o fluxo de trabalho pode ser iniciado em qualquer item de lista desse tipo de conteúdo. Para obter uma discussão completa sobre o planejamento do fluxo de trabalho, consulte planejar fluxosde trabalho. Depois de revisar os fluxos de trabalho e determinar quais fluxos de trabalho estão disponíveis, insira cada fluxo de trabalho a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela planejar fluxos    de trabalho da planilha de tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo pai, insira as informações na nova coluna?   

8. Determinar a política    Uma política é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo; os recursos de política fornecem os detalhes de cada regra, por exemplo, se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou quais ações do item devem ser auditadas. Para obter mais informações sobre o planejamento de políticas, consulte planejar política de gerenciamento de informações no SharePoint Server 2013. Depois de revisar políticas e determinar quais recursos e modelos de política estão disponíveis, na seção planejar uma política    da planilha tipo de conteúdo, faça o seguinte:

   1. Se o tipo de conteúdo pai tiver configurações de política, elas serão aplicadas inalteradas no novo tipo de conteúdo. Isso garante que as políticas, após serem definidas, sejam impostas em todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando suas configurações de política do tipo pai, na seção planejar uma política    da planilha tipo de conteúdo, responda Sim para a pergunta "é a política definida no tipo de conteúdo pai?".

   2. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando uma política com base no tipo de conteúdo pai, no campo registrar o nome da política    da seção planejar uma política    , digite o nome do modelo de política. Da mesma forma, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser aplicar um modelo de política, no campo registrar o nome da política    da seção planejar uma política    , digite o nome do modelo de política.

   3. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando um ou mais recursos de política individuais do tipo de conteúdo pai, insira cada recurso de política na tabela de recursos    na seção planejar uma política    da planilha. Por outro lado, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser associar recursos de política com o tipo de conteúdo atual, insira esses recursos de política na tabela de recursos    . Observe que você não pode associar recursos de política individuais e uma política por nome a um tipo de conteúdo.

Planilhas

Use as seguintes planilhas para registrar as informações discutidas neste artigo:

• Planilha de tipo de conteúdo (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409)

• Analisar planilha de uso do documento (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid = 0x409)