Usando o Assistente de Agendamento no Outlook na Web

Instruções para o Outlook na Web clássico

Abrir o Assistente de Agendamento

O Assistente de Agendamento pode ser utilizado antes ou depois de fornecer os detalhes do evento. Se fornecer a data, hora e duração do seu evento e adicionar participantes antes de abrir o Assistente de Agendamento, esses detalhes serão transferidos e poderá alterá-los conforme necessário.

Ao utilizar o Assistente de Agendamento, pode ver imediatamente o calendário de um participante e determinar a sua disponibilidade (livre ou ocupado) para a data e hora do evento.

1. Na barra de ferramentas Correio ou Calendar, selecione Novo botão Novo> para baixo Calendar evento.

2. Na página Detalhes do novo evento, efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Adicione detalhes do evento (por exemplo, título e localização, data e horas de início e de fim e outras informações) conforme necessário, adicione pessoas e, em seguida, selecione Agendar assistente.
   • Selecione Agendar assistente e, em seguida, se necessário, adicionar participantes e adicionar uma sala.

No painel de detalhes do Assistente de Agendamento, pode alterar a data e hora em que um evento ocorre, mas não pode alterar o título do evento. A página Detalhes do evento oferece opções que não estão disponíveis com o Assistente de Agendamento. Essas opções incluem, por exemplo, definir um lembrete de reunião, adicionar um lembrete por e-mail para enviar e fornecer uma descrição ou outros detalhes sobre o evento.

Adicionar participantes

Os participantes podem ser adicionados para um evento antes ou depois de selecionar o Assistente de Agendamento. Se adicionou participantes na página Detalhes do evento, ao abrir o Assistente de Agendamento verá os calendários desses participantes numa grelha à direita do painel de detalhes. Os passos dados nesta secção destinam-se exclusivamente a adicionar um participante após abrir o Assistente de Agendamento.

1. Na caixa Participantes no painel de detalhes, escreva o nome de uma pessoa que pretende convidar para o evento.
   

   Observação

   A começar pelo primeiro caráter que escreve, o Outlook corresponde à sua entrada e apresenta os nomes das pessoas que pertencem à sua organização ou das pessoas com quem se correspondeu.

2. Selecione um nome na lista de sugestões apresentada por baixo da caixa Participantes ou selecione Procurar no Diretório.

   Observação

   Cada pessoa que você adicionar será adicionada automaticamente como Necessária. O calendário de cada pessoa aparece (pela ordem em que foi escolhida) à direita do seu calendário no painel do calendário, criando uma grelha. À medida que adicionar pessoas, você verá uma contagem do número total de pessoas convidadas e quantos conflitos existem.

   

3. Para alterar a status de um participante, clique com o botão direito do rato no nome do participante ou, se estiver a utilizar um dispositivo tátil, toque no nome sem soltar e efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Selecione Remover para eliminar o participante. Em alternativa, selecione Remover junto ao nome do participante.
   • Selecione Participação opcional.

Adicionar uma sala à sua localização

Se não adicionou uma sala à localização do evento antes de abrir o Assistente de Agendamento, pode adicionar uma aqui. Existe um botão Adicionar sala na parte inferior do painel de detalhes do Assistente de Agendamento que lhe permite ver as salas de conferência da lista de endereços da sua organização. O Assistente de Agendamento mostra automaticamente apenas as salas que estão disponíveis na hora que você definiu, mas você pode ver outras salas, se desejar.

Se a sua organização tiver várias salas, o administrador de sua organização pode ter organizado as salas em listas de salas. As listas de salas são conjuntos de salas que, em geral, possuem características similares, como quartos que estão no mesmo prédio.

1. Selecione Adicionar Sala.
2. Selecione uma sala ou selecione uma lista de salas e, em seguida, selecione uma das salas disponíveis nessa lista.
   

Depois de selecionar uma sala, esta é adicionada à grelha do calendário. Pode alterar a sala de conferência ao selecionar Change room. Para remover a sala de conferências, clique nela com o botão direito do mouse ou, se você estiver usando um dispositivo sensível ao toque, toque-a e segure-a e selecione Remover.

Exibir calendários

À medida que você adiciona participantes e um local, as respectivas informações de calendário são mostradas na grade do calendário.

Você pode selecionar a exibição de dia ou semana na parte superior do calendário. Se você selecionar a exibição de semana, a grade do calendário mostrará uma exibição mesclada dos calendários dos participantes.

Enviar o seu convite para reunião

Quando acabar de trabalhar no Assistente de Agendamento, siga um dos seguintes procedimentos:

• Selecione OK para guardar as alterações.
• Selecione Eliminar para cancelar.

Será encaminhado para a página de Detalhes do novo evento, onde pode terminar de adicionar mais detalhes sobre a reunião, se necessário. Quando terminar, efetue um dos seguintes procedimentos:

• Selecione Enviar para enviar o convite para o evento.
• Selecione Descartar para cancelar todas as alterações.