Descrição de como várias transações afetam o valor "Custo de Mercadorias Vendidas" (COGS) na contabilidade Professional e no Accounting Express

Exemplo 1: você vende itens sem receber os itens no inventário

Se você vender itens sem receber os itens no inventário, o preço de compra do registro de item será usado para estimar o valor do COGS. O valor do COGS de todas as transações anteriores é recalculado se as seguintes condições são verdadeiras:

• O preço da compra foi alterado.

• O item é vendido novamente. No entanto, você não recebe o item no inventário.

Considere o seguinte cenário:

• Você cria o item A. O item A tem um preço de compra de US$ 10,00. O Item A tem uma quantidade manual de 0 e um valor de $0,00.

• Em 1º de janeiro de 2006, você vende 1 unidade do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 10,00.

• Você abre o item A da lista de itens. Em seguida, você altera o preço de compra de US$ 10,00 para US$ 20,00.

• Em 5 de janeiro de 2006, você vende 1 unidade do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 30,00.

Como o preço de compra no registro do item foi alterado antes de esse item ser recebido no inventário, o sistema recalcula todas as transações anteriores usando o novo preço de compra. Portanto, a transação de 1º de janeiro de 2006 agora usa um custo de US$ 20,00 em vez de um custo de US$ 10,00. Além disso, a transação de 5 de janeiro de 2006 também usa um custo de US$ 20,00. Portanto, o saldo final da conta do COGS agora deve ser de US$ 40,00. Como US$ 10,00 já foram postados para a transação a partir de 1º de janeiro de 2006, outra transação de US$ 30,00 será publicada em 5 de janeiro de 2006 para que o saldo final de US$ 40,00 seja exibido corretamente.

Exemplo 2: você salva um documento de vendas antes de salvar um documento de compra

Se você salvar um documento de vendas antes de salvar um documento de compra, o preço de compra do registro de item será usado quando o documento de vendas for salvo. Portanto, quando o item é realmente comprado, um ajuste é feito na conta do COGS se ocorrerem diferenças de custo.

Considere o seguinte cenário:

• Você cria o item A. O item A tem um preço de compra de US$ 5,00. O Item A tem uma quantidade manual de 0 e um valor de $0,00.

• Em 1º de janeiro de 2006, você vende 1 unidade do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 5,00.

• Em 1º de março de 2006, você recebe uma unidade do item A que tem um custo de US$ 4,50. Uma transação é postada na conta do COGS para uma quantidade negativa de $.50 em 1º de janeiro de 2006. Isso agora faz com que a conta do COGS reflita com precisão um saldo final de US$ 4,50.

Exemplo 3: Você anula faturas de uma data anterior quando existem documentos que tenham uma data de transação posterior à data da transação das faturas anuladas

Quando você anula uma fatura, os itens nessa fatura são retornados para o inventário. Os itens são retornados ao inventário na data usada na fatura anulada. Quando o item é retornado ao inventário, o custo dos bens associados a essa venda é restaurado. Esse custo de bens terá a data mais antiga. Esse custo de bens será usado primeiro para quaisquer vendas posteriores. As entradas na conta do COGS para vendas posteriores do mesmo item serão recalculadas se as seguintes condições são verdadeiras:

• Você vendeu mais do mesmo item depois de criar a fatura.

• Você vendeu mais do mesmo item antes de anular a fatura.

Portanto, os custos dos itens na fatura anulada são consumidos na próxima venda registrada. Todas as vendas após a data da fatura anulada têm novos valores na conta do COGS.

Quando você anula uma fatura, o programa cria um conjunto de transações para compensar a venda original para que o recálculo possa ocorrer. Essas transações incluem o seguinte:

• Uma transação que remove o custo original das mercadorias.

• Outra transação que adiciona o custo dos itens na fatura anulada de volta ao inventário.

Ambas as transações têm a mesma data da transação anulada. Portanto, a conta do COGS e o inventário têm saldos finais corretos após o reajuste. No entanto, há um grande ajuste único para os recálculações de todas as vendas posteriores.

Considere o seguinte cenário:

• Você cria o item A. Este item tem uma quantidade manual de 0 e um valor de $0,00.

• Em 1º de janeiro de 2006, você recebe uma unidade do item A. Este item tem um custo de US$ 5,00.

• Em 1º de fevereiro de 2006, você recebe uma unidade do item A. Este item tem um custo de US$ 4,50.

• Em 1º de março de 2006, você vende 1 unidade do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 5,00.

• Em 5 de março de 2006, você vende 1 unidade do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 4,50.

• Anula a fatura de 1º de março de 2006.

Nesse cenário, quando você anula a fatura de 1º de março de 2006, o item é retornado ao inventário. O item é atribuído ao custo original de bens que foi usado em 1º de janeiro de 2006. Isso significa que a fatura de 5 de março de 2006 teria realmente um valor COGS de US$ 5,00, em vez de um valor DO COGS de US$ 4,50. Uma quantidade negativa de US$ 4,50 é postada na conta do COGS em 1º de março de 2006.

Esse processo afetará todas as faturas salvas que contêm o item A porque um grande ajuste único será postado. Esse ajuste usará a data da fatura anulada.

Exemplo 4: você cria uma transação de ajuste de inventário

Ao criar uma transação de ajuste de inventário na janela Ajustar Quantidade ou na janela "Ajustar Quantidade e Valor", você deve inserir o novo valor em vez do valor do ajuste que deseja fazer. A diferença entre o novo valor inserido e o valor da conta do COGS na data especificada é usada para determinar o valor de ajuste do inventário.

Considere o seguinte cenário:

• Você cria o item A. O Item A tem uma quantidade manual de 10 e um valor de US$ 2.000,00 a partir de 1º de janeiro de 2006. Isso significa que cada item custa US$ 200,00.

• Em 1º de fevereiro de 2006, você vende 5 unidades do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 1.000.

• Em 5 de fevereiro de 2006, você vende 5 unidades do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 1.000.

• Você percebe que o valor em 1º de janeiro de 2006 deveria ter sido $1.500 em vez de US$ 2.000. Para criar esse ajuste, abra a janela "Ajustar Quantidade e Valor do Inventário". Você definiu a data como 1º de janeiro de 2006. Insira uma nova quantidade de 10 e insira um novo valor de US$ 1.500.

Nesse cenário, uma transação é postada na conta do COGS para um valor negativo de US$ 500,00 em 1º de janeiro de 2006.

Se você gerar o relatório de Avaliação de Inventário do item A, o relatório conterá as seguintes informações:

• Em 1º de janeiro de 2006, a transação original exibida é de US$ 2.000.

• Em 1º de janeiro de 2006, uma transação de um valor negativo de US$ 500,00 é exibida. Essa transação para um valor negativo reflete a diferença entre o valor original de US$ 2.000 e o novo valor de US$ 1.500. Isso altera o custo do item individual de US$ 200 para US$ 150.

• Em 1º de fevereiro de 2006, uma transação de um valor negativo de US$ 750,00 é exibida. Essa transação para um valor negativo reflete os 5 itens que foram vendidos e que tinham um custo de US$ 150,00 cada.

• Em 5 de fevereiro de 2006, uma transação de um valor negativo de US$ 750,00 é exibida. Essa transação para um valor negativo reflete os 5 itens que foram vendidos e que tinham um custo de US$ 150,00 cada.

Exemplo 5: você altera os itens em um documento salvo

Quando você altera os itens em um documento salvo, o efeito na quantidade do COGS se parece com o exemplo 3. Quando você altera os itens em um documento salvo, o custo de todos os itens removidos é restaurado usando a data do documento editado. O valor do COGS é recalculado para documentos criados após a data do documento editado.



Considere o seguinte cenário:

• Em 1º de janeiro de 2006, você compra uma unidade do item A. Este item tem um custo de US$ 5,00.

• Em 5 de janeiro de 2006, você vende 1 unidade do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 5,00.

• Em 1º de fevereiro de 2006, você compra uma unidade do item A. Este item tem um custo de US$ 6,00.

• Em 5 de fevereiro de 2006, você vende 1 unidade do item A. Uma transação é postada na conta do COGS por US$ 6,00.
  

• Edite a fatura de 5 de fevereiro de 2006. Substitua o item A pelo item B.

Nesse cenário, uma transação é postada na conta do COGS por US$ 6,00 em 5 de janeiro de 2006. Essa data é a data da fatura editada. Portanto, a fatura criada em 5 de fevereiro de 2006 usava um custo de US$ 5,00 em vez de US$ 6,00.

Exemplo 6: a unidade de medida usada para comprar um item difere da unidade de medida usada para vender o item.

Às vezes, quando você compra um item de um fornecedor, você separa o item em unidades menores para vender como itens individuais. Para que o valor do COGS seja preciso, recomendamos que você use a mesma unidade de medida ao comprar os itens e quando vender os itens.

Considere o seguinte cenário:

• Você cria o item A. Este item tem um preço de compra de US$ 10,00, uma quantidade manual de 0 e um valor de $0,00.

• Em 1º de janeiro de 2006, você compra 5 unidades do item A. Este item tem um custo de US$ 10,00 cada. Você adiciona um memorando à conta que indica que há 5 alqueiros. Cada alquenúdo contém 20 espigas de milharal.

• Em 5 de janeiro de 2006, você vende 10 unidades do item A. Você adiciona uma observação no campo de descrição da fatura de que essa venda é para 10 espigas de milharal.

Nesse cenário, uma transação é postada na conta do COGS por US$ 100,00. Essa transação reflete os 10 itens que foram vendidos e que tinham um custo de US$ 10,00 cada. No entanto, esse valor deve realmente ser $5,00. Portanto, o valor na conta do COGS é sobressustido em US$ 95,00.

Além disso, se você gerar o relatório de Avaliação de Inventário, o relatório exibirá uma quantidade de inventário de -5 e um valor negativo de US$ 50,00 para o item A. No entanto, ainda há 90 espigas de milharal para vender. Se você continuar a vender os itens em incrementos de 10 espigas de milhar, os seguintes problemas ocorrerão:

• Depois que todos os ouvidos do milharal são vendidos, o relatório de Avaliação de Inventário exibirá uma quantidade de inventário de -95.

• O inventário terá um valor negativo de US$ 950,00.

Exemplo 7: você altera a conta do COGS associada a um item

Quando uma conta do COGS associada a um item é alterada, as transações anteriores não são afetadas. A nova conta do COGS é usada para quaisquer novos documentos que contenham esse item.

Exemplo 8: uma fatura de fornecedor é editada quando uma fatura já existe para um ou mais itens incluídos na fatura

Quando a fatura do fornecedor é editada, ela é anulada e uma nova conta é criada. Depois que a edição for salva, a fatura não será mais associada aos itens na fatura. O valor do COGS de todas as transações anteriores é recalculado.