Localizar os registros com valores principais ou secundários em um grupo ou campo

Escolher entre uma consulta de valores superiores e um filtro

Para determinar se você deve criar uma consulta de valores superiores ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

• Se você quiser retornar os registros que contêm os valores mais altos ou mais baixos em um campo e não souber os valores exatos de campo superior ou inferior (ou eles não importam), crie uma consulta de valores superiores.

• Se você quiser retornar todos os registros em que o valor em um campo corresponde ou é menor ou maior que um valor no qual você está interessado, aplique um filtro. Por exemplo, para ver os produtos com preços entre US$ 50 e US$ 100, você aplica um filtro. Essa figura ilustra um filtro de exemplo na exibição Design de consulta e os resultados que esse filtro pode produzir:

  

  Para obter mais informações sobre como criar e usar filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para exibir registros selecionados em um banco de dados do Access.

Regras para criar e usar consultas de valores superiores

À medida que você prossegue, lembre-se de que, independentemente do tipo de consulta (uma consulta selecionada ou uma consulta total), você deve usar campos que contêm dados descritivos, como nomes de funcionários ou produtos, e um campo que contém os valores superiores ou inferiores que você deseja encontrar, como um preço ou um campo de data. Você pode usar mais de um campo de dados e, se usar uma consulta total, seus campos de dados geralmente devem incluir informações de categoria, como um campo cidade ou país/região. Você só pode omitir dados de categoria quando criar uma consulta total que é executada em todos os registros, como "mostre-me os cinco por cento dos pedidos mais caros". Além disso, você pode usar uma consulta selecionada ou total para localizar os valores superior e inferior em um grupo de registros ou registros que se enquadram em categorias. Para obter mais informações sobre isso, consulte a seção Localizar os valores superior ou inferior para registros em categorias ou grupos, posteriormente neste artigo.

Criar uma consulta de valores principais básicos

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique na tabela que você deseja usar na consulta, clique em Adicionar para colocar a tabela na grade de design e clique em Fechar.
   -ou-Clique
   duas vezes na tabela.
   Se você usar os dados de exemplo, adicione a tabela Funcionários à consulta.

3. Adicione os campos que você deseja usar em sua consulta à grade de design. Você pode clicar duas vezes em cada campo ou arrastar e soltar cada campo em uma célula em branco na linha Campo .
   Se você usar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Sobrenome e Data de Nascimento.

4. No campo que contém os valores superior ou inferior (o campo Data de Nascimento, se você usar a tabela de exemplo), clique na linha Classificar e selecione Ascending ou Descending.
   Se o campo valores contiver números, como preços ou números de vendas, a ordem de classificação crescente retornará os valores mais baixos e a ordem de classificação descendente retornará os valores mais altos. Se o campo valores contiver datas, a ordem de classificação Decrescente retornará a data mais recente, enquanto Ascending retornará a data mais antiga.
   

   Importante: Você deve definir a linha Classificação como Crescente ou Decrescente apenas para os campos que contêm seus valores superior ou inferior. Se você especificar uma ordem de classificação para um campo diferente do campo que contém seus valores superior ou inferior , por exemplo, ProductName em vez de Price, a consulta não retornará os resultados desejados.

5. Na guia Design , no grupo Configuração de Consulta , clique na seta para baixo ao lado de Retornar (a lista Valores Superiores) e insira o número ou porcentagem de registros que você deseja ver ou selecione uma opção na lista.

6. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo de exibição Datasheet.

7. Salve a consulta e mantenha-a aberta para uso nas próximas etapas.

Você pode ver que esse tipo de consulta de valores superiores pode responder a perguntas básicas, como quem é a pessoa mais antiga ou mais jovem da empresa. As próximas etapas explicam como usar expressões e outros critérios para adicionar energia e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados na próxima etapa retornam os próximos três aniversários de funcionários.

Adicionar critérios à consulta

1. Abra, na exibição Design, a consulta que você criou nas etapas anteriores.

2. Na grade de design da consulta, na coluna à direita da coluna Data de Nascimento, copie e cole ou digite a expressão Expr1: DatePart("m",[Data de Nascimento]). A função DatePart extrai a parte mensal do valor no campo Data de Nascimento.

3. À direita da coluna que contém sua expressão, copie e cole ou digite a expressão Expr2: DatePart("d",[Data de nascimento]). Nesse caso, a função DatePart extrai a parte do dia do valor no campo Data de Nascimento.

4. Desmarque as caixas marcar na linha Mostrar para cada expressão e clique na célula Classificar para cada expressão e selecione Crescente.

5. Opcionalmente, você pode especificar um critério para limitar o escopo da consulta. Quando você especifica critérios, a consulta classifica apenas os registros que atendem aos critérios e identifica os valores de campo superior ou inferior de dentro da lista classificada.
   Para continuar com os dados de exemplo, na linha Critérios do campo Data de Nascimento, digite ou copie e cole esta expressão:

   Mês([Data de nascimento]) > mês()) ou mês([data de nascimento])= mês(data()) e dia([data de nascimento])>dia(data())

   Essa expressão faz o seguinte: a parte Mês([Data de Nascimento]) > Mês()) verifica a data de nascimento de cada funcionário para ver se ela cai em um mês futuro e, se for verdade, inclui esses registros na consulta. A parte Month([BirthDate])= Month()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) da expressão verifica as datas de nascimento que ocorrem no mês atual para ver se a data de nascimento cai ou após a data atual. Se essa condição for verdadeira, a função inclui esses registros nos resultados da consulta. Para resumir, essa expressão ignora todos os registros em que a data de nascimento cai entre 1º de janeiro e a data em que você executa sua consulta.

   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

6. Na guia Design , no grupo Configuração de Consulta , clique na seta para baixo ao lado de Retornar (a lista Valores Superiores) e insira o número ou porcentagem de registros que você deseja ver ou selecione uma opção na lista.

7. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo de exibição Datasheet.

Criar a consulta de totais

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Selecione as tabelas com as quais você deseja trabalhar, clique em Adicionar e clique em Fechar depois de terminar de adicionar as tabelas.
   -ou-Clique
   duas vezes nas tabelas que você deseja usar e clique em Fechar. Cada tabela é exibida na grade de design. Se você usar as tabelas de exemplo listadas acima, adicione as tabelas Categorias e Produtos.

3. Clique duas vezes nos campos de tabela que você deseja usar em sua consulta.
   Neste ponto, verifique se você adiciona apenas os campos de grupo e o campo de valor à consulta. Se você usar os dados de exemplo listados na tabela anterior, adicione o campo Nome da Categoria da tabela Categorias e o campo Preço da tabela Produtos.

4. Opcionalmente, você pode especificar um critério para limitar o escopo da consulta.
   Somente os registros que atendem aos critérios serão classificados e os valores de campo superior e inferior serão identificados nessa lista classificada. Por exemplo, para excluir produtos na categoria Esportes, você adiciona essa expressão à linha Critérios do campo Nome da Categoria: <>"Esportes".
   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

5. Converta a consulta em uma consulta total.

   1. Na guia Design , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

      A linha Total aparece na grade de design.

6. Verifique se a célula Total de cada campo de grupo está definida como Group By e defina a célula Total do campo de valor (o campo que contém os valores superior ou inferior) como Max ou Min.
   Selecionar Max retorna o maior valor em um campo numérico e o valor de data ou hora mais recente em um campo Data/Hora. Selecionar Min retorna o menor valor em um campo numérico e o valor de data ou hora mais antigo em um campo Data/Hora. Se você usar os dados de exemplo, defina a célula Total do campo Nome da Categoria como Group By e a célula Total do campo Preço como Max ou Min.

7. Na guia Design , no grupo Ferramentas , verifique se a lista Retornar está definida como Todos e clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.
   

   Observação: Dependendo da função escolhida na etapa 7, o Access altera o nome do campo de valor na consulta para MaxOfFieldName ou MinOfFieldName. Se você usar as tabelas de exemplo, o Access renomeará o campo MaxOfPrice ou MinOfPrice.

8. Salve a consulta e vá para as próximas etapas.

A consulta não retorna nomes de produtos nem outras informações sobre os produtos. Para ver esses dados adicionais, você precisa criar uma segunda consulta que incorpore a consulta que você acabou de criar. As próximas etapas explicam como criar essa segunda consulta.

Criar uma segunda consulta para exibir mais dados

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique na guia Consultas e clique duas vezes na consulta de totais que você criou na seção anterior.

3. Clique na guia Tabelas e adicione as tabelas que você usou na consulta de totais mais todas as tabelas que contêm os outros dados relacionados que você deseja ver.
   Se você usar as tabelas de exemplo listadas anteriormente, adicionará as tabelas Categorias, Produtos e Fornecedores à nova consulta.

4. Junte os campos na consulta de totais aos campos correspondentes nas tabelas pai. Para fazer isso, arraste cada campo na consulta de totais para o campo correspondente na tabela.

   Se você usar os dados de exemplo, arraste o campo Nome da Categoria na consulta de totais para o campo Nome da Categoria na tabela Categorias. Em seguida, arraste o campo MaxOfPrice na consulta total para o campo Preço na tabela Produtos. As junções permitem que sua nova consulta selecionada reunisse os dados na consulta total e nos dados nas outras tabelas.

5. Na janela para a consulta de totais, clique duas vezes no asterisco para adicionar a consulta inteira à grade de design e arraste os campos adicionais das outras tabelas na consulta.

   Se você usar as tabelas de exemplo, clique duas vezes na consulta de totais criada na seção anterior e adicione os campos Nome do Produto e Fornecedor da tabela Produtos e Fornecedores, respectivamente.

6. Opcionalmente, especifique um pedido de classificação para uma ou mais colunas.
   Por exemplo, para listar as categorias em ordem alfabética, defina a célula Classificar da coluna Nome da Categoria como Crescente.

7. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

   Isso executa a consulta e exibe os resultados no modo de exibição Datasheet.

Início da Página

Criar a consulta de tabela de criação

1. Com a consulta de valores principais aberta no modo Design:

   Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Criar Tabela.
   A caixa de diálogo Criar Tabela é exibida.

2. Na caixa Nome da Tabela , digite um nome para a tabela que armazenará os registros superior e inferior. Por exemplo, digite Registros superiores e inferiores e clique em OK.
   Sempre que você executa a consulta, em vez de mostrar os resultados no modo de exibição Datasheet, a consulta cria uma tabela e substitui o valor superior pelos dados atuais.

3. Salve e feche a consulta.

Criar uma consulta de anexo

1. Abra sua consulta de valor inferior na exibição Design.

2. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Acrescentar.

3. Na caixa de diálogo Append , digite o mesmo nome que você digitou na caixa de diálogo Criar Tabela .
   Por exemplo, digite Registros superiores e inferiores e clique em OK. Cada vez que você executa a consulta, em vez de mostrar os resultados no modo de exibição Datasheet, a consulta acrescenta os registros à tabela Registros superior e inferior.

4. Salve e feche a consulta.

Executar as consultas

Agora você está pronto para executar as duas consultas.

• No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta de valor superior e clique em Sim nas mensagens.

• Clique duas vezes na consulta Valor Inferior e clique em Sim nas mensagens.

• Abra a tabela de registros superior e inferior na exibição Folha de dados.

Início da Página