Utilizar o gráfico de alinhamento estratégico

Idealmente, cada dólar gasto em projetos deve ter algum efeito positivo nos objetivos estratégicos de negócio da sua organização. Ao examinar o gráfico de alinhamento estratégico que faz parte das ferramentas de análise de portefólio Project Online, pode ver até que ponto o orçamento do portefólio de projetos suporta iniciativas estratégicas. Estas informações podem ajudá-lo a decidir quais os novos projetos mais vantajosos a realizar. Também pode ajudá-lo a ajustar portefólios de projetos em curso para que o alinhamento estratégico melhore.

Neste artigo

• O que é o alinhamento estratégico?
• Configurar fatores de negócio e projetos para análise de portefólio
• Interpretar o gráfico de alinhamento estratégico no Project Online
• Como é calculado o gráfico de alinhamento estratégico

O que é o alinhamento estratégico?

O alinhamento estratégico é uma forma de analisar, em termos de dólares gastos, até que ponto os gastos do projeto suportam a realização dos objetivos empresariais da sua organização. Quando executa uma análise de portefólio no Project Web App para Project Online, obtém o gráfico de alinhamento estratégico a partir de uma série de cálculos com base nas informações que introduzir, incluindo:

• Os seus fatores empresariais e as respetivas prioridades
• O projeto planeia cada projeto de portefólio, incluindo o custo global do projeto
• O impacto estratégico de cada fator de negócio em cada projeto (nenhum, baixo, moderado, forte, extremo)

No gráfico de alinhamento estratégico, Project Online desenha um gráfico de barras com a pontuação percentual de cada fator em todos os projetos (Importância do Condutor) em comparação com a classificação percentual do orçamento total da carteira investido em cada fator (Custo Total).

Se as duas barras para cada controlador tiverem aproximadamente o mesmo comprimento, isto indica que os gastos do projeto estão bem alinhados com os seus objetivos estratégicos de negócio. Se algum par de barras num controlador estiver longe, isto indica-lhe que há mais trabalho a fazer. Pode indicar que os tipos errados de projetos estão a ser escolhidos, os gastos em projetos são desproporcionados com objetivos empresariais ou os próprios objetivos empresariais podem precisar de ser atualizados.

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Configurar fatores de negócio e projetos para análise de portefólio

Para executar análises de portefólio, incluindo análises de custos que geram o gráfico de alinhamento estratégico, tem de configurar o portefólio de projetos de uma forma específica.

Para começar, certifique-se de que pode aceder às ligações de análise de portefólio na Iniciação Rápida. Se não vir uma secção Estratégia na Iniciação Rápida, peça ao administrador do Project Online para adicioná-la.

1. No menu Definições , selecione Definições do PWA.
2. Em Aspeto e Funcionalidade, selecione Iniciação Rápida.
3. Na tabela Modificar Itens de Iniciação Rápida, selecione as caixas de marcar junto a Estratégia, Biblioteca de Controladores, Priorização de Fatores e Análises de Portefólio.
4. No separador Iniciação Rápida , no grupo Consolidar , selecione Guardar & Fechar.
   A secção Estratégia é apresentada na Iniciação Rápida.
   

Agora que tem as ligações de que precisa, o processo de configuração da análise de portefólio inclui os cinco passos seguintes no Project Web App:

1. Adicione os fatores de negócio estratégicos da sua organização.
2. Priorize os fatores empresariais.
3. Desenvolva cada plano de projeto ou projeto proposto juntamente com informações de custos.
4. Classificar o quão bem cada projeto proposto se alinha com esses fatores empresariais.
5. Analise o seu portefólio.

Veja abaixo para obter mais detalhes sobre estes passos.

Adicionar fatores de negócio estratégicos

Um fator empresarial é um objetivo estratégico que a sua organização decidiu que pretende alcançar, por exemplo, aumentar a qualidade dos produtos, expandir o seu alcance para o mercado ou diversificar as suas ofertas de serviço. Os fatores empresariais devem ser específicos e mensuráveis, para que possa determinar facilmente se e quanto os seus vários projetos os cumprem. Normalmente, as organizações definem os seus objetivos empresariais durante sessões periódicas de planeamento estratégico.

Na análise de portefólio, o Project Web App utiliza fatores empresariais para ajudar a classificar o valor de vários projetos para que possa decidir de forma mais objetiva quais os projetos que ajudarão a sua organização a cumprir os seus objetivos estratégicos.

1. Na Iniciação Rápida, selecione Biblioteca de Controladores.
2. No separador Controlador , no grupo Controlador , selecione Novo.
3. Conclua a página que é apresentada com os controladores empresariais da sua organização. Obtenha mais detalhes sobre os fatores empresariais para a sua análise de portefólio Project Online.
4. No separador Controlador , no grupo Controlador , selecione Guardar.

Priorizar os fatores empresariais

Depois de definir os seus fatores empresariais, tem de priorizá-los.

1. Na Iniciação Rápida, selecione Atribuição de Prioridades de Fatores.
2. No separador Atribuições de Prioridades , no grupo Atribuições de Prioridades , selecione Novo.
3. Conclua a página que é apresentada e trabalhe nas páginas com êxito e no processo de atribuição de prioridades do fator empresarial. Saiba mais sobre a atribuição de prioridades de fatores empresariais.
4. No separador Atribuição de Prioridades , no grupo Atribuição de Prioridades , selecione Guardar.

Criar os projetos

Se ainda não criou os projetos para um portefólio proposto, chegou a altura de o fazer. Certifique-se de que cada projeto inclui os custos do projeto e as informações dos recursos.

Classificar o impacto estratégico de cada projeto

Com os projetos implementados, classifique o impacto estratégico para cada um deles.

1. Na Iniciação Rápida, selecione Projetos.
2. No Centro de Projetos, escolha o projeto para o qual pretende classificar o impacto estratégico e incluir na análise de portefólio.
3. Na Iniciação Rápida, escolha Impacto Estratégico.
   Esta ligação é apresentada com as ligações do projeto de Iniciação Rápida depois de criar e guardar os controladores empresariais.
4. Classifique o impacto do projeto em relação a cada um dos fatores empresariais.
5. No separador Projeto , no grupo Projeto , selecione Guardar.

Analisar o seu portefólio

Depois de ter classificado todos os projetos que pretende incluir na análise de portefólio relativamente aos fatores empresariais, está pronto para criar a análise de portefólio.

1. Na Iniciação Rápida, selecione Análises de Portefólio.
2. No separador Análises , no grupo Análise , selecione Novo.
3. Trabalhe nas páginas que aparecem e defina a análise. Isto inclui a atribuição de prioridades de fatores que definiu, escolher e atribuir prioridades aos projetos a incluir na análise, rever as prioridades e analisar os custos. Saiba mais sobre como criar a sua análise de portefólio.
4. No separador Análise , no grupo Análise , selecione Guardar.

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Interpretar o gráfico de alinhamento estratégico no Project Online

A análise de portefólio inclui o gráfico de alinhamento estratégico, que faz parte da análise da restrição de custos. O gráfico de alinhamento estratégico pode ajudá-lo a determinar se novos projetos e orçamentos estão a suportar os seus objetivos empresariais. O gráfico de alinhamento estratégico também pode ajudá-lo a analisar o seu portefólio existente de projetos em processo e determinar se devem ser feitos ajustes para aproximar o portefólio do alinhamento estratégico e, por conseguinte, ganhar mais valor para a sua organização.

1. Na Iniciação Rápida, selecione Análises de Portefólio.
2. Na tabela apresentada, selecione a análise que pretende rever.
3. Se a página análise de custos ainda não estiver aberta, no separador Análise , no grupo Seleção de Portefólio , clique na caixa Cenário e selecione o cenário que pretende analisar, por exemplo, Linha base.
4. No separador Análise , no grupo Navegar , selecione Analisar Custo.
   A página análise de custos de portefólio é aberta, listando os projetos selecionados para esta análise, as métricas de custos associadas e o gráfico Fronteira Eficiente no canto inferior direito.
5. Na barra de título do gráfico Fronteira Eficiente , selecione Alinhamento Estratégico. O gráfico muda de Fronteira Eficiente para Alinhamento Estratégico.
   
6. Reveja o gráfico para determinar até que forma as despesas de portefólio de projetos suportam os fatores empresariais. O eixo vertical lista cada controlador empresarial. As barras horizontais escuras mostram a percentagem de gastos em cada controlador em todos os projetos. Estas barras baseiam-se nos custos do projeto, bem como nas classificações de impacto estratégico que atribuiu em cada projeto. As barras horizontais mais leves mostram a percentagem de importância para cada controlador que identificou quando atribuiu prioridade aos fatores. Em seguida, cada controlador está associado a este par de barras.

Quando um par de barras de controladores tem o mesmo comprimento, isto significa que os gastos do projeto neste portefólio estão a fazer um bom trabalho a cumprir os valores e objetivos representados nesse fator.

Por outro lado, quando um par de barras tem comprimentos bastante diferentes, significa que os gastos do projeto estão desa par dos seus objetivos empresariais. Se a barra de importância do fator for longa, por exemplo, e o custo do projeto for curto, isso significa que a sua organização poderá querer considerar dedicar financiamento adicional a este projeto. Da mesma forma, se a barra de importância do condutor for curta e o custo do projeto for longo, significa que um fator de prioridade inferior está a obter mais dólares de projeto dedicados ao mesmo.

Pode haver boas razões para as duas barras estarem desalinhadas, mas examinar o gráfico traz-a a lume e, como gestor de portefólio, pode fazer o que puder para ter a certeza de que a combinação de projetos de portefólio e as despesas associadas são intencionais e não acidentais.

Se decidir que pretende aproximar as duas barras do alinhamento, especialmente para um portefólio de projetos em curso, tem as seguintes opções:

• Examine os gastos em projetos. É demasiado alto ou demasiado baixo em relação à prioridade do fator de negócio?
• Examine a escolha dos projetos. Os projetos têm muito a ver com os fatores empresariais? Caso contrário, por que não? Os projetos devem ser suspensos ou cancelados? Devem ser adicionados novos projetos para melhorar o alinhamento do portefólio?
• Examine os próprios objetivos empresariais. As suas prioridades estão definidas adequadamente? Estão atualizados? Refletem realmente onde a organização está agora? Está na hora de uma nova sessão de planeamento estratégico?

Se estiver a analisar um portefólio de projetos propostos para determinar quais os projetos que devem ser aprovados e quais devem ser negados, utilize o gráfico de alinhamento estratégico para o ajudar a decidir e também definir os orçamentos adequados. Pode ajustar a combinação de projetos e os custos do projeto. Também pode ajustar as próprias atividades do projeto para suportar mais eficazmente os objetivos empresariais. Após estes ajustes, recalcule a análise do portefólio e veja se o alinhamento estratégico melhorou.

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Como é calculado o gráfico de alinhamento estratégico

Isto resume a série de cálculos que resulta no gráfico de alinhamento estratégico:

1. Com base nos seus fatores empresariais e no respetivo impacto estratégico em cada projeto de portefólio, Project Online calcula uma classificação de fator para cada projeto.
2. Com base nesta classificação de fator e no orçamento do projeto, Project Online calcula a percentagem do orçamento de cada projeto atribuído a cada fator.
3. Project Online, em seguida, múltiplos o custo global de cada projeto pela percentagem do orçamento do projeto alocado a cada fator. Isto fornece a quantidade de cada orçamento de projeto que é atribuído a fatores específicos.
4. O custo alocado a cada fator de negócio é adicionado, proporcionando o investimento total por fator em todos os projetos no portefólio.
5. A soma do investimento para cada fator está dividida no custo total da carteira para encontrar a percentagem investida em cada fator.
6. Project Online desenha um gráfico de barras com a pontuação percentual de cada fator em todos os projetos em comparação com a pontuação percentual do orçamento total da carteira investido em cada fator. Isto mostra a Importância do Controlador em comparação com o Custo Total de cada controlador.

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