Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Os fluxos de trabalho incluídos SharePoint produtos são recursos que você pode usar para automatizar seus processos de negócios, tornando-os mais consistentes e eficientes. Você pode usar um SharePoint coletar fluxo de trabalho de feedback para rotear documentos e outros itens armazenados em SharePoint para uma ou mais pessoas para seus comentários. E com um SharePoint de trabalho que lida com seu processo, você tem mais tempo para todas as outras coisas que você precisa fazer.

Observação: SharePoint fluxos de trabalho 2010 foram removidos desde 1º de agosto de 2020 para novos locatários e removidos de locatários existentes em 1º de novembro de 2020. Se você estiver usando SharePoint fluxos de trabalho 2010, recomendamos migrar para Power Automate ou outras soluções com suporte. Para obter mais informações, consulte SharePoint 2010 workflow retirement.

Para obter mais informações, consulte Overview of workflows included with SharePoint.

Importante: Por padrão, o fluxo de trabalho coletar comentários não é ativado e não está listado na caixa de listagem Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para torná-lo disponível para uso, um administrador de site deve ativá-los no nível do conjunto de sites.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários    Basta rolar para baixo até o segmento COMPLETE e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Comparação entre processo manual e fluxo de trabalho automatizado

SharePoint fluxos de trabalho são:

  • Eficiente e consistente    Um fluxo de trabalho coletar comentários encaminha automaticamente o documento ou item, atribui tarefas de revisão e rastreia seu progresso e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade em um fluxo de trabalho pode ser monitorada e ajustada a partir de uma página de status central, e o histórico de eventos em uma execução de fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para você    Um fluxo de trabalho coletar comentários economiza tempo e problemas para você e seus colegas e, ao mesmo tempo, simplifica e padroniza seu processo de comentários.

Aqui está um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho coletar comentários.

Diagrama do fluxo de trabalho simples Coletar Comentários

Dicas para usar este artigo

As informações neste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

Clique aqui para obter algumas dicas sobre como obter o máximo deste artigo

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários    Basta rolar para baixo até o segmento COMPLETE e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não estiver familiarizado com essas tarefas, talvez seja útil trabalhar seu caminho através deste artigo, segmento por segmento, na primeira vez que você projetar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois que você estiver familiarizado com as informações e o layout do artigo, você poderá ir diretamente para o segmento de que precisa em qualquer visita de retorno.

Uma observação nos elementos gráficos    Imagens de tela e diagramas conceituais nesta série de artigos de fluxo de trabalho geralmente se baseiam no tipo de fluxo de trabalho de aprovação. Sempre que necessário para a clareza conceitual ou instrucional, no entanto, imagens e diagramas neste artigo foram personalizados para coletar fluxos de trabalho de feedback.

Uma palavra sobre a impressão deste artigo    Este é um artigo longo. Se você deseja imprimir somente segmentos selecionados, certifique-se de que apenas esses segmentos sejam expandidos quando você imprimir. (Além disso, se você quiser incluir os elementos gráficos completos em sua cópia impressa, imprima na orientação paisagem e não na orientação retrato.)

E uma palavra sobre pesquisa    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos nos quais você deseja pesquisar sejam expandidos.

O que você deseja fazer?

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SAIBA mais sobre Coletar fluxos de trabalho de feedback

Saiba mais sobre Coletar fluxos de trabalho de feedback

Um fluxo de trabalho coletar comentários é um recurso SharePoint que encaminha um documento ou outro item armazenado em uma lista SharePoint ou biblioteca para uma ou mais pessoas para seus comentários. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.

Item de encaminhamento de fluxo de trabalho para participantes

O fluxo de trabalho de Coleta de Feedback básico que está incluído com SharePoint de produtos funciona como um modelo. Usando este modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho de Coleta de Feedback aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico Coletar Comentários, cada um com sua própria maneira especializada de trabalhar, com base nas configurações que você especificar ao adicioná-lo.

Seções neste segmento

  1. O que um fluxo de trabalho coletar comentários pode fazer por mim?

  2. O que um fluxo de trabalho coletar comentários não pode fazer?

  3. Who pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

  4. Como planejar, adicionar, executar e manter esse tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho coletar comentários pode fazer por mim?

  • Ao adicionar pela primeira vez um fluxo de trabalho coletar comentários à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, você pode especificar quantos participantes incluir e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até mesmo decidir se deve dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios separados, bem como especificar uma data de conclusão final e/ou o tempo permitido para que cada tarefa seja concluída. E sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um item, poderá modificar qualquer uma dessas configurações.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: enviar comentários sobre o item, solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou excluir a tarefa.

  • Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) de uma única página central do Status do Fluxo de Trabalho.

  • Por 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram no decorrer dessa executar (ou instância )do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Status do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

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2. O que um fluxo de trabalho coletar comentários não pode fazer?

O fluxo de trabalho Coletar Comentários não foi projetado para coletar aprovações e rejeições para um item ou para controlar a publicação de páginas da Web para um site. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovam ou rejeitam o item que eles analisam, consulte o artigo , Todos sobre fluxosde trabalho de aprovação , na seção Consulte Também.

Além disso, Coletar fluxos de trabalho de feedback não foram projetados para coletar assinaturas. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar assinaturas em um documento Microsoft Word, uma Microsoft Excel de trabalho ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo All about Collect Signatures workflows, na seção Consulte Também.

Para saber mais sobre como você pode usar Microsoft SharePoint Designer 2013 personalizar ainda mais qualquer um dos fluxos de trabalho incluídos com produtos SharePoint, consulte o sistema de ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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3. Who pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo    de trabalho Por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo    de trabalho Também por padrão, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, marque a caixa de seleção Exigir Gerenciar Permissões de Listas para iniciar esse fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como planejar, adicionar, executar e manter esse tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as etapas básicas:

  • ANTES de o fluxo de trabalho ser executado (planejar, adicionar, iniciar)   
    Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeje onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para todo o conjunto de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser definido para ser executado automaticamente. As executações automáticas podem ser ativadas com base em dois ou dois eventos de gatilho: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.

  • ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorar, ajustar)   
    Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem suas tarefas atribuídas. Lembretes automáticos são enviados aos participantes que não atendem aos prazos de tarefa. Enquanto isso, o andamento do fluxo de trabalho pode ser monitorado a partir de uma página central de Status do Fluxo de Trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes no fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.

  • DEPOIS que o fluxo de trabalho é executado (revisão, relatório, alteração)   
    Quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico dessa executar (ou instância )poderá ser revisado por até 60 dias na página Status do Fluxo de Trabalho. Na mesma página, relatórios estatísticos sobre o desempenho dessa versão de fluxo de trabalho podem ser criados. Por fim, se houver algo que você queira alterar sobre a forma como o fluxo de trabalho funciona, você pode abrir e editar o formulário de associação concluído quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O gráfico de fluxo a seguir ilustra esses estágios da perspectiva da pessoa que está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Processo de Fluxo de Trabalho

O que vem a seguir?

Antes de planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, primeiro revise o segmento ALLOW deste artigo e, em seguida, vá para o segmento PLAN.

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PERMITIR comentários apenas no formulário de tarefa ou também no item

Permitir comentários apenas no formulário de tarefa ou também no item

As duas perguntas a seguir podem ajudá-lo a alcançar uma decisão fundamental sobre seu fluxo de trabalho:

  • Os participantes têm permissão para enviar comentários somente no campo Comentários no formulário de tarefa ou também podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item?

  • Se os participantes podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, eles fazem isso em um ambiente colaborativo, no qual vários participantes podem estar editando o documento ao mesmo tempo ou cada participante faz check-out do documento e tem direitos de edição exclusivos para a duração de sua própria revisão?

Aqui está um diagrama que pode ajudar a esclarecer essas alternativas.

Diferentes modos de permitir e enviar comentários

À medida que você continuar lendo, lembre-se desses pontos:

  • Nenhum fluxo de trabalho pode começar em um item que está com check-out no momento.

  • O tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se qualquer alteração for feita ao item que está sendo revisado.

  • Você só pode inserir alterações controladas e comentários em um item quando ele estiver aberto na versão instalada do programa em que ele foi criado, e não quando ele estiver aberto em uma versão do aplicativo Web desse programa.

Seções neste segmento

  1. Permitir comentários somente no formulário de tarefa

  2. Permitir comentários no formulário de tarefas e no item (versão colaborativa)

  3. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão de acesso exclusivo)

1. Permitir comentários somente no formulário de tarefa

Esse acordo tem a vantagem de ser o mais simples mecanicamente. Os participantes têm apenas duas maneiras de sugerir alterações, ambas envolvendo o formulário de tarefa:

  • Enviar comentários.

  • Solicite que uma alteração seja feita no item enquanto o fluxo de trabalho ainda está em execução.

A principal desvantagem, é claro, é que os participantes não podem indicar alterações específicas diretamente no item. Quanto maior o número de alterações sugeridas, mais os participantes provavelmente poderão trabalhar diretamente no item.

Uma observação sobre como proteger itens contra alterações    A maneira mais simples de garantir que os participantes não façam alterações no item em si é verificar o item durante a duração da operação. Mas, como já falamos um pouco antes, os fluxos de trabalho não podem começar em nenhum item que está com check-out no momento.

Há duas maneiras de resolver isso:

  • Você pode aguardar até que o fluxo de trabalho seja iniciado e, em seguida, verifique o item durante a duração da sequência. (Se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, certifique-se de que você esteja listado no campo CC na segunda página do formulário de associação. Em seguida, quando você receber a notificação de que o fluxo de trabalho foi iniciado em um item, verifique esse item.) Uma limitação desse método é que nenhum outro fluxo de trabalho será capaz de iniciar no mesmo item enquanto você faz check-out.

  • Como alternativa, você pode deixar o item check-in, mas certifique-se de que os participantes saibam que é importante que eles não façam check-out do item nem façam alterações nele. É uma boa ideia, é claro, incluir essa instrução entre as anotações que você inclui nas notificações de tarefas. Se os participantes são novos para Coletar fluxos de trabalho de feedback, talvez seja uma boa ideia deixar o ponto ainda mais claro — enviando um email separado antes do início do fluxo de trabalho, talvez, ou conversando com seus participantes pessoalmente.

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2. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão colaborativa)

Essa disposição mantém o item disponível para todos os participantes o tempo todo. Ninguém precisa esperar que mais ninguém termine sua revisão antes de começar a sua própria. Essa flexibilidade é possível pelos recursos de colaboração em SharePoint produtos.

Apenas certifique-se de que seus participantes saibam que eles devem fazer o seguinte:

  • Deixe o item check-in enquanto eles fazem suas alterações.

  • Abra o item na versão instalada do programa em que ele foi criado e não em uma versão do aplicativo Web desse programa.

  • Ativar o controle de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.

  • Salve suas alterações no servidor.

Lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se qualquer alteração for feita ao item que está sendo revisado. Se essa opção estiver selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar as alterações no item , mesmo que sejam controladas alterações e/ou comentários, o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

Além disso, se você pretende permitir alterações no item em si, certifique-se de que, nas configurações de versão da lista ou biblioteca, Exigir que os documentos sejam verificados antes de serem editados está definido como Não.

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3. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão de acesso exclusivo)

Nesta disposição, apenas um participante tem permissão para fazer check-out do item e fazer alterações nele a qualquer momento:

  • Se as tarefas no fluxo de trabalho são atribuídas uma por vez (em série), isso provavelmente não será um problema.

  • Se as tarefas são atribuídas todas de uma vez (em paralelo), os participantes às vezes podem ter que esperar pelo acesso ao item enquanto outro participante termina de trabalhar nele.

Como o fluxo de trabalho não pode começar em um item quando o item é verificado, você deve garantir que os itens sejam verificados antes de executar esse fluxo de trabalho neles.

Deixe seus participantes saberem que eles devem fazer o seguinte:

  • Verifique o item antes de abri-lo.

  • Abra o item na versão instalada do programa em que ele foi criado e não em uma versão do aplicativo Web desse programa.

  • Ativar o controle de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.

  • Salve suas alterações no servidor e verifique o item de volta assim que terminarem de trabalhar com ele.

Novamente, lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se qualquer alteração for feita no item que está sendo revisado. Se essa opção estiver selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar as alterações no item , mesmo que sejam controladas alterações e/ou comentários, o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, vá para o segmento PLAN deste artigo.

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PLANEJAR um novo fluxo de trabalho coletar comentários

Planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações que você precisa montar antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho coletar comentários.

Se você já estiver familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e precisar apenas de um lembrete sobre as etapas específicas, você pode ir direto para o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou conjuntode sites ) deste artigo.

Seções neste segmento

  1. Modelos e versões

  2. Apresentando o formulário de associação

  3. Doze perguntas a responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos SharePoint produtos funcionam como modelos mestras nos quais os fluxos de trabalho individuais específicos que você adiciona às suas listas, bibliotecas e conjunto de sites são baseados.

Cada vez que você adiciona um fluxo de trabalho coletar comentários, por exemplo, você está realmente adicionando uma versão do modelo de fluxo de trabalho de Coleta geral de feedback. Você dá a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, você pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo mestre coletar comentários do fluxo de trabalho, mas cada versão nomeada e personalizada para a maneira específica de usá-la.

Nesta ilustração, três fluxos de trabalho com base no modelo de fluxo de trabalho de aprovação foram adicionados , um para todos os tipos de conteúdo em uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo em uma única biblioteca e um para um único tipo de conteúdo em um conjunto de sitesinteiro.

Três fluxos de trabalho baseados no modelo Aprovação

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2. Apresentando o formulário de associação

Sempre que você adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preencha um formulário de associação para especificar a maneira como deseja que sua nova versão funcione.

Na seção a seguir, você encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para concluir o formulário de associação. Primeiro, porém, tome um momento ou dois para olhar o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Primeira página do formulário de inicialização

Segunda página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação com identificação dos campos de formulário de inicialização

Observação: Os campos na caixa vermelha nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação ,que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado lá para essa única executar.

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3. Doze perguntas a responder

Assim que você tiver as respostas para todas as perguntas nesta seção, você estará pronto para adicionar seu fluxo de trabalho.

  1. Esse é o tipo de fluxo de trabalho correto?

  2. Uma lista ou biblioteca ou todo o conjunto de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

  3. Qual é um bom nome?

  4. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

  5. Como (e por quem) esse fluxo de trabalho pode ser iniciado?

  6. Os tipos de conteúdo herdado deste também têm esse fluxo de trabalho?

  7. Participantes: Quais pessoas, em qual ordem?

  8. De que informações adicionais os participantes precisam?

  9. Comentários somente no formulário de tarefa ou também no item?

  10. Quando as tarefas devem ser concluídas?

  11. Quando esse fluxo de trabalho termina?

  12. Who precisa ser notificado?

01. Esse é o tipo de fluxo de trabalho correto?

Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar Comentários – SharePoint 2010. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídoscom SharePoint , na seção Consulte Também.

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02. Uma lista ou biblioteca ou todo o conjunto de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Você pode disponibilizar sua nova versão do fluxo de trabalho coletar comentários somente em uma única lista ou biblioteca, ou pode disponibiliza-la em todo o conjunto de sites.

  • Se você adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, poderá defini-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou em um único tipo de conteúdo somente.

  • No entanto, se você adicionar o fluxo de trabalho para todo o conjunto de sites, deverá defini-lo para ser executado apenas em um único tipo de conteúdo de site.

Mapa de conjunto de sites com explicação sobre três maneiras de adicionar

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado em uma lista SharePoint ou biblioteca pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico quanto Documentou Excel Spreadsheet, ou tão altamente especializado quanto Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis SharePoint produtos por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria.

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03. Qual é um bom nome?

Dê à sua versão de fluxo de trabalho um nome que:

  • Indica claramente para o que é usado.

  • Claramente o diferencia de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. Seu grupo deseja usar dois fluxos de trabalho de Coleta de Feedback diferentes:

  • Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado por um membro do seu próprio grupo. Esse fluxo de trabalho coleta comentários apenas dogerente do seu grupo.

  • Você executará o segundo fluxo de trabalho em cada documento enviado por pessoas fora do seu próprio grupo. Esse fluxo de trabalho coleta comentários detodos os membros do seu grupo.

Você pode nomear o primeiro fluxo de trabalho Dentro do Feedback de Envio e o segundo feedback de envio externo.

Dica: Como de costume, é uma boa ideia estabelecer convenções de nomenis consistentes e garantir que todos os envolvidos com seus fluxos de trabalho estão familiarizados com essas convenções.

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04. Listas de tarefas e listas de histórico: Existentes ou novas?

Você pode fazer com que seu fluxo de trabalho use a lista de Tarefas padrão do site e a lista Histórico, use outras listas existentes ou solicite novas listas apenas para esse fluxo de trabalho.

  • Se seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (O gerenciamento de listas longas é uma das coisas que podem diminuir o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

  • Se as tarefas e o histórico desse fluxo de trabalho conterem dados confidenciais ou confidenciais que você deseja manter separados das listas gerais, você deve indicar que deseja listas novas e separadas para esse fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões apropriadas estão definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) esse fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser definido para ser iniciado manualmente apenas, somente automaticamente ou de qualquer maneira:

  • Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho coletar comentários em um documento ou item específico, outro formulário, o formulário de iniciação,é apresentado. O formulário de iniciação contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação. Dessa forma, se a pessoa que iniciar o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (somente para a instância atual), ela poderá fazer isso antes de clicar em Iniciar.

  • Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, portanto, as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem alterações.

A ilustração a seguir mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.

Comparação de formulários para inícios manuais e automáticos

Todas as alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configuraçõespermanentes e padrão do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item qualificado a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e seus colegas podem executar o fluxo de trabalho somente quando e se você optar por isso e que sempre que você o executar, terá a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de iniciação.

Um exemplo rápido    Se você quiser executar seu fluxo de trabalho somente em itens que são de autoria de um escritor de fora da sua equipe, a iniciação dele somente manualmente o impedirá de ser executado automaticamente em itens de autoria de você e seus colegas de equipe. (Uma solução alternativa: manter uma lista ou biblioteca para itens de autores em sua equipe e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, você pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas somente na lista de autores externos.)

A principal desvantagem de inícios manuais é que alguém precisa lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazer isso.

Iniciações automáticas

Você pode configurar o fluxo de trabalho a ser iniciado automaticamente por um dos seguintes eventos:

  • Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

  • Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém precisa se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado sempre que ocorre um evento de disparo.

Um exemplo rápido    Imagine que o contador da sua organização precisa revisar todos os orçamentos carregados ou criados em sua biblioteca de Orçamentos. Você pode adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários a essa biblioteca e especificar seu contador como o único participante. Você pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente sempre que um novo item for adicionado ("criado") à lista. Dessa forma, seu contador sempre será mantido atualizado.

Duas desvantagens para inícios automáticos:

  • Não é possível impedir que o fluxo de trabalho seja executado sempre que ocorrer um evento de gatilho.

  • Não é possível alterar nenhuma configuração no início de uma instância individual.

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06. Os tipos de conteúdo herdado deste também têm esse fluxo de trabalho?

Quando você adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para todo o conjunto de sites, você recebe a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo no conjunto de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual você está adicionando o fluxo de trabalho. (Se você estiver adicionando um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, essa opção não aparecerá no formulário de associação.)

Anotações

  • A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido quebrada para qualquer site ou subsites onde você deseja que esse fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que você seja membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.

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07. Participantes: Quais pessoas, em qual ordem?

Você precisará fornecer o nome ou o endereço de email para cada pessoa a quem as tarefas de revisão serão atribuídas.

Um estágio ou vários    estágios? Você pode optar por ter apenas um estágio de tarefas de revisão ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados um após o outro.

Avaliações paralelas ou críticas em    série? Para os participantes em qualquer estágio, você pode optar por ter suas tarefas de revisão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas uma após a outra (em série) na ordem indicada. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição — ou se quiser que os participantes mais adiante possam analisar os comentários de participantes anteriores como parte do contexto de suas críticas.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de vários estágios e revisões em série:

Imagine que Frank está adicionando um novo fluxo de trabalho coletar comentários. Ele quer que seus colegas de trabalho, Anna e Sean, revisem cada item primeiro, antes de ele próprio revisá-lo. Dessa forma, ele pode ver seus comentários antes de começar sua própria revisão. O Frank pode configurar isso de duas maneiras:

  • Usando uma revisão em série,    Frank configura uma revisão de série de estágio único na qual Ana e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro.
    Nesse acordo, Anna deve enviar seus comentários antes que a tarefa de Sean seja atribuída; e, em seguida, o Sean deve enviar seus comentários antes que a tarefa de Frank seja atribuída.
    Veja como Frank configura sua revisão em série de estágio único.
    Formulário com a configuração de estágio em série destacada

  • Usando dois estágios Se Frank quiser que Ana e Sean sejam atribuídos suas críticas ao mesmo tempo, para que Sean não tenha que esperar até que Ela termine antes de começar, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para as críticas de Anna e Sean e o segundo um estágio separado para sua própria revisão somente. Se o primeiro estágio não for concluído, o segundo estágio nunca será iniciado.
    Veja como Frank configura sua revisão paralela de dois estágios.
    Formulário com a configuração de estágio em paralelo destacada

Aqui estão os diagramas das duas soluções.

Fluxo de trabalho em série e fluxo de trabalho com dois estágios lado a lado

Participantes externos    Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua SharePoint. Nesse processo, um membro do site age como um proxy para o participante externo.

Veja um diagrama desse processo:

Fluxograma de processo para incluir participante externo

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo?    Se você incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, poderá fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ouatribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda enviar uma notificação dessa única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa única tarefa. (Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)

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08. De que informações adicionais os participantes precisam?

Há um campo de texto no formulário de associação onde você pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos e assim por diante.

Perguntas que você pode resolver neste campo de texto:

  • Se os participantes têm dificuldades ou perguntas, quem devem entrar em contato?

  • Os revisadores podem enviar comentários somenteno formulário de tarefa ou também podem inserir alterações controladas e comentários no item itself?

  • Se os revisadores puderem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, eles devem fazer check-out do item antes de fazer alterações nele ou devem deixá-lo no check-in para que vários revisadores possam trabalhar nele simultaneamente?

  • Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencione aqui que um único membro de cada grupo deve reivindicar a tarefa antes de completá-la. Dessa forma, outros membros do grupo não perdem tempo iniciando a mesma tarefa. (Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)

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09. Comentários somente no formulário de tarefa ou também no item?

Há várias considerações relacionadas a essa pergunta importante. Se você ainda não fez isso, abra e leia o segmento ALLOW deste artigo para obter mais informações.

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10. Quando as tarefas devem ser concluídas?

Você pode indicar quando as tarefas de fluxo de trabalho devem ser concluídas de duas maneiras:

Por data do calendário    Você pode especificar uma única data de calendário pela qual todas as tarefas devem ser concluídas.

  • Se você configurar seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente nãodeve usar essa opção. Isso acontece porque o valor de data especificado não se ajustará automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Você pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, começando quando essa tarefa é atribuída.

  • Uma data de vencimento do calendário substitui uma duração da tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho e hoje eu receber uma tarefa que tenha uma duração de três dias, mas que também tenha uma data de vencimento do calendário de 11 de junho, a tarefa será final em 11 de junho (a data de vencimento do calendário) e não em 13 de junho (o último dia da duração de três dias).

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11. Quando esse fluxo de trabalho termina?

Para evitar o tempo gasto em avaliações desnecessárias, você pode optar por cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item.

Se você selecionar essa opção, os participantes poderão dar comentários somente em seus formulários de tarefas. Ou seja, eles não podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, porque isso alteraria o item, o que, por sua vez, cancelaria o fluxo de trabalho. Se você selecionar essa opção, certifique-se de incluir uma observação no campo Solicitação, instruindo os participantes a não fazer alterações diretamente no item para revisão.

Observação: Não é possível iniciar um fluxo de trabalho em um item que está com check-out no momento. Depois que o fluxo de trabalho iniciar o item para revisão pode ser feito check-out, para protegê-lo contra alterações. (Embora o item seja feito check-out, no entanto, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado nele.)

Parte superior do segmento

12. Who precisa ser notificado?

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, você pode inserir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que esse fluxo de trabalho é iniciado ou finalizado.

  • Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho para essa pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para adicionar seu novo fluxo de trabalho coletar comentários à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, vá para o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou conjunto desites ) deste artigo.

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Ícone conceitual da seção Adicionar

ADICIONAR um fluxo de trabalho coletar comentários (para apenas uma lista ou biblioteca)

Adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários
(para apenas uma lista ou biblioteca)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil revisar os segmentos LEARN,ALLOWe PLAN anteriores neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Seções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Dois assuntos precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes de email, o email deve estar habilitado para seu site SharePoint de email. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Parte superior do segmento

2. Adicione o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

  1. Abra a lista ou biblioteca para a qual você deseja adicionar o fluxo de trabalho.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Listaou Biblioteca.

    Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia se chama Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Fluxo de Trabalho Configurações.

  4. Na página Fluxo Configurações fluxo de trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho ser executado ou Todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar umfluxo de trabalho .
    Página Adicionar Fluxo de Trabalho com Todos os tipos de conteúdo e Adicionar um Fluxo de trabalho ativados

  5. Conclua a primeira página do formulário de associação.
    (Instruções seguem a ilustração.)

Primeira página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Tipo de conteúdo

Mantenha a seleção padrão como Todosou selecione um tipo de conteúdo específico.

Texto explicativo n° 2

Fluxo de trabalho

Selecione o modelo Coletar Comentários – SharePoint 2010.

Observação: Se o modelo Coletar Comentários – SharePoint 2010 não aparecer na lista, entre em contato com o administrador do SharePoint para descobrir se ele foi ativado para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho.

Texto explicativo n° 3

Nome

Digite um nome para esse fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho para os usuários dessa lista ou biblioteca.

Para sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de Tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (novo) para ter uma nova lista criada.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para ter uma nova lista criada.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Opções de início

Especifique a maneira ou as maneiras pelas quais esse fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLAN deste artigo.

  1. Quando todas as configurações neste formulário são da maneira que você deseja, clique em Próximo.

  2. Conclua a segunda página do formulário de associação.
    (Instruções seguem a ilustração.)

    Observação: SharePoint produtos apresenta as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação — números de um a sete na ilustração a seguir, de Atribuir a cc — sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções para apenas essa instância.

Segunda página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira nomes ou endereços para as pessoas às quem você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série)   
    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual você deseja que as tarefas sejam atribuídas.

  • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua SharePoint organização   
    Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que você deseja além do primeiro que acabou de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá sua própria tarefa a ser concluída.)

  • Para ter apenas umatarefa atribuída acada grupo inteiro que você inserir no campo Atribuir a, desempure essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para perguntas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados apenas no formulário de tarefa ou também no item em si. (E se no item, se os revisadores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo no check-in.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento ALLOW deste artigo.

  • Se aplicável, uma observação sobre a declaração de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
    Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de vencimento e durações da tarefa

Especifique uma data final de vencimento para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela for atribuída.

  • Se esse fluxo de trabalho for iniciar automaticamente, geralmente é uma boa ideia deixar o campo Data de Vencimento para Todas as Tarefas vazia e usar apenas os dois campos de duração para controlar a data de vencimento. Você sempre pode fornecer uma data de vencimento precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CC

Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou finalizado.

  • Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Encerrando o fluxo de trabalho

Para que o fluxo de trabalho seja interrompido e cancelado assim que qualquer alteração for feita no item que está sendo revisado, selecione essa opção.

Lembre-se de que, se você selecionar essa opção, os revisadores não poderão adicionar alterações controladas e comentários no item sem encerrar o fluxo de trabalho.

  1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira que quiser, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

SharePoint cria sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto, vá para o segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

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Ícone conceitual da seção Adicionar

ADICIONAR um fluxo de trabalho coletar comentários (para um conjunto de sites inteiro)

Adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários
(para um conjunto de sites inteiro)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil revisar os segmentos LEARN,ALLOWe PLAN anteriores neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Seções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Dois assuntos precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes de email, o email deve estar habilitado para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    As SharePoint padrão exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Parte superior do segmento

2. Adicione o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

  1. Vá para a home page do conjunto de sites( não a home page de um site ou subsite no conjunto).

  2. Clique no Configurações ícone Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e clique em Site Configurações.

  3. Na página Site Configurações, em Galerias de Web Designer,clique em Tipos de conteúdo do site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    Observação: Um fluxo de trabalho adicionado a todo o conjunto de sites deve ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.

    Tipos de Conteúdo de Documento com um tipo destacado

    1. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Fluxo de Trabalho Configurações.
      Link Configurações de fluxo de trabalho na seção Configurações

    2. Na página Fluxo Configurações Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho.
      Link Adicionar um fluxo de trabalho

    3. Conclua a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções seguem a ilustração.)

Primeira página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Fluxo de trabalho

Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2013.

Observação: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2013 não aparecer na lista, entre em contato com o administrador SharePoint para saber mais sobre como a ativar para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho.

Texto explicativo n° 2

Nome

Digite um nome para esse fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho para os usuários deste conjunto de sites.

Para sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Lista de Tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (novo) para ter uma nova lista criada.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para ter uma nova lista criada.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Opções de início

Especifique a maneira ou as maneiras pelas quais esse fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Atualizar tipos de conteúdo de site e lista?

Especifique se esse fluxo de trabalho deve ser adicionado (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam desse tipo de conteúdo.

  • A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido quebrada para qualquer site ou subsites onde você deseja que esse fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que você seja membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.

  1. Quando todas as configurações nesta página são da maneira que você deseja, clique em Próximo.

  2. Conclua a segunda página do formulário de associação.
    (Instruções seguem a ilustração.)

    Observação: SharePoint produtos apresenta as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação — números de um a sete na ilustração a seguir, de Revistores por CC — sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções para apenas essa instância.

Segunda página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira nomes ou endereços para as pessoas às quem você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série)   
    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual você deseja que as tarefas sejam atribuídas.

  • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua SharePoint organização   
    Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas neste estágio devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que você deseja além do primeiro que acabou de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá sua própria tarefa a ser concluída.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cadagrupo inteiro que você inserir no campo Atribuir a, desempure essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para perguntas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados apenas no formulário de tarefa ou também no item em si. (E se no item, se os revisadores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo no check-in.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento ALLOW deste artigo.

  • Se aplicável, uma observação sobre a declaração de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
    Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de vencimento e durações da tarefa

Especifique uma data final de vencimento para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela for atribuída.

  • Se esse fluxo de trabalho for iniciar automaticamente, geralmente é uma boa ideia deixar o campo Data de Vencimento para Todas as Tarefas vazia e usar apenas os dois campos de duração para controlar a data de vencimento. Você sempre pode fornecer uma data de vencimento precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CC

Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou finalizado.

  • Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Encerrando o fluxo de trabalho

Para que o fluxo de trabalho seja interrompido e cancelado assim que qualquer alteração for feita no item que está sendo revisado, selecione essa opção.

Lembre-se de que, se você selecionar essa opção, os revisadores não poderão adicionar alterações controladas e comentários no item sem encerrar o fluxo de trabalho.

  1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira que quiser, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

SharePoint cria sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto, vá para o segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

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Ícone conceitual da seção Iniciar

INICIAR um fluxo de trabalho coletar comentários

Iniciar um fluxo de trabalho coletar comentários

Um fluxo de trabalho pode ser definido para ser iniciado manualmente apenas, somente automaticamente ou de qualquer maneira:

  • Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que um evento de disparo especificado ocorrer , ou seja, sempre que um item for adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um item já estiver na lista for alterado de alguma forma.
    (O evento de disparo ou eventos são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição e configuração original do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento PLAN deste artigo.)

Observação: Não é possível iniciar um fluxo de trabalho em nenhum item que está com check-out no momento. (Um item pode ser feito check-out depois que um fluxo de trabalho é iniciado nele; mas, depois disso, nenhum fluxo de trabalho mais pode ser iniciado nesse item até que ele seja feito o check-in novamente.)

Seções neste segmento

  1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

  2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

  3. Iniciar manualmente na lista ou biblioteca

  4. Iniciar manualmente de dentro de um Microsoft Office programa

1. Inicie o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, cada vez que ocorrer um evento de gatilho, o fluxo de trabalho será executado no item que o disparou.

Quando ele é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa para cada destinatário. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (distintas das notificações de tarefa) para a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Observação: Quando um novo fluxo de trabalho que será iniciado automaticamente é adicionado pela primeira vez, o campo Data de Vencimento para Todas as Tarefas (na segunda página do formulário de associação) geralmente deve ficar em branco, pois qualquer valor de data explícito especificado não se ajustará automaticamente em relação à data em que o fluxo de trabalho é iniciado cada vez. Para obter mais informações, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Parte superior do segmento

2. Inicie o fluxo de trabalho manualmente

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, em uma base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerenciar Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, os proprietários podem especificar essencialmente que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Aprender deste artigo.)

Dois locais para começar

Você pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de dois locais:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está armazenado

  • De dentro do próprio item, aberto no programa Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que esse deve ser o programa completo, instalado e não uma versão do aplicativo Web.)

As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Parte superior do segmento

3. Inicie manualmente a partir da lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item em que você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho,clique no fluxo de trabalho que você deseja executar.
    Link para iniciar um fluxo de trabalho

  4. No formulário de iniciação, faça quaisquer alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

Formulário de inicialização com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça alterações na lista de pessoas às que você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez   
    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua SharePoint organização   
    Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição das tarefas em cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja que elas sejam.

Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione todos os estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá sua própria tarefa a ser concluída.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que você inserir no campo Atribuir a, desempure essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para perguntas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados apenas no formulário de tarefa ou também no item em si. (E se no item, se os revisadores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo no check-in.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento ALLOW deste artigo.

  • Se aplicável, uma observação sobre a declaração de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
    Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de vencimento e durações da tarefa

Especifique uma data final de vencimento para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela for atribuída.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CC

Faça qualquer adição ou remoção que você deseja. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

  1. Quando você tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira que quiser, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

Parte superior do segmento

4. Inicie manualmente de dentro de um Microsoft Office programa

  1. Abra o item no programa Office instalado em seu computador.

  2. No item aberto, clique na guia Arquivo, clique em Salvar & Enviare clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.

  3. Se você vir a seguinte mensagem, avisando que o fluxo de trabalho precisa que o arquivo seja feito check-in, clique no botão Check-In.

  4. Clique no botão Iniciar Fluxo de Trabalho grande.

  5. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça quaisquer alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

    Formulário de inicialização com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça alterações na lista de pessoas às que você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez   
    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua SharePoint organização   
    Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição das tarefas em cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja que elas sejam.

Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione todos os estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá sua própria tarefa a ser concluída.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que você inserir no campo Atribuir a, desempure essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para perguntas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados apenas no formulário de tarefa ou também no item em si. (E se no item, se os revisadores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo no check-in.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento ALLOW deste artigo.

Se aplicável, uma observação sobre a declaração de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
Você encontrará instruções para a declaração de uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de vencimento e durações da tarefa

Especifique uma data final de vencimento para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela for atribuída.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CC

Faça qualquer adição ou remoção que você deseja. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

  1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação da maneira que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

  • Se essa for a primeira vez que esse fluxo de trabalho for executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir suas tarefas atribuídas? (Eles podem encontrar o segmento COMPLETO deste artigo útil.)

  • Além disso, é uma boa ideia verificar se os participantes estão recebendo suas notificações por email e, particularmente, que as notificações não estão sendo mal-controladas pelos filtros de lixo eletrônico.

  • E, claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir a si mesmo. Vá para o segmento COMPLETO deste artigo para obter os detalhes.

  • Enquanto isso, para descobrir como você pode acompanhar o andamento da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento MONITOR deste artigo.

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Ícone conceitual da seção Concluir

CONCLUIR uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários

Se essa for a primeira vez que você receber uma tarefa em um fluxo de trabalho coletar comentários, talvez seja útil revisar esse segmento do artigo na íntegra antes de concluir sua tarefa. Dessa forma, você estará ciente de todas as opções que podem estar abertas a você.

Observação: Se você sabe que uma tarefa de fluxo de trabalho foi atribuída a você, mas a mensagem de notificação não apareceu em sua Caixa de Entrada de email, certifique-se de que a notificação não tenha sido encaminhada in-loco pelo filtro de lixo eletrônico. Se tiver, ajuste as configurações do filtro de acordo.

Primeiro, certifique-se de que você tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefas diferentes.

Portanto, antes de começar, certifique-se de que a tarefa atribuída é realmente uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários e não uma tarefa para algum outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Revise em qualquer um dos seguintes locais:

  • Na linha Assunto da notificação
    de tarefa Aprovar texto na linha Assunto da notificação de tarefa

  • Na barra de mensagens no item a ser revisado
    Aprovar texto na barra de mensagens do item

  • No título da tarefa na página Status do Fluxo de
    Trabalho Revisar texto em nome tarefa na Página de Status

Se você não vir o texto Revisar texto nesses locais, verifique com a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para descobrir em qual modelo de fluxo de trabalho ele se baseia — ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos SharePoint produtos na seção Consulte Também deste artigo.

Se sua tarefa for uma tarefa Coletar Comentários, no entanto, continue lendo!

Seções neste segmento

  1. Uma visão geral do processo

  2. Chegar ao item e ao formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa

  3. Chegar ao item e ao formulário de tarefa da lista ou biblioteca

  4. Revisar o item

  5. Concluir e enviar o formulário de tarefa

  6. Notificações atrasadas

  7. Reivindicar uma tarefa de grupo antes de conclusá-la (opcional)

  8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

  9. Reatribuir sua tarefa para outra pessoa (opcional)

  10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma visão geral do processo

Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, geralmente descobre sobre a tarefa de uma das três maneiras:

  • Você recebe uma notificação de tarefa por email.

  • Você abre um Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que informa que você recebeu uma tarefa relacionada.

  • Verifique o site SharePoint e descubra que uma ou mais tarefas estão atribuídas a você no momento.

Quando você descobre que foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários, geralmente faz duas coisas:

  • Revisar o item    Você abre e revisa o item.

  • Concluir a tarefa    Use o formulário de tarefa para enviar os resultados da revisão.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

  • A mensagem de notificação (que você recebe como email)

  • O item enviado para sua revisão (que você abre e analisa)

  • O formulário de tarefa (que você abre, conclui e envia)

Veja a aparência desses três itens.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Observação: O botão Abrir essa Tarefa na Faixa de Opções na mensagem de notificação de tarefa é exibido somente quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando ela é aberta no aplicativo Web Outlook Web Access.

Parte superior do segmento

2. Chegar ao item e ao formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa

Siga as seguintes etapas:

  1. Na mensagem de notificação de tarefa, em Para concluir essas instruções de tarefa, clique no link para o item.

  2. No item aberto, clique no botão Abrir essa tarefa na barra de mensagens.

Acessando o item e o formulário da tarefa pela mensagem de notificação da tarefa

Observação: O botão Abrir essa Tarefa na Faixa de Opções na mensagem de notificação de tarefa é exibido somente quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando ela é aberta no aplicativo Web Outlook Web Access.

Parte superior do segmento

3. Chegar ao item e ao formulário de tarefa na lista ou biblioteca

Siga as seguintes etapas:

  1. Na lista ou biblioteca onde o item a ser revisado está armazenado, clique no link Em Andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.

  2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da sua tarefa.

  3. No formulário de tarefa, na tarefa Este fluxo de trabalho se aplica à barra de mensagens, clique no link para o item.

Acessando o item e o formulário da tarefa pela lista ou biblioteca

Parte superior do segmento

4. Revise o item

Neste exemplo, o item é Microsoft Word documento.

Dica: Se essa é uma tarefa de grupo — ou seja, uma única tarefa atribuída a um grupo ou lista de distribuição inteira para que um único membro do grupo possa concluir a tarefa para todo o grupo — é uma boa ideia reivindicar a tarefa antes de revisar o item. Dessa forma, você reduz a chance de que outro membro do seu grupo também revise o artigo. Para obter instruções, consulte a Seção 7 neste segmento, Reivindicar uma tarefa de grupo antes de conclusá-la.

Item a ser revisado com duas barras de mensagens amarelas

Observe as duas barras de mensagem amarelas na parte superior do documento:

Leitura do servidor-   Somente Este documento é aberto no modo somente leitura , ou seja, você pode ler o documento, mas não pode fazer alterações nele.

A pessoa que executa o fluxo de trabalho tem a opção de permitir comentários somente no formulário de tarefa ou também permitir alterações controladas e comentários no próprio item. Se você não tiver certeza se deve trabalhar no item em si, verifique com a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou com a pessoa que o adicionou originalmente. Se você deve inserir alterações e comentários rastreados, clique no botão Editar Documento.

Algumas coisas para garantir:

  • Verifique se você deve verificar o documento antes de inserir alterações e comentários controlados ou se você deve deixá-lo no check-in para que vários revisadores possam trabalhar nele simultaneamente.

  • Certifique-se de ativar o controle de alterações antes de inserir quaisquer alterações ou comentários. Para obter mais informações, consulte o segmento ALLOW neste artigo.

  • Certifique-se de salvar suas alterações no servidor quando terminar de trabalhar no item. Se você fez check-out do item, verifique-o novamente.

Fluxo de trabalho    Tarefa Quando estiver pronto para concluir e enviar o formulário de tarefa, clique no botão Abrir essa tarefa.

Parte superior do segmento

5. Conclua e envie o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários tem uma aparência assim.

Formulário de fluxo de trabalho Coletar Comentários com texto explicativo sobre os campos

Observe que os dois primeiros controles(Excluir Item e Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Item ) não aparecem no formulário de tarefa quando ele é aberto de dentro do item para revisão.

Texto explicativo n° 1

Excluir Item

Para excluir essa tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique no link aqui.

  • Excluir a tarefa não exclui o item a ser revisado.

  • Uma tarefa que foi excluída não aparece mais na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a exclusão ainda está registrada na área Histórico da página.)

Observação: Se você não começou essa instância do fluxo de trabalho, talvez queira verificar com a pessoa que a instou antes de excluir a tarefa.

Texto explicativo n° 2

Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Item

Para abrir o item para revisão, clique no link aqui.

Texto explicativo n° 3

Status, Solicitado por, Comentários Consolidados, Data de Vencimento

Não é possível editar ou alterar entradas nesses quatro campos, mas você pode encontrar as informações neles úteis.

Observe que a caixa Comentários Consolidados contém não apenas instruções adicionais sobre como concluir sua tarefa, mas também todos os comentários enviados no formulário por participantes que já concluíram suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho.

Da mesma forma, depois de enviar seu próprio formulário, qualquer texto incluído na caixa Comentários (4) também aparecerá na caixa Comentários Consolidados para participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 4

Comentários

Digite ou colar seus comentários aqui.

Qualquer texto que você inserir aqui será gravado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 5

Enviar Comentários

Quando você digitou qualquer comentário que deseja contribuir no campo Comentários (4) e/ou inseriu quaisquer alterações e comentários rastreados no próprio item, clique neste botão para enviar seus comentários e concluir sua tarefa.

Observação: Antes de fazer qualquer alteração no item emsi,certifique-se de que vocêdeve fazer isso. Para obter mais informações, consulteseção 4neste segmento,Revise o item.

Texto explicativo n° 6

Cancelar

Para fechar o formulário de tarefa sem salvar nenhuma alteração ou resposta, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a você.

Texto explicativo n° 7

Alteração de solicitação

Para solicitar uma alteração no item que você está revendo, clique neste botão.

Para obter uma ilustração do formulário em que você inserirá os detalhes da sua solicitação e, para obter mais instruções, vá para a seção 8 neste segmento, Solicite uma alteração no item.

Observação: Essa opção pode estar desligada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Texto explicativo n° 8

Reatribuir tarefa

Para reatribuir essa tarefa para outra pessoa, clique neste botão.

Para obter uma ilustração da página em que você inserirá os detalhes da reatribuição e, para obter mais instruções, vá para a seção 9 deste segmento, Reatribuir sua tarefa a outra pessoa.

Observação: Essa opção pode estar desligada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Parte superior do segmento

6. Notificações atrasadas

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho inteira estiver atrasada para conclusão, as notificações serão enviadas automaticamente para:

  • A pessoa a quem a tarefa é atribuída.

  • A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início foi automático, para a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho).

Parte superior do segmento

7. Reivindicar uma tarefa de grupo antes de conclusá-la (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao que você pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de revisar o item. Assim que você reivindicar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá conclui-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até que uma seta apareça.

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, no formulário de tarefa, clique no botão Tarefa de Declaração.
    Como reivindicar uma tarefa de grupo

Quando a página Status do Fluxo de Trabalho é atualizada, você pode ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas agora especificamente a você.

Mais tarde, se você quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem completá-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Liberar Tarefa.

Botão Liberar Tarefa no formulário da tarefa

Voltar para Revisar o item

8. Solicite uma alteração no item (opcional)

Antes de começar esse processo, observe que o fluxo de trabalho pode ser definido para terminar imediatamente se qualquer alteração for feita no item. Pode ser uma boa ideia verificar com a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para certificar-se de que está tudo bem para que uma alteração seja feita e para que o fluxo de trabalho termine nesse ponto.

Demonstraremos a opção de solicitação de alteração colocando-a em um cenário:

Primeiro, imagine que seu nome é Frank.

Em seguida, imagine que uma colega de trabalho chamada Anna tenha iniciado um fluxo de trabalho coletar comentários em um documento que ela criou.

Quando você revisa o novo documento de Anna, você sente que a Introdução é muito longa.

Você clica no botão Solicitar Alteração na parte inferior do formulário de tarefa do fluxo de trabalho e, em seguida, conclua esse formulário.

Formulário para solicitar uma alteração em um item

Texto explicativo n° 1

Solicitar Alteração de

Insira o nome ou o endereço de email da pessoa de quem você está solicitando a alteração.

(Para enviar sua solicitação para a pessoa que iniciou essa executar o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente, para a pessoa que adicionou originalmente esse fluxo de trabalho coletar comentários, você também pode deixar esse campo em branco.)

Texto explicativo n° 2

Nova Solicitação

Descreva a alteração que você deseja fazer e fornecer todas as informações que a pessoa que fará a alteração precisará.

(Qualquer texto que você inserir aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Texto explicativo n° 3

Nova Duração

Faça uma destas três coisas:

  • Para manter a data de vencimento existente,    deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de vencimento,    digite completamente o número 0.

  • Para especificar uma nova data de vencimento    Digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Realizadas em conjunto, as duas entradas identificam o período antes do vencimento da tarefa de alteração.

Texto explicativo n° 4

Novas Unidades de Duração

Se você estiver especificando uma nova duração da tarefa, use este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes do vencimento da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou1 mês ou 2 semanas.)

Quando você tem todas as entradas de formulário da maneira que deseja, você clica em Enviare sua tarefa atual é marcada Como Concluída. (Mas você ainda não terminou. Você terá uma tarefa de revisão novamente depois que Anna concluir a tarefa de alteração.)

Enquanto isso, Ana recebe a seguinte notificação de email:

Notificação enviada quando é solicitada uma alteração em um item

Ana pode dizer depois de apenas uma olhada na linha Assunto (número 1 na ilustração) que essa não é uma notificação comum coletar comentários, mas, em vez disso, uma solicitação para alterar algo sobre o item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica que foi solicitada na Alteração Solicitada do texto (número 2).

Anna verifica o item, faz as alterações solicitadas (ou não), salva suas alterações (se alguma) e verifica o item novamente. (Lembre-se de que, se o fluxo de trabalho for definido para terminar assim que qualquer alteração for feita no item, essa ação fará com que o fluxo de trabalho termine.)

Em seguida, Ana vai para a página Status do Fluxo de Trabalho e abre sua tarefa de solicitação de alteração da área Tarefas.


Formulário enviado quando a alteração solicitada é concluída

Anna adiciona todas as informações que quiser no campo Comentários e clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

  • Ela marca a tarefa de solicitação de alteração de Ana como Concluída.

  • Ele atribui uma nova tarefa de revisão a você (com os comentários de Anna adicionados na área Comentários Consolidados) e envia uma notificação sobre essa tarefa.

Agora você pode ir em frente e concluir a revisão do item alterado.

Enquanto isso, todas essas ações são controladas e visíveis na seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado na ilustração a seguir.

Histórico do Fluxo de Trabalho mostrando as ações a partir da solicitação de alteração

Aqui está um diagrama de todo o processo.

Fluxograma da solicitação de alteração

Parte superior do segmento

9. Reatribuir sua tarefa para outra pessoa (opcional)

Se você quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Esse formulário é exibido.

Formulário de reatribuição de tarefa

Texto explicativo n° 1

Reatribuir tarefa para

Insira o nome ou o endereço da pessoa a quem você deseja atribuir essa tarefa.

Para atribuir essa tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente, para a pessoa que adicionou originalmente esse fluxo de trabalho, deixe esse campo em branco.

Texto explicativo n° 2

Nova Solicitação

Fornecer qualquer informação que a pessoa a quem você está atribuindo a tarefa precisará para concluir a tarefa. (Qualquer texto que você inserir aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Texto explicativo n° 3

Nova Duração

Faça uma destas três coisas:

  • Para manter a data de vencimento existente,    deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de vencimento,    digite completamente o número 0.

  • Para especificar uma nova data de vencimento    Digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Realizadas em conjunto, as duas entradas identificam o período antes do vencimento da tarefa de alteração.

Texto explicativo n° 4

Novas Unidades de Duração

Se você estiver especificando uma nova duração da tarefa, use este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes do vencimento da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa é marcada Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Todas as novas informações fornecidas são incluídas no texto Delegada por texto na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração a seguir).

Notificação de tarefa reatribuída

Enquanto isso, todas essas alterações são controladas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado aqui.

Áreas Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho para uma tarefa reatribuída

Parte superior do segmento

10. Conclua uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua SharePoint. Nesse processo, um membro do site age como um proxy para o participante externo:

  1. Inclua o endereço de email do participante externo no estágio atribuir ao apropriado na segunda página do formulário de associação.

  2. Na verdade, o fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, ao membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho. Essa pessoa à qual a tarefa é realmente atribuída age como o proxy para o participante externo.

  3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Enquanto isso, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta ou um aviso útil.)

  4. O membro do site ao qual a tarefa é atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.

  5. O participante externo revisa o item e envia de volta sua resposta ao membro do site.

  6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site conclui a tarefa em SharePoint produtos em nome do participante externo.

Aqui está um diagrama do processo.

Fluxograma de processo para incluir participante externo

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Ícone da seção Monitorar

MONITORAR, ajustar ou interromper um fluxo de trabalho de Coleta de Feedback em execução

Monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho coletar comentários em execução

O local central do qual você pode monitorar, ajustar ou interromper um fluxo de trabalho em execução é a página Status do Fluxo de Trabalho para essa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro, mostraremos como chegar a essa página e mostraremos como usar as opções e informações que você encontra lá. Por fim, mostraremos outras duas páginas onde você pode obter informações adicionais de monitoramento.

Seções neste segmento

  1. Chegar à página Status do Fluxo de Trabalho

  2. Usar a página Status do Fluxo de Trabalho para monitorar o andamento do fluxo de trabalho

  3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

  4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

  5. Cancelar ou encerrar esse fluxo de trabalho executado

  6. Descubra quais fluxos de trabalho estão sendo executados em um item

  7. Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites

1. Vá para a página Status do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e o fluxo de trabalho que você deseja.

Neste exemplo, o item é o documento denominado Rascunho da Nota de Chave e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

Clicando no link do status do fluxo de trabalho

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

Observações: 

  • Se sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, você poderá usar a classificação e/ou filtragem para encontrar o item que você está procurando mais rapidamente. Se você descobrir que está classificando e/ou filtrando repetidamente da mesma maneira, talvez seja útil criar um modo de exibição personalizado que automatize esse acordo específico.

  • Para acessar a página Status do Fluxo de Trabalho, você também pode clicar no link Exibir o status desse fluxo de trabalho em uma notificação de email "iniciado" ou o link Exibir o histórico do fluxo de trabalho em uma notificação de email "concluída" para a instância específica em que você está interessado.

Parte superior do segmento

2. Use a página Status do Fluxo de Trabalho para monitorar o andamento do fluxo de trabalho

Aqui, na ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, você encontrará as perguntas de monitoramento que a seção responde.

Seção Informações do Fluxo de Trabalho

Seção Informações do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Who essa instância do fluxo de trabalho?

  • Quando essa instância foi iniciada?

  • Quando ocorreu a última ação nesta instância?

  • Em qual item esta instância está sendo executado?

  • Qual é o status atual dessa instância?

Seção Tarefas

Seção Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o status atual?

  • Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

  • Qual é a data de vencimento para cada tarefa que já foi criada e atribuída?

Tarefas excluídas e tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

  • Observe que as tarefas atrasadas e as notificações de tarefa atrasadas não aparecem nesta área.

Parte superior do segmento

3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Há duas maneiras de alterar tarefas já atribuídas, mas ainda não concluídas:

  • Alterar uma única tarefa ativa

  • Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões Para fazer qualquer alteração em uma única tarefa atribuída a alguém que não seja você mesmo, você deve ter a permissão Gerenciar Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Portanto, é possível, por exemplo, ter permissões que permitem iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações na tarefa de outro participante.)

Se você tiver as permissões necessárias:

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa na lista Tarefas.
    Clicando no título da tarefa na lista

  2. Use o formulário de tarefa para concluir, excluir ou reatribuir a tarefa ou para solicitar uma alteração no item.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como usar o formulário de tarefa, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas o link Encerrar esse fluxo de trabalho não aparece, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas de Coletar Comentários.

  2. Faça suas alterações no formulário que é aberto e clique em OK.

    • As mensagens que refletem suas alterações são enviadas para as pessoas que estão atualmente atribuídas tarefas nesta executar.

    • Tarefas já concluídas ou excluídas, e tarefas ainda não atribuídas, não são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

    • Se você deseja fazer alterações em tarefas ainda não atribuídas, consulte a seção a seguir neste segmento, Alterar tarefas futuras.

      Alterar formulário de tarefas ativas

Texto explicativo n° 1

Duração por tarefa, unidades de duração

Para manter a data de    vencimento existente, deixe Duração por Tarefa em branco e não altere para Unidades de Duração.

Para remover a data de vencimento para que não haja    nenhum Digite o número 0 em Duration Per Task.

Para mover a data de    vencimento estendendo a duração da tarefa Use ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais você deseja estender a duração.

Texto explicativo n° 2

Solicitação

Para alterar o texto da    solicitação Faça as alterações que você deseja na caixa de texto.

  1. Quando você tiver todos os campos no formulário da maneira que quiser, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

Parte superior do segmento

4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas o link Encerrar esse fluxo de trabalho não aparece, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar ou atualizar revisadores de Coletar Comentários.

  2. Faça suas alterações no formulário que é aberto e clique em ATUALIZAR.

    Observação: As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

Alterar formulário de tarefas futuras

Texto explicativo n° 1

Participantes, Ordem, Expandir Grupos

  • Para adicionar ou remover participantes ou alterar a ordem das tarefas    Adicione, remova e/ou reorganize a ordem de nomes de participantes ou endereços no campo Participantes.

  • Para remover um estágio inteiro Clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE.

Observação: Você pode usar a caixa de seleção Expandir Grupos para especificar se os grupos de distribuição listados devem ser atribuídos apenas uma tarefa para todo o grupo ou uma tarefa por membro.

Para obter mais informações sobre como usar esses campos, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (List/library ou Conjunto de Sites) deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Solicitação

  • Para alterar o texto da    solicitação Faça quaisquer alterações que você deseja que o texto na caixa.

Texto explicativo n° 3

Data de vencimento para todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração

  • Para alterar ou remover    a data de vencimento do calendário Excluir a data existente e, em seguida, fornecer uma nova ou, para remover a data de vencimento específica por completo, deixe o campo em branco. (Nãodigite um zero neste campo. Esse campo deve conter um valor de data do calendário ou estar vazio.)

  • Para manter a duração existente    Deixar Duração por Tarefa em branco e não fazer nenhuma alteração em Unidades de Duração.

  • Para remover a duração para que não haja    nenhum Digite o número 0 em Duração por Tarefa.

  • Para estender a duração da    tarefa Use ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais você deseja estender a duração. Para obter mais informações sobre a definição de datas e durações de vencimento, consulte o segmento PLAN deste artigo.

  1. Quando você tiver todos os campos no formulário da maneira que quiser, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão suas alterações.

Parte superior do segmento

5. Cancelar ou encerrar esse fluxo de trabalho executado

Há duas maneiras de interromper uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de sua conclusão normal:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho.

  • Encerrar esse fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e excluídas da área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, eles ainda estão refletidos na área Histórico do Fluxo de Trabalho.)

Siga as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas, mas mantidas na lista tarefas e no Histórico)

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas o link Encerrar esse fluxo de trabalho não aparece, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessária ou procurada, ela poderá ser interrompida.

  • Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas coletar comentários.

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com um status de Canceled. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico do Fluxo de Trabalho.

Encerrar (todas as tarefas excluídas da lista tarefas, mas mantidas no Histórico)

Permissões Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas o link Encerrar esse fluxo de trabalho não aparece, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, ele poderá ser encerrado.

  • Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Encerrar esse fluxo de trabalho.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e excluídas da área Tarefas na página Status do Fluxo de Trabalho, embora ainda sejam refletidas na área Histórico do Fluxo de Trabalho. O fluxo de trabalho termina com um status de Canceled.

Parte superior do segmento

6. Descubra quais fluxos de trabalho estão sendo executados em um item

Na página Fluxos de Trabalho para qualquer item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho em execução no momento nesse item.

  1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Executando Fluxosde Trabalho, você encontrará uma lista de instâncias de fluxo de trabalho em execução no item.

Observação: Observe que várias instâncias de uma única versão de fluxo de trabalho não podem ser executados no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: dois fluxos de trabalho, ambos com base no modelo Coletar Comentários, foram adicionados. Uma é denominada Plan Feedback e a outra é chamada de Feedback de Orçamento. Em qualquer item de cada vez, uma instância de Plan Feedback and Budget Feedback pode estar em execução, mas não duas instâncias de qualquer fluxo de trabalho.

Parte superior do segmento

7. Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites

Os administradores do conjunto de sites podem exibir rapidamente:

  • Quantos fluxos de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente no conjunto de sites.

  • Se cada modelo de fluxo de trabalho em si está ativo ou inativo no conjunto de sites.

  • Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho estão sendo executados no conjunto de sites.

Veja como:

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite no conjunto).

  2. Clique no Configurações ícone Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e clique em Site Configurações.

  3. Na página Site Configurações, em Administração do Site,clique em Fluxos de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho é aberta, exibindo as informações.

O que vem a seguir?

Se essa for a primeira vez que essa versão de fluxo de trabalho for executado, talvez você queira usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona conforme você deseja.

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Ícone conceitual da seção Revisar

REVIEW Coletar resultados do fluxo de trabalho de feedback e criar relatórios

Revisar coletar resultados do fluxo de trabalho de feedback e criar relatórios

Após a conclusão da instância do fluxo de trabalho, você pode revisar os eventos registrados em seu histórico. (Você pode acessar o registro de qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Importante: Observe que o histórico do fluxo de trabalho é fornecido apenas para referência informal. Ele não pode ser usado para auditorias oficiais ou para qualquer outra finalidade legal, evidente.

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho em instâncias.

Seções neste segmento

  1. Revisar eventos na instância mais recente

  2. Histórico da instância do Access por até 60 dias

  3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Revise eventos na instância mais recente

Contanto que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente poderá ser acessado na lista ou biblioteca.

Para exibir a página Status do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link de status do item e do fluxo de trabalho que você deseja.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado rascunho da nota-chave e o fluxo de trabalho é Aprovação de Novo Documento.

Clicar no link do status do fluxo de trabalho

Na página Status do Fluxo de Trabalho, a seção Histórico do Fluxo de Trabalho está localizada na parte inferior.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Parte superior do segmento

2. Histórico de instâncias de acesso por até 60 dias

E se você quiser revisar o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (60 dias é por quanto SharePoint os produtos retêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

Na lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos,clique no nome ou status da instância de fluxo de trabalho que você deseja revisar.

    Lista Fluxos de Trabalho Concluídos na página Fluxos de Trabalho de um item A página Status do Fluxo de Trabalho para essa instância é aberta.

Na notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que você deseja revisar e clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho.


Notificação de conclusão do fluxo de trabalho com link de histórico destacado A página Status do Fluxo de Trabalho para essa instância é aberta.

Para manter todas as notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra Outlook de conclusão. Configurar a regra para copiar todas as mensagens de entrada que tenham o texto concluído na linha Assunto em sua própria pasta separada. (Certifique-se de que sua regra Outlook copia as mensagens de entrada e simplesmente não as move, ou elas também não aparecerão em sua Caixa de Entrada.) Para saber mais sobre como criar Outlook regras, consulte o artigo Gerenciar mensagens de email com regras.

Parte superior do segmento

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma de suas versões de fluxo de trabalho está executando geralmente — ao longo do tempo e de várias instâncias — você pode criar um ou dois relatórios predefinidos:

  • Relatório de Duração da Atividade    Use este relatório para ver as médias de quanto tempo cada atividade dentro de um fluxo de trabalho será concluída, bem como quanto tempo cada executar ou instância completa desse fluxo de trabalho será concluída.

  • Relatório de Cancelamento e Erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo frequentemente cancelado ou encontrando erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status desse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
    Clicando no status do fluxo de trabalho

  2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico de Fluxo de Trabalho,clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicando no link Exibir relatórios de fluxos de trabalho da seção Histórico do Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que deseja exibir.
    Clicando no link Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.

    Clicando em OK no local onde o arquivo deve ser salvo O relatório é criado e salvo no local especificado.

  5. Quando o relatório for concluído, você poderá clicar no link mostrado na ilustração a seguir para exibi-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando você estiver pronto para exibir o relatório, você o encontrará no local especificado na etapa anterior.)
    Clicando no link para exibir o relatório

O que vem a seguir?

Se o fluxo de trabalho funcionar da maneira que você deseja, você está definido para começar a usá-lo.

Se houver algo que você queira alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

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Elemento gráfico conceitual da seção Ajustar

ALTERAR, desabilitar ou excluir um fluxo de trabalho coletar comentários

Alterar, desabilitar ou remover um fluxo de trabalho coletar comentários

Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho coletar comentários e analisar os resultados, talvez você queira fazer uma ou mais alterações na forma como o fluxo de trabalho é configurado.

Além disso, você pode querer, em vários momentos no futuro, fazer outras alterações na configuração.

Por fim, você pode em algum momento desejar desabilitar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo — ou você pode, de fato, optar por removê-lo inteiramente.

Seções neste segmento

  1. Alterar configurações permanentes para um fluxo de trabalho

  2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar configurações permanentes para um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação originalmente usado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na Faixa de Opções, clique na guia Listaou Biblioteca.

    Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia se chama Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Fluxo de Trabalho Configurações.

  4. Na página Fluxo de Trabalho Configurações, em Nome do Fluxo de Trabalho (cliquepara alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o que você deseja alterar as configurações.

    Observação: Se o fluxo de trabalho coletar comentários que você deseja não aparecer na lista, ele pode estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho aparecem nesta lista são controlados pelo controle Mostrar associações de fluxo de trabalho desse tipo, localizado logo acima da lista. (Consulte a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para descobrir qual exibe o fluxo de trabalho que você deseja. Quando o fluxo de trabalho que você deseja aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

  5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações que você deseja.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (List/library ou Conjunto de Sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas no conjunto de sites

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite no conjunto).

  2. Clique no Configurações ícone Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e clique em Site Configurações.

  3. Na página Site Configurações, em Galerias,clique em Tipos de Conteúdo do Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em Configurações , clique em Fluxo de Trabalho Configurações.

  6. Na página Fluxo de Trabalho Configurações, em Nome do Fluxo de Trabalho (cliquepara alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o que você deseja alterar as configurações.

  7. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações que você deseja.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (List/library ou Conjunto de Sites) deste artigo.

Parte superior do segmento

2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na Faixa de Opções, clique na guia Listaou Biblioteca.

    Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia se chama Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Fluxo de Trabalho Configurações.

  4. Na página Fluxo Configurações Fluxo de Trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho.
    Página Configurações do Fluxo de trabalho com link Remover um fluxo de trabalho ativado

  5. Use o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desabilitar, habilitar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue funcionando normalmente.

  • Sem Novas Instâncias    Opção que permite que todas as instâncias em execução no momento do fluxo de trabalho seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente, e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação nãoé reversível.)

Parte superior do segmento

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas no conjunto de sites

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite no conjunto).

  2. Clique no Configurações ícone Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e clique em Site Configurações.

  3. Na página Site Configurações, em Galerias,clique em Tipos de Conteúdo do Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.

  5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Fluxo de Trabalho Configurações.

  6. Na página Fluxo Configurações Fluxo de Trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho.

  7. Use o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desabilitar, habilitar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue funcionando normalmente.

  • Sem Novas Instâncias    Opção que permite que todas as instâncias em execução no momento do fluxo de trabalho seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho do conjunto de sites. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente, e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação én't reversível.)

O que vem a seguir?

Se você tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar duas vezes os efeitos das alterações.

Parte superior do segmento

Personalização ainda mais

Há uma ampla variedade de maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos com SharePoint produtos.

Você pode até mesmo criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar qualquer ou todos os programas a seguir:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.

  • Microsoft Visual Studio    Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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