Gerenciar o compartilhamento com usuários externos no Microsoft 365 Small Business

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Se você executar o trabalho que envolve o compartilhamento de documentos ou a colaboração diretamente com fornecedores, clientes ou clientes, talvez queira compartilhar conteúdo em seu site de equipe ou OneDrive corporativo ou de estudante com pessoas de fora da sua organização que não tenham licenças para sua assinatura do Microsoft 365 Small Business.

Há três maneiras de fazer isso:

Se você estiver procurando mais informações sobre como compartilhar um documento ou um site e quem é considerado um usuário externo, consulte compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint no Microsoft 365.

Observação:  Essas etapas se aplicam ao Office 365 Small Business, que não está mais disponível para compra. Se você estiver usando um plano de Microsoft 365 diferente, consulte visão geral do compartilhamento externo.

Neste artigo

Como compartilhar sem excesso

Ativar ou desativar o compartilhamento externo

Remover usuários externos individuais

Desativar um link de convidado anônimo

Remover convites

Como compartilhar sem excesso

Práticas recomendadas para o compartilhamento de sites

Se você tiver compartilhado um site inteiro com um usuário, ele poderá fazer logon no site e operar como um membro integral. O usuário poderá navegar, procurar, visualizar e editar conteúdo (dependendo das permissões de grupo que ele tiver recebido). Ele também poderá fazer coisas como ver os nomes de outros usuários do site no Seletor de Pessoas ou visualizar metadados de documentos. Os usuários externos também aparecerão no Seletor de Pessoas como usuários do site. Isso significa que outras pessoas que usarem o site poderiam ter permissões diferentes desses usuários do que as concedidas inicialmente quando você compartilhou o site com elas. Verifique se você conhece a identidade de usuários externos antes de convidá-los para seu site.

Se você convidar usuários externos para o seu site de Equipe, eles poderão ver o conteúdo nesse site de Equipe e em todos os subsites. Se quiser evitar que os usuários externos ganhem acesso a partes importantes ou confidenciais do conteúdo no seu site de Equipe, poderá criar um subsite com permissões exclusivas e compartilhar somente esse subsite com os usuários externos. Para saber mais sobre a herança de permissões, consulte o que é herança de permissões?

De maneira semelhante, se você quiser compartilhar um subsite criado em seu site do OneDrive corporativo ou de estudante, desejará garantir que ele tenha permissões exclusivas de forma que você não conceda acidentalmente permissões aos usuários para sites ou conteúdo adicionais em seu site do OneDrive corporativo ou de estudante.

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Práticas recomendadas para o compartilhamento de documentos

Se você compartilhar documentos usando links de convidado anônimo, então será possível que destinatários do convite compartilhem esses links de convidado com outras pessoas que poderiam usá-los para exibir conteúdo. Não use links de convidado para compartilhar documentos confidenciais. Se quiser minimizar o risco de alguém compartilhar um link anônimo, compartilhe um documento solicitando a entrada.

Decidindo como compartilhar

Ao considerar se e como você deseja compartilhar conteúdo externamente, pense no seguinte:

  • A quem você quer conceder acesso ao conteúdo do seu site de Equipe e a qualquer subsite, e o que você deseja que eles possam fazer?

  • A quem na sua organização você quer conceder permissão para compartilhar conteúdo externamente?

  • Existe um conteúdo que você queira garantir que nunca será exibido a pessoas externas à sua organização?

As respostas para essas perguntas ajudarão você a planejar a sua estratégia de compartilhamento de conteúdo.

Tente fazer isto:

Se você precisar fazer isto:

Compartilhar um site

Se quiser compartilhar um site, mas se também quiser evitar que usuários externos obtenham acesso a parte do conteúdo interno da sua organização, considere a criação de um subsite com permissões únicas usadas exclusivamente para a finalidade de compartilhamento externo.

Forneça acesso contínuo às informações e ao conteúdo em um site para alguém fora da sua organização. Essa pessoa precisa ter a capacidade de trabalhar como se fosse um usuário integral do seu site, além de criar, editar e visualizar conteúdo.

Compartilhe um documento e exija que a pessoa conecte-se.

Forneça acesso a um documento específico para revisão ou colaboração para uma ou várias pessoas fora da sua organização, mas estas não precisam de acesso contínuo a outras partes do conteúdo no seu site interno.

Compartilhe um documento, mas não exija entrada.

Compartilhe um link para um documento não sensível ou não confidencial com pessoas fora da sua organização, para que elas possam visualizá-lo ou atualizá-lo com comentários. Essas pessoas não precisam de acesso contínuo ao conteúdo do seu site interno.

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Ativar ou desativar o compartilhamento externo

A capacidade de convidar usuários externos para o site de Equipe está habilitada por padrão e, portanto, os proprietários de sites e administradores de conjunto de sites podem compartilhar o site de Equipe com usuários externos a qualquer momento. No entanto, se você for o administrador do Microsoft 365, poderá optar por desabilitar o recurso para todos os sites, de modo que não seja possível enviar convites futuros. Quando esse recurso for desativado, os usuários externos atualmente convidados para sites não poderão mais acessá-los.

Habilitar o compartilhamento externo não é o mesmo que habilitar o acesso anônimo. Quando o compartilhamento externo estiver habilitado, os usuários deverão ser autenticados (ao entrar) antes de poderem acessar recursos internos.

  1. Vá para Administração > Configurações do Serviço > compartilhamento de sites e documentos.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Ativar o compartilhamento externo

    • Desativar o compartilhamento externo

Imagem mostrando o controle para ativar/desativar o acesso de usuários externos a seu site de equipe e aos documentos.

Observação de segurança: 

  • Quando você desativa o compartilhamento externo, todos os usuários externos que tinham acesso ao site no momento em que o recurso foi desativado têm seu acesso ao site negado, e não é possível enviar convites futuros. Se o recurso for reativado com os nomes de usuários externos dos grupos de permissões do SharePoint, esses usuários poderão acessar automaticamente o site novamente. Para impedir permanentemente um usuário de acessar o site do SharePoint, você pode removê-lo da lista de usuários externos.

  • Se o compartilhamento externo for desativado globalmente, qualquer link de convidado compartilhado também terá o funcionamento interrompido. Se mais tarde ele for reativado, esses links voltarão a funcionar. Também é possível desabilitar links individuais que foram compartilhados caso você queira revogar permanentemente o acesso a um documento específico.

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Remover usuários externos individuais

Se você precisar remover usuários externos para que eles não tenham mais acesso a sites que foram compartilhados com eles, você pode fazê-lo, removendo-os da lista de usuários externos nas configurações de serviço do Microsoft 365.

  1. Vá para Administração > Configurações do Serviço > compartilhamento de sites e documentos.

  2. Clique em Remover usuários externos individuais.

  3. Selecione os nomes dos usuários externos que você deseja remover e clique em Excluir (o ícone de lixeira).

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Desativar um link de convidado anônimo

Quando um documento tiver sido compartilhado por meio de um link de convidado, é possível ver essas informações no menu de propriedades do documento. Para saber como os documentos podem ser compartilhados por meio de links de convidado, consulte compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint no Microsoft 365.

Caixa de diálogo Propriedades mostrando que um documento foi compartilhado com um link de convidado.

Você pode revogar o acesso a um documento que foi compartilhado por meio de um link de convidado desabilitando o link

  1. Vá para a biblioteca que contém o documento para o qual você deseja remover um link de convidado.

  2. Aponte para o documento e clique em Abrir Menu.

  3. Clique em um link de convidado na frase Aberto para todos com um link de convidado.

  4. Ao lado da URL para o link de convidado, clique no botão Excluir.

  5. Quando for perguntado se deseja desabilitar o link, clique em Desabilitar Link.
    Caixa de diálogo perguntando se você deseja desabilitar um link de convidado para um documento compartilhado de forma que ele não funcione mais.

Quando pessoas de fora de sua organização tentarem acessar o conteúdo usando o link de convidado, verão uma mensagem indicando que não é possível acessá-lo.

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Remover convites

Se quiser remover um convite enviado para um usuário externo, você poderá revogá-lo antes que ele seja aceito.

Vá para o site no qual você deseja remover um convite

  1. Vá para configuraçõesBotão Configurações do Office 365> configurações do site.

  2. Em Usuários e Permissões, clique em Acessar solicitações e convites.

  3. Em Convites de Usuário Externo, localize a pessoa para a qual deseja remover o convite do site e clique em Abrir Menu.

  4. Na janela de propriedades, clique em Remover.

Se o usuário externo já tiver aceitado um convite, e se você quiser remover o acesso dele, remova-o do grupo de permissões do SharePoint para o qual ele foi atribuído.

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