Práticas recomendadas para o gerenciamento do escopo do projeto no Project online

O que é o escopo do projeto e para onde ele vem?

Escopo do projeto define os limites do seu projeto. Ele especifica o que o projeto fará para realizar sua meta estipulada.

Seu projeto significa uma melhor chance de sucesso se você, como gerente de projeto, pode manter a disciplina necessária para manter o projeto dentro dos limites de seu escopo definido. É muito fácil optar por fazer tarefas extras aqui, e isso parece melhorar o projeto geral. O escopo do projeto cresce maior e maior, às vezes imperceptibly, enquanto o orçamento, a agenda e a equipe permanecem iguais. Muitas vezes, o gerenciamento de stakeholders que está pagando pelo projeto não reconhece que o escopo do projeto aumentou muito.

A solução é o gerenciamento de escopo, que garante que você e sua equipe de projeto façam todo o trabalho necessário para completar o escopo do projeto, e não mais e menos. O gerenciamento de escopo inclui estes componentes principais:

• Definir o escopo e tê-lo aprovado

• Desenvolvendo a estrutura de divisão de trabalho (EDT) para detalhar as tarefas a serem realizadas

• ImPedindo a deslizar o escopo

• Gerenciando alterações de escopo durante todo o ciclo de vida do projeto e equilibrando o triângulo do projeto

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Definir o escopo do projeto e postar a instrução SCOPE no Project online

A definição de escopo do seu projeto é a "estrela do projeto", o guia que mantém seu projeto velejando diretamente em direção aos resultados desejados. Criar a instrução Scope garante que todos, do cliente ou patrocinador do projeto para todos os membros da equipe, entenda o que este projeto está se empenhando para realizar.

A instrução Scope pode ser um resumo conciso ou um documento abrangente detalhado, dependendo dos processos da sua organização e das necessidades do projeto. No mínimo, a instrução SCOPE deve incluir os seguintes elementos:

• Objetivo do projeto: Uma breve declaração que continua a finalidade do projeto.

• Resultado do projeto: Recursos, funções e outras características do produto, serviço ou resultado que o projeto deve alcançar. Este é o escopo do produto.

• Limites do projeto: Onde o projeto começa e onde ele termina; o que está sendo incluído e excluído do projeto.

• Resultados finais do projeto: Os itens tangíveis sendo produzidos por meio da execução do projeto, por exemplo, documentos, processos, protótipos, treinamento ou produto final.

• Limitações do projeto: Quaisquer limitações que restrinjam as opções do projeto, por exemplo, tempo, orçamento, disponibilidade do recurso, regulamentos e assim por diante.

Depois de desenvolver a instrução de escopo do projeto, tenha gerenciamento superior ou a revisão do cliente e aprove-a. É essencial que o gerenciamento de stakeholders, o que está pagando às contas do projeto, tenha a mesma visão do projeto que você faz... antes de criar a equipe e começar a executar o projeto.

Em seguida, no Project Web App para o Project online, poste a instrução Scope na biblioteca de documentos do projeto. Depois que a instrução de escopo é armazenada, ela fica prontamente acessível para você, os membros da equipe e o gerenciamento de participantes.

1. No início rápido, escolha projetos.

2. Na central de projetos, escolha o nome do projeto ao qual a instrução de escopo pertence.

   

3. No início rápido, escolha documentos. A página documentos do projeto será aberta.

4. Na barra de menus, escolha carregar.

5. Navegue pelo sistema de arquivos para localizar e escolha a instrução Scope e, em seguida, escolha abrir. Seu arquivo será adicionado à biblioteca de documentos do projeto.

   

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Desenvolver a estrutura de divisão de trabalho e a lista de tarefas no Project online

Com a instrução Scope escrita e aprovada, o projeto é mais tangibly definido do que era quando era apenas uma ideia ou um conjunto de requisitos.

Agora, você desenvolve a WBS (estrutura de detalhamento de trabalho) e detalha todas as tarefas que devem ser concluídas para produzir os resultados que atendem ao escopo. Em poucas palavras, a EDT é a estrutura de tópicos de fases, tarefas e subtarefas do projeto que também descrevem Marcos e resultados finais do projeto. Aqui está o processo de desenvolvimento da EDT:

1. Crie uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas. Você pode Adicionar as tarefas ao projeto no Project Web App para o Project Online, ou pode trabalhar fora do Project Online por enquanto, o que for mais fácil para você.

2. Organizar a lista de tarefas na estrutura lógica (novamente, fases, tarefas, subtarefas e assim por diante).

   Dica: Não é necessário adicionar quem é o responsável pelas tarefas, informações de orçamento ou informações de cronograma. Tudo o que pode ser mais tarde. O importante é dividir a meta do projeto em tarefas individuais e acionáveis.

3. Trabalhe com algumas iterações da WBS para fazer isso certo. Faça com que seus participantes do projeto, principalmente os membros da equipe (ou os membros da equipe), examinem a precisão, a integridade e a realismo. Certifique-se de que ele reflita o escopo do projeto.

4. Faça com que seus participantes do gerenciamento aprovem a EDT.

Quando a EDT for aprovada, adicione as tarefas ao projeto ou faça as alterações necessárias no Project Web App para o Project Online. Com as tarefas adicionadas, você está começando a construir o projeto de acordo com o EDT baseado em escopo.

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Impedir a deslizagem de escopo

Durante o planejamento e a execução do seu projeto, você está associado a ver novas ideias se estendem. Muitas vezes, essas novas ideias refletem funções e recursos sobre o produto, serviço ou resultado que o projeto está produzindo. O escopo sempre está sob a constante constante para expandir, pois mais sempre é uma vez mais desejadas de um projeto. No enTanto, depois que a instrução Scope e a EDT resultantes forem aprovadas pelo gerenciamento de stakeholders, adicionar mais ao escopo invariavelmente afetará o custo e o cronograma do projeto.

Adicionar tarefas que muitas vezes parecem pequenos ou triviais ao escopo do projeto pode levar à deslizamento de escopo, que é a adição de tarefas ao escopo do projeto sem examinar o efeito dessas adições no cronograma do projeto, no orçamento ou nos recursos, e sem obter cliente autorização. A ampliação do escopo é um grande problema, tanto que seja o motivo pelo qual muitos projetos são executados mais tarde, ultrapassar o orçamento ou falham completamente.

Se um membro da equipe ou o gerenciamento de Stakeholder sugerir que uma nova tarefa ou conjunto de tarefas se torne parte do trabalho do projeto, faça as seguintes perguntas:

• Como essa tarefa se encaixa ao escopo do projeto?

• Quanto tempo levará para ser alcançado?

• Quando será preciso fazer isso?

• Quem será o responsável pela tarefa e terá tempo para a tarefa?

• Essa tarefa dependerá da conclusão de outras tarefas e outras tarefas dependerão da conclusão desta tarefa?

• Se essa tarefa fizer com que o cronograma seja executado em atraso ou acima do orçamento, que outras tarefas precisará ter para atender ao prazo e ao orçamento acordados? Ou mais tempo e orçamento podem ser disponibilizados?

Por articularr a instrução Scope e tê-la aprovada por seu gerenciamento de stakeholders, o projeto já tem uma boa chance de resistência à deslizagem de escopo. Quando esses mesmos gerenciam stakeholders pedem que você faça mais, você pode destacar que isso realmente aumenta o escopo, e a instrução Scope pode fazer backup.

Isso não significa que, é claro, que depois que você tiver a instrução de escopo e a EDT aprovadas, nada sempre precisará mudar. Você invariavelmente faz descobertas durante o curso de execução do projeto que garante alterações legítimas. No enTanto, se familiarizar em reconhecer as diferenças entre a deslizamento do escopo e alterações justificadas e ter um processo para lidar com ambos.

Se você adicionou tarefas ao cronograma e agora está vendo que algumas delas estão além do escopo do projeto, você pode excluí-las.

1. No início rápido do Project Online, escolha projetos.

2. Na central de projetos, escolha o nome do projeto. O projeto é aberto e mostra todas as tarefas.

3. Clique com o botão direito do mouse no título de linha da tarefa que você deseja excluir. O título da linha é a célula mais à esquerda da linha da tarefa.

   

4. No menu de atalho exibido, escolha excluir tarefa. A tarefa selecionada será removida.

   Dica: Para excluir várias tarefas adjacentes, selecione o título de linha da primeira tarefa, mantenha a tecla Shift pressionada e selecione o título de linha da última tarefa. Isso seleciona todas as tarefas entre a primeira e a última linha. Para excluir várias tarefas não adjacentes, selecione o título de linha da primeira tarefa, mantenha a tecla Ctrl pressionada e selecione os títulos das outras tarefas que você deseja excluir. Clique com o botão direito do mouse em um dos títulos de linha e escolha excluir tarefa.

5. Na guia tarefa , no grupo projeto , escolha salvar. Você também pode pressionar CTRL + S.

6. Quando você estiver pronto para publicar as alterações feitas no cronograma de todas as outras pessoas para ver, na guia tarefa , no grupo projeto , escolha publicar.

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Gerenciar alterações de escopo como problemas no Project online

É não real esperar que o escopo que você tem no fechamento do projeto será idêntico ao que você tinha no início do projeto. Novas descobertas sempre são feitas durante o planejamento e a execução do projeto. Novas ideias melhoram as ideias antigas. Outras atividades criam eficiências de processo com um pouco de ajuste. O projeto precisa responder à mudança para continuar viável.

No enTanto, todos os stakeholders precisam estar cientes de que todas as alterações vêm com um efeito. Uma boa maneira de envisioná-lo com o triângulo do projeto. Os três lados do triângulo do projeto são escopo, tempo e dinheiro.

Se o lado do escopo do triângulo for ampliado, mas o tempo e os lados do dinheiro não forem alterados, o triângulo será desbalanceado e o projeto terá a função de problemas. Quando há uma mudança de escopo, o lado do tempo, o lado do dinheiro ou os dois lados precisam ser aumentados de forma correspondente.

Isso significa que, quando um dos seus participantes quiser adicionar algo ao projeto, você precisa lembrá-lo de que essa alteração provavelmente atrasará o projeto ou o tornará o custo.

Uma boa maneira de lidar com essas solicitações é por meio de um processo de gerenciamento de alterações. Ter um painel de revisão de alterações traz todas as pessoas envolvidas na tabela para examinar os fatos da adição, revisar a instrução Scope e manter o triângulo do projeto equilibrado.

O processo de gerenciamento de alterações começa com uma solicitação de alteração, na qual o solicitante descreve a alteração proposta e responde às perguntas sobre o efeito da alteração no projeto.

O painel de revisão de alterações deve pelo menos incluir o patrocinador do projeto, o gerente de projeto, o (s) membro (s) da equipe que será responsável por realizar tarefas adicionais e a pessoa que fez a solicitação de alteração. O quadro discute a mudança e toma sua decisão. Essa decisão é documentada e armazenada com os outros documentos do projeto que podem ser acessados por participantes do projeto.

Por meio deste processo de controle de alterações, a deslizagem de escopo é impedida, e alterações de escopo legítimas são contabilizadas em termos de cronograma, orçamento, recursos, qualidade, risco, objetivos gerais do projeto e critérios de sucesso.