Usar políticas para fechamento e exclusão de sites

Usar políticas para fechamento e exclusão de sites

Os sites do SharePoint podem proliferar rapidamente se você não os exclui quando eles não são mais necessários. Manter sites desatualizados ocupa o espaço de armazenamento, torna difícil para as pessoas encontrarem informações atuais e também podem ser indesejáveis por motivos de conformidade.

Como um administrador de conjunto de sites, você pode usar políticas de site para ajudar a controlar a proliferação de sites. Uma política de site define o ciclo de vida de um site especificando quando o site será fechado e quando ele será excluído. As políticas de sites são particularmente úteis para organizações que permitem que grupos grandes de usuários criem seus próprios sites. Eles podem exigir que você selecione uma política de site ao criar sites.

Observação: Se um conjunto de sites estiver associado a um grupo de Microsoft 365, a opção de criar políticas de site não será exibida no menu configurações do site.

Fechar um site indica que o site não está mais em uso e pode acabar sendo excluído de acordo com um cronograma. Um site fechado não aparece em locais como o Delve, mas os usuários ainda podem modificar o site fechado e seu conteúdo usando a URL para acessar o site.

Criar políticas de site

Siga estas etapas para criar políticas de site que estarão disponíveis em todos os sites em um conjunto de sites.

  1. Entre como um administrador de conjunto de sites e abra o site raiz de um conjunto de sites.

  2. Para sites clássicos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem , em seguida, selecione configurações do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site. Para sites modernos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e, em seguida, selecione informações do site ou conteúdo do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site.

  3. Em Administração do conjunto de sites, clique em políticas do site.

  4. Clique em criare, em seguida, selecione uma opção:

    Não feche ou exclua o site automaticamente. Se uma política com essa opção for aplicada a um site, o proprietário do site deverá excluir o site manualmente.

    Excluir sites automaticamente. Se uma política com essa opção for aplicada a um site, o proprietário do site deverá fechar o site manualmente, mas o site será excluído automaticamente. Uma política que exclui o site especifica automaticamente uma regra para quando excluir o site e tem as seguintes opções.

    Fechar e excluir sites automaticamente. Essa opção permite as mesmas opções de como excluir o site e também exige que você especifique quanto tempo após seu tempo de criação o site será fechado.

    Executar um fluxo de trabalho automaticamente para gerenciar o fechamento do site e, em seguida, excluí-los automaticamente. (disponível com alguns planos e versões). Essa opção permite que você especifique as mesmas opções de como excluir o site, mas também requer que você especifique um fluxo de trabalho para ser executado para fechar o site. Quando o fluxo de trabalho é concluído, o SharePoint fecha o site. Você especifica o nome do fluxo de trabalho, quanto tempo após o site ser criado para executar o fluxo de trabalho e se deseja executá-lo periodicamente até que o site seja fechado.

    • A ação que aciona o site a ser excluído e o tempo de espera após o disparo ocorrer antes da exclusão do site. O gatilho pode ser a criação de um site ou o fechamento do site. Por exemplo, você pode criar uma política que exclui um site três meses após o site ser fechado ou uma política que exclui um site um ano após a criação do site.

    • Se SharePoint enviar um email para o proprietário do site por um determinado período antes de o site ser agendado para ser excluído.

    • Se você deseja permitir que os proprietários de sites adiem a exclusão do site.

  5. Para tornar o site raiz e todos os subsites somente leitura quando o site raiz estiver fechado, selecione o conjunto de sites será lido somente quando for fechado.

  6. Clique em OK.

Fechar um site manualmente ou reabrir um site fechado

  1. Entre como proprietário de um site.

  2. Para sites clássicos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem , em seguida, selecione configurações do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site. Para sites modernos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e, em seguida, selecione informações do site ou conteúdo do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site.

  3. Em Administração do site, clique em fechamento e exclusão do site.

  4. Para fechar o site, clique em fechar este site agora. Para reabri-lo, clique em abrir este site.

Selecionar uma política para um site

  1. Entre como proprietário de um site.

  2. Para sites clássicos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem , em seguida, selecione configurações do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site. Para sites modernos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e, em seguida, selecione informações do site ou conteúdo do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site.

  3. Em Administração do site, clique em fechamento e exclusão do site.

  4. Ao lado de política do site, selecione uma política e clique em OK.

Observação: As datas de fechamento do site e de exclusão de site na página mostradas abaixo são aproximadas. Os sites são fechados ou excluídos por um trabalho de temporizador executado semanal por padrão. Portanto, os sites serão fechados ou excluídos dentro de uma semana das datas mostradas na página fechamento e exclusão do site .

Página de exclusão e fechamento do site mostrando datas

Excluir um site manualmente

  1. Entre como proprietário de um site.

  2. Para sites clássicos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem , em seguida, selecione configurações do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site. Para sites modernos, selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e, em seguida, selecione informações do site ou conteúdo do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site.

  3. Em ações do site, clique em excluir este site.

  4. Clique em Excluir.

Observação: Para obter informações sobre como excluir um conjunto de sites, consulte excluir um conjunto de sites.

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