Maneiras de compartilhar um banco de dados da área de trabalho do Access

Neste artigo

• Uma descrição geral das formas de partilhar dados do Access

• Partilhar uma base de dados individual

• Compartilhar um banco de dados dividido

• Partilhar dados num site do SharePoint

• Partilhar dados com um servidor de base de dados

Uma descrição geral das formas de partilhar Access dados

As aplicações de base de dados mudam e crescem ao longo do tempo. Muitos fatores afetam as necessidades e o desempenho, incluindo o número de utilizadores simultâneos, o ambiente de rede, o débito, a latência, o tamanho da base de dados, os picos de utilização e as taxas de crescimento esperadas. Resumindo, se a sua solução de base de dados for bem-sucedida, provavelmente terá de evoluir. Felizmente, Access tem um caminho evolutivo, de simples a avançado, que pode levar ao longo do tempo para dimensionar eficazmente a sua solução. A tabela seguinte resume Access cenários e cargas de trabalho para ajudá-lo a escolher esse caminho.

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Partilhar uma base de dados individual

Esta é a opção mais simples e a que tem menos requisitos, mas também oferece menos funcionalidade. Neste método, o arquivo de banco de dados é armazenado em uma unidade de rede compartilhada, e todos os usuários compartilham o arquivo de banco de dados simultaneamente. Algumas das limitações são a confiabilidade e a disponibilidade, se houver vários usuários simultâneos alterando dados, já que todos os objetos de banco de dados são compartilhados. Essa técnica também pode reduzir o desempenho, pois todos os objetos de banco de dados são enviados pela rede.

Esta opção poderá funcionar se apenas algumas pessoas utilizarem a base de dados ao mesmo tempo e os utilizadores não precisarem de personalizar a estrutura da base de dados. No entanto, este método é menos seguro do que outros métodos de partilha de uma base de dados, uma vez que cada utilizador tem uma cópia completa do ficheiro da base de dados, aumentando o risco de acesso não autorizado.

Para partilhar uma base de dados com uma pasta partilhada:

1. Num ambiente doméstico ou de pequenas empresas, partilhe uma pasta com pessoas específicas. Para obter mais informações, consulte Partilha de ficheiros através de uma rede no Windows.

2. Certifique-se de que Access está definida para abrir no modo partilhado em todos os computadores dos utilizadores. Essa é a configuração padrão, mas você deve se certificar, porque se um usuário abrir o banco de dados no modo exclusivo, isso interferirá na disponibilidade dos dados.

   1. Inicie Access e, em Ficheiro, clique em Opções.

   2. Na caixa Opções doAccess , clique em Definições do Cliente.

   3. Na secção Avançadas , em Modo de abertura predefinido, selecione Partilhado, clique em OK e, em seguida, saia Access.

3. Copie o arquivo de banco de dados na pasta compartilhada. Depois que você fizer isso, verifique se os atributos de arquivo estão configurados para permitir acesso de leitura/gravação ao arquivo de banco de dados. Os usuários devem ter esse tipo de acesso para utilizar o banco de dados.

4. No computador de cada usuário, crie um atalho para o arquivo de banco de dados. Para obter mais informações, consulte Criar um atalho de ambiente de trabalho para um programa ou ficheiro do Office.

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Compartilhar um banco de dados dividido

Esta é uma boa opção se não tiver um site Microsoft Office SharePoint Online ou um servidor de base de dados. Pode partilhar uma base de dados dividida através de uma Rede de Área Local (LAN). Quando divide um banco de dados, você o reorganiza em dois arquivos — um banco de dados back-end que contém as tabelas de dados e um banco de dados front-end que contém todos os demais objetos de banco de dados, como consultas, formulários e relatórios. Cada usuário interage com os dados usando uma cópia local do banco de dados front-end.

As vantagens de dividir uma base de dados incluem o seguinte:

• Desempenho melhorado    Apenas os dados são partilhados na rede e não nas tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.

• Maior disponibilidade    As transações de bases de dados, como edições de registos, são concluídas mais rapidamente.

• Segura aprimorada    Os utilizadores acedem à base de dados de back-end através de tabelas ligadas; é menos provável que os intrusos possam obter acesso não autorizado aos dados através da base de dados de front-end.

• Fiabilidade melhorada    Se um utilizador encontrar um problema e a base de dados fechar inesperadamente, qualquer ficheiro de base de dados danificado é normalmente limitado à cópia da base de dados de front-end que o utilizador tinha aberto.

• Ambiente de desenvolvimento flexível    Cada utilizador pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados de forma independente sem afetar outros utilizadores. Da mesma forma, você pode desenvolver e distribuir uma nova versão do banco de dados front-end sem atrapalhar o acesso aos dados armazenados no banco de dados back-end.

Para obter mais informações, veja Dividir uma base de dados do Access.

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Partilhar dados num site Microsoft Office SharePoint Online

Existem várias formas de partilhar Access dados num site Microsoft Office SharePoint Online:

• Ligação    O processo de ligação liga-se a dados noutro programa, para que possa ver e editar os dados mais recentes no Microsoft Office SharePoint Online e no Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access. Se não quiser copiar uma Lista do SharePoint para a base de dados Access, mas quiser executar consultas e gerar relatórios com base no conteúdo dessa lista, pode ligar aos dados.

• A mover    Quando move dados de Access para um site Microsoft Office SharePoint Online, cria listas no site Microsoft Office SharePoint Online que permanecem ligados a tabelas na base de dados. O Assistente exportar tabelas para Microsoft Office SharePoint Online ajuda-o a mover os dados de todas as tabelas ao mesmo tempo e a manter as respetivas relações.

Para obter mais informações, consulte Importar, ligar ou mover dados para o SharePoint.

Aviso    Embora possa guardar um ficheiro de base de dados Access no OneDrive ou numa biblioteca de documentos Microsoft Office SharePoint Online, recomendamos que evite abrir uma base de dados Access a partir destas localizações. O ficheiro pode ser transferido localmente para edição e, em seguida, carregado novamente assim que guardar as alterações no Microsoft Office SharePoint Online. Se mais do que uma pessoa abrir a base de dados Access a partir de Microsoft Office SharePoint Online, poderão ser criadas várias cópias da base de dados e poderão ocorrer alguns comportamentos inesperados. Esta recomendação aplica-se a todos os tipos de ficheiros Access, incluindo uma base de dados individual, uma base de dados dividida e os formatos de ficheiro .accdb, .accdc, .accde e .accdr. Para obter mais informações sobre como implementar Access, veja Implementar uma aplicação do Access.

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Partilhar dados com um servidor de base de dados

Pode utilizar Access com um produto de servidor de base de dados, como SQL Server para partilhar a sua base de dados. Esse método oferece muitos benefícios, mas não requer software adicional — um produto de servidor de banco de dados.

Este método é semelhante à divisão de uma base de dados porque as tabelas são armazenadas na rede e cada utilizador tem uma cópia local de um ficheiro de base de dados Access que contém ligações para as tabelas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados. Os benefícios desse método de compartilhamento dependem do software de servidor de banco de dados utilizado, mas geralmente incluem contas de usuário e acesso seletivo aos dados, excelente disponibilidade de dados e boas ferramentas de gerenciamento de dados integradas. Além disso, a maioria do software do servidor de bases de dados funciona bem com versões anteriores do Access, pelo que nem todos os seus utilizadores têm de utilizar a mesma versão. Somente as tabelas são compartilhadas. Para obter mais informações, veja Migrar uma base de dados do Access para SQL Server, Importar ou ligar a dados numa base de dados SQL Server e Ligar ou importar dados de uma Base de Dados do SQL do Azure Server.

Benefícios de compartilhar um banco de dados usando um servidor de banco de dados

• Elevado desempenho e escalabilidade    Em muitas situações, um servidor de base de dados oferece um melhor desempenho do que apenas um ficheiro de base de dados Access. Muitos produtos de servidor de bases de dados também fornecem suporte para bases de dados de tamanho terabyte muito grande, aproximadamente 500 vezes o limite atual para um ficheiro de base de dados Access (dois gigabytes). Os produtos de servidor de banco de dados geralmente funcionam de modo muito eficiente processando consultas em paralelo (usando vários threads nativos em um único processo para lidar com as solicitações do usuário) e minimizando os requisitos de memória adicionais, à medida que mais usuários forem adicionados.

• Maior disponibilidade    A maioria dos produtos de servidor de bases de dados permite-lhe fazer cópias de segurança da base de dados enquanto está a ser utilizada. Consequentemente, não é necessário obrigar os usuários a sair do banco de dados para fazer backup dos dados. Além disso, os produtos de servidor de banco de dados geralmente administram a edição e o bloqueio de registros simultâneo com eficiência.

• Segurança melhorada    Nenhuma base de dados pode ser completamente segura. No entanto, os produtos de servidor de banco de dados oferecem segurança avançada que o ajudará a proteger seus dados contra o uso não autorizado. A maioria dos produtos de servidor de banco de dados oferece segurança baseada em contas, o que lhe permite especificar quem pode ver quais tabelas. Mesmo se o front-end Access for obtido incorretamente, a utilização não autorizada de dados é impedida pela segurança baseada na conta.

• Capacidade de recuperação automática    Em caso de falha do sistema (como uma falha do sistema operativo ou uma falha de energia), alguns produtos do servidor de bases de dados têm mecanismos de recuperação automática que recuperam uma base de dados para o último estado de consistência numa questão de minutos, sem intervenção do administrador da base de dados.

• Processamento baseado no servidor    Utilizar Access numa configuração de cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego de rede ao processar consultas de base de dados no servidor antes de enviar resultados para o cliente. Em geral, a execução do processamento pelo servidor é mais eficiente, em especial durante o trabalho com grandes conjuntos de dados.

• Azure SQL Server     Além dos benefícios do SQL Server, oferece escalabilidade dinâmica sem tempo de inatividade, otimização inteligente, escalabilidade e disponibilidade globais, eliminação de custos de hardware e administração reduzida.

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