Como fechar o ano fiscal na Contabilidade de Pequenas Empresas 2006, no Accounting Express e na Contabilidade Professional

Etapa 1: executar manualmente algumas tarefas de fim de ano

Antes de fechar o ano fiscal, execute manualmente as seguintes tarefas:

• Limpar despesas pré-pagas

• Reconciliar contas bancárias

• Reconciliar contas de cartão de crédito

• Depreciações de registro

• Ajustar inventário

Etapa 2: Ajustar entradas de diário

Faça os seguintes ajustes nas entradas do diário:

• Corrija quaisquer erros que ocorreram quando você registrou uma transação.

• Atribua receita ao período em que a receita foi obtida.

• Atribua despesas ao período em que as despesas ocorreram.

Para fazer ajustes nas entradas do diário, clique em Nova Entrada de Diário no menu Empresa.

Etapa 3: Examinar o banco de dados para ver se há erros

OBSERVAÇÕES

• Certifique-se de que ninguém tenha o banco de dados da empresa aberto.

• Execute esta etapa no computador no qual o banco de dados está localizado.

Para examinar erros no banco de dados, siga estas etapas:

1. Inicie o Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional e abra qualquer banco de dados da empresa, exceto o que você deseja examinar.

2. No menu Arquivo, aponte para
   Utilitáriose clique em Utilitários de Dados.

3. Clique na guia Ferramentas Avançadas e clique em Reparar.

4. Selecione o banco de dados que você deseja examinar para ver se há erros e clique em Reparar.

5. Se você receber uma mensagem informando que todas as conexões com o banco de dados serão fechadas, clique em Sim.

6. Se nenhum erro for encontrado, clique em OK. Se os erros são encontrados, revise-os e, em seguida, faça quaisquer ajustes necessários.

7. Clique em Fechar duas vezes.

Etapa 4: Fazer o back up do banco de dados da empresa antes de fechar o ano fiscal

Observação

• Certifique-se de que ninguém tenha o banco de dados da empresa aberto, exceto no computador no qual o banco de dados está localizado.

• Execute esta etapa no computador no qual o banco de dados está localizado.

Para fazer o back up do banco de dados da empresa, siga estas etapas:

1. Inicie o Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional e abra o banco de dados da empresa que você deseja fazer o back-up.

2. No menu Arquivo, aponte para
   Utilitáriose clique em Utilitários de Dados.

3. Na guia Ferramentas Básicas, clique em
   Backup.

4. Clique em Navegar.

5. Digite um nome para o arquivo e clique em
   Salvar.
   
   Observação O tipo de arquivo padrão é Arquivo de Backup Compactado (*.zip). O local padrão do arquivo está no seguinte caminho:

   Meus Documentos\Contabilidade de Pequenas Empresas\Backups

6. Se você quiser restringir o acesso ao backup, digite uma senha na caixa Senha e digite a senha novamente na caixa Verificar senha.

7. Clique em OK.

8. Quando você receber a mensagem de que o backup foi concluído com êxito, clique em OK.

9. Clique em Fechar.

Etapa 5: imprimir um relatório de saldo de avaliação antes de fechar o ano fiscal

Insira todas as transações do ano antes de imprimir o relatório de Saldo de Avaliação. Se você inserir transações adicionais mais tarde, deverá imprimir um novo Saldo de Avaliação. Este relatório lista todas as contas e saldos a partir de uma data específica.

1. No menu Relatórios, aponte para
   Empresa e Financeiroe clique em Saldo de Avaliação.

2. Na lista Como da barra de ferramentas, clique em
   Personalizado.

3. Na caixa Data, digite a data que você deseja ou selecione a data no calendário.

4. No menu Exibir, clique em Atualizar relatório.

5. No menu Arquivo, clique em
   Imprimir.

Etapa 6: Imprimir instruções financeiras de fim de ano necessárias

As demonstrações financeiras mais comuns são as seguintes:

• Balance Sheet

• Lucro e perda

• Instrução Cash Flow

Para localizar esses relatórios, aponte para Empresa e Finanças no menu Relatórios e clique no relatório que você deseja.

• Imprima o relatório do Balanço do último dia do ano fiscal. Para definir a data, selecione os valores corretos na lista Como De e na
  lista Data na barra de ferramentas. Na lista Base de Relatório, selecione
  Cash ou Accrual, dependendo do método contábil usado pela empresa.

• Para o relatório De lucros e perdas, selecione um intervalo de datas que corresponda ao primeiro e último dia do ano fiscal. Para fazer isso, selecione os valores corretos na lista Intervalo de Datas, na lista De e na
  lista
  Para na barra de ferramentas. Na lista Base de Relatório, selecione
  Caixa ou Accrual, dependendo do método contábil usado pela empresa.

• Para o relatório de Flow caixa, selecione um intervalo de datas que corresponda ao primeiro e último dia do ano fiscal. Para fazer isso, selecione os valores corretos na lista Intervalo de Datas, na lista De e na lista Para na barra de ferramentas.

Etapa 7: Configurar um novo ano fiscal

Você deve configurar um novo ano fiscal para que esteja preparado para inserir transações para o próximo ano.

1. No menu Empresa, clique em Gerenciar Ano Fiscal.

2. Clique em Novo Ano Fiscal. Uma data padrão preenche a caixa Início do ano fiscal. Essa data se baseia na última data do ano fiscal anterior. Não é possível alterar essa data.

3. Na caixa Fechar do ano fiscal, digite o último dia do próximo ano fiscal ou selecione a data do calendário.

4. Clique em OK.

Etapa 8: Fechar o ano fiscal

Você pode ter um número ilimitado de anos fiscais abertos. Quando você fecha anos fiscais, deve fechar-los em ordem cronológica. Quando você fecha um ano fiscal, as seguintes atividades ocorrem:

• As Contas do Balanço são totais e o saldo é levado para frente como o saldo inicial do próximo ano.

• Entradas de diário são criadas para zerar todas as contas de receita e despesas. A diferença é postada na conta Lucros Mantidos.

• O status do ano fiscal está definido como fechado.

Para fechar o ano fiscal, siga estas etapas:

1. No menu Empresa, clique em Gerenciar Ano Fiscal.

2. Na lista Lista de Períodos, selecione o ano que você deseja fechar e clique em Fechar Ano Fiscal.

3. Se você for solicitado a mover o lucro líquido para a conta Lucros Mantidos, clique em Sim.

Etapa 9: imprimir um relatório de saldo de avaliação após fechar o ano fiscal

Para imprimir o relatório de Balanceio de Avaliação, siga estas etapas:

1. No menu Relatórios, aponte para
   Empresa e Financeiroe clique em Saldo de Avaliação.

2. Na caixa Como de, clique em
   Personalizado.

3. Na caixa Data, digite o primeiro dia do próximo ano fiscal ou selecione a data do calendário.

4. No menu Exibir, clique em Atualizar relatório.

5. No menu Arquivo, clique em
   Imprimir.

6. Compare este relatório com o relatório de Saldo de Avaliação que você criou na seção "Imprimir um relatório de saldo de avaliação antes de fechar o ano fiscal". Verifique o seguinte:
   

   • O saldo é encaminhado para o próximo ano.

   • Os saldos das contas de receita e despesas são zero e a diferença é postada na conta Lucros Mantidos.

   • O total de débitos e o total de créditos no relatório de Saldo de Avaliação que você imprimiu depois de fechar o ano fiscal corresponde ao total de débitos e ao total de créditos no relatório de Saldo de Avaliação que você imprimiu antes de fechar o ano fiscal.

7. Se você deve ajustar entradas, clique em Nova Entrada de Diário no menu Empresa.

Etapa 10: Fazer o back up do banco de dados da empresa após fechar o ano fiscal

Observação

• Certifique-se de que ninguém tenha o banco de dados da empresa aberto.

• Execute esta etapa no computador no qual o banco de dados está localizado.

Para fazer o back up do banco de dados da empresa, siga estas etapas:

1. Inicie o Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional e abra o banco de dados da empresa que você deseja fazer o back-up.

2. No menu Arquivo, aponte para
   Utilitáriose clique em Utilitários de Dados.

3. Na guia Ferramentas Básicas, clique em
   Backup.

4. Clique em Navegar.

5. Digite um nome para o arquivo e clique em
   Salvar.
   
   Observação Use um nome de arquivo diferente do que você usou ao criar o arquivo de backup antes de fechar o ano fiscal. O tipo de arquivo padrão é Arquivo de Backup Compactado (*.zip). O local padrão do arquivo está no seguinte caminho:

   Meus Documentos\Contabilidade de Pequenas Empresas\Backups

6. Se você quiser restringir o acesso ao backup, digite uma senha na caixa Senha e digite a senha novamente na caixa Verificar senha.

7. Clique em OK.

8. Quando você receber a mensagem de que o backup foi concluído com êxito, clique em OK.

9. Clique em Fechar.

Perguntas frequentes (perguntas frequentes)

P1: Posso salvar uma transação se fechei o ano fiscal? As transações podem ser salvas em um ano fechado?

A1: Você não pode salvar uma transação depois de fechar o ano. No entanto, você pode reabrir o ano e salvar uma transação. Se você reabrir um ano que não seja o ano atual, será necessário reabrir esse ano e todos os anos fechados intermediados em ordem cronológica inversa, começando com o ano mais recente e trabalhando para trás. Depois de fazer alterações, você deve fechar todos os anos abertos em ordem cronológica começando com o ano mais antigo e trabalhando para frente.

Para reabrir um ano fechado, você deve ser atribuído ou conectado como uma das seguintes funções:

• Proprietário na Contabilidade de Pequenas Empresas 2006, no Accounting Express, ou em Contabilidade Professional

• Contador na Contabilidade de Pequenas Empresas 2006, no Accounting Express, ou em Contabilidade Professional

• Administrador no computador que está executando o Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional

P2: Quantos anos fiscais posso manter aberto?

A2: Não há limite para o número de anos fiscais que você pode manter aberto.

P3:Preciso fechar um ano fiscal antes do primeiro dia do próximo ano fiscal?

A3: Você pode fechar um ano fiscal a qualquer momento após o último dia do ano. No entanto, até que você feche um ano fiscal, o saldo de abertura das contas do Balance Sheet não avançará para o novo ano. Além disso, as contas de despesas não serão zeradas e a diferença não será aplicada à conta lucros retidos.

P4:O que acontece com uma conta inativa quando eu fechar um ano fiscal?

A4: Se você tiver uma conta inativa ao fechar o ano fiscal, o status da conta não mudará. Isso é verdadeiro independentemente de a conta inativa ter um saldo.

P5:How do I view the journal entry that represents the income and expense accounts that were zeroed out and then posted to the Retained Earnings account?

A5: Para exibir a entrada do diário, siga estas etapas:

1. No menu Empresa, aponte para
   Listas de Empresase clique em Gráfico de Contas.

2. Na lista Gráfico de Contas, clique duas vezes na conta Lucros Retidos para abrir o
   Registro de Conta.

3. Clique duas vezes na linha que atenda aos seguintes critérios:
   

   • A data é o último dia do ano fiscal fechado

   • A descrição da caixa Memorando é Fechamento do Ano
     Fiscal.