Localizar registos com as datas mais ou menos recentes

Considere usar um filtro em vez de uma consulta de valores superiores

Geralmente, um filtro é melhor se você tiver uma data específica em mente. Para determinar se você deve criar uma consulta de valores superiores ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

• Se você quiser retornar todos os registros em que a data corresponde, será anterior ou posterior a uma data específica, use um filtro. Por exemplo, para ver as datas de vendas entre abril e julho, você aplica um filtro.

• Se você quiser retornar uma quantidade especificada de registros que tenham as datas mais recentes ou mais recentes em um campo e não souber os valores exatos da data ou eles não importam, crie uma consulta de valores superiores. Por exemplo, para ver os cinco melhores trimestres de vendas, use uma consulta de valores superiores.

Para obter mais informações sobre como criar e usar filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para exibir registros selecionados em um banco de dados do Access.

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Cole os dados de exemplo nas planilhas do Excel

1. Inicie o Excel. Uma pasta de trabalho vazia é aberta.

2. Pressione SHIFT+F11 para inserir uma planilha (você precisará de quatro).

3. Copie os dados de cada tabela de exemplo em uma planilha vazia. Inclua os títulos de coluna (a primeira linha).

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

1. Selecione os dados na primeira planilha, incluindo os títulos de coluna.

2. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e clique em Colar.

3. Clique em Sim para confirmar se a primeira linha contém títulos de coluna.

4. Repita as etapas 1-3 para cada uma das planilhas restantes.

Criar uma consulta de valores principais básicos

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela Funcionários e clique em Fechar.

   Se você usar os dados de exemplo, adicione a tabela Funcionários à consulta.

3. Adicione os campos que você deseja usar em sua consulta à grade de design. Você pode clicar duas vezes em cada campo ou arrastar e soltar cada campo em uma célula em branco na linha Campo .

   Se você usar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Sobrenome e Data de Nascimento.

4. No campo que contém os valores superior ou inferior (o campo Data de Nascimento, se você usar a tabela de exemplo), clique na linha Classificar e selecione Ascending ou Descending.

   A ordem de classificação decrescente retorna a data mais recente e a ordem de classificação crescente retorna a data mais antiga.

   Importante: Você deve definir um valor na linha Classificar apenas para campos que contêm suas datas. Se você especificar uma ordem de classificação para outro campo, a consulta não retornará os resultados desejados.

5. Na guia Design , no grupo Ferramentas , clique na seta para baixo ao lado de Todos (a lista Valores Superiores) e insira o número de registros que deseja ver ou selecione uma opção na lista.

6. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.

7. Salve a consulta como NextBirthDays.

Você pode ver que esse tipo de consulta de valores superiores pode responder a perguntas básicas, como quem é a pessoa mais antiga ou mais jovem da empresa. As próximas etapas explicam como usar expressões e outros critérios para adicionar energia e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados na próxima etapa retornam os próximos três aniversários de funcionários.

Adicionar critérios à consulta

Essas etapas usam a consulta criada no procedimento anterior. Você pode acompanhar uma consulta de valores superiores diferente, desde que contenha dados de data/hora reais, não valores de texto.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta NextBirthDays e clique em Exibição de Design.

2. Na grade de design da consulta, na coluna à direita de BirthDate, insira o seguinte:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
   Essa expressão extrai o mês de BirthDate usando a função DatePart .

3. Na próxima coluna da grade de design de consulta, insira o seguinte:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Essa expressão extrai o dia do mês de BirthDate usando a função DatePart .

4. Desmarque as caixas de marcar na linha Mostrar para cada uma das duas expressões que você acabou de inserir.

5. Clique na linha Classificar para cada expressão e selecione Ascending.

6. Na linha Critérios da coluna Data de Nascimento , digite a seguinte expressão:
   Month([Data de Nascimento]) > Mês()) OR Month([Data de Nascimento])= Mês(Data()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data()))
   Esta expressão faz o seguinte:

   • Month( [Data de nascimento]) > Month(Date()) especifica que a data de nascimento de cada funcionário cai em um mês futuro.

   • O Mês([Data de Nascimento])= Mês()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data()) especifica que, se a data de nascimento ocorrer no mês atual, o aniversário cairá ou após o dia atual.

     Em suma, essa expressão exclui todos os registros em que o aniversário ocorre entre 1º de janeiro e a data atual.

     Dica:  Para obter mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

7. Na guia Design , no grupo Configuração de Consulta , digite 3 na caixa Retornar .

8. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar .

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Criar uma consulta de totais

Este procedimento usa a tabela de exemplo Eventos e a tabela de exemplo EventType para responder a esta pergunta:

Quando foi o evento mais recente de cada tipo de evento, excluindo concertos?

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes nas tabelas Eventos e EventType.
   Cada tabela é exibida na seção superior do designer de consulta.

3. Clique duas vezes no campo EventType da tabela EventType e no campo EventDate da tabela Eventos para adicionar os campos à grade de design de consulta.

4. Na grade de design de consulta, na linha Critérios do campo EventType , insira <>Concerto.

   Dica:  Para obter mais exemplos de expressões de critério, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

5. Na guia Design , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

6. Na grade de design da consulta, clique na linha Total do campo EventDate e clique em Max.

7. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Modo de Exibição e clique em Modo SQL.

8. Na janela SQL, no final da cláusula SELECT, logo após o as palavra-chave, substitua MaxOfEventDate pelo MostRecent.

9. Salve a consulta como MostRecentEventByType.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

Este procedimento usa a consulta MostRecentEventByType do procedimento anterior para responder a esta pergunta:

Quem foi o cliente no evento mais recente de cada tipo de evento?

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Na guia Consultas , clique duas vezes na consulta MostRecentEventByType.

3. No separador Tabelas , faça duplo clique na tabela Eventos e na tabela Clientes.

4. No estruturador de consultas, faça duplo clique nos seguintes campos:

   1. Na tabela Eventos, faça duplo clique em EventType.

   2. Na consulta MostRecentEventByType, faça duplo clique em MostRecent.

   3. Na tabela Clientes, faça duplo clique em Empresa.

5. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Ordenar da coluna EventType , selecione Ascendente.

6. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

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