Restringir o acesso a documentos com o Gerenciamento de Direitos de Informação em Word

Ao utilizar a IRM no Microsoft 365, pode gerir direitos para gerir ficheiros XML Paper Specification (.xps) e os seguintes tipos de ficheiro Word:

• Documentos    .doc, .docx

• Documento com permissão para macros    .docm

• Modelo    .dot, .dotx

• Modelo com permissão para macros    .dotm

Configurar o computador para usar o IRM

Para usar o IRM no Microsoft 365, o software mínimo necessário é o Cliente do RMS (Serviços de Gerenciamento de Direitos) do Windows Service Pack 1 (SP1). O administrador do RMS pode configurar políticas de IRM específicas da empresa, que definem quem pode acessar informações e que nível de edição é permitido para uma mensagem de email.

Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado "Confidencial da Empresa", que especifica que uma mensagem de email que usa essa política pode ser aberta somente por usuários dentro do domínio da empresa.

Baixar permissões

Da primeira vez que tentar abrir um documento com permissão restrita, tem de se ligar a um servidor de licenciamento para verificar as suas credenciais e transferir uma licença de utilização. A licença de uso define o nível de acesso que você tem para um arquivo. Esse processo é necessário para cada arquivo que tenha permissão restrita.

Para baixar permissões é preciso que o Microsoft 365 envie suas credenciais, o que inclui seu endereço de email, e informações sobre seus direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações contidas no documento não são enviadas para o servidor de licenciamento.

Restringir a permissão ao conteúdo em arquivos

A IRM permite-lhe aplicar restrições por utilizador, por ficheiro ou por grupo (as permissões baseadas em grupos requerem o Active Directory).

Por exemplo, num documento criado por Ranjit, poderá dar permissão a Adele para ler, mas não alterá-lo. e dê permissão ao Alex para editar o documento. Ranjit também pode decidir aplicar um limite de cinco dias ao acesso de Adele e Alex ao documento. 

1. Salvar o documento.

2. Selecione a guia Arquivo.

3. Selecione Informações, selecione Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

4. Na caixa de diálogo Permissões , selecione Restringir permissão a este documento e, em seguida, atribua os níveis de acesso que pretende para cada utilizador.

   Observação: As suas escolhas podem ser limitadas se um administrador tiver definido políticas de permissão personalizadas que os indivíduos não podem alterar.

Níveis de permissão

• Leitura     Os utilizadores com permissão de Ler podem ler um documento, mas não têm permissão para editar, imprimir ou copiar.

• Alterar     Os utilizadores com permissão Alterar podem ler, editar e guardar alterações num documento, mas não têm permissão para o imprimir.

• Controlo Total     Os utilizadores com permissão de Controlo Total têm permissões de criação completas e podem fazer qualquer coisa com o documento que um autor possa fazer, incluindo definir datas de expiração para conteúdo, impedir a impressão e dar permissões aos utilizadores.

Após a permissão de um documento expirar para utilizadores autorizados, o documento só pode ser aberto pelo autor ou por utilizadores com permissão de Controlo Total para o documento. Os autores sempre têm permissão de Controle Total.

1. Para conceder permissão controlo total a alguém, na caixa de diálogo Permissões , selecione Mais Opções e, em seguida, na coluna Nível de Acesso , selecione a seta e, em seguida, selecione Controlo Total na lista Nível de Acesso .

   

2. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

   A Barra de Mensagens é apresentada, o que indica que o documento é gerido por direitos. Se tiver de efetuar alterações de permissão de acesso ao documento, selecione Alterar Permissão.

   

   Se um documento com permissão restrita for reencaminhado para uma pessoa não autorizada, é apresentada uma mensagem com o endereço de e-mail ou endereço do Web site do autor para que a pessoa não autorizada possa pedir permissão para o documento.

   

   Se o autor optar por não incluir um endereço de e-mail, os utilizadores não autorizados apenas recebem uma mensagem a informá-los de que não podem aceder ao ficheiro.

Definir uma data de vencimento para um arquivo

1. Abra o arquivo.

2. Aceda a Ficheiro.

3. No separador Informações, selecione Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

4. Na caixa de diálogo Permissões, selecione a caixa de marcar Restringir permissão para este documento e, em seguida, selecione Mais Opções.

5. Em Permissões adicionais para utilizadores, selecione a caixa Este documento expira marcar e, em seguida, introduza uma data.

6. Selecione OK duas vezes.

Usar outra conta de usuário do Windows para arquivos gerenciados por direitos

1. Abra o documento, a planilha ou a apresentação.

2. Selecione a guia Arquivo.

3. No separador Informações, selecione Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e, em seguida, selecione Gerir Credenciais.

4. Siga um destes procedimentos:

   • Na caixa de diálogo Selecionar Utilizador , selecione o endereço de e-mail da conta que pretende utilizar e, em seguida, selecione OK.

   • Na caixa de diálogo Selecionar Utilizador , selecione Adicionar, escreva as suas credenciais para a nova conta e, em seguida, selecione OK duas vezes.

     

Exibir conteúdo com permissão restrita

Para ver conteúdos geridos por direitos aos quais tem permissões ao utilizar Microsoft 365, basta abrir o documento.

Se quiser ver as permissões que tem, selecione Ver Permissão na Barra de Mensagens ou selecione Este documento contém uma política de permissões .

A IRM no Office para Mac fornece três níveis de permissão.

• Ler   Ler

• Alterar   Ler, editar, copiar e salvar alterações

• Controle Total   Ler, editar, copiar, salvar alterações, imprimir, definir datas de vencimento para conteúdo, conceder permissões para usuários, acessar conteúdo programaticamente

Siga um destes procedimentos:

Definir manualmente os níveis de permissão

1. No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

   

2. Se essa for a primeira vez em que você está acessando o servidor de licenciamento, insira seu nome de usuário e senha do servidor de licenciamento e marque a caixa de seleção Salvar senha nas chaves do Mac OS.

   Observação: Se não selecionar Guardar palavra-passe no Mac OS keychain, poderá ter de introduzir o seu nome de utilizador e palavra-passe várias vezes.

3. Nas caixas Ler, Alterar ou Controle Total, insira o endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas para o qual você deseja atribuir um nível de acesso.

4. Se quiser procurar o endereço ou nome do livro de endereços no livro de endereços, selecione .

5. Se quiser atribuir um nível de acesso a todas as pessoas no seu livro de endereços, selecione Adicionar Todos .

6. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

   A Barra de Mensagens aparece e exibe uma mensagem informando que o documento é gerenciado por direitos.

Use um modelo para restringir a permissão

Um administrador pode configurar as políticas de IRM específicas da empresa que definem quem pode acessar os níveis de permissões de informação para as pessoas. Esses aspectos de gerenciamento de direitos são definidos usando os modelos do servidor do AD RMS (Active Directory Rights Management Services). Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado de “Confidencial da empresa”, que especifica que os documentos que usam essa política podem ser abertos somente por usuários dentro dos domínios da empresa.

• No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione o modelo de direitos pretendido.

  

Altere ou remova os níveis de permissão que você definiu

Se você aplicou um modelo para restringir permissão, não poderá alterar ou remover os níveis de permissão; estas etapas somente funcionarão se você tiver definido níveis de permissão manualmente.

1. Na Barra de Mensagens, selecione Alterar Permissões.

2. Nas caixas Ler, Alterar e Controle Total, insira um novo endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas ao qual você deseja atribuir um nível de acesso.

3. Para remover uma pessoa ou grupo de pessoas de um nível de acesso, selecione o endereço de e-mail e, em seguida, prima DELETE .

4. Para remover Todos de um nível de permissão, selecione Adicionar Todos .

Definir uma data de expiração para um arquivo restrito

Os autores podem usar a caixa de diálogo Definir Permissões para definir datas de vencimento para o conteúdo.

1. No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e, em seguida, selecione Este documento expira e, em seguida, introduza a data.

   Depois de a permissão para um documento ter vencido para as pessoas autorizadas, o documento poderá ser aberto somente pelo autor ou por pessoas com permissão Controle Total.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura e Alteração imprimam conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura ou Alteração não podem imprimir.

1. No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e, em seguida, selecione Permitir que as pessoas com Alterar ou permissão de Ler imprimam conteúdo.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura copiem conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura não podem copiar conteúdo.

1. No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e, em seguida, selecione Permitir que as pessoas com permissão de Ler copiem conteúdo.

Permitir que os scripts sejam executados em um arquivo restrito

Os autores podem alterar as configurações para permitir que macros do Visual Basic sejam executadas quando um documento é aberto e para permitir que os scripts de AppleScripts acessem informações no documento restrito.

1. No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

   

2. Selecione Mais Opções e, em seguida, selecione Aceder a conteúdos programaticamente.

Uma conexão é necessária para verificar as permissões

Por padrão, as pessoas precisam autenticar conectando-se ao servidor AD RMS da primeira vez que abrem um documento restrito. No entanto, você pode alterar isso para exigir a autenticação toda vez que abrirem um documento restrito.

1. No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Acesso Restrito.

   

2. selecione Mais Opções e, em seguida, selecione Exigir uma ligação para verificar as permissões .

Remover restrições

1. No separador Rever , em Proteção, selecione Permissões e, em seguida, selecione Sem Restrições.

   

2. Na caixa de diálogo, selecione Remover Restrições.

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Adicionar credenciais para abrir um ficheiro ou mensagem
com gestão de direitosFormatos de ficheiro que funcionam com IRM

Nas versões do Microsoft 365 para iOS, todos os arquivos protegidos por IRM recebidos serão abertos se você estiver conectado com uma conta que tenha permissões para o arquivo. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite visualizar as permissões atribuídas a esse arquivo.

Se for subscritor do Microsoft 365 com o Azure Rights Management e o seu departamento de TI tiver definido alguns modelos de IRM para utilizar, pode atribuir esses modelos a ficheiros no Office no iOS.

Para proteger um ficheiro, toque no botão editar na sua aplicação, aceda ao separador Rever e toque no botão Restringir Permissões . Verá uma lista de políticas de IRM disponíveis; selecione a que pretende e toque em Concluído para aplicar.

Nas versões Android do Microsoft 365, todos os ficheiros protegidos por IRM que receber serão abertos se tiver sessão iniciada com uma conta que tenha permissões para o ficheiro. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite exibir as permissões que foram atribuídas a esse arquivo.

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) ajuda a:

• Impedir que um destinatário autorizado de conteúdo restrito encaminhe, copie, altere, imprima, envie fax ou cole o conteúdo para uso não autorizado

• Restringir o conteúdo onde ele for enviado

• Fornecer expiração do arquivo para que o conteúdo em documentos não possa ser visualizado após um período especificado

• Aplicar políticas corporativas que regem o uso e a disseminação de conteúdo dentro da empresa

O IRM não pode impedir que conteúdo restrito seja:

• Apagado, roubado ou capturado e transmitido por programas maliciosos, como cavalos de Troia, registradores de pressionamento de teclas e certos tipos de espiões

• Perdido ou corrompido devido à ação de vírus de computador

• Copiado à mão ou digitado em uma exibição de tela de um destinatário

• Fotografado digitalmente (quando exibido em uma tela) por um destinatário

• Copiado usando programas de captura de tela de terceiros