Qual é a diferença entre um Grupo do Microsoft 365 e uma lista de contatos no Outlook?

Uma lista de contatos, ou lista de distribuição, é uma coleção de endereços de email usados para enviar mensagens ou convites de reunião para muitas pessoas ao mesmo tempo. Saiba como criar, editar ou excluir uma lista de contatos no Outlook.

Um Grupo do Microsoft 365 no Outlook atende a essas necessidades simples e fornece uma matriz de recursos compartilhados aos quais os membros do Grupo são atribuídos automaticamente quando o Grupo é criado.

Ferramentas para compartilhamento e comunicação que vêm com Grupos do Microsoft 365

Ao configurar um grupo de Microsoft 365 no Outlook, você pode escolher um conjunto de pessoas com as quais deseja colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas compartilharem. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos porque adicionar membros ao grupo fornece automaticamente as permissões necessárias para as ferramentas que seu grupo fornece.

Aqui estão alguns dos recursos que tornam os grupos uma solução mais poderosa do que as listas de distribuição de email:

Caixa de entrada compartilhada – onde as conversas que você tradicionalmente tem em suas listas de distribuição ocorrem. Essa caixa de entrada compartilhada é totalmente pesquisável, portanto, cria um arquivo vivo das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem pesquisar ou percorrer o histórico para se atualizar rapidamente sobre o que foi postado no grupo anteriormente. Confira: Ter uma conversa em grupo no Outlook.

Dica: Se os usuários ainda quiserem que as mensagens de grupo apareçam em sua caixa de entrada pessoal, como fizeram com a lista de distribuição, tudo o que eles precisam fazer é assinar o grupo clicando no botão Associação na faixa de opções no Outlook.
Biblioteca de arquivos compartilhados – Seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint na qual seus usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo em que precisam trabalhar. Confira: Compartilhar arquivos com um grupo no Outlook.
Calendário compartilhado – Seu grupo obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que se inscreveu no grupo é automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que esses eventos também possam aparecer em seus calendários pessoais, se desejarem. Confira: Usar um calendário de grupo no Outlook para agendar e editar eventos.
Notebook compartilhado do OneNote – O grupo tem automaticamente um notebook compartilhado do OneNote em que os membros do grupo podem coletar e colaborar nas informações. Muitos grupos usam o notebook para criar uma wiki viva com perguntas frequentes e outros recursos. Confira: OneNote: Introdução.
Acesso de convidado – você poderia adicionar contatos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que eles receberam foi email. Com grupos, você pode oferecer aos convidados acesso a conversas por email, arquivos e até mesmo ao notebook compartilhado do OneNote. Confira: Adicionar convidados a grupos no Outlook.
O conteúdo é detectável – os grupos no Outlook são públicos por padrão, o que significa que eles são fáceis para outras pessoas em sua organização descobrirem e ingressarem ou revisarem os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, você poderá alternar o grupo para privado, o que oculta o conteúdo de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove todas as solicitações para ingressar.
Criação de autoatendimento – a TI não precisa ser atolada por solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar seus próprios grupos conforme necessário. Se você quiser controlar quais usuários em sua organização podem criar grupos, consulte: Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365.

Administração de seus grupos

Microsoft 365 oferece várias ferramentas e recursos úteis para gerenciar e administrar seus grupos com mais facilidade. Saiba mais no guia Administrador para Grupos do Microsoft 365 no Outlook.