O SharePoint oferece uma experiência escalonável e rica em recursos para gerenciar conteúdo. Se você tiver um grande volume de arquivos para gerenciar, considere usar um modelo de site do Centro de Documentos. Este modelo é otimizado para o gerenciamento de documentos em larga escala. Ele pode economizar tempo e ajudá-lo a ser mais eficiente. Versões, IDs de documento, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo estão incluídos no modelo.
Um site do Centro de Documentos funciona para ambos os cenários:
- Ambiente de criação Em um ambiente de criação do Centro de Documentos, os usuários criam e editam milhares de documentos ou ativos de mídia armazenados em um repositório central.
- Arquivo de conteúdo Em um arquivo de conteúdo, como um base de dados de conhecimento, os usuários armazenam ou exibem documentos.
Este artigo informa sobre os recursos em um modelo de site do Centro de Documentos.
Para criar um centro de documentos, consulte Usando modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint
O que há em um site do Centro de Documentos?
O modelo de site do Centro de Documentos contém recursos que tornam mais fácil e eficiente criar e gerenciar grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, um proprietário do site pode adicionar cada um desses recursos separadamente. O modelo de site do Centro de Documentos habilita automaticamente os recursos recomendados de gerenciamento de documentos. As seções a seguir descrevem brevemente esses recursos.
Você pode usar um Site da Central de Documentos como ambiente de criação ou arquivo de conteúdo. Em um ambiente de criação, os usuários realizam com frequência o check-in e o check-out de arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos. A versão está habilitada e as versões anteriores de cada documento são mantidas. Além disso, os fluxos de trabalho podem controlar os ciclos de vida do documento.
Por outro lado, muito pouca criação ocorre em um arquivo de conteúdo. Os usuários simplesmente exibem ou carregam documentos. O modelo do site do Centro de Documentos dá suporte à criação de um tipo de arquivo de conteúdo chamado base de dados de conhecimento arquivos. Normalmente, as bases de conhecimento contêm versões individuais de documentos e um site pode ser dimensionado para milhões de arquivos. Em um cenário típico, como um centro de suporte técnico para uma grande organização, milhares de pessoas podem acessar o conteúdo, principalmente para lê-lo. Apenas alguns carregariam conteúdo novo no site.
Os itens a seguir descrevem alguns recursos do SharePoint que você pode incluir em um site do Centro de Documentos. Além desses recursos, algumas organizações personalizam a aparência e a navegação de uma Central de Documentos. Alguns adicionam Web Parts personalizados.
Navegação de metadados
Os metadados gerenciados são um sistema que atribui determinados termos a documentos no SharePoint. Em seguida, você pode usar esses termos para classificar os documentos. Você também pode usar metadados para criar uma ferramenta de navegação poderosa para usuários que podem ajudá-los a encontrar o que eles querem rapidamente.
Por exemplo, suponha que sua empresa tenha um base de dados de conhecimento que contém artigos que ajudam as pessoas a solucionar problemas com produtos. Você pode criar termos de metadados que permitem aos usuários filtrar informações por produto, por tipo de problema ou outras propriedades.
IDs de documento
Em um site do Centro de Documentos, cada pedaço de conteúdo obtém uma ID exclusiva que não está relacionada ao local do documento, como um link de URL. Isso significa que, se você mover ou renomear o documento, a ID permanecerá a mesma. Você pode usar a ID para criar um link permanente para o documento e minimizar links quebrados.
Versões
As versões são habilitadas automaticamente em um site do Centro de Documentos. Isso significa que você tem automaticamente um histórico de todas as diferentes versões de um arquivo. Em um processo de revisão de documento, por exemplo, isso significa que você tem um registro de todas as atualizações que foram inseridas durante o ciclo de revisão. Você pode acompanhar atualizações, contatar os respondentes e assim por diante. Além disso, se surgir um problema com a versão atual de um artigo, você poderá reverter rapidamente para a última versão conhecida.
Tipos de conteúdo
Um tipo de conteúdo é um tipo específico de conteúdo junto com um grupo de configurações para o conteúdo. Quando alguém cria um documento de um tipo de conteúdo definido, ele recebe automaticamente todas as configurações apropriadas para esse tipo de conteúdo. Uma Central de Documentos pode ter uma coleção de tipos de conteúdo – diferentes tipos de documentos, vídeos, modelos e assim por diante.
Organizador de conteúdo
O Organizador de Conteúdo não é incluído automaticamente em um site do Centro de Documentos, no entanto, muitos usuários o adicionam. O Organizador de Conteúdo é um recurso do SharePoint que permite gerenciar a organização geral e a estrutura dos itens. Usando metadados ou tipos de conteúdo, o Organizador de Conteúdo pode rotear automaticamente documentos e outros itens para locais específicos. Por exemplo, em um base de dados de conhecimento, você pode fazer com que o Organizador de Conteúdo encaminhe automaticamente todos os novos envios para uma biblioteca especial que coleta artigos para um produto específico.