Parte do cenário natural de cada projeto é o risco — algum nível de incerteza que vem de não saber como eventos futuros se desenrolarão à medida que você e sua equipe implementarem o projeto. Para impedir que seu projeto seja descarrilado por um acontecimento infeliz ou até mesmo por uma oportunidade inesperada, desenvolva um plano de gerenciamento de riscos para seu projeto e acompanhe-o no Project Web App por meio de sua assinatura Project Online.
Neste tópico
- O que é o gerenciamento de riscos e como ele se relaciona com o gerenciamento de projetos?
- Práticas recomendadas no gerenciamento de riscos para projetos
- Registrar e controlar riscos em Project Online
O que é o gerenciamento de riscos e como ele se relaciona com o gerenciamento de projetos?
Um risco é qualquer nível de incerteza que possa ter um efeito adverso em seu projeto. Normalmente, pensamos em riscos em termos de coisas ruins que poderiam acontecer, por exemplo, um furacão atrasando um projeto de construção. No entanto, os riscos também podem ser positivos e levar a maiores oportunidades, por exemplo, uma campanha de marketing tão bem-sucedida que a resposta do cliente sobrecarrega o site da empresa.
O gerenciamento de riscos, então, é o processo de identificação e planejamento de riscos que podem afetar potencialmente seu projeto em termos de escopo, atividades, agenda, custos, recursos, qualidade e assim por diante. Aqui estão alguns exemplos:
- O produto ou serviço em desenvolvimento depende de uma nova tecnologia que não seja totalmente testada.
- Subcontratados e outros recursos podem não estar disponíveis quando você precisar deles.
- As remessas de fornecedores podem estar atrasadas.
- Um concorrente desconhecido poderia obter sua versão do produto ou serviço para o mercado primeiro.
- A construção está agendada durante o inverno, quando as condições de neve podem causar atrasos.
- Requisitos vagos de projeto podem causar um arrepio de escopo.
- Há uma curva de aprendizado íngreme nas ferramentas de software que estão sendo usadas no projeto.
Práticas recomendadas no gerenciamento de riscos para projetos
Esta seção detalha técnicas para ajudar você a definir o plano de gerenciamento de riscos para seu projeto.
Identificar os riscos
Veja a seguir maneiras pelas quais você e sua equipe podem identificar os riscos do projeto. Lembre-se de considerar riscos positivos, ou oportunidades, que podem surgir.
- Chame a equipe do projeto em conjunto com a finalidade de identificar riscos. Tenha um facilitador e um gravador para que todos tenham uma voz e todos os riscos sejam capturados.
- Examine as principais fases do plano de projeto de olho nos riscos.
- Examine as lições aprendidas com projetos semelhantes anteriores, analisando o que deu errado nesses projetos e determinando se isso poderia acontecer em seu projeto atual. Também olhe para o que foi particularmente bem, e veja se alguma dessas foram surpresas que podem ser um risco positivo para o seu projeto.
- Faça uma análise SWOT para examinar pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças ao projeto. Esta é outra boa maneira de olhar para riscos positivos e negativos.
- Considere categorias de risco, incluindo fatores técnicos, externos, organizacionais e de gerenciamento de projetos. Aspectos técnicos podem incluir os requisitos do projeto e a complexidade ou confiabilidade da tecnologia que está sendo usada no projeto. Fatores externos podem incluir subcontratados e fornecedores, clima, necessidades do cliente, mercado e alterações regulatórias. Os riscos organizacionais podem incluir dependência de outros projetos, várias demandas pelos mesmos recursos por projetos diferentes, concorrência por financiamento ou alteração de prioridades estratégicas. Os riscos de gerenciamento de projetos podem incluir a precisão das estimativas de trabalho e custos ou métodos para coletar status e controlar custos.
- Considere o triângulo do projeto (escopo, tempo e dinheiro) juntamente com outros drivers de projeto para obter riscos. O que pode afetar o escopo e as atividades? O que pode acontecer com os principais marcos e a data de término do projeto? O orçamento e as despesas do projeto? Disponibilidade e desempenho de recursos? Qualidade?
Pontuar os riscos
Depois de capturar os riscos, é hora de pontuá-los quanto à probabilidade e ao impacto. Para cada risco, insira um número ou percentual que represente a probabilidade desse risco ser realizado.
Também para cada risco, insira um número que represente a importância ou o impacto que esse risco teria se acontecesse. Você pode fazer com que a escala seja o que parecer mais útil para você, desde que a aplique consistentemente a todos os riscos.
Multiplique os dois números e você tem sua pontuação de risco.
Priorizar os riscos
Solicite os riscos das pontuações de risco mais altas e mais baixas para ajudá-lo a ver onde você precisa de mais foco em seu plano de gerenciamento de riscos. Aqui está um exemplo de uma lista de riscos que você pode criar usando o Project Web App. Observe que eles estão em ordem das pontuações de risco mais altas para as menores. Para obter mais informações, consulte Registrar e controlar riscos em Project Online posteriormente neste tópico.
Ao examinar sua lista de riscos priorizados, você provavelmente verá agrupamentos naturais:
- Riscos com as pontuações mais altas exigem uma resposta planejada.
- Riscos com pontuações moderadas exigem uma decisão caso a caso sobre se eles justificam uma resposta planejada.
- Riscos com pontuações baixas provavelmente não precisam de uma resposta planejada, mas vale a pena revisitar ocasionalmente ao longo da vida do projeto para ver se as condições mudaram para dar-lhes uma prioridade maior.
Desenvolver o plano de gerenciamento de riscos
Com seus riscos pontuados e priorizados, agora você tem a base para desenvolver o plano de gerenciamento de riscos para seu projeto. Para cada um dos riscos que você decidiu que sua equipe precisa gerenciar, determine as seguintes respostas possíveis:
- Evite o risco. Se o risco incorrido não vale a pena fazer parte do projeto, elimine-o. Por exemplo, talvez seja mais sábio substituir uma tarefa ou recurso que carrega um risco inaceitávelmente alto por uma alternativa adequada.
- Transfira o risco para a responsabilidade de outra pessoa, por exemplo, outro departamento ou um fornecedor. Outros exemplos incluem seguro ou garantias. O custo de transferir o risco precisa ser menor do que o que você experimentaria se mantivesse a responsabilidade pelo risco.
- Crie um plano de contingência para evitar que o risco aconteça ou para mitigar ou minimizar o efeito do risco se isso acontecer. Essa é a parte do seu plano de gerenciamento de riscos que provavelmente terá mais esforço, pois você está criando um plano alternativo junto com pontos de gatilho que determinam quando o plano de contingência é ativado.
- Aceite o risco. Para alguns riscos de alta prioridade, é mais econômico "correr o risco" do que evitar, transferir ou atenuar.
Observe que o plano para um único risco pode incluir uma ou mais dessas respostas. Por exemplo, você pode fazer o que puder para evitar que o risco aconteça, mas também pode ter um plano para o que faria se isso acontecesse de qualquer maneira.
Ao decidir qual das abordagens a serem tomadas, considere os custos em termos de dinheiro, tempo e esforço. Você deseja encontrar um equilíbrio saudável entre avançar com seu projeto e evitar, prevenir ou planejar riscos importantes.
Atribuir um gerenciador de riscos
Escolha alguém que não seja o gerente de projeto para ser o gerente de risco responsável por prever riscos ao longo da vida do projeto. Esse indivíduo deve ser alguém que possa olhar para o projeto com um ceticismo saudável sobre incertezas.
O gerente de risco também é aquele que fica de olho nos pontos de gatilho para planos de contingência, monitora os riscos de menor prioridade e garante que o plano de gerenciamento de riscos esteja sendo realizado.
Incentivar os membros da equipe a relatar riscos
Todos os membros da equipe devem ter a oportunidade de relatar riscos previstos no projeto. No Project Web App, os membros da equipe podem inserir riscos em suas tarefas e projetos atribuídos. Isso pode até ser um canal anônimo de relatórios de risco, se você acha que pode colher melhores resultados.
Registrar e controlar riscos em Project Online
No Project Web App, que você tem por meio de sua assinatura Project Online, você pode criar o banco de dados de risco para seu projeto e monitorar e atualizar continuamente seu plano de gerenciamento de riscos. Nesse sistema de acompanhamento de risco, você pode definir a probabilidade e a importância, atribuí-la a um membro da equipe e dar-lhe um prazo. Os membros da equipe também podem exibir e editar riscos no Project Web App.
Registrar um risco
- Na página Inicial Project Online, em Acompanhar seu trabalho, selecione Projetos.
- Na página Centro de Projetos , na coluna Nome do Projeto , selecione o nome do projeto para o qual você deseja adicionar ou editar um risco.
- No painel esquerdo, clique em Riscos.
- Na página Riscos , clique em novo item.
- Conclua o formulário que aparece. Os campos necessários são Título, Probabilidade e Impacto. Campos adicionais incluem Proprietário, Atribuído a, Custo, Descrição, Plano de Mitigação, Plano de Contingência e Gatilho. Conclua qualquer um dos outros campos para os quais você tem informações. Você sempre pode adicionar mais informações posteriormente.
- Na parte inferior da página, selecione o botão Salvar .
Modificar informações de risco
- Na página Inicial Project Online, em Acompanhar seu trabalho, selecione Projetos.
- Na página Centro de Projetos , na coluna Nome do Projeto , selecione o nome do projeto para o qual você deseja adicionar ou editar um risco.
- No painel esquerdo, clique em Riscos.
- Na página Riscos , selecione o nome do risco que você deseja modificar.
- Acima do formulário exibido, selecione Editar Item.
- Altere ou conclua qualquer um dos campos.
- Para anexar um arquivo ao registro de risco, na guia Editar , no grupo Ações , selecione Anexar Arquivo. Selecione Escolher Arquivo, navegue até e selecione o arquivo e clique em Abrir. Clique em OK.
- Na parte inferior da página, selecione o botão Salvar .
Exibir a lista de riscos em um projeto
- Na página Inicial Project Online, em Acompanhar seu trabalho, selecione Projetos.
- Na página Centro de Projetos , na coluna Nome do Projeto , selecione o nome do projeto para o qual você deseja adicionar ou editar um risco.
- No painel esquerdo, clique em Riscos.
- Na página Riscos , examine os riscos inseridos para o projeto atual.
- Para classificar em ordem crescente por um campo, por exemplo, Atribuído a, campo Status ou Exposição (o produto de sua probabilidade por fatores de impacto ), clique no título da coluna. Para classificar em ordem decrescente, clique no título da coluna uma segunda vez.
