Planejar conjuntos de documentos no Servidor do SharePoint

Aplica-se a
SharePoint Server 2013 Standard

Resumo: Saiba mais sobre o recurso Conjunto de Documentos no Servidor do SharePoint 2013, como administrar Conjuntos de Documentos e planejar os tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos.

Este artigo descreve conjuntos de documentos e fornece orientações sobre como você pode integrá-los à sua solução de gerenciamento de documentos do Servidor do SharePoint 2016.

Neste artigo:

Sobre conjuntos de documentos

Os Conjuntos de Documentos são um recurso do Servidor do SharePoint 2016 que permite que uma organização gerencie uma única entrega ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos ou arquivos. Um Conjunto de Documentos é um tipo especial de pasta que combina atributos exclusivos do Conjunto de Documentos, os atributos e o comportamento de pastas e documentos e fornece uma interface de usuário (UI), metadados e elementos de modelo de objeto para ajudar a gerenciar todos os aspectos do produto de trabalho.

Para equipes e usuários em muitas organizações, um conjunto de documentos ou um produto de trabalho é necessário para gerenciar melhor um projeto ou entrega. Por exemplo, uma equipe jurídica pode precisar coletar, criar e gerenciar vários documentos, fotos e arquivos de áudio relacionados a um caso específico. Ou uma equipe de vendas pode precisar compilar documentos de várias fontes para criar e gerenciar uma solicitação de proposta (RFP) para um cliente em potencial. Os Conjuntos de Documentos fornecem a essas equipes e usuários a capacidade de gerenciar esses conjuntos de documentos como uma única coleção, entrega ou produto de trabalho. Os proprietários do Conjunto de Documentos podem criar uma Página de Boas-vindas personalizada que pode exibir os itens incluídos e informações importantes sobre o produto de trabalho.

No Servidor do SharePoint 2016, as organizações que desejam criar e gerenciar Conjuntos de Documentos de forma consistente podem configurar um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos para cada produto de trabalho que normalmente criam. Um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos pode definir tipos de conteúdo, atributos, itens padrão, colunas, fluxos de trabalho e políticas aprovados. Tipos de conteúdo de Conjunto de documentos personalizados adicionais podem ser criados a partir do tipo de conteúdo pai, cada um herdando propriedades e configurações do tipo de conteúdo Conjunto de documentos pai. Depois que o tipo de conteúdo é adicionado a uma biblioteca, os usuários podem criar um Conjunto de Documentos que herda os atributos do tipo de conteúdo Conjunto de Documentos usando o comando Novo . Um tipo de conteúdo de Conjunto de documentos fornece configurações adicionais que permitem especificar tipos de conteúdo permitidos, conteúdo padrão, colunas compartilhadas, colunas da Página de Boas-vindas e exibição padrão da Página de Boas-vindas.

Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (Servidor do SharePoint 2010).

Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar Conjuntos de Documentos no Servidor do SharePoint 2016, consulte Criar e configurar um novo tipo de conteúdo de conjunto de documentos na Ajuda do Servidor do SharePoint 2016.

Administrando conjuntos de documentos

Os conjuntos de documentos no Servidor do SharePoint 2016 compartilham muitos dos mesmos atributos e propriedades das pastas. No entanto, há algumas considerações importantes das quais você deve estar ciente ao planejar uma solução de Conjunto de Documentos.

  • Não há limite para o número de documentos que podem existir em um Conjunto de Documentos. No entanto, os tempos de carregamento da tela podem ser limitados pelo limite de exibição de lista, que, por padrão, é definido em 5.000 itens. Pastas são permitidas em conjuntos de documentos, mas a navegação de metadados não pode ser usada em um Conjunto de documentos. Portanto, é importante considerar a possibilidade de exceder os limites de exibição de lista e as preocupações de design de navegação ao determinar quantos itens devem existir em um Conjunto de Documentos. Além disso, quando você usa o recurso Enviar para com um conjunto de documentos, a soma de todos os documentos em um conjunto de documentos não pode ser maior que 50 MB. Para uma coleção ou produto de trabalho com um número muito grande de itens, uma estrutura de pastas em uma biblioteca de documentos pode ser uma solução melhor.
  • Não há limite para o número de conjuntos de documentos que podem existir em uma biblioteca de documentos. No entanto, o número de conjuntos de documentos que podem aparecer em listas será limitado pelo limite de exibição de lista.
  • Ao usar metadados compartilhados, se houver mais de 10 itens usando metadados compartilhados em um Conjunto de Documentos, as atualizações de metadados serão executadas por um trabalho de timer a cada 15 minutos. Por exemplo, se você tiver 10 documentos no nível superior da biblioteca e um único documento em um Conjunto de Documentos com metadados compartilhados, o trabalho de tempo não será executado. Mas se você adicionar outro Conjunto de Documentos com mais 9 documentos, o trabalho de timer será executado.
  • Ao usar o roteamento do Conjunto de documentos, os conjuntos de documentos enviados a um organizador de conteúdo permanecerão na biblioteca suspensa e serão movidos para o local apropriado pelo trabalho de timer de processamento do organizador de conteúdo, que, por padrão, é executado diariamente.

Para usar conjuntos de documentos em um conjunto de sites, o recurso conjuntos de documentos deve estar habilitado.

Para habilitar o recurso Conjuntos de documentos para um conjunto de sites

  1. Na página Configurações do Site , em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.
  2. Na página Recursos , para Conjuntos de documentos, clique em Ativar.

Depois que o recurso Conjuntos de documentos for habilitado, você poderá criar tipos de conteúdo de Conjunto de documentos.

Planejando tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos

Você pode planejar tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos para sua solução usando a planilha Analisar o uso do documento, que pode ser concluída usando o artigo Identificar usuários e analisar o uso do documento no SharePoint 2013. Em seguida, você pode usar a planilha Tipo de conteúdo (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) para registrar suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos que você usará em sua solução.

Para planejar os tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos usando a planilha Tipo de conteúdo

  1. Insira Document Set o campo Tipo de Conteúdo da planilha Tipo de conteúdo.

  2. Insira a URL do site na qual o novo tipo de conteúdo do Conjunto de documentos será definido. Observe que os tipos de conteúdo estão disponíveis no site em que estão definidos e em todos os sites abaixo desse site.

  3. Determinar o tipo de conteúdo pai Insira o tipo de conteúdo Conjunto de Documentos pai no campo Tipo de Conteúdo Pai da planilha Tipo de conteúdo. Este será um tipo de conteúdo de Conjunto de documentos básico ou um tipo de conteúdo de Conjunto de documentos personalizado que você já planejou.

  4. Determinar configurações do Conjunto de Documentos Determine e especifique as seguintes configurações do Conjunto de Documentos na planilha Tipo de conteúdo:

    1. Determinar os tipos de conteúdo permitidos Especifique os tipos de conteúdo padrão que serão permitidos neste tipo de conteúdo Conjunto de documentos.
    2. Determinar o conteúdo padrão Se o tipo de conteúdo Conjunto de documentos que você está criando for configurado para criar automaticamente o conteúdo padrão quando você criar uma nova instância de um Conjunto de documentos, você poderá adicionar arquivos ao Conjunto de documentos manualmente. Somente arquivos dos tipos de conteúdo permitidos para o Conjunto de Documentos podem ser adicionados.
    3. Determinar colunas compartilhadas Especifique se os valores da coluna do Conjunto de Documentos devem ser sincronizados automaticamente com todos os documentos contidos no conjunto.
    4. Determinar colunas da Página inicial Especifique quais colunas devem ser mostradas na Página de boas-vindas para cada conjunto de documentos.
    5. Determinar a exibição da Página de Boas-vindas Especifique a exibição para exibir o conteúdo do Conjunto de Documentos na Página de boas-vindas.

  5. Determinar as colunas e a ordem das colunas Na tabela Colunas do Plano da planilha Tipo de conteúdo:

    1. Insira cada coluna herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo? , digite No cada entrada.
    2. Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que você criará. Insira os nomes das colunas adicionais, seus tipos e indique se são novas.

  6. Na seção Modelo de Plano da planilha, digite None.

  7. Determinar os fluxos de trabalho Se houver um fluxo de trabalho disponível relevante para o tipo de conteúdo Conjunto de documentos, você poderá, opcionalmente, associá-lo ao tipo de conteúdo. Em seguida, o fluxo de trabalho pode ser iniciado em qualquer item da lista desse tipo de conteúdo. Para obter uma discussão completa sobre o planejamento de fluxo de trabalho, consulte Planejar fluxos de trabalho. Depois de examinar os fluxos de trabalho e determinar quais fluxos de trabalho estão disponíveis, insira cada fluxo de trabalho a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela Fluxos de trabalho de plano da planilha Tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo pai, insira essas informações na coluna Novo? .

  8. Determinar a política Uma política é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo; Os recursos de política fornecem os detalhes de cada regra, por exemplo, se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou quais ações no item devem ser auditadas. Para obter mais informações sobre o planejamento de políticas, consulte Planejar a política de gerenciamento de informações no Servidor do SharePoint 2013. Depois de examinar as políticas e determinar quais recursos de política e modelos de política estão disponíveis, na seção Planejar uma Política da planilha Tipo de conteúdo, faça o seguinte:

    1. Se o tipo de conteúdo pai tiver configurações de política, elas serão aplicadas inalteradas no novo tipo de conteúdo. Isso garante que as políticas, depois de definidas, sejam impostas em todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando as configurações de política do tipo pai, na seção Planejar uma Política da planilha Tipo de conteúdo, responda Yes à pergunta "A política está definida no tipo de conteúdo pai?".
    2. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando uma política com base no tipo de conteúdo pai, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política , digite o nome do modelo de política. Da mesma forma, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser aplicar um modelo de política, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política , digite o nome do modelo de política.
    3. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando um ou mais recursos de política individuais do tipo de conteúdo pai, insira cada recurso de política na tabela Recursos na seção Planejar uma Política da planilha. Por outro lado, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser associar recursos de política ao tipo de conteúdo atual, insira esses recursos de política na tabela de recursos . Observe que você não pode associar recursos de política individuais e uma política por nome a um tipo de conteúdo.

Planilhas

Use as seguintes planilhas para registrar as informações discutidas neste artigo:

Identificar usuários e analisar o uso de documentos (Servidor do SharePoint 2010)Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (Servidor do SharePoint 2010)