Observação: Para obter informações sobre a coleta de dados em Access 2016 e posteriores, consulte Importar, exportar, SQL Server.
Você pode coletar ou atualizar informações por email usando o Microsoft Access 2007 ou o Access 2010 com o Microsoft Outlook 2007 ou Microsoft Outlook 2010. O acesso orienta você a criar um formulário de coleta de dados e enviar o formulário em uma mensagem de email. Quando os destinatários de email retornarem os formulários concluídos, você poderá optar por ter os dados coletados processados e armazenados automaticamente em um banco de dados de Acesso especificado. Esse método de coleta de dados pode economizar tempo e esforço que geralmente está envolvido em uma cópia e colar ou em um processo manual de entrada de dados. Veja a seguir alguns cenários em que você pode usar esse processo para coletar dados:
Pesquisas Você pode fazer uma pesquisa e compilar os resultados criando primeiro um banco de dados access com as tabelas necessárias para armazenar os resultados e usando o assistente para gerar um formulário de pesquisa e, em seguida, enviar-os para os participantes da pesquisa. Quando os participantes respondem, os dados da pesquisa são armazenados automaticamente no banco de dados.
Relatórios de status Seja o nível de inventário mais recente status ou as informações atualizadas sobre problemas pendentes, sua equipe pode mantê-lo informado enviando mensagens de email que contêm as informações atuais em intervalos regulares.
Gerenciamento de eventos Ao organizar uma conferência ou treinamento ou outros eventos, você pode enviar um ou mais formulários como uma mensagem de email para coletar informações de contato, viagens e preferências de hotel e assim por diante. Se você optar por ter as respostas processadas automaticamente, os participantes poderão alterar suas preferências a qualquer momento sem precisar notificá-lo e você sempre terá acesso aos dados mais recentes para fins de tomada de decisão.
Este artigo explica o que você precisa usar esse processo, como começar a usar o assistente e, em seguida, fornece informações adicionais sobre várias etapas para que você possa fazer a seleção mais informada conforme segue o assistente.
Observação: Você não poderá adicionar os dados coletados se o destinatário usou o Hotmail ou o Yahoo para enviar o formulário de coleta de dados.
Antes de começar
Se essa for sua primeira vez coletando dados usando mensagens de email, execute as seguintes etapas:
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Verifique se você instalou os seguintes aplicativos em seu computador:
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Acesso 2007 ou Access 2010.
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Outlook 2007 ou Outlook 2010. Você deve ter o Outlook instalado e configurado no computador que você usa para enviar as mensagens de email. Se você tiver o Outlook instalado, mas ainda não configurado, inicie o Outlook e siga as instruções no Assistente de Inicialização do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte Ajuda do Outlook.
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Se você planeja usar um formulário InfoPath, verifique se você tem o InfoPath 2007 ou a edição posterior instalado e seus destinatários também precisarão ter o InfoPath instalado em seus computadores.
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Os destinatários de email devem ter o InfoPath ou um cliente de email que dê suporte ao formato HTML instalado em seus computadores para poder exibir e editar o formulário.
O formulário usado para coletar dados por meio de mensagens de email não é um formulário de acesso. O assistente gera um formulário especial no formato HTML ou InfoPath.
Identifique um banco de dados de destino. O banco de dados pode estar no formato .mdb ou .accdb. Além disso, há suporte para arquivos .mde e .accde. Se você não quiser usar um banco de dados existente, deverá criar um novo.
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Identifique ou crie as tabelas que você deseja preencher com os dados das respostas de email. Se você estiver coletando dados para tabelas existentes, verifique se as tabelas não são somente leitura e que você tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo.
Observação: Os tipos de campo Attachment, AutoNumber, OLE e Multi-valued não podem ser coletados usando mensagens de email
Se a operação de coleta de dados preencher duas ou mais tabelas, você deverá criar uma consulta selecionada e usá-la como fonte de registro do formulário. Verifique se a consulta inclui todos os campos necessários das tabelas subjacentes. Se você estiver usando uma consulta existente, verifique se a consulta não é somente leitura e se você tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo. Para obter mais informações sobre como criar uma consulta com base em duas ou mais tabelas, confira o artigo Introdução às consultas.
Armazene os dados como novos registros nas seguintes situações:
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Se os dados preencherem várias tabelas.
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Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária. Os valores de chave primária são necessários para mapear cada resposta para um registro existente. Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicione-a agora ou atribua um campo existente que tenha valores exclusivos como chave primária.
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Se a tabela de destino não tiver registros. Se a tabela estiver vazia, o assistente pressupõe que você deseja adicionar registros.
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Se os endereços de email dos destinatários não forem armazenados como um campo no banco de dados. Ao coletar dados para atualizar registros, você não poderá digitar manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo de endereço deve estar na tabela de destino ou em uma tabela que tenha uma relação com a tabela de destino.
Introdução
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Abra o banco de dados no qual os dados coletados serão armazenados.
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Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione a tabela no Painel de Navegação. Para preencher várias tabelas relacionadas, selecione a consulta associada a essas tabelas.
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Faça qualquer um dos seguintes procedimentos para iniciar o assistente:
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Na guia Dados Externos , no grupo Coletar Dados , clique em Criar Email.
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Clique com o botão direito do mouse na tabela ou na consulta e clique em Coletar e Atualizar Dados por email.
Observação: Se a tabela não contiver campos ou tiver apenas os tipos de campo AutoNumber, Objeto OLE, Anexo ou Pesquisa multivalorizado, o Access exibirá a seguinte mensagem: A tabela ou consulta selecionada não terá campos que dão suporte à coleta de dados usando email.
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Se a tabela contiver campos que dão suporte à coleta de dados, o assistente será iniciado. Se a tabela de destino for compatível com a adição e a atualização de dados, o assistente orientará você pelas etapas necessárias para coletar dados por meio de mensagens de email.
Use as seções a seguir como referência para quaisquer perguntas que você possa ter nas sete etapas principais do processo a seguir.
Escolha o tipo de formulário de entrada de dados que você deseja enviar
Selecione o tipo de formulário com base na facilidade de uso para você e seus destinatários.
Selecionar formulário HTML Um formulário HTML pode ser exibido e editado por qualquer usuário cujo cliente de email dá suporte a HTML
Selecionar o formulário Microsoft InfoPath Você verá essa opção somente se o InfoPath estiver instalado em seu computador. Selecione essa opção somente se todos os destinatários tiverem o InfoPath e o Outlook instalados em seus computadores. Um formulário InfoPath oferece um ambiente de edição e entrada de dados melhor,
A página assistente exibida em seguida depende se o objeto de destino dá suporte à atualização dos dados. Se o objeto for uma consulta com base em duas ou mais tabelas ou se for uma tabela que não tenha um campo de chave primária ou não contiver nenhum registro, o assistente pressupõe que você deseja adicionar novos registros e solicitará que você selecione os campos de formulário. Em todos os outros casos, o assistente solicita que você especifique se deseja adicionar ou atualizar dados antes de solicitar que você selecione os campos de formulário.
Escolha se deve coletar novos dados ou atualizar dados existentes
Especifique o que você deseja fazer com os dados. O tipo de formulário que você está usando afeta o número de novos registros que um destinatário pode enviar a você em uma única resposta. Ao atualizar dados, o número de registros que devem ser atualizados por um destinatário identifica o número de formulários pré-concluídos que serão incluídos em uma mensagem.
Observação: Para adicionar novos registros, digite os endereços de email na caixa de endereços da mensagem de email quando a mensagem for criada. Para atualizar os dados existentes, os endereços de email dos destinatários devem ser armazenados como um campo na tabela ou consulta subjacente ou em uma tabela relacionada.
Especifique os dados que você deseja coletar
Ao escolher os campos a serem incluídos em seu formulário, não é necessário incluir todos os campos existentes na tabela ou consulta subjacente no formulário. No entanto, as seguintes condições devem ser atendidas:
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Campos necessários: Campos marcados com um símbolo de asterisco (*) são campos necessários. Se você estiver coletando novos registros, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade Required está definida como Sim. Se os campos necessários de qualquer registro estiverem em branco, o Access não adicionará o registro à tabela.
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Tipos de campo sem suporte: Você não poderá incluir determinados tipos de campo no formulário, como, AutoNumber, Attachment, Objeto OLE ou campos de pesquisa multivalidos.
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Campo chave primária: No entanto, o usuário poderá digitar um valor no campo ao adicionar registros; a resposta não será processada se o valor especificado já estiver em uso.
Observação: Para cada campo incluído, em Propriedades de Campo, especifique um rótulo e clique em Somente leitura se você não quiser que o usuário altere os dados nesse campo.
Especificar o processamento automático ou manual de dados
Pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. O processamento automático significa que, quando recebe as respostas, o Outlook e o Access trabalham em conjunto para exportar os dados para as tabelas de destino na sua base de dados. O processamento automático pode poupar tempo e esforço. O processamento manual significa apenas que inicia a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada no Outlook para a tabela de destino no Access.
As respostas são exportadas com êxito para a tabela de destino, desde que as seguintes condições sejam cumpridas no momento em que as respostas chegam à sua caixa de correio:
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O Outlook já tem de estar em execução no seu computador. Se o Outlook não estiver em execução, o processamento é iniciado da próxima vez que iniciar o Outlook.
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O acesso não pode estar protegido por palavra-passe e não deve estar aberto no modo Exclusivo. O nome ou a localização da base de dados não devem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos das tabelas e consultas subjacentes.
Observação: Se o processamento automático falhar, tente corrigir quaisquer problemas e, em seguida, exporte manualmente as respostas que falharam. Todas as respostas que chegam à sua caixa de entrada depois de resolve os problemas continuam a ser processados automaticamente.
Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas
Para especificar uma pasta diferente do Outlook onde as respostas são armazenadas, na página Especificar como pretende processar as respostas do assistente, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Selecionar Pasta , selecione uma pasta diferente ou clique em Novo para criar uma nova pasta.
Se clicar em Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas para alterar ou ajustar as definições de importação, consulte a tabela seguinte para obter informações sobre as opções disponíveis:
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Opção |
Resultado |
|---|---|
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Rejeitar respostas das pessoas a quem não enviou a mensagem |
Selecione esta caixa de marcar se quiser que apenas as respostas enviadas pelos destinatários originais da sua mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Aceitar várias respostas de cada destinatário |
Selecione esta caixa de marcar se quiser que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. A segunda e as respostas subsequentes são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. Observação: Esta definição controla apenas o número de respostas, e não o número de registos numa única resposta, que são processados. Por outras palavras, se enviar um formulário do InfoPath, um utilizador poderá enviar-lhe múltiplos registos numa única resposta e o Access processa automaticamente todos os registos na resposta, mesmo que esta caixa de marcar não esteja selecionada. |
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Permitir apenas atualizações a dados existentes |
Quando os destinatários utilizam um formulário do InfoPath para atualizar dados, podem enviar novos registos para além das atualizações aos registos existentes. Selecione esta caixa de marcar para processar apenas as atualizações aos registos existentes. |
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Número de respostas a processar |
Escreva o número total de respostas (de todos os destinatários) que pretende processar automaticamente. Se quiser que todas as respostas sejam processadas automaticamente, introduza um valor grande, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas após o valor especificado ser atingido são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Data e hora de paragem |
Especifique quando o processamento automático de respostas deve parar para esta mensagem de e-mail. As respostas recebidas após esta data e hora são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
Para alterar estas opções posteriormente, no separador Dados Externos , no grupo Recolher Dados , clique em Gerir Respostas. Na caixa de diálogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados , selecione a mensagem para a qual pretende alterar as definições e, em seguida, clique em Opções de Mensagens. As alterações efetuadas na caixa de diálogo afetam todas as respostas subsequentes que receber para essa mensagem.
Processar respostas manualmente
Para controlar quando e que respostas são processadas, não selecione a opção Processo automático. As respostas serão armazenadas numa pasta especificada no Outlook até selecionar e clicar com o botão direito do rato em cada resposta na pasta e, em seguida, clicar em Exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho.
Em alguns casos, também poderá ter de processar manualmente as respostas que não foram processadas automaticamente.
Lembre-se do seguinte antes de exportar dados
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A base de dados do Access não deve estar aberta no modo exclusivo e o nome ou a localização da base de dados não devem ter sido alterados, uma vez que enviou a mensagem de e-mail.
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Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos das tabelas e consultas subjacentes.
Selecione como pretende especificar os endereços de e-mail dos destinatários
Se estiver a recolher apenas novas informações, pode especificar os endereços de e-mail de duas formas:
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Escreva os endereços de e-mail individualmente na mensagem de e-mail do Outlook ou selecione os endereços de um livro de endereços.
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Utilize o campo de endereço de e-mail na tabela ou consulta da base de dados atual do Access.
Observação: Ao recolher dados para atualizar os registos existentes, não vê esta caixa de diálogo, porque os endereços de e-mail dos destinatários têm de estar primeiro disponíveis como um campo na base de dados.
Introduzir os endereços de e-mail diretamente no Outlook
Se estiver a especificar os destinatários no Outlook, pode pré-visualizar e personalizar a mensagem antes de a enviar. No corpo da mensagem de e-mail, inclui uma breve introdução e um formulário. Recomenda-se que não faça alterações ao formulário. As alterações à estrutura do formulário podem fazer com que a resposta não seja processada.
Utilizar os endereços de e-mail armazenados num campo na base de dados
A opção para selecionar Uma tabela Associada refere-se a tabelas relacionadas. Para ver ou editar relações de tabela na sua base de dados, nas Ferramentas de Base de Dados. no grupo Relações , clique em Relações
Para obter mais informações sobre relações, consulte o artigo Guia para relações entre tabelas.
Rever e especificar a lista de destinatários
O passo principal final envolve pré-visualizar e personalizar a mensagem de e-mail, ajustar a lista de destinatários e, em seguida, enviar a sua mensagem de recolha de dados.
Criar e enviar a mensagem de correio eletrónico
Quando o assistente o informa de que agora pode criar a mensagem de e-mail e lhe mostra como ver status de correio eletrónico com o comando Gerir Respostas, poderão ser apresentadas algumas mensagens de aviso. A tabela seguinte descreve cada aviso e a ação que pode efetuar para resolve-lo:
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Mensagem de aviso |
Descrição |
Olução S |
|---|---|---|
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Alguns registos não contêm um endereço válido no campo de endereço de e-mail especificado. Não serão devolvidos dados para estas linhas. |
O campo de endereço de correio eletrónico que selecionou contém valores nulos. |
Se quiser recolher dados para cada registo, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de e-mail. Em seguida, inicie novamente o assistente. |
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Atualmente, tem um bloqueio exclusivo na base de dados; O processamento automático falhará até que o bloqueio seja libertado. |
Tem a base de dados atualmente aberta em modo exclusivo. |
Se optar por processar automaticamente as respostas, o processamento falha porque o Access não pode adicionar ou atualizar uma base de dados que tenha um bloqueio exclusivo. Fechar e reabrir a base de dados em modo não exclusivo imediatamente após enviar a mensagem |
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Estas mensagens de e-mail podem conter dados de natureza confidencial ou sensível. |
Está a recolher dados para atualizar os registos existentes e o formulário que está prestes a enviar será pré-concluído com dados existentes. |
Se alguns campos de formulário incluírem dados confidenciais, volte ao passo do assistente onde selecionou os campos e remova os campos que contêm dados confidenciais do formulário |
Depois de pré-visualizar e personalizar a mensagem, pode filtrar o campo de endereço de e-mail e selecionar os destinatários. Selecione os endereços de e-mail que pretende utilizar ao selecionar as caixas de marcar correspondentes. Se vir uma caixa de diálogo com endereços de e-mail inválidos, anote os endereços na lista e clique em Sair. Verifique os endereços inválidos, efetue qualquer correção necessária e, em seguida, tente reenviar a mensagem.
