Planear tipos de conteúdo e fluxos de trabalho no SharePoint

Sumário: Saiba como integrar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho na sua solução de gestão de documentos do SharePoint 2013.

Este artigo descreve tipos de conteúdo e fluxos de trabalho e fornece orientações sobre como planear integrá-los na sua solução de gestão de documentos do Servidor do SharePoint 2016. Um tipo de conteúdo é uma coleção reutilizável de metadados (colunas), fluxo de trabalho, comportamento e outras definições para uma categoria de itens ou documentos numa lista ou biblioteca de documentos do Servidor do SharePoint 2016. Os tipos de conteúdo permitem-lhe gerir as definições de uma categoria de informações de uma forma centralizada e reutilizável. Um fluxo de trabalho permite-lhe anexar um processo de negócio a itens no Servidor do SharePoint 2016.

Neste artigo:

• Descrição geral do tipo de conteúdo
• Planear tipos de conteúdo de documentos
• Planear tipos de conteúdo de lista
• Planear fluxos de trabalho
• Folha de cálculo

Antes de utilizar a folha de cálculo Tipo de conteúdo e planeamento do fluxo de trabalho (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluída neste artigo para planear os tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, certifique-se de que leu Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos no SharePoint 2013 e que concluiu as folhas de cálculo "Analisar a utilização de documentos" e "Participantes do documento" associadas a este artigo.

Descrição geral do tipo de conteúdo

Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, documento ou pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar o seguinte:

• Propriedades para associar a itens do seu tipo.
• Metadados para associar a itens do seu tipo.
• Fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir de itens do seu tipo.
• Políticas de gestão de informações para associar a itens do respetivo tipo.
• Modelos de documentos (para tipos de conteúdo de documentos).
• Funcionalidades personalizadas.

Pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Ao fazê-lo, está a especificar que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo nessa lista ou biblioteca permitirá que os utilizadores criem novos itens desse tipo.

As listas e bibliotecas de documentos podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter os documentos e os gráficos relacionados com um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, aplica-se o seguinte:

• Por predefinição, o comando Novo nessa lista ou biblioteca permite que os utilizadores selecionem entre todos os tipos de conteúdo disponíveis quando criam um novo item. Os proprietários de tipos de conteúdo podem configurar o comando Novo para apresentar apenas determinados tipos de conteúdo.
• As colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis são exibidas.

Pode definir tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado tem de ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como Documento ou Item. Após ser definido num site, um tipo de conteúdo personalizado fica disponível nesse site e em todos os sites abaixo do mesmo. Para tornar um tipo de conteúdo mais amplamente disponível numa coleção de sites, defina-o na galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior. No Servidor do SharePoint 2016, também pode criar um tipo de conteúdo personalizado dentro de um concentrador de tipos de conteúdo definido numa instância de serviço de metadados geridos. Quando é criado num concentrador de tipos de conteúdo, o tipo de conteúdo estará disponível para outras coleções de sites que façam parte de aplicações Web associadas a essa instância de serviço de metadados geridos.

Por exemplo, se a sua organização utilizar um modelo de contrato específico, na galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior numa coleção de sites, pode criar um tipo de conteúdo que define os metadados desse contrato, o modelo do contrato e os fluxos de trabalho necessários para rever e concluir o contrato. Em seguida, qualquer biblioteca de documentos na coleção de sites à qual associe o tipo de conteúdo Contrato incluirá todas estas funcionalidades e permitirá que os autores criem novos contratos com base no modelo.

Em sites baseados no Servidor do SharePoint 2016, cada item de lista ou biblioteca predefinido, tal como Contacto, Tarefa ou Documento, tem um tipo de conteúdo principal correspondente na galeria de tipos de conteúdo do site. Ao planear tipos de conteúdo, pode utilizar estas definições de tipos de conteúdo principais como pontos de partida e basear novos tipos de conteúdo em existentes, conforme necessário.

Os tipos de conteúdo são organizados em uma hierarquia que permite que um tipo de conteúdo herde suas características de outro tipo de conteúdo. Esta herança permite que classes de documentos partilhem características em toda a organização e permite que as equipas personalizem estas características para sites ou listas específicas.

Por exemplo, todos os documentos de entrega pelo utilizador numa empresa podem necessitar de um conjunto de metadados, como o número de conta, o número do projeto e o gestor do projeto. Ao criar um tipo de conteúdo de entrega do cliente de nível superior, do qual todos os outros tipos de documentos de entrega do cliente herdam, você garante que as informações necessárias, como números de conta e números de projeto, serão associadas a todas as variantes de documentos de entrega do cliente em sua organização. Observe que, se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna necessária ao tipo de conteúdo de nível superior da Entrega do Cliente, o proprietário do tipo de conteúdo poderá propagar as alterações para todos os tipos de conteúdo que herdarem dela, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos de entrega do cliente.

Integração de propriedades com o Office 2016

No Microsoft Office system, quando um utilizador edita um documento a partir de um servidor de gestão de documentos do Servidor do SharePoint 2016, é apresentado um Painel de Informações do Documento na parte superior do documento. O Painel de Informações do Documento exibe uma forma editável das propriedades do documento no servidor.

O Servidor do SharePoint 2016 facilita a personalização do formulário de propriedade para um tipo de conteúdo. Ao configurar um tipo de conteúdo, você pode iniciar InfoPath 2016, que gera um formulário de propriedade padrão baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário predefinido inclui os mesmos controlos, esquema e esquema que InfoPath 2016 utilizaria se não fosse definido um formulário personalizado. Em seguida, pode personalizar e implementar o formulário como faria com qualquer outro formulário InfoPath 2016. Por exemplo, você pode adicionar o logotipo da sua empresa, fontes e esquema de cores a um formulário; conectá-lo a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e recursos de formulário de design que estão disponíveis para os usuários com base em suas funções.

Juntamente com a edição de propriedades no Painel de Informações do Documento, os autores que utilizam Word 2016 podem inserir propriedades definidas no servidor nos seus documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluírem um nome de gestor de projeto, este nome pode ser inserido na página de título, no rodapé ou em qualquer outro lugar onde o nome seja utilizado no documento. Se um novo gerente de projeto for atribuído a um projeto, a propriedade Gerente de Projeto poderá ser atualizada no servidor de gerenciamento de documentos. Este nome de gestor de projetos atualizado será refletido em todas as ocorrências desta propriedade que foram inseridas num documento.

Usando metadados com tipos de conteúdo

Os metadados são informações sobre um documento que são utilizadas para categorizar e classificar o seu conteúdo. Os metadados estão associados a um tipo de conteúdo como uma coluna. Os metadados podem fornecer informações contextuais sobre o documento ao associá-lo a um autor, assunto, público, idioma e assim sucessivamente. Ao contrário das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e pesquisados pelo motor de busca do SharePoint.

Os metadados adicionados ao nível da coleção de sites podem ser associados a tipos de conteúdo. Usando metadados com tipos de conteúdo, todos os tipos de conteúdo posteriores podem herdar alguns ou todos os metadados do tipo de conteúdo pai no nível do conjunto de sites. Em seguida, podem ser adicionados metadados adicionais a um nível inferior, como um único documento.

Modelos de coluna

Cada item de metadados associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é um local em uma lista para armazenar informações. As listas ou bibliotecas são frequentemente apresentadas graficamente como colunas de informações. No entanto, dependendo da vista associada à lista, as colunas podem aparecer de outras formas, como dias numa apresentação de calendário. Nos formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são apresentadas como campos.

Pode definir colunas para utilizar em vários tipos de conteúdo. Para fazê-lo, crie-os numa galeria de Modelos de Coluna. Existe uma galeria de Modelos de Coluna em cada site de uma coleção de sites. Tal como acontece com os tipos de conteúdo, as colunas definidas na galeria Modelos de Coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo do mesmo.

Tipos de conteúdo de pasta

Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta numa lista ou biblioteca. Quando aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o comando Novo nessa lista ou biblioteca irá incluir o tipo de conteúdo da pasta, o que possibilita que os utilizadores criem pastas desse tipo.

Pode definir vistas numa lista ou biblioteca que só estão disponíveis em pastas de um tipo de conteúdo específico. Esta funcionalidade é útil quando pretende que uma pasta contenha um determinado tipo de documento e pretende que as vistas nessa pasta só apresentem colunas relevantes para o tipo de documento contido nessa pasta.

Usando o modelo de objeto de produtos do SharePoint, você pode personalizar o comando Novo para um tipo de conteúdo de pasta para que, quando um usuário criar uma nova pasta desse tipo, a pasta seja preenchida previamente com vários arquivos e documentos baseados em modelos armazenados no servidor. Isso é útil, por exemplo, para implementar um tipo de documento composto que requer vários arquivos para contribuir para um único documento de entrega.

Os conjuntos de documentos são uma funcionalidade do Servidor do SharePoint 2016 que lhe permite utilizar o Office 2016 para gerir materiais a entregar que abrangem vários documentos. Os conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas que são usadas para gerenciar um único produto de trabalho ou entrega, que pode incluir vários documentos em vários locais. Pode criar conjuntos de documentos utilizando modelos extensíveis fornecidos com o Servidor do SharePoint 2016. Também pode personalizar modelos de Conjuntos de Documentos para representar os produtos de trabalho que são relevantes para a sua organização. Os conjuntos de documentos também incluem controle de versão, que permite capturar o status do conjunto completo de documentos em vários pontos de seu ciclo de vida. Para obter mais informações sobre conjuntos de documentos, consulte Planejamento de conjuntos de documentos (Servidor do SharePoint 2010).

Planear tipos de conteúdo de documentos

A primeira etapa no planejamento de tipos de conteúdo de documento é revisar cada tipo de documento listado na planilha Análise do uso do documento (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar se um tipo de conteúdo existente funcionará para esse tipo de documento. Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar suas configurações diretamente do tipo de conteúdo principal do documento ou de um tipo de conteúdo que seja descendente do tipo de conteúdo Documento. Esta ação assegura que as colunas básicas dos tipos de documento, como Título e Criado Por, estão presentes e que pode associar um modelo ao tipo de conteúdo. Se um tipo de conteúdo principal (como Documento) for suficiente, introduza o nome do tipo de conteúdo na coluna Tipo de Conteúdo da folha de cálculo "Analisar a utilização do documento".

Para obter informações sobre como alterar os tipos de conteúdo principais, baixe o white paper "Diretrizes para editar tipos de conteúdo predefinidos e colunas de site" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Tipos de conteúdo de lista de planos

Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas de metadados associadas ao tipo de conteúdo e fluxos de trabalho que podem ser executados em itens desse tipo de conteúdo. Use um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista exclusivo para sua solução. Por exemplo, em uma solução de call center do cliente, na qual os profissionais de suporte investigam e resolvem os problemas técnicos dos clientes, um tipo de conteúdo de lista pode ser usado para padronizar os dados de cada incidente de suporte e rastrear o incidente usando um fluxo de trabalho.

Planejar fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho implementam processos empresariais em documentos, páginas da Web, formulários e itens de lista no Servidor do SharePoint 2016. Eles podem ser associados a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.

No gerenciamento de documentos, use fluxos de trabalho para encaminhar documentos de pessoa para pessoa, de modo que cada um possa concluir suas tarefas de gerenciamento de documentos, como revisar documentos, aprovar sua publicação ou gerenciar sua disposição. Além disso, use fluxos de trabalho personalizados para mover documentos de um site ou biblioteca para outro. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site para outro quando o documento estiver agendado para ser arquivado.

O Servidor do SharePoint 2016 inclui o fluxo de trabalho de três estados, que você pode usar para gerenciar processos empresariais que controlam o status de um item por três estados ou fases. O Servidor do SharePoint 2016 também inclui os seguintes fluxos de trabalho que atendem às necessidades de gerenciamento de documentos:

• Coletar Comentários Envia um documento para revisão.
• Aprovação Envia um documento para aprovação, geralmente como um pré-requisito para publicá-lo.
• Disposição Gerencia a expiração e a disposição do documento.
• Colete assinaturas Encaminha um documento para assinaturas.

Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando quiser disponibilizá-lo quando esse tipo de conteúdo estiver sendo usado. Por exemplo, um tipo de conteúdo de pedido de compra pode exigir a aprovação de um gerente antes que a transação possa ser concluída. Para garantir que o fluxo de trabalho de Aprovação esteja sempre disponível quando uma ordem de compra for iniciada, crie um tipo de conteúdo de Ordem de Compra e associe o fluxo de trabalho de Aprovação a ele. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo Ordem de Compra a qualquer biblioteca de documentos na qual as ordens de compra serão armazenadas.

Para planejar fluxos de trabalho para sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que você planeja implementar e identifique os processos de negócios que devem estar disponíveis para serem executados em conteúdo desse tipo. Em seguida, identifique os fluxos de trabalho que você terá que disponibilizar para esse conteúdo.

Veja a seguir uma tabela de exemplo que analisa os fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato.

Processo de contrato	Fluxo de trabalho do contrato
Revisar rascunhos.	Coletar comentários
Obtenha aprovação do gerente e do consultor jurídico.	Aprovação
Resolva problemas em aberto.	Acompanhamento de problemas
Obter assinaturas.	Coletar assinaturas

Para obter mais informações, consulte [Fluxo de trabalho no SharePoint 2013](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspx

Planilha

Use a seguinte planilha para registrar as informações discutidas neste artigo:

• Tipo de conteúdo e planilha de planejamento de fluxo de trabalho (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

[Fluxo de trabalho no SharePoint 2013]https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspxigure ( fluxo de trabalho no Servidor do SharePoint 2013](https://technet.microsoft.com/library/jj658586(v=office.15))SharePoint 2013 para profissionais de TI