Dicas sobre envio por email de material de marketing

O marketing por e-mail tem muitos benefícios:

• Custa pouco.
• É instantâneo.
• É interativo.
• Ele espalha sua mensagem para muitos clientes ao mesmo tempo.
• Ele não espera que os clientes visitem, mas envia sua mensagem para eles.
• Ele facilita o rastreamento de endereços de e-mail incorretos (por meio de devoluções), respostas positivas e negativas, visitas a páginas da Web (a partir de um link incorporado em uma mensagem de e-mail) e aumentos nas vendas.

O marketing por e-mail facilita o estabelecimento de um programa de comunicação programado regularmente que constrói sua marca e seu negócio.

O marketing por e-mail também tem suas desvantagens. Inundados com emails, os clientes podem filtrar suas mensagens de suas caixas de entrada de email e excluí-las sem nunca lê-las. Pior, eles podem confundir suas mensagens de email com spam, especialmente se receberem muitas mensagens irrelevantes. O pior de tudo é que os clientes podem decidir que sua mensagem é spam se o conteúdo não corresponder ao que eles pensaram que receberiam. Então eles podem se retirar da sua lista de e-mails e pensar mal do seu negócio.

O resultado final é: o marketing por e-mail bem feito pode reforçar as interações positivas de seus clientes com sua empresa.

Componentes do marketing por e-mail bem-sucedido

O que você precisa fazer para ter sucesso no marketing por e-mail?

• Mantenha-o legal.
• Torne o conteúdo relevante e breve.
• Ofereça uma chamada clara para ação.
• Torne a mensagem pessoal.
• Seja consistente.
• Formate a mensagem com cuidado.
• Teste a mensagem antes de enviá-la.

A chave para o sucesso do marketing por e-mail, como em todos os outros marketings, é garantir que as pessoas certas estejam em sua lista de destinatários, definir expectativas sobre o que receberão de você e entregar o que você promete.

Mantenha seu marketing por e-mail legal

A Lei CAN-SPAM de 2003 (Lei de Controle do Ataque à Pornografia Não Solicitada e Marketing) descreve os requisitos para quem envia email comercial. Ele também especifica penalidades para spammers e empresas cujos produtos são anunciados como spam se infringirem a lei, e dá aos destinatários o direito de pedir aos e-mails que parem de enviar spam.

A lei abrange e-mails cujo objetivo principal seja anunciar ou promover um produto ou serviço comercial, incluindo conteúdo em um site. Uma "mensagem transacional ou de relacionamento" — e-mail que facilita uma transação acordada ou atualiza um cliente em um relacionamento comercial existente — pode não conter informações de roteamento falsas ou enganosas, mas, caso contrário, está isenta da maioria das disposições da Lei CAN-SPAM. Para obter mais informações, clique em um link na seção Consulte também .

Torne o conteúdo relevante e breve

Espere que a maioria de seus clientes e clientes em potencial tenha tempo e interesse para ler apenas o que lhes pertence, desde que chegue ao ponto rapidamente. Quanto mais você direcionar cada mensagem de email para os interesses de destinatários individuais, maior será a probabilidade de eles abrirem, lerem e responderem às suas mensagens. Os recursos de Mala Direta no Microsoft Office Publisher 2007 podem ajudá-lo a direcionar eficientemente o conteúdo para os interesses de cada destinatário.

Os tipos de conteúdo que funcionam bem no marketing por e-mail incluem:

• Promoções semanais, descontos e outras ofertas promocionais
• Convites para eventos e seminários
• Atualizações de informações do produto
• Boletins informativos

Mensagens eficazes de marketing por e-mail incluem os seguintes elementos (a maioria dos quais também são exigidos pela Lei CAN-SPAM):

• Uma linha de assunto clara e concisa Embora você queira que os destinatários abram a mensagem de email, não faça truques e não use truques. Apenas prometa um benefício ou valor real que você pode entregar. A Lei CAN-SPAM exige que a linha de assunto represente com precisão o conteúdo da mensagem.
  Além disso, mantenha a linha de assunto com menos de 50 caracteres para que não fique truncada na caixa de entrada do destinatário e evite pontuação, a menos que você esteja fazendo uma pergunta - isso desperdiça um espaço precioso. Acima de tudo, evite usar pontos de exclamação. Eles são uma boa dica de que a mensagem é estritamente promocional.
• Notificação de que sua mensagem de email é um anúncio ou solicitação A Lei CAN-SPAM exige que este aviso seja claro e visível e que você forneça uma maneira para os destinatários se removerem da lista de e-mails - um método para recusar.
• Um endereço do remetente válido A Lei CAN-SPAM exige que você forneça um endereço. É recomendável fornecer um número de telefone também. Afinal, você quer que os destinatários entrem em contato com você.
• Uma opção de recusa A Lei CAN-SPAM exige que você forneça um endereço de e-mail de retorno ou outro mecanismo de resposta baseado na Web que permita aos destinatários solicitar que você não envie mensagens de e-mail futuras para esse endereço de e-mail. Você deve honrar as solicitações dentro de 10 dias úteis após receber a solicitação de recusa e por pelo menos 30 dias após o envio da mensagem de email. Você também não pode ajudar ninguém a enviar e-mail para o endereço de alguém que optou por não participar.

Ofereça uma chamada clara para ação

Deixe claro no primeiro parágrafo qual ação os destinatários podem realizar. Não os faça rolar pela mensagem para encontrá-la, mas reafirme-a também no final, caso eles decidam ler a mensagem inteira antes de agir.

Algumas opções para uma chamada para ação incluem o seguinte:

• Clique em um link para obter mais informações.
• Registre-se para receber uma oferta especial.
• Acesse uma página da Web para se qualificar (e torne essa página relevante para a oferta específica).
• Baixe um boletim informativo, jogo, protetor de tela, cupom ou white paper.
• Faça uma chamada telefônica.

Torne a mensagem pessoal

Quanto mais pessoal for o tom, ou a voz, melhor – escreva sua mensagem como se fosse de um ser humano e não de uma instituição impessoal. People quer construir relacionamentos com outras pessoas, não com uma empresa.

Adicione um toque pessoal, fornecendo algo extra, como informações relacionadas aos interesses de seus clientes em sua empresa. Por exemplo, um restaurante pode incluir resenhas de vinhos ou receitas como parte de uma comunicação regular por email. Quando os clientes experimentam esses vinhos ou receitas em casa, o restaurante constrói a percepção de sua experiência e enriquece o relacionamento entre cliente e empresa. Educação, opiniões fundamentadas, posições de princípios ou humor fazem com que sua empresa pareça mais útil e humana – mas reconheça os riscos que eles carregam também. Conheça bem o seu público e como eles provavelmente reagirão.

Seja consistente

Ao enviar uma série de mensagens de email, esforce-se para ser consistente em suas mensagens, no layout e no tempo de envio. Essa consistência reforça a percepção de que sua empresa é confiável, organizada e bem estabelecida.

Envie uma série de mensagens de email ao mesmo tempo todos os dias, semanas e meses. Se suas mensagens forem direcionadas a outras empresas (ou pessoas em seu trabalho), envie-as para que possam ser lidas durante a semana de trabalho, mas não na segunda-feira de manhã (não envie suas mensagens entre sexta-feira ao meio-dia e segunda-feira ao meio-dia). Se suas mensagens forem direcionadas aos consumidores em casa, envie-as para que os clientes vejam suas mensagens no fim de semana.

Se as correspondências não forem frequentes o suficiente, os clientes esquecerão sua empresa. Comece testando um cronograma de e-mails semanais e comece a partir daí. Mas se você tiver alguma dúvida, é melhor enviar muito raramente do que com muita frequência.

Formate a mensagem cuidadosamente

Se você criar uma mensagem de email a partir de uma publicação impressa, ela poderá ser muito larga e forçar o destinatário a rolar horizontalmente. Além disso, quanto mais os destinatários precisarem rolar verticalmente, menor será a probabilidade de eles verem toda a sua mensagem. Mesmo se você escolher uma publicação criada para mensagens de email, visualize a mensagem para verificar o layout e o tamanho para que você possa fazer as alterações necessárias no texto, nos gráficos e no layout antes de enviá-la.

Como fazer para alterar o tamanho da página?

1. Na guia Design da Página , clique no inicializador da caixa de diálogo ao lado de Parágrafo.
2. Em Layout, selecione Email.
3. Em Página, altere as medidas de Largura e Altura.

Algumas das fontes que você usa em uma publicação impressa podem não ser fáceis de ler online. Considere o uso de uma fonte ou esquema de fontes da Web projetado para legibilidade de tela, especialmente para usuários que podem ter telas de diferentes tamanhos e resoluções. Para obter uma lista de fontes da Web e esquemas de fontes no Microsoft Office Publisher, consulte Aplicar um esquema de fontes.

Considere também os recursos de email do seu público. Se estiverem em redes de banda larga ou corporativas, não precisam esperar muito para baixar arquivos ricos em gráficos. Como uma mensagem de email com muitos gráficos e formatação colorida exigirá um tamanho de arquivo muito grande, os destinatários com conexões mais lentas podem levar muito tempo para baixar ou abrir a mensagem. É muito mais provável que esses destinatários decidam que não vale a pena esperar por sua mensagem.

Teste a mensagem antes de enviá-la

Antes de enviar um email para uma lista grande de destinatários, certifique-se de testar a mensagem de email, seu conteúdo e quaisquer mecanismos configurados para acompanhamento e resposta, incluindo hiperlinks no corpo da mensagem. Comece visualizando a mensagem. Como alguns problemas podem não aparecer na visualização do navegador, envie uma mensagem para si mesmo para verificar o tamanho do arquivo e a formatação final. É melhor pedir a várias outras pessoas para testar a mensagem e dar seus comentários. Você aprende mais sobre o que pode ter esquecido se puder observar testadores imparciais enquanto eles abrem, leem e respondem à mensagem.

Crie a confiança dos clientes

A base de um programa de marketing por e-mail bem-sucedido é uma lista de clientes e clientes em potencial que estão interessados o suficiente em suas ofertas, negócios ou setor que desejam receber e-mails sobre eles.

Ao perguntar aos clientes e clientes em potencial se eles desejam receber mensagens de sua empresa, você está pedindo que confiem em você. Faça tudo o que puder para ganhar e manter a confiança deles, definindo suas expectativas e comunicando-se claramente. Faça isso e construa seguidores leais. A lealdade é a melhor maneira de trazer negócios.

Recusar ou aceitar?

People recebem e-mail por dois métodos principais: de surpresa ou por solicitação.

• Surpresa!  — Desativar A menos que uma mensagem de email venha de alguém conhecido, você provavelmente considera as mensagens inesperadas ou indesejadas como spam. Você precisa de uma maneira de solicitar a remoção ou recusar outras correspondências. O email de recusa é uma mensagem de email não solicitada que fornece aos destinatários uma maneira de se removerem de outras correspondências.
  O e-mail de cancelamento geralmente (mas nem sempre) é um aborrecimento. Um exemplo de email de recusa possivelmente legítimo é uma mensagem não solicitada sobre um evento futuro relevante para os participantes de um seminário anterior que você organizou. Há uma boa chance de que eles estejam interessados. Ainda assim, existe uma maneira melhor.
• Eu pedi isso!  — Aceitar Em vez de enviar e-mails não solicitados aos participantes do seminário do ano passado, seria melhor pedir-lhes no seminário que fornecessem seus endereços de e-mail se quisessem ser notificados sobre os próximos eventos. Aqueles que optaram por ser notificados optaram por participar, dando permissão para enviar a eles e dizendo o tipo de informação que desejam receber. Essa lista de assinantes pré-qualificados garante que você não desperdice mensagens com clientes desinteressados. Isso significa que você tem uma oportunidade de ouro para continuar construindo um relacionamento.

Diretrizes de aceitação

Para construir um relacionamento com clientes e clientes em potencial, você deseja evitar surpresas desagradáveis.

Defina expectativas claras em cada etapa pela qual seus clientes devem passar para aceitar. Esse processo pode ser a parte mais importante do seu esforço de marketing por e-mail. Siga estas diretrizes para aumentar a confiança de seus clientes em sua integridade:

• Ofereça várias maneiras de assinar Peça endereços de e-mail em todos os pontos de contato (balcão de atendimento, caixa registradora, site, catálogo, boletim informativo, telefonemas). Por exemplo, em cada página do seu site, inclua um formulário de inscrição abreviado, um link para uma página de assinatura ou um gráfico proeminente que incentive os visitantes a se inscreverem.
• Indique claramente para que você precisa das informações pessoais deles A construção de confiança começa aqui, e você precisa da confiança de seus clientes para ganhar sua lealdade e negócios. Diga a eles que você não vende ou compartilha sua lista de e-mails (e certifique-se de que não o faz). Disponibilize sua política de privacidade (impressa ou na Web) próximo ao ponto em que eles se inscrevem e facilite o envio ou a pergunta sobre ela.
• Explique o benefício de assinar Dê aos seus clientes um bom motivo para se inscrever. O que eles ganham com isso? Eles conseguem descobrir sobre as vendas antes de começar? Obter frete grátis na primeira compra? Recebe ofertas especiais, atualizações sobre produtos novos e futuros ou dicas de produtos?
• Forneça incentivos Dê aos assinantes um cupom ou desconto. Insira-os em um desenho para um novo produto. Ofereça frete grátis na próxima compra.
• Permita que os assinantes digam com que frequência desejam receber mensagens de email Se você não conseguir decidir a frequência certa, deixe que eles lhe digam e certifique-se de seguir adiante.
• Peça aos assinantes que insiram seus endereços de e-mail duas vezes As People costumam cometer erros de digitação. Certifique-se de que eles validam o endereço de email fornecido.
• Usar o registro de aceitação dupla Se for possível que as pessoas adicionem a si mesmas à sua lista de endereçamento inadvertidamente ou que elas enviem o nome de outra pessoa, peça-lhes para confirmar o envio. Pedir aos indivíduos interessados que confirmem seu interesse corre o risco de irritar aqueles com interesse marginal e confirma que todos em sua lista de e-mails realmente querem receber suas mensagens de e-mail. O Double opt-in se esforça para garantir que você não envie mensagens de e-mail não solicitadas, o que pode prejudicar a reputação do seu negócio.
• Agradeça aos usuários por se inscreverem Imediatamente. Descreva o que eles se inscreveram para receber e com que frequência e como se remover da lista.
• Torne o cancelamento da assinatura tão fácil quanto a assinatura Você pode permitir que seus assinantes usem o formulário de inscrição para se removerem da sua lista de e-mail.
• Lembre aos usuários que eles se inscreveram Em cada mensagem que você enviar, inclua um título que os agradeça por se inscreverem.
• Acompanhe cada assinante Quer você o acompanhe em um sistema de gerenciamento de clientes, um banco de dados, uma planilha ou uma lista impressa, mantenha essas informações com os dados de seus clientes. Se os assinantes mais tarde esquecerem que se inscreveram e reclamarem de receber e-mails não solicitados de você, você deseja poder citar a data e a maneira como eles se inscreveram. (Por escrito? Em um formulário da Web? No e-mail?) E você precisa gentilmente se oferecer para removê-los da sua lista de assinaturas.
• Seja responsivo Responda a perguntas, solicitações e reclamações com a mesma rapidez com que responde aos pedidos. Mais uma vez, concentre-se em construir confiança para conquistar a fidelidade e os negócios dos clientes.