O SharePoint oferece uma experiência escalonável e rica em recursos para gerenciar conteúdo. Se você tiver um grande volume de arquivos para gerenciar, considere usar um modelo de site da Central de Documentos. Este modelo é otimizado para gerenciamento de documentos em larga escala. Isso pode economizar tempo e ajudá-lo a ser mais eficiente. Versões, IDs de documento, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo estão incluídos no modelo.
Um site do Centro de Documentos funciona para ambos os cenários:
- Ambiente de criação Em um ambiente de criação do Centro de Documentos, os usuários criam e editam milhares de documentos ou ativos de mídia armazenados em um repositório central.
- Arquivo morto de conteúdo Em um arquivo de conteúdo, como uma base de dados de conhecimento, os usuários armazenam ou exibem documentos.
Este artigo informa sobre os recursos em um modelo de site da Central de Documentos.
Para criar um centro de documentos, consulte Usando modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint
O que há em um site da Central de Documentos?
O modelo de site da Central de Documentos contém recursos que facilitam e tornam mais eficiente e fácil criar e gerenciar grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, o proprietário do site pode adicionar cada um desses recursos separadamente. O modelo de site da Central de Documentos habilita automaticamente os recursos recomendados de gerenciamento de documentos. As seções a seguir descrevem brevemente esses recursos.
Você pode usar um Site da Central de Documentos como ambiente de criação ou arquivo de conteúdo. Em um ambiente de criação, os usuários realizam com frequência o check-in e o check-out de arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos. O controle de versão é habilitado e as versões anteriores de cada documento são mantidas. Além disso, os fluxos de trabalho podem controlar os ciclos de vida do documento.
Por outro lado, muito pouca criação ocorre em um arquivo de conteúdo. Os usuários simplesmente exibem ou carregam documentos. O modelo de site da Central de Documentos dá suporte à criação de um tipo de arquivo morto de conteúdo chamado arquivos da base de dados de conhecimento. Normalmente, as bases de dados de conhecimento contêm versões únicas de documentos e um site pode ser dimensionado para milhões de arquivos. Em um cenário típico, como um centro de suporte técnico para uma grande organização, milhares de pessoas podem acessar o conteúdo, principalmente para lê-lo. Apenas alguns carregariam novos conteúdos no site.
Os itens a seguir descrevem alguns recursos do SharePoint que você pode incluir em um site do Centro de Documentos. Além desses recursos, algumas organizações personalizam a aparência e a navegação de um Centro de Documentos. Alguns adicionam Web Parts personalizadas.
Navegação de metadados
Metadados gerenciados são um sistema que atribui determinados termos a documentos no SharePoint. Em seguida, você pode usar esses termos para classificar os documentos. Você também pode usar metadados para criar uma ferramenta de navegação avançada para os usuários, que pode ajudá-los a encontrar rapidamente o que desejam.
Por exemplo, suponha que sua empresa tenha uma base de dados de conhecimento que contenha artigos que ajudem as pessoas a solucionar problemas com produtos. Você pode criar termos de metadados que permitem aos usuários filtrar informações por produto, por tipo de problema ou outras propriedades.
IDs de documento
Em um site da Central de Documentos, cada parte do conteúdo recebe uma ID exclusiva que não está relacionada ao local do documento, como um link de URL. Isso significa que, se você mover ou renomear o documento, a ID permanecerá a mesma. Você pode usar a ID para criar um link permanente para o documento e minimizar links desfeitos.
Versões
As versões são habilitadas automaticamente em um site do Centro de Documentos. Isso significa que você tem automaticamente um histórico de todas as versões diferentes de um arquivo. Em um processo de revisão de documentos, por exemplo, isso significa que o usuário tem um registro de todas as atualizações entradas durante o ciclo de revisão. Você pode acompanhar atualizações, contatar respondentes e assim por diante. Além disso, se surgir um problema com a versão atual de um artigo, você poderá reverter rapidamente para a última versão válida.
Tipos de conteúdo
Um tipo de conteúdo é um tipo específico de conteúdo junto com um grupo de configurações para o conteúdo. Quando alguém cria um documento com um tipo de conteúdo definido, ele recebe automaticamente todas as configurações apropriadas para esse tipo de conteúdo. Uma Central de Documentos pode ter uma coleção de tipos de conteúdo (diferentes tipos de documentos, vídeos, modelos e assim por diante).
Organizador de conteúdo
O Organizador de Conteúdo não é incluído automaticamente em um site do Centro de Documentos, no entanto, muitos usuários o adicionam. O Organizador de Conteúdo é um recurso do SharePoint que permite gerenciar a organização geral e a estrutura dos itens. Usando metadados ou tipos de conteúdo, o Organizador de Conteúdo pode encaminhar automaticamente documentos e outros itens para locais específicos. Por exemplo, em uma base de dados de conhecimento, você pode fazer com que o Organizador de Conteúdo encaminhe automaticamente todos os novos envios para uma biblioteca especial que coleta artigos para um produto específico.