Resumo: Decida qual abordagem de gerenciamento de registros escolher no SharePoint Server 2013.
No Microsoft Office SharePoint Online você pode gerenciar registros em um arquivo morto ou gerenciar registros no mesmo repositório de documentos que documentos ativos. Usando a abordagem Microsoft Office SharePoint Online local, quando você declara que um documento se tornou um registro, o registro permanece no local, mas Microsoft Office SharePoint Online agora o gerencia como um registro. Por exemplo, um documento pode obter uma política de retenção diferente quando declarado como um registro, ou os usuários podem não conseguir editá-lo.
Uma abordagem híbrida também é possível. Por exemplo, você pode manter registros no local com documentos ativos por dois anos e, em seguida, mover registros para um arquivo morto de registros quando um projeto for concluído.
Ao pensar se deve gerenciar registros em um site separado da Central de Registros ou no mesmo site de colaboração no qual os documentos foram criados, considere as seguintes perguntas:
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A governança do site de colaboração é apropriada para o gerenciamento de registros? Seu setor está sujeito a requisitos regulatórios que obrigam os registros a ficar separados dos documentos ativos? Deve-se confiar no administrador de um site de colaboração para gerenciar um site que contém registros? Talvez você queira armazenar os registros em um site que use acesso mais restrito do que o site de colaboração ou em um site cujo backup é feito em um cronograma diferente.
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Quanto tempo o site de colaboração ficará em uso? Se os registros tiverem que ser mantidos por mais tempo do que o projeto estiver em andamento, selecionar uma estratégia de gerenciamento de registros in-locar significa que você terá que manter o site de colaboração mesmo depois que ele não for mais usado.
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Os membros do projeto precisarão de acesso frequente aos documentos depois que eles se tornarem registros? Se você usar uma abordagem in-loco, os membros do projeto poderão acessar os documentos da mesma maneira, independentemente de estarem ativos ou serem registros.
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Os gerentes de registros da sua organização são responsáveis apenas pelos registros ou por todas as informações, independentemente de serem documentos ativos ou registros? Se os gerentes de registros são responsáveis apenas por registros oficiais, ter um site separado da Central de Registros pode ser mais fácil para eles.
A tabela a seguir descreve as diferenças entre o que você pode fazer com registros em um centro de registros e com registros gerenciados in-lo- lo em um site de colaboração. As diferenças são apresentadas do ponto de vista de gerentes de registros e funcionários colaborando em uma equipe de projeto.
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Fator |
Arquivo morto de registros |
Registros in-in-place |
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Gerenciando a retenção de registros |
O organizador de conteúdo coloca automaticamente novos registros na pasta correta no plano de arquivos do arquivo morto, com base em metadados. |
Pode haver políticas diferentes para registros e documentos ativos com base no tipo de conteúdo ou local atual. |
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Restringir quais usuários podem exibir registros |
Sim. O arquivo morto especifica as permissões do registro. |
Não. As permissões não mudam quando um documento se torna um registro. No entanto, você pode restringir quais usuários podem editar e excluir registros. |
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Facilidade de localização de registros (para gerentes de registros) |
Mais fácil. Todos os registros estão em um único local. |
Mais difícil. Os registros são espalhados por vários sites de colaboração. |
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Manter todas as versões do documento como registros |
O usuário deve enviar explicitamente cada versão de um documento para o arquivo morto. |
Automático, supondo que o controle de versão está ligado. |
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Facilidade de localização de informações (para colaboradores de equipe) |
Mais difícil, embora um link para o documento possa ser adicionado ao site de colaboração quando o documento se tornar um registro. |
Mais fácil. |
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Desorganização do site de colaboração |
O site de colaboração contém apenas documentos ativos. |
O site de colaboração contém documentos (registros) ativos e inativos, embora você possa criar exibições para exibir somente registros. |
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Capacidade de auditoria de registros |
Sim. |
Dependente da política de auditoria do site de colaboração. |
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Segurança administrativa |
Um gerente de registros pode gerenciar o arquivo morto de registros. |
Os administradores de sites de colaboração têm permissão para gerenciar registros e documentos ativos. |
A tabela a seguir descreve as diferenças entre as duas abordagens de gerenciamento de registros que podem afetar a forma como você gerencia os recursos de TI.
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Fator |
Arquivo morto de registros |
Registros in-in-place |
|---|---|---|
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Número de sites a gerenciar |
Mais sites. Ou seja, há um arquivo morto separado, além de sites de colaboração. |
Menos sites. |
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Escalabilidade |
Alivia a pressão de tamanho do banco de dados em sites de colaboração. |
O tamanho máximo do conjunto de sites foi atingido mais cedo. |
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Facilidade de administração |
Separe o site ou o farm para registros. |
Nenhum provisionamento de site adicional funciona além do que já é necessário para os sites que têm documentos ativos. |
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Armazenamento |
Pode armazenar registros em outro meio de armazenamento. |
Documentos e registros ativos armazenados juntos. |
