Criar uma consulta seleção simples

Benefícios de usar uma consulta

Uma consulta permite que você:

• Exiba dados apenas dos campos que deseja visualizar. Ao abrir uma tabela, você pode ver todos os campos. Uma consulta é uma maneira conveniente de salvar uma seleção de campos.

  Observação: Uma consulta apenas aponta aos dados, não os armazena. Ao salvar uma consulta, você não está salvando uma cópia dos dados.

• Combinar dados de várias origens de dados. Normalmente, uma tabela só apresenta os dados que armazena. Uma consulta permite-lhe escolher campos de várias origens e especificar como as informações devem ser combinadas.

• Use expressões como campos. Por exemplo, você pode usar a função Data como um campo ou usar a função Formatar com um campo para controlar a forma com a qual os dados do campo são formatados nos resultados da consulta.

• Exiba registros que atendam aos critérios especificados por você. Ao abrir uma tabela, você pode ver todos os registros. Uma consulta é uma maneira conveniente de salvar uma seleção de registros.

Etapas básicas para criar uma consulta seleção

Você pode criar uma consulta seleção usando o Assistente de Consulta ou trabalhando no modo Design. Alguns elementos de design não estão disponíveis quando você usa o assistente, mas você pode adicionar esses elementos mais tarde usando o modo Design. Embora os dois métodos sejam um pouco diferentes, as etapas básicas são essencialmente as mesmas:

1. Escolha as tabelas ou consultas que você deseja usar como fontes de dados.

2. Especifique os campos que você deseja incluir das fontes de dados.

3. Opcionalmente, especifique critérios para limitar os registros que a consulta retorna.

Depois de criar uma consulta selecionar, execute-a para ver os resultados. Para executar uma consulta selecionar, abra-a na vista Folha de Dados. Se você salvar a consulta, poderá reutilizá-la sempre que for necessário, por exemplo, como uma fonte de dados para um formulário, relatório ou outra consulta.

Antes de começar

Se você usar campos de fontes de dados que não estão relacionados entre si, o Assistente de Consulta perguntará se você deseja criar relações. O assistente abrirá a janela Relações, mas você deverá reiniciar o assistente se editar uma relação. Portanto, antes de executar o assistente, considere criar todos os relacionamentos dos quais sua consulta precisa.

Para obter mais informações sobre como criar relações de tabela, consulte Guia para relações de tabelas.

Usar o Assistente de Consulta

1. No separador Criar , no grupo Consultas , selecione Assistente de Consultas.

   

2. Na caixa de diálogo Nova Consulta , selecione Assistente de Consultas Simples e, em seguida, selecione OK.

3. Em seguida, adicione campos. Você pode adicionar até 255 campos de até 32 tabelas ou consultas.

   Para cada campo, execute estas duas etapas:

   1. Em Tabelas/Consultas, selecione a tabela ou consulta que contém o campo.

   2. Em campos disponíveis, clique duas vezes no campo para adicioná-lo à lista Campos Selecionados. Se quiser adicionar todos os campos à consulta, selecione o botão com as setas duplas para a direita (>>).

   3. Quando tiver adicionado todos os campos que pretende, selecione Seguinte.

      

4. Se não adicionou nenhum número de campos (campos que contêm dados numéricos), avance para o passo 9. Se você adicionou todos os campos números, o assistente perguntará se você deseja que a consulta retorne detalhes ou dados de resumo.

   Siga um desses procedimentos:

   1. Se quiser ver registos individuais, selecione Detalhe e, em seguida, selecione Seguinte. Pule para a etapa 9.

   2. Se quiser ver dados numéricos resumidos, como médias, selecione Resumo e, em seguida, selecione Opções de Resumo.

      

5. Na caixa de diálogo Opções de Resumo, especifique quais campos você deseja resumir e como você deseja resumir os dados. Somente campos numéricos são listados.

   Para cada campo numérico, escolha uma das funções a seguir:

   1. Soma    A consulta retorna a soma de todos os valores do campo.

   2. Méd    A consulta retorna a média dos valores do campo.

   3. Mín    A consulta retorna o menor valor do campo.

   4. Máx    A consulta retorna o maior valor do campo.

   

6. Se você quiser que os resultados da consulta incluam uma contagem dos registros em uma fonte de dados, marque a caixa de seleção Contar registros no nome da fonte de dados apropriada.

7. Selecione OK para fechar a caixa de diálogo Opções de Resumo .

8. Se não adicionou um campo de data/hora à consulta, avance para o passo 9. Se você adicionou um campo de data e hora à consulta, o Assistente de Consulta perguntará como você deseja agrupar os valores de data. Por exemplo, suponha que você tenha adicionado um campo numérico ("preço") e um campo de data/hora ("hora_transação") à sua consulta e especificado na caixa de diálogo Opções de Resumo para ver o valor médio de campo numérico "Preço". Como você incluiu um campo de data/hora, é possível calcular valores resumidos para cada valor de data e hora exclusivo, para cada dia, mês, trimestre ou ano.

   

   Selecione o período de tempo que pretende utilizar para agrupar os valores de data/hora e, em seguida, selecione Seguinte.

   Observação: No modo Design, você pode usar uma expressão para o grupo pelo período de tempo que desejar, mas o assistente só oferece essas opções.

9. Na última página do assistente, atribua um título à consulta, especifique se pretende abrir ou modificar a consulta e, em seguida, selecione Concluir.

   Se você optar por abrir a consulta, ela exibirá os dados selecionados no modo Folha de Dados. Se você optar por modificar a consulta, ela será aberta no modo Design.

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Junções automáticas

Quando você adiciona as fontes de dados, se as fontes já tiverem relações definidas entre elas, essas relações serão adicionadas automaticamente à consulta como junções. As junções especificam como os dados de fontes relacionadas devem ser combinados. Access também cria automaticamente uma associação entre duas tabelas se tiverem campos com tipos de dados compatíveis e um campo for uma chave primária.

Poderá querer ajustar as associações que Access cria. Access determina o tipo de associação a criar com base na relação que a associação representa. Se Access cria uma associação, mas não existe uma relação definida, Access cria uma associação interna.

Se Access criar automaticamente as associações corretas ao adicionar as origens de dados, pode avançar para o Passo 3: Adicionar campos de saída.

Usar a mesma fonte de dados várias vezes

Em alguns casos, quer associar duas cópias da mesma tabela ou consulta, denominada associação automática, que combina registos da mesma tabela quando existem valores correspondentes nos campos associados. Por exemplo, digamos que você tenha uma tabela de funcionários na qual o campo Supervisor para cada registro de funcionário exibe a ID do gerente em vez do nome. Você poderia usar uma autojunção para exibir o nome do gerente em cada registro de funcionário.

Quando adiciona uma origem de dados uma segunda vez, Access acrescenta _1 ao nome da segunda instância. Por exemplo, se você adicionar a tabela Funcionários duas vezes, a segunda instância será nomeada Funcionários_1.

Adicionar uma junção

• Para adicionar uma junção, arraste um campo de uma fonte de dados para um campo correspondente na outra fonte de dados.

  Access apresenta uma linha entre os dois campos para mostrar que foi criada uma associação.

  

Alterar uma junção

1. Clique duas vezes na junção que você deseja alterar.

   A caixa de diálogo Propriedades da Junção aparece.

   

2. Verifique as três opções na caixa de diálogo Propriedades da Junção.

3. Clique na opção que você deseja usar e clique em OK.

Depois que as junções estiverem prontas, adicione campos de saída — campos com os dados que você deseja nos resultados da consulta.

Usar uma expressão como um campo de saída

Se quiser efetuar cálculos ou utilizar uma função para produzir a saída da consulta, pode utilizar uma expressão como um campo de saída. Uma expressão pode usar dados de qualquer uma das fontes de dados de consulta, além das funções, como Formato ou EmSeq e pode conter constantes e operadores aritméticos.

1. Em uma coluna vazia da grade de design da consulta, clique com o botão direito do mouse na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalhos.

2. Na caixa Zoom, digite ou cole a expressão. Preceda a expressão com o nome que você deseja usar para a saída da expressão, seguido por dois-pontos. Por exemplo, para rotular a expressão "Última atualização", inicie a expressão com Última atualização:.

   Observação: É possível fazer uma grande variedade de coisas usando expressões. O escopo deste arquivo não fornece uma explicação completa sobre expressões. Para obter mais informações sobre como criar as expressões, confira o artigo Criar uma expressão.

Especificar critérios para um campo de saída

1. Na grade de design da consulta, na linha Critérios do campo que tem valores que você deseja limitar, digite uma expressão que os valores do campo devam atender para serem incluídos nos resultados. Por exemplo, se você quiser limitar uma consulta para somente os registros nos quais o valor do campo Cidade é Las Vegas, digite Las Vegas na linha Critérios desse campo.

   Para ver muitos exemplos de critérios de consulta com vários tipos de dados, confira o artigo Exemplos de critérios de consulta.

2. Especifique quaisquer critérios alternativos na linha Ou, abaixo da linha Critérios.

   Se você especificar critérios alternativos, um valor de campo poderá atender a qualquer um dos critérios listados e ser incluído nos resultados da consulta.

Critérios com vários campos

Você pode usar critérios com vários campos. Quando você fizer isso, todos os critérios uma determinada linha Critérios ou Ou deverão ser verdadeiros para que o registro seja incluído.

Especificar critérios usando um campo que não deseja incluir na saída

Você pode adicionar um campo no design da sua consulta e não incluir os dados do campo na saída da consulta. Faça isso se quiser usar os valores do campo para limitar os resultados da consulta, mas não quiser ver os valores do campo.

1. Adicione o campo à grade de design.

2. Desmarque a caixa de seleção na linha Mostrar do campo.

3. Especifique critérios como faria para um campo de saída.