Uma das primeiras etapas para gerenciar um projeto é adicionar as tarefas que fazem seu projeto. Sua lista de tarefas pode ser tão simples quanto uma lista de verificação de coisas que precisam ser feitas, ou pode ser um pouco mais complicada, com datas de início e término, relacionamentos com outras tarefas e outras informações de tarefas associadas. Uma lista de verificação simples de tarefas e uma lista de tarefas agendadas usam a mesma lista em seu site, para que você possa começar com uma lista de verificação simples e, em seguida, adicionar detalhes às tarefas posteriormente para torná-la uma lista agendada de tarefas.
Adicionar uma lista de verificação simples de tarefas
Se você está apenas começando o planejamento do seu projeto ou se não prevê que esse projeto seja particularmente complicado, uma simples lista de tarefas pode ser suficiente para você gerenciar seu projeto com eficiência. Sua lista de verificação pode incluir datas de conclusão para as tarefas do projeto e atribuições aos membros da equipe do projeto.
Para adicionar uma lista de verificação simples de tarefas:
- No Início Rápido do seu site, clique em Tarefas.
- Na página Tarefas , clique em Editar.
- Na coluna Nome da Tarefa , digite um nome para cada tarefa que precisa ser concluída em seu projeto. Pressione Enter para ir para a próxima linha depois de adicionar uma tarefa.
Dica
Deseja adicionar uma nova tarefa entre duas tarefas que já estão listadas? Clique no espaço à esquerda da caixa de marca seleção de uma tarefa existente e pressione Inserir. Uma nova linha é adicionada acima da tarefa existente que você selecionou. Você também pode clicar em Inserir no grupo Hierarquia na guia Tarefas .
Na coluna Data de Conclusão , digite ou selecione uma data para quando cada tarefa na lista deve ser concluída. Se você não tiver certeza de quando uma tarefa precisa ser concluída, deixe esta coluna em branco para essa tarefa.
Na coluna Atribuído a , digite ou selecione o nome de cada pessoa que trabalhará em cada tarefa na lista.
Dica
Uma prática recomendada é atribuir apenas uma pessoa a cada tarefa. Se você precisar atribuir mais de uma pessoa, isso poderá levar a problemas com a marcação de tarefas como concluídas. Se Ann terminar seu trabalho na tarefa, faz sentido para ela marcá-la como concluída em sua página Minhas Tarefas. No entanto, isso marca a tarefa como concluída para todos os atribuídos, não apenas para Ann. Outra pessoa na tarefa ainda pode ter trabalho a fazer. Se você decidir que ainda precisa atribuir mais de uma pessoa a uma tarefa, poderá separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
Quando terminar de adicionar sua lista de verificação simples de tarefas, clique em Parar.
Outra maneira rápida de adicionar uma lista de verificação simples de tarefas é colar uma lista de uma planilha do Excel. Desde que as colunas usadas na planilha estejam alinhadas com as colunas exibidas na página Tarefas , você pode simplesmente clicar na lista de tarefas e colar os dados da planilha. Os nomes serão emparelhados com contas, se possível, na coluna Atribuído a .
Enquanto trabalha em seu projeto, você pode marcar a caixa de marcação ao lado de cada nome de tarefa quando a tarefa for concluída.
Se você achar que precisa de mais controle sobre as tarefas em sua lista de verificação simples, poderá usar as etapas da próxima seção para adicionar detalhes às suas tarefas, para fazer uma lista agendada mais robusta.
Adicionar uma lista agendada de tarefas
Se o seu projeto for um pouco complexo, você poderá descobrir que uma lista agendada de tarefas o ajuda a controlar o trabalho de uma maneira mais gerenciável.
Para adicionar uma lista agendada de tarefas:
No Início Rápido do seu site, clique em Tarefas.
Na página Tarefas , clique em Nova Tarefa. Ou, na guia Tarefas da faixa de opções, clique em Novo Item.
Observação
Se você criou inicialmente uma lista de verificação simples de tarefas, mas o projeto se tornou um pouco mais complicado, poderá adicionar facilmente mais detalhes às tarefas existentes. Para selecionar uma tarefa, clique no espaço à esquerda da caixa de marca-la e, na guia Tarefas da faixa de opções, clique em Editar Item. Isso abre a tarefa para que você possa adicionar mais detalhes de agendamento.
Digite um nome para sua tarefa na caixa Nome da Tarefa .
Digite ou selecione uma data de início e término para sua tarefa nas caixas Data de Início e Data de Conclusão . Se você não tiver certeza de nenhuma dessas datas, deixe essas informações de fora por enquanto. Você sempre pode retornar mais tarde e adicionar informações editando a tarefa.
Digite o nome ou endereço de email da pessoa que você deseja que trabalhe na tarefa na caixa Atribuído a .
Dica
Uma prática recomendada é atribuir apenas uma pessoa a cada tarefa. Se você precisar atribuir mais de uma pessoa, isso poderá levar a problemas com a marcação de tarefas como concluídas. Se Ann terminar seu trabalho na tarefa, faz sentido para ela marcá-la como concluída em sua página Minhas Tarefas. No entanto, isso marca a tarefa como concluída para todos os atribuídos, não apenas para Ann. Outra pessoa na tarefa ainda pode ter trabalho a fazer. Se você decidir que ainda precisa atribuir mais de uma pessoa a uma tarefa, poderá separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
Se o trabalho já tiver sido iniciado na tarefa, insira uma porcentagem na caixa % Concluída , para indicar aproximadamente quanto trabalho foi feito e o que falta fazer.
Dica
Este é um ótimo campo para os membros da equipe do seu projeto atualizarem regularmente. Ele pode ajudá-lo a entender como o trabalho em seu projeto está progredindo e se seu projeto está no caminho certo para ser concluído a tempo.
Digite uma breve descrição da tarefa na caixa Descrição , se desejar fornecer mais detalhes sobre o trabalho envolvido. Isso pode ser útil para executivos ou outras partes interessadas que estão tentando entender seu projeto.
Use as caixas e botões ao lado de Predecessores para indicar quais tarefas em seu projeto precisam ser concluídas antes que a tarefa atual possa ser iniciada.
Por exemplo, digamos que você crie uma tarefa chamada "Publicar comunicado à imprensa", que não pode começar até que a tarefa "Escrever comunicado à imprensa" seja concluída. Selecione a tarefa "Escrever comunicado à imprensa" na caixa à esquerda e clique em Adicionar para movê-la para a caixa à direita. Isso indica que a tarefa "Escrever comunicado à imprensa" é um predecessor (ou seja, precede) a tarefa "Publicar comunicado à imprensa".Selecione o nível de prioridade apropriado na lista Prioridade .
Selecione o nível de status apropriado na lista Status da Tarefa.
Dica
Esse é outro campo útil para que os membros da equipe do projeto atualizem regularmente. Ele pode ajudá-lo a ficar por dentro de bloqueios de trabalho, atrasos de cronograma e outros problemas críticos de agendamento.
Clique em Salvar.
Trabalhar com sua lista de tarefas
À medida que você trabalha com sua lista de tarefas, aquelas com datas de conclusão listadas em vermelho estão atrasadas. Depois de marcar uma tarefa atrasada como concluída selecionando a caixa marcar ao lado da tarefa, a data de conclusão não aparece mais como texto vermelho.
Além disso, você pode alternar entre diferentes modos de exibição da sua lista de tarefas clicando nos links de exibição acima da lista. Você pode escolher entre Todas as Tarefas, Calendar, Concluído, Gráfico de Gantt, Tarefas Atrasadas, Minhas Tarefas e Futuras, ou pode modificar um modo de exibição existente ou criar seu próprio modo de exibição da sua lista de tarefas. Se o modo de exibição que você deseja usar não estiver listado acima da lista de tarefas, clique em Clique para opções adicionais (...) ao lado dos links de exibição e escolha o modo de exibição que deseja usar. Para obter mais informações sobre como criar seu próprio modo de exibição, consulte Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de lista ou biblioteca.
Depois de adicionar tarefas detalhadas ao seu projeto, talvez você queira: