Você pode criar uma operação de mala direta usando o Assistente de Mala direta do Microsoft Word. Esse assistente também está disponível no Access e permite configurar um processo de mala direta que usa uma tabela ou consulta em um banco de dados do Access como fonte de dados para letras de formulário, mensagens de email, rótulos de email, envelopes ou diretórios.

Este tópico explica como iniciar o Assistente de Mala direta do Access e criar um link direto entre uma tabela ou consulta e um documento do Microsoft Word. Este tópico aborda o processo de escrita de letras. Para obter informações passo a passo sobre como configurar um processo de mala direta, consulte Ajuda do Microsoft Word.

Usar uma tabela ou consulta como fonte de dados

  1. Abra o banco de dados de origem e, no Painel de Navegação, selecione a tabela ou a consulta que você deseja usar como a fonte de dados de mala direta.

  2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mesclagem do Word

    O Assistente de Mala direta do Microsoft Word é iniciado.

  3. Selecione se deseja criar o link em um documento existente ou em um novo documento e clique em OK.

  4. Se você optou por vincular a um documento existente, na caixa de diálogo Selecionar Documento do Microsoft Word, localize e selecione o arquivo e clique em Abrir.

    O Word é iniciado. Dependendo da sua escolha, o Word abre o documento especificado ou um novo documento.

  5. No painel Mala direta, em Selecionar tipo de documento, clique em Letras e clique em Próximo: Iniciando o documento para continuar até a etapa 2.

  6. Na etapa 2, clique em Próximo: Selecione destinatários.

    Na etapa 3, você cria o link entre a fonte de dados no Access e o documento do Word. Como você iniciou o assistente no Access, esse link é criado automaticamente. Em Selecionar destinatários, observe que Usar uma lista existente está selecionado e o nome da sua fonte de dados é exibido em Usar uma lista existente.

    Fonte de dados de mala direta

  7. Clique em Editar lista de destinatários se quiser personalizar o conteúdo da tabela ou da consulta.

    Editar lista de destinatários

    Você pode filtrar, classificar e validar os dados. Clique em OK para continuar.

  8. Clique em Próximo: Escreva sua carta para continuar. Siga as instruções restantes no painel Mala direta e, na etapa 5, clique em Next: Complete the merge.

Outras maneiras de usar uma tabela ou consulta como fonte de dados

Você pode especificar uma tabela ou consulta como uma fonte de dados de maneiras adicionais. Por exemplo, você pode exportar a tabela ou a consulta do Access para um banco de dados ODBC, um arquivo do Microsoft Excel, um arquivo de texto ou qualquer outro formato de arquivo compatível com o Word e, em seguida, vincular ao arquivo resultante usando o Assistente de Mala direta do Word.

  1. Se você ainda não exportou a tabela ou a consulta, faça isso. No Access, no Painel de Navegação, selecione a tabela ou consulta que você deseja usar e, na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique no formato para o que deseja exportar e siga as instruções.

  2. No Word, se o painel Mala direta não for exibido, na guia Mailings, no grupo Iniciar Mala direta, clique na seta em IniciarMala direta e clique em Passo a Passo Assistente de Mala direta. O painel Mala direta é exibido.

  3. Na etapa 3 do painel Mala direta, em Usaruma lista existente , clique em Procurar ou Editar lista de destinatários.

  4. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, especifique o arquivo de dados que você criou no Access e clique em Abrir.

  5. Siga as instruções em qualquer caixa de diálogo a seguir. Na caixa de diálogo Destinatários de Mala direta, revise e personalize o conteúdo do arquivo. Você pode filtrar, classificar e validar o conteúdo antes de continuar.

  6. Clique em OKe clique em Próximo: Escreva sua carta no painel Mala direta. Para obter mais instruções sobre como personalizar sua mala direta, consulte Word Help.

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