Você acabou de atribuir algumas pessoas a uma tarefa, e a duração da tarefa ficou mais longa, não mais curta do que você esperava. Ou talvez o inverso tenha acontecido. De qualquer forma, você está perplexo. Algumas tarefas, como curar cimento, levam um tempo fixo, não importa como os trabalhadores são atribuídos ao derramamento do cimento. Outros, como a construção de estradas ou software, crescem ou reduzem em suas durações, dependendo das pessoas e dos recursos aplicados a eles.
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Para alterar os tipos de tarefa para refletir melhor essas realidades, clique duas vezes na tarefa, clique em Avançado e altere o tipo de tarefa.
Dica: Para acelerar as coisas, adicione a coluna Tipo de Tarefa a uma exibição de planilha. Clique com o botão direito do mouse em um título de coluna e clique em Inserir Coluna.
Examine mais de perto os tipos de tarefa
Como os tipos de tarefa alteram sua agenda
O project usa uma fórmula de agendamento que relaciona os três valores de trabalho, duração e unidades de atribuição:
Trabalho = Duração x Unidades
A configuração do tipo de uma tarefa permite que você "corrija" (ou torne imutável) um desses valores. Corrigir um dos valores coloca uma prioridade nesse valor informando ao Project para não alterá-lo quando os outros dois valores forem alterados. Isso se aplica a tarefas agendadas automaticamente e manualmente.
Aqui está uma tabela útil para ajudar a manter todas as partes móveis da fórmula de agendamento em mente.
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Em uma |
Se você revisar as unidades |
Se você revisar a duração |
Se você revisar o trabalho |
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Tarefa de unidades fixas |
A duração é recalculada. |
O trabalho é recalculado. |
A duração é recalculada. |
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Tarefa de trabalho fixo |
A duração é recalculada. |
As unidades são recalculadas. |
A duração é recalculada. |
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Tarefa de duração fixa |
O trabalho é recalculado. |
O trabalho é recalculado. |
As unidades são recalculadas. |
Vamos examinar os três tipos de tarefa mais de perto. A correção de um desses valores oferece um controle poderoso sobre sua agenda. Mas antes de ler, verifique se você entende a diferença entre os três pilares do agendamento do Projeto: trabalho, duração e unidades e como eles se relacionam entre si. Para uma atualização rápida, leia Como o Projeto agenda tarefas: Bastidores.
Pessoas tropeçar nisso o tempo todo, então não desanime se você não conseguir imediatamente. Dominá-lo ajudará a aumentar sua experiência como gerente de projeto depois que você entender como controlar as durações da tarefa com tipos de tarefa.
A tabela a seguir resume o tipo de tarefa e o impacto na agenda.
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Tipo de tarefa |
Impacto na agenda |
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Unidades fixas |
Essa configuração pressupõe que o número de pessoas atribuídas à tarefa (unidades) seja conhecido e você não deseja que ela seja alterada, mesmo que a duração seja alterada. Quando o trabalho é alterado em uma tarefa, a duração muda, mas não o número de pessoas. Esses tipos de tarefa refletem a maioria das realidades da tarefa em qualquer projeto. Exemplo: você tem uma pessoa atribuída para gravar um relatório que deve levar apenas duas horas para gravar. Se você decidir que a realidade do trabalho neste relatório é que as duas horas precisam ser espalhadas ao longo de dois dias no calendário, você poderá alterar a duração para dois dias , sem alterar o número de pessoas atribuídas para gravar o relatório. Afinal, você provavelmente não quer mais de duas pessoas escrevendo o relatório de qualquer maneira. Em outras palavras, você deseja que o número de unidades (a única pessoa) permaneça o mesmo. Observação: Essa é a configuração que o Project normalmente coloca em tarefas. Para alterar essa configuração padrão, clique em Opções > Arquivo > Agendar e selecione um tipo de tarefa diferente na lista Tipo de Tarefa Padrão. |
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Trabalho fixo |
Essa configuração pressupõe que o trabalho não seja alterado, mesmo depois de alterar durações ou adicionar pessoas. Use essa configuração se quiser controlar a duração das tarefas adicionando ou removendo pessoas. Exemplo: leva 300 horas para projetar um grande jardim como parte de um projeto habitacional. E você quer que o jardim seja construído o mais rápido possível, para que você comece a atribuir mais jardineiros ao trabalho (tarefa). A duração da tarefa de jardim diminuirá à medida que você adicionar mais pessoas. Observação: Você não pode alterar a configuração orientada pelo esforço para uma tarefa de trabalho fixo. O Project não considera tarefas de trabalho fixas como com valores de trabalho flexíveis e, portanto, sempre orientadas ao esforço. Você pode alterar a configuração orientada pelo esforço para tipos de tarefa. |
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Duração fixa |
Essa configuração pressupõe que a duração não seja alterada, mesmo quando mais pessoas são atribuídas à tarefa. Use essa configuração se você tiver uma duração em mente para uma tarefa antes de saber outras informações sobre a tarefa. Exemplo : uma reunião semanal status pode levar uma hora. Defina essa tarefa como de duração fixa, caso contrário, à medida que você atribui pessoas à tarefa, a duração da reunião diminuirá. E todos nós sabemos que adicionar pessoas a reuniões não é provável que diminua seu comprimento (isso poderia até torná-los mais longos!) |
Um exemplo real de controle do tempo das tarefas
Os três cenários a seguir demonstram o efeito de ondulação (e, portanto, controlar) que os tipos de tarefa têm sobre o tempo das tarefas ao longo da agenda.
Cenário um: alterando o tipo de tarefa para unidades fixas
Digamos que você tenha uma tarefa de unidades fixas, com uma pessoa em tempo integral disponível por 8 horas por dia. Além disso, você configurou a tarefa com uma duração de 10 dias e 80 horas de trabalho.
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O que você muda |
O que o Project faz |
|---|---|
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Adicionar um recurso em tempo integral |
O projeto recalcula a duração da tarefa. Agora a tarefa tem 2 unidades atribuídas, com uma duração de 5 dias e 80 horas de trabalho. |
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Aumentar a duração |
Se você tiver 8 dias para concluir a tarefa em vez de 10, o Project recalculará o trabalho da tarefa. A tarefa agora tem uma duração de 8 dias, com 64 horas de trabalho e uma unidade de recurso. |
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Alterar o trabalho |
Se a tarefa levar 20 horas de trabalho adicional, o Project recalculará a duração da tarefa. A tarefa agora tem 100 horas de trabalho, com duração de 12,5 dias e 1 unidade de recurso. |
Cenário dois: Alteração do tipo de tarefa para trabalho fixo
Agora você faz da mesma tarefa uma tarefa de trabalho fixo. Isso significa que a tarefa pode levar apenas a quantidade de trabalho que você especifica: não mais, nem menos. Lembre-se de que a tarefa tem uma pessoa em tempo integral disponível por 8 horas por dia e tem uma duração de 10 dias com 80 horas de trabalho.
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O que você muda |
O que o Project faz |
|---|---|
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Adicionar um recurso em tempo integral |
O projeto recalcula a duração da tarefa. Agora a tarefa tem 2 unidades atribuídas, com uma duração de 5 dias e 80 horas de trabalho. |
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Aumentar a duração |
Se você tiver 8 dias para concluir a tarefa em vez de 10, o Project recalculará novamente as unidades de recursos da tarefa. Para que a tarefa seja feita em 80 horas durante 8 dias, devem ser atribuídas 1,25 unidades de recurso. A unidade de recursos atribuída atualmente à tarefa está alocada em 125%. Você precisa atribuir outra pessoa para responder pela alocação adicional de 25%. |
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Alterar o trabalho |
Se a tarefa levar 20 horas de trabalho adicional, o Project recalculará a duração da tarefa. A tarefa tem agora 100 horas de trabalho, com uma duração de 12,5 dias e 1 unidade de recurso. |
Cenário 3: alterando o tipo de tarefa para a duração fixa
Por fim, digamos que você transforme a mesma tarefa em uma tarefa de duração fixa. Isso significa que a tarefa deve ser concluída na duração especificada. Novamente, a tarefa tem uma pessoa em tempo integral disponível por 8 horas por dia e tem uma duração de 10 dias com 80 horas de trabalho.
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O que você muda |
O que o Project faz |
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Adicionar um recurso em tempo integral |
O projeto recalcula o trabalho atribuído a cada recurso. Quando apenas uma pessoa foi atribuída à tarefa, esse recurso tinha 80 horas de trabalho para ser concluído. Quando você atribui outra pessoa à tarefa, cada recurso tem 40 horas de trabalho para concluir durante os mesmos 10 dias de duração, para um total de 80 horas de trabalho. Ao adicionar outra unidade de recursos, você também revisa a alocação de ambas as unidades para 50%, tornando ambas disponíveis para trabalhar 50% em outras tarefas. |
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Aumentar a duração |
Se você tiver 8 dias para concluir a tarefa em vez de 10, o Project recalculará o trabalho da tarefa. A tarefa agora tem uma duração de 8 dias, com 64 horas de trabalho e uma unidade de recurso. |
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Alterar o trabalho |
Se, a tarefa levar 20 horas de trabalho adicional, o Project recalculará as unidades de recursos da tarefa para que o trabalho adicional ainda possa ser concluído dentro da duração de 10 dias. A tarefa tem agora 100 horas de trabalho, com uma duração de 10 dias e 1,25 unidade de recurso. A unidade de recursos atribuída atualmente à tarefa está alocada em 125%. Você precisa atribuir outra pessoa à tarefa para responder pela alocação adicional de 25%. |
Observação: Como as atribuições de recursos de custo não têm valores para trabalho ou unidades, esses valores não serão recalculados quando a data de início ou a data de término de uma tarefa for modificada. As datas também nunca são recalculadas para uma atribuição de recurso de custo, pois você não pode modificar o trabalho ou as unidades.
