Este artigo fornece uma visão geral de alguns dos principais conceitos relacionados ao trabalho com os novos recursos de metadados gerenciados no Servidor do SharePoint. Ele discute como os novos recursos de metadados gerenciados fornecem suporte para a implementação de taxonomias formais por meio de termos gerenciados. Ele também explica como as marcas sociais funcionam e como elas se relacionam com recursos de metadados gerenciados, como termos gerenciados e palavras-chave corporativas.
Neste artigo
Recursos de metadados gerenciados
Os novos recursos de metadados gerenciados no Servidor do SharePoint são habilitados por um novo aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados que fornece suporte para duas coisas principais:
- Publicação de Tipo de Conteúdo O compartilhamento de tipos de conteúdo entre conjuntos de sites e aplicativos Web. Para obter mais informações sobre a publicação de tipos de conteúdo, consulte Introdução aos tipos de conteúdo e publicação de tipos de conteúdo.
- Taxonomias A criação e o gerenciamento de coleções hierárquicas de termos gerenciados centralmente (chamados de conjuntos de termos) que podem ser usados como atributos para itens em sites do SharePoint. Esses conjuntos de termos podem ser compartilhados entre conjuntos de sites e aplicativos Web. Os conjuntos de termos podem ser criados e gerenciados por meio de um recurso chamado Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos.
Principais termos e conceitos
Há vários termos e conceitos importantes que são úteis para entender ao trabalhar com os diferentes recursos de metadados no Servidor do SharePoint. Entender esses conceitos ajudará você a entender as informações conceituais explicadas posteriormente neste artigo e em outros artigos sobre os recursos de metadados gerenciados.
Taxonomia
Uma taxonomia é uma classificação hierárquica de palavras, rótulos ou termos organizados em grupos com base em semelhanças. Uma taxonomia pode ser definida e gerenciada centralmente por um ou mais indivíduos. A International Standard Industrial Classification (ISIC), desenvolvida pelas Nações Unidas, é um exemplo famoso de taxonomia industrial usada para classificar dados econômicos. As taxonomias são úteis porque fornecem uma estrutura lógica e hierárquica de metadados que podem ser usados para classificar informações de forma consistente.
Folksonomia
Uma folksonomia é a classificação que resulta quando os usuários do site aplicam de forma colaborativa palavras, rótulos ou termos ao conteúdo de um site. Se você já viu uma nuvem de tags em um site, então você viu uma visualização de uma folksonomia. A figura a seguir mostra uma Web Part de Nuvem de Marcas em um site do SharePoint. Uma abordagem baseada em folksonomia para metadados pode ser útil porque aproveita o conhecimento e a experiência dos usuários do site e dos criadores de conteúdo e permite que a classificação de conteúdo evolua com as mudanças nas necessidades e interesses de negócios dos usuários.
Conjunto de termos
Um conjunto de termos é um grupo de termos relacionados.
Dependendo de onde um conjunto de termos é criado, seu escopo pode ser local ou global:
- Conjuntos de termos locais são criados no contexto de um conjunto de sites e estão disponíveis para uso (e ficam visíveis) apenas para os usuários desse conjunto de sites. Por exemplo, se você adicionar uma coluna de metadados gerenciados a uma lista ou biblioteca e criar um novo conjunto de termos para essa coluna, o conjunto de termos será local para o conjunto de sites que contém essa lista ou biblioteca.
- Conjuntos de termos globais estão disponíveis para uso em todos os sites que assinam um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados específico.
Os conjuntos de termos podem ser configurados para serem fechados, o que significa que os usuários não podem adicionar novos termos a eles quando estão inserindo um valor para uma coluna mapeada para o conjunto de termos. Ou podem ser configuradas para serem abertas, o que significa que os usuários podem adicionar novos termos ao conjunto de termos ao atualizar o valor de uma coluna mapeada para o conjunto de termos.
Termo
Um termo é um item individual em um conjunto de termos e é uma palavra ou frase específica que pode ser associada a um item em um site do Servidor do SharePoint. Um termo tem uma ID exclusiva e pode ter muitos rótulos de texto diferentes (sinônimos). Se você estiver trabalhando em um site multilíngue, ele também pode ter rótulos em diferentes idiomas.
Há dois tipos de termos:
Termos gerenciados
Os termos gerenciados normalmente são pré-definidos e organizados em um termo hierárquico definido por um Administrador de Repositório de Termos ou outra pessoa com permissões para trabalhar com metadados gerenciados.
Palavras-chave corporativas
Uma palavra-chave corporativa é uma palavra ou frase adicionada aos itens em um site do SharePoint. As palavras-chave corporativas são organizadas em um único conjunto de termos não hierárquico na Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos chamado conjunto Palavras-chave. Como os usuários geralmente podem adicionar qualquer palavra ou frase a um item como uma palavra-chave, as palavras-chave corporativas podem ser usadas para marcação no estilo folksonomia. Os administradores do repositório de termos ou outras pessoas com permissão para gerenciar metadados podem optar por mover palavras-chave do conjunto de termos Palavras-chave para um conjunto de termos gerenciado específico, momento em que as palavras-chave se tornarão disponíveis no contexto de um conjunto de termos específico. Os administradores do repositório de termos também podem optar por fechar o conjunto Palavras-chave, para que os usuários não possam enviar novas palavras-chave e fiquem restritos ao uso de palavras-chave existentes.
Grupo
Os grupos definem limites de segurança. Um grupo é um conjunto de conjuntos de termos que compartilham requisitos de segurança comuns. Somente os usuários designados como colaboradores de um grupo específico podem gerenciar conjuntos de termos que pertencem ao grupo ou criar novos conjuntos de termos dentro dele. As organizações devem criar grupos exclusivos para conjuntos de termos que terão necessidades exclusivas de acesso ou segurança.
Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos
A Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos é a ferramenta que taxonomistas, administradores ou outros indivíduos que gerenciam taxonomias podem usar para criar, importar e gerenciar conjuntos de termos e os termos dentro deles. Ela mostra todos os conjuntos de termos globais e qualquer conjunto de termos local disponível para o conjunto de sites a partir do qual você acessa essa ferramenta.
Coluna Metadados Gerenciados
A coluna Metadados Gerenciados é um novo tipo de coluna que pode ser adicionado a listas ou bibliotecas para que os usuários do site ou proprietários de conteúdo possam selecionar valores de um conjunto de termos específicos de termos gerenciados e aplicá-los ao conteúdo. Uma coluna de Metadados Gerenciados pode ser configurada para mapear para um conjunto de termos existente ou você pode criar um novo conjunto de termos especificamente para a coluna. Se você criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de Metadados Gerenciados, esse conjunto de termos será um conjunto de termos local disponível apenas para uso no conjunto de sites em que foi criado.
Coluna Palavras-chave Corporativas
A coluna Palavras-chave Corporativas é uma coluna que você pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os usuários marquem itens com palavras ou frases que escolherem. É uma coluna de vários valores por padrão. Quando os usuários digitam uma palavra ou frase na coluna, são apresentadas sugestões de digitação antecipada, que podem incluir itens dos conjuntos de termos gerenciados e do conjunto de termos Palavras-chave. Os usuários podem selecionar um valor existente ou inserir algo novo (se o conjunto de termos Palavras-chave tiver sido configurado para ser aberto a adições do usuário).
Marcas sociais
Marcas sociais são palavras ou frases que os usuários do site podem aplicar ao conteúdo em um site do SharePoint para ajudá-los a categorizar informações de maneiras que sejam significativas para eles. As marcas sociais também podem ser aplicadas a URLs fora de um site do SharePoint. As marcações sociais dão suporte à marcação baseada em folksonomia. Uma marca social é composta por ponteiros para três tipos de informações:
- Uma identidade de usuário
- uma URL de item
- Um termo
Esses ponteiros são armazenados no Repositório de Marcação Social que faz parte do aplicativo Serviço de Perfil de Usuário. Tecnicamente, as marcas sociais não fazem parte dos recursos de metadados gerenciados no Servidor do SharePoint, mas se conectam aos recursos de metadados gerenciados de algumas maneiras importantes que ajudam a dar suporte ao uso consistente de metadados em uma organização. A parte do termo de uma marca social aponta para um termo no conjunto Palavras-chave do Repositório de Termos para um dos aplicativos do Serviço de Metadados Gerenciados ao qual um site está conectado.
Por exemplo, ao criar uma nova marca social, você tem a opção de selecionar entre termos existentes, que podem incluir termos gerenciados, bem como palavras-chave corporativas. Se você selecionar um desses termos existentes, sua marca social conterá um ponteiro para esse termo. Se você optar por não selecionar um termo existente e criar um termo que nunca foi usado antes, uma nova palavra-chave será criada para ele no conjunto de termos Palavras-chave no Repositório de Termos e sua nova marca social apontará para esse termo.
Dessa forma, as palavras-chave usadas nas marcas sociais são adicionadas ao conjunto de termos Palavras-chave visíveis na Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos (se ainda não existirem lá) e podem ser gerenciadas pelos administradores do Repositório de Termos. Além disso, quando os usuários aplicam palavras-chave corporativas ou termos gerenciados ao conteúdo atualizando uma coluna de Palavras-chave Corporativas ou Metadados Gerenciados, as marcas sociais podem ser criadas automaticamente para que fiquem visíveis como marcas em feeds de notícias, nuvens de marcas ou perfis de Meu Site. Proprietários de listas ou bibliotecas podem habilitar ou desabilitar a publicação de metadados atualizando as Configurações de Palavras-chave e Metadados Corporativos de uma lista ou biblioteca.
Ao adicionar uma marca social a um item, você pode especificar se deseja tornar sua identidade e a URL do item privadas, mas o termo, que é armazenado no Repositório de Termos, é sempre público.
A marcação social é útil porque permite que os usuários melhorem a descoberta de conteúdo e informações em um site.
Para obter mais informações sobre as implicações de privacidade e segurança da marcação social, consulte Implicações de privacidade e segurança da marcação social.
Marcação
Em seu sentido mais genérico, a marcação pode se referir simplesmente ao ato de aplicar metadados a um item, sejam metadados gerenciados ou uma marca social. Neste artigo, o verbo "tag" é usado nesse sentido, e não se restringe a tags sociais.
Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomias
Os recursos de gerenciamento de metadados no Servidor do SharePoint dão suporte a uma variedade de abordagens para o gerenciamento e o uso de metadados. Imagine esse intervalo como uma espécie de continuum. Em uma extremidade desse continuum, existem taxonomias, que são grupos de termos formais, gerenciados centralmente e hierárquicos. No outro extremo dessa faixa, estão as folksonomias, que são as classificações colaborativas que resultam quando os indivíduos aplicam tags livremente ao conteúdo.
O Servidor do SharePoint dá suporte a ambos os extremos desse contínuo, bem como a pontos ao longo do caminho. Em uma extremidade do continuum, você pode implementar taxonomias formais por meio de termos gerenciados e conjuntos de termos. Na outra extremidade, há suporte para palavras-chave corporativas e marcação social, que permitem que os usuários do site marquem o conteúdo com palavras-chave de sua escolha.
Entre esses extremos, você pode aplicar graus flexíveis de estrutura e controle aos metadados e ajustar o escopo no qual aplica esse controle optando por torná-lo global entre sites ou local para sites específicos. Por exemplo, você tem a capacidade de configurar conjuntos de termos para serem fechados ou abertos às contribuições do usuário. Você pode optar por usar palavras-chave corporativas e marcação social em conjunto com termos gerenciados ou não. O Servidor do SharePoint permite que as organizações combinem as vantagens das taxonomias formais e gerenciadas com os benefícios dinâmicos da marcação social de maneiras personalizadas.
O diagrama a seguir ilustra como diferentes tipos de soluções baseadas no SharePoint podem exigir diferentes abordagens para metadados com base na necessidade comercial.
Benefícios dos metadados gerenciados
Existem várias vantagens em empregar metadados gerenciados em todos os sites de uma organização:
Uso consistente de metadados Os recursos de metadados gerenciados no Servidor do SharePoint permitem que você aplique graus ajustáveis de controle aos metadados adicionados ao conteúdo. Com conjuntos de termos e termos gerenciados, você pode estabelecer controle sobre os tipos de termos disponíveis para serem adicionados ao conteúdo e pode controlar quem tem a capacidade de adicionar novos termos. Você também pode limitar o uso de palavras-chave corporativas a uma lista específica de palavras-chave configurando o conjunto de termos Palavras-chave como fechado.
Quando os mesmos termos são usados de forma consistente nos sites, é mais fácil criar processos robustos ou soluções que dependem de metadados. Além disso, a experiência do usuário ao trabalhar com metadados em sites, em listas e bibliotecas, bem como nos programas cliente do Office, torna mais fácil para os usuários do site aplicar metadados consistentes ao seu conteúdo.
Detecção de conteúdo aprimorada Quando o conteúdo entre sites de uma organização tem metadados consistentes, é mais fácil encontrar e acessar informações e dados comerciais usando a pesquisa. Novos recursos de pesquisa, como o painel de refinamento, exibido no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem que os usuários filtrem os resultados da pesquisa com base em metadados.
Além disso, você pode configurar a navegação de metadados para listas e bibliotecas para permitir que os usuários criem exibições dinâmicas de informações com base em campos de metadados específicos. Os usuários podem navegar pelas bibliotecas por pasta ou por pivô de metadados e, em seguida, refinar os resultados usando Filtros de Chave adicionais.
Maior flexibilidade Os recursos de metadados gerenciados tornam mais fácil para os administradores de repositório de termos (ou outros indivíduos com permissão para atualizar metadados gerenciados) manter e adaptar seus metadados à medida que as necessidades de negócios evoluem. Você pode atualizar um conjunto de termos facilmente na ferramenta Gerenciamento de Repositório de Termos, e termos novos ou atualizados ficarão automaticamente disponíveis para uso sempre que uma coluna de Metadados Gerenciados associada a esse conjunto de termos estiver disponível. Se você mesclar vários termos em um termo, o conteúdo marcado com esses termos será atualizado automaticamente para refletir essa alteração. É possível especificar vários sinônimos (ou rótulos) para itens individuais. Se seu site for multilíngue, você também poderá especificar rótulos multilíngues para termos individuais.
Gerenciando metadados
Planejando e configurando metadados gerenciados
Talvez sua organização queira se envolver em algum grau de planejamento antes de começar a usar os recursos de metadados gerenciados. O grau de planejamento necessário é mais ou menos proporcional ao grau de formalidade e controle que você deseja impor aos metadados.
Se você quiser permitir que os usuários ajudem a desenvolver sua taxonomia, você pode simplesmente fazer com que os usuários adicionem palavras-chave aos itens e, em seguida, organizá-las em conjuntos de termos conforme necessário.
Se sua organização deseja usar conjuntos de termos gerenciados para implementar taxonomias formais predefinidas, as principais partes interessadas com interesse na estrutura da taxonomia precisam colaborar para planejar e desenvolver os conjuntos de termos e termos a serem usados. Para obter mais informações sobre esse processo de planejamento, consulte Termos do plano e conjuntos de termos. Para obter mais informações sobre como configurar um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados, consulte Administração de metadados gerenciados.
Depois que os principais stakeholders na organização concordarem com os conjuntos de termos necessários, você poderá usar a Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos para importar ou criar seus conjuntos de termos e gerenciar e manter os conjuntos de termos à medida que os usuários começarem a trabalhar com os metadados. Se um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados tiver sido configurado para seu aplicativo Web e você for um administrador de Conjunto de Sites ou um Administrador de Repositório de Termos designado, acesse a Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos clicando em Configurações do Site no menu Ações do Site e, em seguida, clicando em Gerenciamento de repositório de termos em Administração do Site.
Criar e gerenciar conjuntos de termos
A Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos fornece um controle de árvore que você pode usar para executar a maioria das tarefas. Sua função de usuário para esta ferramenta determina quais tarefas você pode executar. Para trabalhar na Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos, você deve ser um Administrador de Farm, um Administrador de Repositório de Termos ou alguém que tenha sido designado como Gerente de Grupo ou Colaborador para conjuntos de termos. Para obter informações detalhadas sobre essas funções, consulte Funções de metadados gerenciados.
Para executar ações em um item na hierarquia, aponte para o nome do aplicativo, grupo, conjunto de termos ou termo do Serviço de Metadados Gerenciados que você deseja modificar, clique na seta que aparece e use o menu para selecionar as ações desejadas.
Por exemplo:
Se você for um Administrador de Repositório de Termos, poderá criar ou excluir grupos em um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados.
Se você for um Administrador de Repositório de Termos ou um Gerente de Grupo, poderá criar, importar ou excluir conjuntos de termos em um grupo. Colaboradores de conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.
Se você for um Administrador de Repositório de Termos, um Gerente de Grupo ou um Colaborador de conjunto de termos, poderá criar ou reutilizar termos em um conjunto de termos, bem como copiar, mover ou excluir um conjunto de termos selecionado.
Se você for um Administrador de Repositório de Termos, um Gerente de Grupo ou um Colaborador de conjunto de termos, poderá criar, copiar, reutilizar, mesclar, descontinuar, mover ou excluir termos individuais dentro de um conjunto de termos.
Em cada nível da hierarquia, você pode configurar propriedades específicas para um grupo, conjunto de termos ou termo usando o painel Propriedades exibido à direita do controle da árvore de armazenamento de termos.
Por exemplo, se estiver configurando um conjunto de termos, você poderá usar o painel Propriedades para especificar detalhes como Nome, Descrição, Proprietário, Contato e Partes Interessadas. Você pode especificar se deseja que um conjunto de termos seja aberto ou fechado para novos envios de usuários. Você também pode especificar se deseja que o conjunto de termos esteja disponível para marcação. Se você optar por tornar um conjunto de termos indisponível para marcação, ele não ficará visível para a maioria dos usuários. Se um conjunto de termos ainda estiver em desenvolvimento, por exemplo, você pode optar por torná-lo indisponível para marcação.
Aplicando metadados
Marcação de conteúdo com termos gerenciados
Se uma coluna de Metadados Gerenciados tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários do conteúdo poderão marcar seu conteúdo com termos gerenciados de um conjunto de termos específico editando as propriedades de uma lista ou item de biblioteca e, em seguida, atualizando os campos relevantes no formulário Editar Propriedades do item ou documento. As colunas de Metadados Geridos são fáceis de identificar porque apresentam um ícone de etiquetas que pode ser utilizado para iniciar a caixa de diálogo Seletor de Termos.
Pode utilizar o seletor de termos para selecionar um termo a partir da hierarquia de um conjunto de termos. Isto é útil se não estiver familiarizado com os termos que possam estar disponíveis. Se um conjunto de termos tiver sido configurado para ser aberto e a coluna de metadados geridos permitir valores de preenchimento, poderá ter a opção de adicionar um novo termo a um conjunto de termos. Em alternativa, pode simplesmente ter a opção de enviar feedback ao contacto designado para o conjunto de termos.
Quando puder começar a escrever o termo que pretende, os termos disponíveis ser-lhe-ão automaticamente sugeridos com base no que começar a escrever e pode selecionar o que quiser. Poderá ver informações entre parênteses a seguir ao termo que indicam o nome do conjunto de termos e a hierarquia do termo. Isto pode ajudá-lo a escolher entre termos semelhantes.
Se forem sugeridos termos duplicados ou semelhantes, também poderá ver o texto descritivo que o Administrador de Arquivo de Termos configurou para o termo para ajudar os utilizadores a fazer as seleções adequadas.
Etiquetar conteúdo com palavras-chave empresariais
Se uma coluna Palavras-chave Empresariais tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdo (ou qualquer pessoa com permissões Contribuir para a lista ou biblioteca) poderão etiquetar conteúdo com termos geridos ou palavras-chave disponíveis ao editar as propriedades de um item de lista ou biblioteca e ao escrever as palavras-chave pretendidas no campo Palavras-chave Empresariais . Se existir um termo correspondente ou semelhante, este será sugerido e pode selecioná-lo. Em alternativa, pode adicionar um novo palavra-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave estiver configurado para ser aberto a novos termos. O campo Palavras-chave da Empresa tem vários valores, pelo que pode adicionar múltiplas palavras-chave a um item.
Etiquetar conteúdo com etiquetas de rede social
Se a funcionalidade de identificação de redes sociais tiver sido ativada, pode etiquetar conteúdos num site SharePoint que considere relevantes ou interessantes. Para etiquetar uma página, pode utilizar o ícone de etiqueta que é apresentado na parte superior da página.
Para etiquetar documentos ou itens de lista, pode utilizar o comando de etiqueta que é apresentado no separador Biblioteca ou Lista do friso.
Quando começar a escrever a etiqueta ou etiquetas que pretende aplicar, pode selecionar a partir de palavras-chave existentes ou termos geridos, ou pode adicionar novas palavras-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave estiver aberto.
Também tem a opção de etiquetar conteúdo em sites externos, como outros sites da intranet ou da Internet, adicionando a Ferramenta de Etiquetas e Notas do SharePoint ao seu browser. Para obter mais informações sobre como marcar sites externos, consulte Introdução ao Meu Site.
Para obter mais informações sobre os recursos de marcação social, consulte os tópicos Usar tags e notas para compartilhar informações com colegas .