Dicas sobre envio por email de material de marketing

O marketing por e-mail tem muitas vantagens:

• Custa pouco.
• É instantâneo.
• É interativo.
• Distribui a sua mensagem a muitos clientes de uma só vez.
• Não espera que os clientes visitem, mas envia a sua mensagem para os mesmos.
• Torna mais fácil controlar itens como endereços de e-mail incorretos (através de devoluções), respostas positivas e negativas, visitas a páginas Web (a partir de uma ligação incorporada numa mensagem de e-mail) e aumentos nas vendas.

O marketing por e-mail facilita a criação de um programa de comunicações regularmente agendado que cria a sua marca e a sua empresa.

O marketing por e-mail também tem as suas desvantagens. Inundados de e-mails, os clientes podem filtrar as suas mensagens das suas caixas de entrada de e-mail e eliminá-las sem nunca as lerem. Pior, podem confundir as suas mensagens de e-mail com spam, especialmente se receberem demasiadas mensagens irrelevantes. O pior de tudo é que os clientes podem decidir que a sua mensagem é spam se o conteúdo não corresponder ao que pensavam receber. Em seguida, podem remover-se da sua lista de correio e pensar mal na sua empresa.

A questão é: o marketing por e-mail bem feito pode reforçar as interações positivas dos seus clientes com a sua empresa.

Componentes de marketing de e-mail com êxito

O que precisa de fazer para conseguir e-mails de marketing?

• Mantenha-o legal.
• Torne os conteúdos relevantes e breves.
• Ofereça uma chamada clara à ação.
• Tornar a mensagem pessoal.
• Seja consistente.
• Formate a mensagem cuidadosamente.
• Teste a mensagem antes de a enviar.

A chave para o marketing de e-mail bem-sucedido, tal como acontece com todos os outros marketings, é garantir que as pessoas certas estão na sua lista de destinatários, definir expectativas sobre o que receberão de si e cumprir o que promete.

Manter o seu marketing de correio eletrónico legal

A Lei CAN-SPAM de 2003 (Controling the Assault of Non-Solicited Porny and Marketing Act) descreve os requisitos para aqueles que enviam e-mails comerciais. Também especifica sanções para spammers e empresas cujos produtos são anunciados em spam se infringirem a lei, e dá aos destinatários o direito de pedir aos e-mails que parem de os enviar spam.

A lei abrange o e-mail cujo principal objetivo é a publicidade ou a promoção de um produto ou serviço comercial, incluindo conteúdo num Web site. Uma "mensagem transacional ou de relação" — e-mail que facilita uma transação acordada ou atualiza um cliente numa relação comercial existente — pode não conter informações de encaminhamento falsas ou enganosas, mas está isenta da maioria das disposições da Lei CAN-SPAM. Para obter mais informações, clique numa ligação na secção Consulte Também .

Tornar os conteúdos relevantes e breves

Espere que a maioria dos seus clientes e potenciais clientes tenham tempo e interesse em ler apenas o que lhes diz respeito, desde que chegue rapidamente ao ponto. Quanto mais direcionar cada mensagem de e-mail para os interesses dos destinatários individuais, maior é a probabilidade de estes abrirem, lerem e responderem às suas mensagens. As funcionalidades de Impressão em Série no Microsoft Office Publisher 2007 podem ajudá-lo a direcionar os conteúdos de forma eficiente para os interesses de cada destinatário.

Os tipos de conteúdo que funcionam bem no marketing de e-mail incluem:

• Especiais semanais, descontos e outras ofertas promocionais
• Convites para eventos e seminários
• Atualizações de informações do produto
• Newsletters informativas

As mensagens de marketing de e-mail eficazes incluem os seguintes elementos (a maioria dos quais também são exigidos pela Lei CAN-SPAM):

• Uma linha de assunto clara e concisa Embora pretenda que os destinatários abram a mensagem de e-mail, não faça truques e não utilize truques. Prometa apenas um verdadeiro benefício ou valor que possa oferecer. A Lei CAN-SPAM requer que a linha de assunto represente com precisão o conteúdo da mensagem.
  Além disso, mantenha a linha de assunto abaixo dos 50 carateres para que não seja truncada na caixa de entrada do destinatário e evite pontuação, a menos que esteja a fazer uma pergunta— isso desperdice espaço precioso. Acima de tudo, evite utilizar marcas de exclamação. São uma boa dica de que a mensagem é estritamente promocional.
• Notificação de que a mensagem de correio eletrónico é um anúncio ou solicitação A Lei CAN-SPAM requer que este aviso seja claro e evidente e que forneça uma forma de os destinatários se removerem da lista de correio — um método para optar ativamente por não participar.
• Um endereço de devolução válido A Lei CAN-SPAM requer que forneça uma morada. Também é boa ideia fornecer um número de telefone. Afinal de contas, quer que os destinatários o contactem.
• Uma opção de optar ativamente por não participar A Lei CAN-SPAM requer que forneça um endereço de e-mail de devolução ou outro mecanismo de resposta baseado na Web que permita aos destinatários pedir-lhe para não enviar futuras mensagens de e-mail para esse endereço de e-mail. Tem de respeitar os pedidos no prazo de 10 dias úteis após a receção do pedido de opt-out e durante, pelo menos, 30 dias após o envio da mensagem de e-mail. Também não pode ajudar mais ninguém a enviar e-mails para o endereço de alguém que tenha optado por não participar.

Oferecer uma chamada à ação clara

No primeiro parágrafo, desmarque a ação que os destinatários podem efetuar. Não os faça percorrer a mensagem para encontrá-la, mas volte a estimá-la no final, caso decida ler toda a mensagem antes de agir.

Algumas opções para uma chamada à ação incluem o seguinte:

• Clique numa ligação para obter mais informações.
• Registe-se para receber uma oferta especial.
• Visite uma página Web para se qualificar (e torne essa página relevante para a oferta específica).
• Transfira uma newsletter, um jogo, uma poupança de ecrã, cupom ou um documento técnico.
• Efetue uma chamada telefónica.

Tornar a mensagem pessoal

Quanto mais pessoal for o tom ou voz, melhor — escreva a sua mensagem como se fosse de um ser humano e não de uma instituição impessoal. People quer criar relações com outras pessoas, não com uma empresa.

Adicione ao toque pessoal ao fornecer algo adicional, como informações relacionadas com os interesses dos seus clientes na sua empresa. Por exemplo, um restaurante pode incluir críticas de vinho ou receitas como parte de uma comunicação de e-mail regular. Quando os clientes experimentam estes vinhos ou receitas em casa, o restaurante constrói a percepção da sua experiência e enriquece a relação entre o cliente e o negócio. Educação, opiniões fundamentadas, posições de princípios ou humor fazem com que o seu negócio pareça mais útil e humano, mas reconheça também os riscos que têm. Certifique-se de que conhece bem o seu público e como é provável que reajam.

Seja consistente

Quando envia uma série de mensagens de e-mail, esforça-se por ser consistente nas suas mensagens, no esquema e na temporização do correio. Esta consistência suporta a perceção de que o seu negócio é fiável, organizado e bem estabelecido.

Envie uma série de mensagens de e-mail à mesma hora todos os dias, semanas e meses. Se as suas mensagens forem direcionadas para outras empresas (ou pessoas no seu trabalho), envie-as para que possam ser lidas durante a semana de trabalho, mas não na manhã de segunda-feira (não envie as suas mensagens entre o meio-dia de sexta-feira e o meio-dia de segunda-feira). Se as suas mensagens forem direcionadas para consumidores em casa, envie-as para que os clientes vejam as suas mensagens no fim de semana.

Se os correios não forem suficientemente frequentes, os clientes esquecerão a sua empresa. Comece por testar uma agenda de e-mails semanais e vá a partir daí. Mas se tiver dúvidas, é melhor enviar muito raramente do que muitas vezes.

Formatar a mensagem cuidadosamente

Se criar uma mensagem de e-mail a partir de uma publicação impressa, esta poderá ser demasiado larga e forçar o destinatário a deslocar-se horizontalmente. Além disso, quanto mais destinatários tiverem de deslocar verticalmente, menor é a probabilidade de verem toda a sua mensagem. Mesmo que escolha uma publicação concebida para mensagens de e-mail, pré-visualize a mensagem para verificar o esquema e o tamanho para que possa fazer as alterações necessárias ao texto, gráficos e esquemas antes de enviar.

Como fazer alterar o tamanho da página?

1. No separador Estrutura da Página , clique no iniciador da caixa de diálogo junto a Parágrafo.
2. Em Esquema, selecione Email.
3. Em Página, altere as medidas para Largura e Altura.

Alguns dos tipos de letra que utiliza numa publicação impressa podem não ser fáceis de ler online. Considere utilizar um tipo de letra Web ou esquema de tipo de letra concebido para legibilidade de ecrã, especialmente para utilizadores que possam ter ecrãs de tamanhos e resoluções diferentes. Para obter uma lista dos tipos de letra Web e esquemas de tipos de letra no Microsoft Office Publisher, consulte Aplicar um esquema de tipos de letra.

Considere também as capacidades de correio eletrónico da sua audiência. Se estiverem em redes de banda larga ou empresarial, não têm de esperar muito para transferir ficheiros com gráficos. Uma vez que uma mensagem de e-mail com muitos gráficos e formatação de cores exigirá um tamanho de ficheiro bastante grande, os destinatários com ligações mais lentas poderão demorar muito tempo a transferir ou abrir a mensagem. É muito mais provável que estes destinatários decidam que a sua mensagem não vale a pena esperar.

Testar a mensagem antes de a enviar

Antes de enviar um e-mail para uma grande lista de destinatários, certifique-se de que testa a mensagem de e-mail, os respetivos conteúdos e quaisquer mecanismos que configurou para controlar e responder, incluindo hiperligações no corpo da mensagem. Comece por pré-visualizar a mensagem. Uma vez que alguns problemas podem não aparecer na pré-visualização do browser, envie a sua mensagem para si próprio para verificar o tamanho do ficheiro e a formatação final. É melhor pedir a várias outras pessoas para testarem a mensagem e enviarem-lhe os seus comentários. Saiba mais sobre o que pode ter ignorado se puder observar técnicos de teste imparciais enquanto estes abrem, leem e respondem à mensagem.

Criar a confiança dos clientes

A base de um programa de marketing de e-mail bem-sucedido é uma lista de clientes e potenciais clientes que estão suficientemente interessados nas suas ofertas, negócios ou indústria que pretendem receber por e-mail sobre os mesmos.

Quando pergunta aos clientes e potenciais clientes se querem receber mensagens da sua empresa, está a pedir-lhes que confiem em si. Faça tudo o que puder para ganhar e manter a confiança deles, definindo as suas expectativas e comunicando claramente. Faça isto e crie um seguidor leal. Lealdade é a melhor maneira de trazer negócios.

Optar ativamente por não participar?

People receber correio eletrónico por dois métodos principais: de surpresa ou por pedido.

• Surpresa!  — Optar ativamente por não participar A menos que uma mensagem de e-mail seja proveniente de alguém que conhece, é provável que considere que as mensagens inesperadas ou indesejadas são spam. Precisa de uma forma de pedir para ser removido ou para optar ativamente por não enviar mais correio. O e-mail de exclusão é uma mensagem de e-mail não solicitada que fornece aos destinatários uma forma de se removerem de outros e-mails.
  O opt-out por e-mail é geralmente (mas nem sempre) um aborrecimento. Um exemplo de e-mail de opt-out possivelmente legítimo é uma mensagem não solicitada sobre um evento futuro que é relevante para os participantes de um seminário anterior que organizou. Há boas hipóteses de estarem interessados. Ainda assim, há uma maneira melhor.
• Pedi-lhe isso!  — Optar ativamente por participar Em vez de enviar e-mails não solicitados aos participantes do seminário do ano passado, seria melhor ter-lhes pedido no seminário que fornecessem os seus endereços de e-mail se quisessem ser notificados sobre os próximos eventos. Aqueles que optam por ser notificados optaram por receber, dando-lhe permissão para enviar-lhes e informando-o sobre o tipo de informação que pretende receber. Esta lista de subscritores pré-qualificados garante que não perde mensagens em clientes desinteressados. Significa que tens uma oportunidade de ouro para continuares a construir uma relação.

Diretrizes de opt-in

Para criar uma relação com clientes e potenciais clientes, quer evitar surpresas desagradáveis.

Defina expetativas claras em todos os passos que os seus clientes têm de seguir para optar ativamente por participar. Este processo pode ser a parte mais importante do seu esforço de marketing por e-mail. Siga estas diretrizes para aumentar a confiança dos seus clientes na sua integridade:

• Oferecer várias formas de subscrever Peça endereços de e-mail em todos os pontos de contacto (contador de serviços, caixa registadora, Web site, catálogo, newsletter, chamadas telefónicas). Por exemplo, em todas as páginas do seu Web site, inclua um formulário de subscrição abreviado, uma ligação para uma página de subscrição ou um gráfico proeminente que incentive os visitantes a subscrever.
• Indique claramente para que informações pessoais precisa A criação de confiança começa aqui e precisa da confiança dos seus clientes para ganhar a sua lealdade e negócios. Informe-os de que não vende nem partilha a sua lista de correio (e certifique-se de que não o faz). Disponibilize a sua política de privacidade (na impressão ou na Web) perto do ponto em que subscrevem e facilite o envio ou a colocação de perguntas sobre o mesmo.
• Explicar o benefício da subscrição Dê aos seus clientes um bom motivo para subscrever. O que há nele para eles? Podem saber mais sobre as vendas antes de começarem? Obter envio gratuito na primeira compra? Receber ofertas especiais, atualizações sobre produtos novos e futuros ou sugestões de produtos?
• Fornecer incentivos Dê aos subscritores um cupom ou desconto. Introduza-os num desenho para um novo produto. Oferecer envio gratuito na sua próxima compra.
• Permitir que os subscritores lhe digam com que frequência querem receber mensagens de e-mail Se não conseguir decidir a frequência certa, deixe-os informá-lo e certifique-se de que segue em seguida.
• Peça aos subscritores para introduzirem os respetivos endereços de e-mail duas vezes People frequentemente efetuar erros de escrita. Certifique-se de que validam o endereço de e-mail que lhe fornecem.
• Utilizar o registo duplo opt-in Se for possível que as pessoas se possam adicionar à sua lista de correio inadvertidamente ou que as pessoas possam submeter o nome de outra pessoa, peça-lhes para confirmarem a submissão. Pedir aos interessados que confirmem os seus interesses arrisca-se a irritar aqueles com interesse marginal, e confirma que todas as pessoas na sua lista de correio querem realmente receber as suas mensagens de e-mail. O duplo opt-in faz o esforço para garantir que não envia mensagens de e-mail não solicitadas, o que pode prejudicar a reputação da sua empresa.
• Agradecer aos utilizadores por subscreverem Imediatamente. Descreva o que se inscreveram para receber e com que frequência e como se remover da lista.
• Tornar a anulação da subscrição tão fácil como subscrever Pode permitir que os subscritores utilizem o formulário de subscrição para se removerem da sua lista de e-mails.
• Lembrar aos utilizadores que subscreveram Em cada mensagem que enviar, inclua um cabeçalho que lhe agradeça por subscrever.
• Controlar cada subscritor Quer a controle num sistema de gestão de clientes, numa base de dados, numa folha de cálculo ou numa lista impressa, mantenha estas informações com os dados do cliente. Se os subscritores se esquecerem mais tarde de que subscreveram e se queixarem de receber e-mails não solicitados de si, quer poder citar a data e a forma como subscreveram. (Por escrito? Num formulário Web? No e-mail?) Além disso, tem de oferecer-se graciosamente para removê-los da sua lista de subscrições.
• Seja reativo Responda a inquéritos, pedidos e reclamações tão rapidamente quanto responde às encomendas. Mais uma vez, concentre-se em criar confiança para ganhar a lealdade e o negócio dos clientes.