Definir a fonte de registro de um relatório

Para escolher a fonte de dados de um relatório, abra o relatório no Modo Layout e pressione Alt + Enter para abrir a folha de propriedades. Clique no quadrado logo abaixo da guia do objeto de relatório para selecionar o relatório inteiro e, em seguida, na folha de propriedades, na guia Dados, clique em Fonte de Registro para selecionar a propriedade. Em seguida, pode definir a origem de registos ao selecionar um item da lista ou ao clicar na para abrir a vista Estrutura da consulta, onde pode criar a origem de registos como faria com qualquer consulta.

A fonte de registro de um relatório determina quais campos do banco de dados podem ser exibidos no relatório. Em um banco de dados relacional, geralmente os dados relacionados estão espalhados por várias tabelas. Por exemplo, as informações sobre clientes estão armazenadas em uma tabela, enquanto as informações sobre pedidos estão armazenadas em outra tabela. Os relatórios proporcionam-lhe uma forma flexível de "voltar a montar" os dados e apresentá-lo da forma que pretende e pode ser otimizado para impressão. Para obter mais informações sobre fontes de registro, consulte o restante deste artigo. Para obter uma visão geral dos relatórios, consulte o artigo Introdução aos relatórios no Access.

Neste artigo

• Diferentes tipos de fontes de registro

  • Tabela
  • Consulta nomeada
  • Consulta inserida

• Como as ferramentas de relatório criam fontes de registro

• Trabalhar com fontes de registro

  • Converter uma fonte de registro em uma consulta inserida

    • Método 1: Clicar no botão Construir
    • Método 2: Adicionar um campo de uma tabela relacionada usando a lista de campos
    • Método 3: Copiar e colar SQL de uma consulta nomeada
    • Método 4: Copiar e colar SQL de outro formulário ou relatório

  • Editar uma consulta inserida

• Salvar uma consulta inserida como uma consulta nomeada

Diferentes tipos de fontes de registro

Tabela

Se todos os campos de que você precisa estiverem em uma única tabela, você poderá utilizá-la como a fonte de registro do relatório. Se os campos necessários estiverem contidos em duas ou mais tabelas, será preciso garantir que as tabelas possam ser unidas logicamente por algum tipo de valor comum e, em seguida, criar uma consulta nomeada ou uma consulta inserida a ser usada como a fonte de registro.

Consulta nomeada

Uma consulta nomeada, geralmente chamada simplesmente de consulta, é uma consulta que foi salva como um objeto do banco de dados. Você pode usar uma consulta nomeada como uma fonte de registro para vários formulários ou relatórios. Porém, as alterações no design da consulta afetarão todos os formulários e relatórios que a usam como uma fonte de registro. Além disso, é relativamente fácil eliminar uma consulta com nome, que quebra quaisquer formulários ou relatórios que a utilizem.

Consulta inserida

Uma consulta inserida é uma consulta que é armazenada na propriedade Fonte de Registro de outro objeto. Uma vez que uma consulta incorporada não é um objeto separado, é menos provável que divida o relatório ao eliminar ou modificar acidentalmente a consulta. A criação de uma consulta incorporada é recomendada se quiser que a consulta seja dedicada apenas ao relatório (por outras palavras, não vai querer partilhar a consulta com outros objetos).

Por padrão, são criadas consultas inseridas quando são usadas as ferramentas Design de Relatório, Relatório em Branco ou Rótulos, descritas na próxima seção. Consultas inseridas também são criadas pelo Assistente de Relatório, desde que sejam selecionados dados de mais de uma tabela para o relatório. Se você só selecionar dados de uma tabela, o Assistente de Relatório associará o relatório diretamente a essa tabela.

Você também pode criar uma consulta inserida copiando a instrução SQL de uma consulta nomeada que esteja aberta no Modo SQL e colando a instrução SQL na propriedade Fonte de Registro de um relatório. Para abrir uma consulta nomeada no Modo SQL:

1. Clique com o botão direito do mouse na consulta no Painel de Navegação e clique em Modo Design.
2. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Modo de Exibição e clique em Modo SQL.

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Como as ferramentas de relatório criam fontes de registro

Para criar um relatório no Access, você clica em uma das ferramentas do grupo Relatórios, na guia Criar. Dependendo de como você usa as ferramentas, cada uma delas cria um dos três tipos de fonte de registro descritos na seção anterior.

A tabela a seguir descreve o que cada ferramenta de relatório faz e que tipos de fonte de registro são criados por padrão.

Ferramenta	Descrição	Tipo de fonte de registro padrão
Relatório	Cria um relatório tabular simples contendo todos os campos da fonte de dados.	Tabela ou consulta nomeada, o que você deve selecionar no Painel de Navegação antes de clicar na ferramenta.
Design de Relatório	Abre um relatório em branco no Modo Design, ao qual você pode adicionar apenas os campos e controles desejados.	Consulta inserida, se você arrastar campos do painel de tarefas Lista de Campos para o relatório. Também é possível selecionar uma tabela ou consulta nomeada na lista suspensa Fonte de Registro na Folha de Propriedades.
Relatório em Branco	Abre um relatório em branco no Modo Layout e exibe o painel de tarefas Lista de Campos. À medida que você arrasta campos da Lista de Campos para o relatório, o Access cria uma consulta inserida e a armazena na propriedade Fonte de Registro do relatório.	Consulta inserida, se você arrastar campos do painel de tarefas Lista de Campos para o relatório. Também é possível selecionar uma tabela ou consulta nomeada na lista suspensa Fonte de Registro na Folha de Propriedades.
Assistente de Relatório	Exibe um assistente com várias etapas, o qual permite especificar campos, níveis de agrupamento/classificação e opções de layout. O assistente cria um relatório com base nas seleções que você faz.	Consulta inserida, se você selecionar campos de mais de uma tabela. Caso você selecione apenas campos de uma única tabela, o Access usará essa tabela como a fonte de registro.
Rótulos	Exibe um assistente que permite selecionar tamanhos de etiqueta padrão ou personalizados, além de quais campos você deseja exibir e como deseja classificá-los. O assistente cria o relatório de etiquetas com base nas seleções que você faz.	Tabela ou consulta nomeada, o que você deve selecionar antes de clicar na ferramenta.

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Trabalhar com fontes de registro

Converter uma fonte de registro em uma consulta inserida

Qualquer relatório que esteja associado a uma tabela ou consulta nomeada pode ser modificado para, em vez disso, ficar associado a uma consulta inserida. Conforme mencionado acima, isso pode facilitar a manutenção do banco de dados, pois os relatórios se tornam mais autocontidos e menos dependentes de outros objetos. Dependendo do tipo atual de fonte de registro, use um dos seguintes métodos para convertê-lo em uma consulta inserida:

Método 1: Clicar no botão Construir

Se a propriedade Fonte de Registro for um nome de tabela, você poderá criar rapidamente uma consulta inserida, clicando no botão Construir na caixa da propriedade Fonte de Registro.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que você deseja modificar e clique em Modo Layout.

2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do relatório e clique em Propriedades do Relatório.

3. No separador Tudo , clique na caixa de propriedade Origem dos Registos e, em seguida, clique na imagem do botão .

4. O Access pergunta se você quer criar uma consulta baseada na tabela. Clique em Sim para continuar.

   O Access abre o Construtor de Consultas e adiciona a tabela que estava originalmente na propriedade Fonte do Controle.

5. Adicione campos à grade da consulta, clicando duas vezes em cada nome de campo desejado no relatório. Isso deve ser feito para todos os campos que você queira exibir no relatório.

6. Para adicionar campos de tabelas ou consultas relacionadas:

   1. No separador Estrutura , no grupo Configuração da Consulta , clique em Adicionar Tabelas (Mostrar Tabela no Access).

   2. Selecione a tabela ou consulta que pretende adicionar.

   3. Assegure-se de adicionar tabelas e consultas que estejam unidas de forma lógica. Por exemplo, o campo ID da tabela Cliente provavelmente tem uma linha de junção que o conecta ao campo IDCliente da tabela Pedidos. Você pode criar linhas de junção arrastando um nome de campo de uma tabela ou consulta para um nome de campo em outra tabela ou consulta.

      Para saber mais sobre como criar consultas, confira o artigo Introdução às consultas.

   4. Adicione campos à grade da consulta, clicando duas vezes em cada nome de campo desejado no relatório. Isso deve ser feito para todos os campos que você queira exibir no relatório.

7. Para testar a consulta:

   1. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Modo de Exibição e clique em Modo de Exibição de Folha de Dados.
   2. Para retornar ao Modo Design, na guia Design, no grupo Resultados, clique em Modo de Exibição e clique em Modo Design.

8. Quando estiver satisfeito de que os dados retornados pela consulta são aqueles que você deseja para seu relatório, na guia Design, no grupo Fechar, clique em Fechar.

9. Clique em Sim para salvar as alterações feitas na instrução SQL e atualizar a propriedade.

Método 2: Adicionar um campo de uma tabela relacionada usando a lista de campos

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que você deseja modificar e clique em Modo Layout.

2. Se o painel de tarefas Lista de Campos já não estiver exibido, na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

3. Se Mostrar todas as tabelas estiver exibido no alto da lista de campos, clique nessa opção para exibir campos em tabelas relacionadas e outras tabelas.

4. Em Campos disponíveis nas tabelas relacionadas, expanda uma tabela e arraste um dos campos para o relatório.

   O Access muda a fonte de registro para uma consulta inserida que contém o campo adicionado. Você pode continuar adicionando campos dessa maneira ou editar a consulta inserida seguindo o procedimento descrito em Editar uma consulta inserida.

Método 3: Copiar e colar SQL de uma consulta nomeada

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta que contém a instrução SQL a ser copiada e clique em Modo Design.
2. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e clique em Modo SQL.
3. Copie o texto encontrado no painel de SQL e feche a consulta sem salvar.
4. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório ao qual você deseja adicionar a consulta inserida e clique em Modo Layout.
5. Se a Folha de Propriedades não estiver exibida, pressione F4 para exibi-la.
6. Na guia Todas, selecione o texto encontrado na propriedade Fonte de Registro e pressione CTRL+P para colar o SQL na caixa da propriedade.

Método 4: Copiar e colar SQL de outro formulário ou relatório

Você pode copiar uma consulta inserida diretamente da propriedade Fonte de Registro de um objeto para a de outro. Dessa forma, se outro formulário ou relatório contiver uma consulta incorporada que devolva os dados pretendidos, é fácil reutilizá-lo para o relatório em que está a trabalhar.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no formulário ou relatório que contém a instrução SQL inserida a ser copiada e clique em Modo Layout.
2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do formulário ou relatório e clique em Propriedades do Formulário ou Propriedades do Relatório.
3. Na guia Todas, selecione o texto inteiro da instrução SQL na caixa da propriedade Fonte de Registro e pressione CTRL+C para copiá-lo.
4. Feche o formulário ou relatório sem salvar.
5. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório ao qual você deseja adicionar a consulta inserida e clique em Modo Layout.
6. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do relatório e clique em Propriedades do Relatório.
7. Na guia Todas, selecione o texto encontrado na propriedade Fonte de Registro e pressione CTRL+P para colar o SQL na caixa da propriedade.

Editar uma consulta inserida

À medida que o banco de dados cresce, poderá ser necessário modificar a fonte de registro de um relatório, por exemplo, para adicionar mais campos. Siga este procedimento para abrir a fonte de registro no Construtor de Consultas:

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que contém a consulta inserida a ser editada e clique em Modo Layout.

2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do relatório e clique em Propriedades do Relatório.

3. No separador Tudo, clique na caixa de propriedade Origem dos Registos e, em seguida, clique na imagem do botão .

   O Access abre a consulta no Construtor de Consultas.

4. Edite a consulta conforme necessário; em seguida, na guia Design, no grupo Fechar, clique em Fechar.

5. Clique em Sim para salvar as alterações e atualizar a propriedade.

   O Access fecha o Construtor de Consultas. Todas as alterações que você fez no Construtor de Consultas serão refletidas na instrução SQL na propriedade Fonte de Registro.

Para saber mais sobre como criar consultas, confira o artigo Introdução às consultas.

Salvar uma consulta inserida como uma consulta nomeada

Você pode decidir que a consulta inserida que está servindo como fonte de registro de um relatório também será útil para outra finalidade. Nesse caso, você pode salvá-la como uma consulta nomeada, que então estará disponível para ser usada por outros objetos.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que contém a consulta inserida e clique em Modo Layout.

2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do relatório e clique em Propriedades do Relatório.

3. No separador Tudo, clique na caixa de propriedade Origem dos Registos e, em seguida, clique na imagem do botão .

   O Access abre a consulta no Construtor de Consultas.

4. Na guia Design, no grupo Fechar, clique em Salvar como.

5. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome para a consulta na caixa superior e clique em OK.

   O Access salva a consulta como uma consulta nomeada no Painel de Navegação.

1. Na guia Design, no grupo Fechar, clique em Fechar.

   O Access pergunta se pretende guardar as alterações efetuadas à consulta incorporada, mesmo que não tenha feito alterações. Na maioria dos casos, é melhor apenas clicar em Não para fechar o Construtor de Consultas. No entanto, se tiver feito alterações que pretende que sejam refletidas na consulta incorporada do relatório, clique em Sim.

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