Restringir o acesso a apresentações com o Gerenciamento de Direitos de Informação no PowerPoint

Usando o IRM no Microsoft 365, você gerencia arquivos de direitos XML Paper Specification (.xps) e os seguintes tipos de arquivo:

• apresentação    .ppt

• .pptx de apresentação   

• Apresentação habilitada para    macro.pptm

• Template.pot   

• Template.potx   

• .Potm de modelo habilitado para macro   

• Mostrar   .pps

• Show.ppsx

• Show.ppsm habilitado para macro   

• Tema do    Office.thmx

Observações: 

• Quando esses tipos de arquivo são anexados a uma mensagem de email gerenciada por direitos no Outlook, eles também serão gerenciados por direitos automaticamente.

• Quando você anexa um arquivo de mensagem (.msg) a uma mensagem de email gerenciada por direitos, a mensagem anexada não é gerenciada por direitos. O IRM não gerencia tipos de arquivo .msg de direitos.

Configurar o computador para usar o IRM

Para usar o IRM no Microsoft 365, o software mínimo necessário é o Cliente do RMS (Serviços de Gerenciamento de Direitos) do Windows Service Pack 1 (SP1). O administrador do RMS pode configurar políticas de IRM específicas da empresa, que definem quem pode acessar informações e que nível de edição é permitido para uma mensagem de email. Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado "Confidencial da Empresa", que especifica que uma mensagem de email que usa essa política pode ser aberta somente por usuários dentro do domínio da empresa.

Baixar permissões

Na primeira vez que você tentar abrir uma apresentação com permissão restrita, você deve se conectar a um servidor de licenciamento para verificar suas credenciais e baixar uma licença de uso. A licença de uso define o nível de acesso que você tem para um arquivo. Esse processo é necessário para cada arquivo que tenha permissão restrita. Em outras palavras, o conteúdo com permissão restrita não pode ser aberto sem uma licença de uso. Para baixar permissões é preciso que o Microsoft 365 envie suas credenciais, o que inclui seu endereço de email, e informações sobre seus direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações contidas na apresentação não são enviadas ao servidor de licenciamento.

Restringir a permissão ao conteúdo em arquivos

O IRM permite que você aplique restrições em uma base por usuário, por arquivo ou por grupo (as permissões baseadas em grupo exigem o serviço de diretório do Active Directory para expansão de grupo). Por exemplo, em um documento que Ranjit cria, ele pode dar a Helena permissão para ler, mas não alterá-la. Ranjit pode, então, dar permissão a Bobby para editar o documento. Ranjit também pode decidir aplicar um limite de cinco dias ao acesso de Helena e Bobby ao documento. 

1. Salve a apresentação.

2. Vá para Arquivo > Informações.

3. Selecione Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e selecione Acesso Restrito.

4. Na caixa de diálogo Permissões , selecione Restringir permissão a esta apresentação e atribua os níveis de acesso desejados para cada usuário.

   Suas opções poderão ser limitadas se um administrador tiver definido políticas de permissão personalizadas que os indivíduos não podem alterar.

   Níveis de permissão

   • Leitura     Os usuários com permissão de leitura podem ler uma apresentação, mas não têm permissão para editá-la, imprimir ou copiá-la.

   • Alterar     Os usuários com permissão Alterar podem ler, editar e salvar alterações em uma apresentação, mas não têm permissão para imprimi-la.

   • Controle Completo     Os usuários com permissão de Controle Total têm permissões de criação completas e podem fazer qualquer coisa com a apresentação que um autor pode fazer, como definir datas de validade para conteúdo, impedir a impressão e dar permissões aos usuários. Depois que a permissão para uma apresentação tiver expirado para usuários autorizados, a apresentação só poderá ser aberta pelo autor ou pelos usuários com permissão de Controle Total para a apresentação. Os autores sempre têm permissão de Controle Total.

5. Para dar permissão ao Controle Total de alguém, na caixa de diálogo Permissões , selecione Mais Opções e, em seguida, na coluna Nível de Acesso , selecione a seta e selecione Controle Completo na lista Nível de Acesso .

   

6. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

   A Barra de Mensagens é exibida, o que indica que a apresentação é gerenciada por direitos. Se você precisar fazer alterações na permissão de acesso na apresentação, selecione Alterar Permissão.

   

   Se uma apresentação com permissão restrita for encaminhada a uma pessoa não autorizada, uma mensagem será exibida com o endereço de email ou endereço do site do autor para que o indivíduo possa solicitar permissão para a apresentação.

   

   Se o autor optar por não incluir um endereço de email, os usuários não autorizados receberão uma mensagem de erro.

Definir uma data de vencimento para um arquivo

1. Abra o arquivo.

2. Vá para Arquivo > Informações.

3. Selecione Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e selecione Acesso Restrito.

4. Na caixa de diálogo Permissões, selecione a caixa Restringir permissão a essa apresentação marcar e selecione Mais Opções.

5. Em Permissões adicionais para usuários, selecione a caixa Essa apresentação expira em marcar e insira uma data.

6. Selecione OK duas vezes.

Usar outra conta de usuário do Windows para arquivos gerenciados por direitos

1. Abra o documento, a planilha ou a apresentação.

2. Vá para Arquivo > Informações.

3. Selecione Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e selecione Gerenciar Credenciais.

4. Siga um destes procedimentos:

   • Na caixa de diálogo Selecionar Usuário , selecione o endereço de email da conta que você deseja usar e selecione OK.

   • Na caixa de diálogo Selecionar Usuário , selecione Adicionar, digite suas credenciais para a nova conta e selecione OK duas vezes.

     

Exibir conteúdo com permissão restrita

Para exibir o conteúdo gerenciado por direitos aos quais você tem permissões usando Microsoft 365, basta abrir a apresentação.

Se você quiser exibir as permissões que tem, selecione Exibir Permissão na Barra de Mensagens ou selecione Esta apresentação contém uma política de permissões .

O IRM no Office para Mac fornece três níveis de permissão.

• Ler   Ler

• Alterar   Ler, editar, copiar e salvar alterações

• Controle Total   Ler, editar, copiar, salvar alterações, imprimir, definir datas de vencimento para conteúdo, conceder permissões para usuários, acessar conteúdo programaticamente

Siga um destes procedimentos:

Definir manualmente os níveis de permissão

1. Na guia Revisar , em Proteção, selecione Permissões e selecione Acesso Restrito.

   

2. Se essa for a primeira vez em que você está acessando o servidor de licenciamento, insira seu nome de usuário e senha do servidor de licenciamento e marque a caixa de seleção Salvar senha nas chaves do Mac OS.

   Observação: Se você não selecionar Salvar senha no Mac OS keychain, talvez seja necessário inserir o nome de usuário e a senha várias vezes.

3. Nas caixas Ler, Alterar ou Controle Total, insira o endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas para o qual você deseja atribuir um nível de acesso.

4. Se você quiser pesquisar o catálogo de endereços para o endereço ou nome do email, selecione .

5. Se você quiser atribuir um nível de acesso a todas as pessoas em seu catálogo de endereços, selecione Adicionar Todos .

6. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

   A Barra de Mensagens aparece e exibe uma mensagem informando que o documento é gerenciado por direitos.

Use um modelo para restringir a permissão

Um administrador pode configurar as políticas de IRM específicas da empresa que definem quem pode acessar os níveis de permissões de informação para as pessoas. Esses aspectos de gerenciamento de direitos são definidos usando os modelos do servidor do AD RMS (Active Directory Rights Management Services). Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado de “Confidencial da empresa”, que especifica que os documentos que usam essa política podem ser abertos somente por usuários dentro dos domínios da empresa.

• Na guia Revisão , em Proteção, selecione Permissões e selecione o modelo de direitos desejado.

  

Altere ou remova os níveis de permissão que você definiu

Se você aplicou um modelo para restringir permissão, não poderá alterar ou remover os níveis de permissão; estas etapas somente funcionarão se você tiver definido níveis de permissão manualmente.

1. Na Barra de Mensagens, selecione Alterar Permissões.

2. Nas caixas Ler, Alterar e Controle Total, insira um novo endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas ao qual você deseja atribuir um nível de acesso.

3. Para remover uma pessoa ou grupo de pessoas de um nível de acesso, selecione o endereço de email e pressione DELETE .

4. Para remover Todos de um nível de permissão, selecione Adicionar Todos .

Definir uma data de expiração para um arquivo restrito

Os autores podem usar a caixa de diálogo Definir Permissões para definir datas de vencimento para o conteúdo.

1. Na guia Revisar , em Proteção, selecione Permissões e selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e selecione Esse documento expira e insira a data.

   Depois de a permissão para um documento ter vencido para as pessoas autorizadas, o documento poderá ser aberto somente pelo autor ou por pessoas com permissão Controle Total.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura e Alteração imprimam conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura ou Alteração não podem imprimir.

1. Na guia Revisar , em Proteção, selecione Permissões e selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e selecione Permitir que pessoas com permissão de alteração ou leitura imprimam conteúdo.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura copiem conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura não podem copiar conteúdo.

1. Na guia Revisar , em Proteção, selecione Permissões e selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e selecione Permitir que pessoas com permissão de leitura copiem conteúdo.

Permitir que os scripts sejam executados em um arquivo restrito

Os autores podem alterar as configurações para permitir que macros do Visual Basic sejam executadas quando um documento é aberto e para permitir que os scripts de AppleScripts acessem informações no documento restrito.

1. Na guia Revisar , em Proteção, selecione Permissões e selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e selecione Acessar conteúdo programaticamente.

Uma conexão é necessária para verificar as permissões

Por padrão, as pessoas precisam autenticar conectando-se ao servidor AD RMS da primeira vez que abrem um documento restrito. No entanto, você pode alterar isso para exigir a autenticação toda vez que abrirem um documento restrito.

1. Na guia Revisar , em Proteção, selecione Permissões e selecione Acesso Restrito.

   

2. selecione Mais Opções e selecione Exigir uma conexão para verificar permissões .

Remover restrições

1. Na guia Revisão , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Sem Restrições.

   

2. Na caixa de diálogo, selecione Remover Restrições.

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gerenciado por direitosFormatos de arquivo que funcionam com IRM

Nas versões do Microsoft 365 para iOS, todos os arquivos protegidos por IRM recebidos serão abertos se você estiver conectado com uma conta que tenha permissões para o arquivo. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite visualizar as permissões atribuídas a esse arquivo.

Se você é assinante do Office 365 com o Azure Rights Management e seu departamento de TI definiu alguns modelos de IRM para você usar, atribua esses modelos a arquivos do Office no iOS.

Para proteger um arquivo, toque no botão editar em seu aplicativo, acesse a guia Revisar e toque no botão Restringir Permissões . Você verá uma lista de políticas de IRM disponíveis; selecione aquele que você deseja e toque em Concluído para aplicar.

Nas versões do Android do Microsoft 365, todos os arquivos protegidos pelo IRM que você receber serão abertos se você estiver conectado com uma conta que tenha permissões para o arquivo. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite exibir as permissões que foram atribuídas a esse arquivo.

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) ajuda a:

• Impedir que um destinatário autorizado de conteúdo restrito encaminhe, copie, altere, imprima, envie fax ou cole o conteúdo para uso não autorizado

• Restringir o conteúdo onde ele for enviado

• Fornecer expiração do arquivo para que o conteúdo em documentos não possa ser visualizado após um período especificado

• Aplicar políticas corporativas que regem o uso e a disseminação de conteúdo dentro da empresa

O IRM não pode impedir que conteúdo restrito seja:

• Apagado, roubado ou capturado e transmitido por programas maliciosos, como cavalos de Troia, registradores de pressionamento de teclas e certos tipos de espiões

• Perdido ou corrompido devido à ação de vírus de computador

• Copiado à mão ou digitado em uma exibição de tela de um destinatário

• Fotografado digitalmente (quando exibido em uma tela) por um destinatário

• Copiado usando programas de captura de tela de terceiros